第一章-文件管理制度.docx

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1、第一章 文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节 文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重

2、大的强制性行政措施，用“规定”。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式 一、文件一般

3、由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。 二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、顺序号。 四、公司发文代号分为四种：“xxx发”、“xxx人发”、“xxx客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 “xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号；“xxx人发”、“xxx客发

4、”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。（公司其他部门均以“xxx发”的代号发文，以、代号发文，须在发文权限范围内。） 五、文件必须盖章或签字。 六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。 八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 十二、文件纸一般使用A4型。 第四节 收文 一、收文一律使用xxx信息港宽带网络有限公司收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由

5、总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。 第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节 发文 一、发文一律使用xxx信息港宽带网络有限公司发文稿纸。 二、发文程序如下： 公司内部发文: 拟稿人部门经理核准主管副总经理 总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案 对外发文:

6、 拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案 第七节 其他 一、时限要求： 1、特急：限个工作时内完成。 2、急：限个工作时内完成。 3、平：限个工作时内完成。 二、文件的保密要求： 1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。 三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。 第二章 档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一节 档案范围 公司各种具有保存

7、价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 第二节 档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类： 1、行政类 2、财务类 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。 三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写档案管理登记表（附表1）。 第三节 机要档案 一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密

8、”三级。其中： 二、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。 机密档案包括： 1、财务资料； 2、公司重要会议纪要； 3、公司经营情况； 4、人事档案、薪资性档案、劳动合同； 5、技术资料； 6、金额在10万-100万元的合同。 秘密档案包括： 1、重要项目资料； 2、项目合同协议。 第四节 档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 第五节 保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者

9、外，一律按照下列规定办理： 一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部

10、门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 第六节 保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由总经办指派专人保管。 第七节 档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。 三、合同协议应在签订之日移交总经办。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。

11、六、档案移交须填写档案移交清册（附表2）。 七、档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 第八节 档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见机要档案管理制度）。 三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。 四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。 五、档案调阅申请单由档

12、案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 第九节 档案销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。 三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表（附表5）。 五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。 六、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经办一份。 第十节 其他 一、档案

13、管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。 二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 四、本制度附件包括：机要档案管理制度。 五、以上表格均由总经办统一编号。 六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。 第三章 印章使用管理规定 一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。 二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附表1），备案并留好印章样图

14、。 三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表： 序号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批人 使用规定 备注 1 公章 公司对外所有正式文件, 对内通知等正式行文 总经办 总经理 或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文件、报告、证明、票据等 财务 会计部 财务会计部经理 财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由主管副总经理核准 3 合同 专用章 公司

15、各类合同 总经办 参见 参见合同管理规定 财务合同需总经理核准 4 法定代表人印（支票） 支票 财务 会计部 见财务制度有关规定 见财务制度有关规定 5 法定代表人印（除支票外） 公司正式的合同，财务报表文件、票据 总经办 总经理或授权人 合同管理规定 6 行政部章 公司物品进出证明 行政 管理部 行政部经理 公司人事证明7 人力资源部章 员工聘用、解聘等各类通知 工资发放,调整通知 对口单位函件往来 人力 资源部 人力资源部经理 重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批 工程施工告示8 工程专用印章 工程建设中与相关单位的非正式函件往来 工程建设维护中心 工程建设维护中心负责人 用户通知、

16、告示9 客服中心印章 客户申述处理的回复 客服 中心 客服中心 经理 五、 印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 六、 当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。 七、 印章的使用 1、 每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单（附表2），并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同印章使用审

17、批单归档保存。 2、 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表（见附表3），并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。 3、 员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。 八、 责任 1、 印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其

18、经济、法律责任。 2、 若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。 第四章 证照管理制度 一、 公司证照由总经办指定专人统一管理。 二、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。 如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。 三、 证照的使用包括借用、复印等。 四、 证照使用必须填写证照使用申请单。 五、 证照借用程序： 借用人申请部门负责人复核主管副总经理审核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。 六、 证照复印程序： 借用人申请部门负责人复核主管副总经理核准办理

19、借用手续归还 如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。 七、 如需使用原件，则须总经理核准。 八、 证照复印件必须加盖“再复印无效章”。 九、 证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。 第五章 证明函管理制度 一、 证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。 二、 公司证明函由总经办指定专人统一管理。 三、 使用证明函必须填写证明函使用申请单，经部门经理核准后方可。 四、 法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。 五、 使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。 六、 严禁开出空白证明函或外借证明函。 七、 证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被

20、盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还总经办。 八、 总经办应妥善保管证明函存根。 第六章 会议管理制度 一、总经理办公例会 1、总经理办公例会分工作例会和专题会议。 2、工作例会于每周一定期召开，由总经理主持。会议由总经办召集。 3、专题会议必须由主管副总经理提议，总经理同意后方可召开。 4、总经理会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。 二、部门主管工作例会 1、部门主管工作例会于每周一定期召开。 2、公司经营班领导至少应有一人出席，由总经理召集、总经理或副总经理主持。 三、重大事项专题会议 1、需由部门经理提议，由总经办统一安排。 2、

21、会议由部门经理召集、主持，由主管副总经理核准。 四、部门内工作例会 1、部门内工作例会召开时间由部门自定。 2、部门经理主持。 五、以上会议共同事项： 1、专题会议的召开应填写会议提案表。 2、会议经核准召开后，由总经办发会议通知单。 3、所有会议应做好会议记录。 4、会后形成会议纪要，及时传达会议精神。 5、以上第一、二、三项会议的会务工作由行政部统一安排。 6、与会者应做好会议准备，准时出席。 7、因故无法出席或无法准时出席者，应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作无故缺席处理。 8、由会议主持人负责会议考勤工作。 9、会间应关闭通讯工具，或将其消音。 第七章 物资管理规定 为使办公用品

