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1、会议管理制度1、 目的为规范会议管理，提高沟通效率和跨部门协作水平，及时追踪工作进度，特制订本制度。2、范围 公司全体员工。3会议类型 部门例会、店面会议、质询会和其它会议。4会议管理4.1会前准备4.1.1 评估会议：会议组织者和参会人员应首先进行评估，包括：是否明确会议的目的、开始及结束时间、议程、注意事项、参会人员、需做哪些准备。如果任何一名参会人员不能明确以上评估项，可建议取消会议，并有权谢绝参加。4.1.2 发布会议通知：会前准备妥当后，组织者即可发布会议通知。为不影响各部门周计划执行，跨部门会议的首次通知应至少提前5个工作日发布，若跨周可再次提前1个工作日发布。紧急会议应至少提前0
2、.5个工作日发布通知。各类例行会议应至少提前1个工作日发布通知。除紧急会议外，应尽量避免在上午开会。4.1.4 发布会议要求（即会议通知，以下均称会议要求），可采取书面文件、电话、QQ、微信、短信通知等方式，但应确认参会者能够获知。应在会议要求当中公布会议开始、结束的时间。各部门内部30分钟以内的短会，可不发布正式的会议通知，但应至少提前1个工作日，告知参会者会议主题、开始、结束时间等。各部门需要召开紧急会议的，应上报分管领导，同意召开的，分管领导应在会议签到表上签名。4.1.6 如违反以上规定，参会人员有权不参加该次会议。4.2 会前准备会议组织者应至少提前1个工作日向办公室预约场地和设备。
3、组织者应至少提前10分钟准备就绪场地布置、设备安装调试、会议资料等。4.3 会议纪律发出会议要求的，参会者未提出异议即为接受该次会议，并应按要求准备好相关资料。参会者均应提前5分钟到达会议场所。迟到30分钟以上即算缺席。抵达会议场所后，参会者应在会议签到表上签到。参会者若不能出席会议，应至少提前0.5个工作日向会议组织者说明情况。4.3.3 参会者不应在会议期间出现下列举动：手机响铃；在会场内接打手机；用手转笔玩或玩弄其它小文具；趴在桌上开会；开会时用手托（撑）住下巴或头部；未经主持人同意私下讨论，或谈论与会议主题无关话题；随意进出会场或在会场内走动；未经主持人同意中途离席。违反以上条款，应按
4、1元/项自觉罚款。4.4 会议主持4.4.1 会议主持人应严格按照议程，控制会议时间，及时纠正偏离主题的发言和讨论，按时结束会议。4.4.2 会议主持人应在会议开始宣读会议主题和议程。会议结束之前，应由会议记录员宣读讨论结果，再由主持人宣布结束会议。4.5 会议记录所有正式会议均应设立一名会议记录员，可由参会者担任，也可由主持人兼任。会议记录员应拟写会议纪要，并及时整理好，交会议主持人或参会的最高决策者签名后，在会议结束后1个工作日内，发送全体参会者，并抄送办公室备案保存。4.6会议监督会议组织者应在填写会议签到表时，确定一名监督员（也可由会议记录员或主持人兼任），并事先公布。公司中层质询会和
5、各行政部门需确定一名COO（4R运营管理的首席运营官）。会议监督员的职责：监督参会人员遵守本制度规定；收集参会人员捐款；监督会议时间；监督会议内容是否偏题、离题（必要时终止偏题、离题的讨论）。4.6.3 全体参会人员（包括会议主持）均应自觉接受会议监督员的监督和管理。所有捐款应填写捐款明细表，各部门COO应于每月5日前将上月捐款及其记录提交办公室。4.7 会议结果的执行、跟踪验证各部门COO应将本部门会议纪要表进行汇总保存，并按年度划分归档。5质询会会议规定5.1 办公室职责负责公司质询会机制的编写、修订、培训、推行工作。5.2 质询人职责指导、配合公司质询会机制的运作与维护（各部门负责人对本
6、部门质询会机制的正常运行负管理责任）。在质询会召开前，审阅被质询人提交的报表及验证结果，及时在会议中肯定优质结果，纠正不合格结果。布置、补充被质询人工作计划中遗漏的工作内容。在会议召开前，参阅与本部门工作流程相关联部门的质询会报表，对需要与其他部门沟通的事项在会前做好沟通并达成共识，对沟通后不能达成共识的事项，在会议中最终确定。在质询会召开中，对关联部门的工作进行质询。5.3被质询人职责严格遵守质询会制度，如实填报工作总结、计划，按时提交报表及结果验证给COO。对质询人布置的工作内容，需及时补充进质询会表格中，并按时完成会议纪要决议事项，每周由COO监督检查。5.4 COO岗位职责5.4.1
7、COO作为独立公正的第三方对执行的结果情况进行检查、监督，但没有发布命令的权利。5.4.2 负责收集和审核质询会报表，对照被质询人提交的资料逐一核对结果定义的完成情况。5.4.3 负责收集被质询人未完成工作的爱心捐款。计算被质询人周（月）计划达成率，每月将达成率提交给相关绩效核算人员（达成率=完成工作计划数/工作计划数*100%，会议纪要决议事项完成情况列入达成率）。5.4.4 向主要质询人反馈质询会结果执行情况，做好质询会机制的推广和宣传。5.4.5 COO的质询会报表应由其直接上级检查。5.5 报表填写要求质询会报表须按公司统一格式填列。报表时间按自然周划分，每月初或月末一周不足七天的也按
8、一周计算。5.5.2 填报字体为宋体12号字，表头内容需填写完整，表中二级模块、工作安排、结果定义三项内容应向左靠齐填写，其它内容应居中填写。5.5.3 报表的固定模块顺序不允许变动，各部门可依部门实际情况，在后面添加业务模块，或将未单列的模块填入其它模块中。5.5.4 部门负责人的月计划中，每月应至少与一名直接下属进行工作面谈。5.5.5 提交的报表应该简洁明了，二级模块和工作安排可以详细列出工作计划的内容。工作计划是自上而下、层层分解的，各部门主管的计划主要涵盖本部门第二象限等较重要的非日常性工作，周计划内容应按月计划进度来分解，比月计划更详细。有价值填写到质询会报表事项的内容包括：战略关
9、注的结果、质询人强调的结果、岗位职责必须完成且需知会的结果、合作部门要求的结果、自己主动发现的工作等。每项工作计划的结果定义须简明扼要，多用“提交”、“公布”等动词，做到有时间、有价值、可考核，以便COO检查。设置工作目标时的语言示例见附件1。5.5.7 关键行动措施（过程节点和完成时间）栏只需在计划完成的日期里填写“完成”二字，如果有需多天完成的工作，只需在完成的最后一周（一天）写上“完成