22、管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。 一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。 2、管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸等。 3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。 二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。 三、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理

23、品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。 四、各部门于每年的1月25日填报部门年度固定资产申购单，交行政部汇总，并会同财务会计部共同拟定公司年度固定资产购置计划。 五、原则上，每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支，便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。 六、每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”一张，由行政部统一保管，并控制办公用品的领用状况。 七、行政部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。 八、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在行政部部门领用，离职时，应将剩余办公用品

24、一并退还行政部。 九、印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政部统一管理。 十、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。 第八章 公司车辆管理规定 一、 为加强公司车辆的保管及有效运用，特制订本制度。 二、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。 三、本公司的所有车辆统一由行政部管理，并指派专职司机驾驶并负责保养。 四、各部门需要使用车

25、辆时，应事先填写派车单，经本部门经理核准后交行政部统一调派。行政部经理签字同意后交专职司机，司机必须按单行车，用车人不按派车单行驶，司机有权拒绝，如有特殊情况，应及时通知行政部。 五、用车原则： 1、部门经理级以上人员因工作需要可申请用车； 2、公司其他员工因工作急需用车者，需由部门经理核准，方可申请用车。 六、公司非公用派车： 1、部门经理级以上员工因私人性事务用车，需填写申请单后，经报总经理审批同意，行政部可根据公司用车情况进行调派。 经呈准的私人性事务用车，申请人应该负担使用里程的油资及过路桥费停车费及专职司机的误餐补助等其它相关费用。 原则上，公司私人性事务用车应由公司指定的专职司机或

26、者有驾驶执照的公司员工（需经行政部及总经理同意）驾驶，非公司员工不得驾驶本公司车辆。 七、车辆的维修及保养 1、车辆需随时保持整洁，保证性能良好。车辆专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命，确保行车安全； 2、车辆的有关证照及保险资料统一由行政部保管，行政部统一建立汽车档案，并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。 3、车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签定协议，车辆维修完毕需当场进行验车，确保维修质量，要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对帐。 八、车辆安全 1、为保障行车安全，司机在行车前应注意休息并不得饮酒； 2、

27、每次出车前应检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎等，如发现损坏或其它问题应及时报告行政部. 3、节假日或夜间，公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场。如遇特殊情况需停放在外，驾驶人应报告行政部。驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。 九、违规和事故的处理： 、超速、超载、任意停放及违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责。指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规，车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿； 、无照驾驶发生车祸全部赔偿由驾驶人自行负责；有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。 第九章 考勤管理制度 为维护公司正常工作秩序，加强公司员工考勤管理，特制定下列规定：

28、 一、考勤时间：上午9:00-12:00 下午13:00-5:30 （如有调整，以行政部发文通知为准）。 二、每周工作日为五天，星期六、星期日为法定休息日。 三、具体规定 1、 公司员工考勤分为任务目标考勤和作息时间考勤两类, 业务部、工程建设维护中心员工将根据其工作实际情况化分出任务目标考勤类员工, 其他员工将同公司其他部门员工纳入作息时间考勤类. 作息时间考勤类员工每天上班时间必须准时到公司签到. 2、 公出：如因特殊情况第二天需直接外出办公而不能打考勤者，必须提前填写外出申请单,由部门经理签字同意后交行政部备案。 3、迟到：考虑到市内交通堵塞问题，两次迟到不扣罚工资，但取消全勤奖，从第三

29、次起，根据迟到次数每次扣罚工资10元。迟到超过一小时及早退若无适当的理由按旷工处理。 4、旷工：员工无故不上班，且没有向有关部门请假或无法出具有关的证明以旷工处理。旷工半天，扣罚当月工资额的20；旷工一天，扣罚当月工资额的50；旷工两天以上（含两天），扣罚当月工资并视情节轻重予以相应的行政处罚处理。 5、因病、事假不能坚持上班者，需书面申请，经部门经理或主管副总经理批准后方可安排休息。若病假超过二天者，应持医院有效证明补假。并填写“请假申请表”，以便行政部作考勤依据。 6、员工在登记考勤时，不能弄虚作假。否则，作假的时间部份作为旷工处理，最后考勤的结果统计，由行政部确定后交人力资源部。 7、除

30、公司表扬公布外，对当月全勤的员工，应该由总经理在当月分配（上月的）奖金时考虑奖励，或由公司颁发50元奖金；对全年全勤的员工，年底将由公司颁发500元奖金。 8、行政部经理负责处理日常的考勤工作方面的争议问题，重大问题向总经理申报处理。 第十章 出差管理制度 为了公司员工出差管理有序，严格控制费用开支，根据国家财政部有关规定及公司具体情况，特制定本规定。 第一节 出差 一、本公司员工出差分为： 1、市内出差：出差当日可能返回者。 2、远途出差：出差必须在外住宿者。 二、出差前应填写出差申请表，并到有关部门办理出差借款等手续。 三、出差借款金额：出差人员必须提交出差事由及经费使用申请报告，由所在部

31、门负责人签字后报主管副总经理审批。原则上每人每日不超过本人出差补助标准的总计。返回后三个工作日之内完成报销手续，并结清余款。未按时报销者，财务可于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。 四、出差的审核决定权限如下： 1、员工当日出差时由部门经理核准。 2、长途出差：4日内由部门经理核准，4日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员由主管副总经理核准。 第二节 补助标准 一、出差不得报支加班费，但假日出差另计。 二、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际，需要延时外，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。 三、员工出差旅费，应据实提出收据，不得虚报。如有虚报除将其虚报款项追回外，并视其情节轻重，酌予惩处。 四、市区内差旅费按以下标准包干使用(详见人力资源部相关规定)，在发放工资时一并发给，不再另行报销： 五、远途出差差旅支付。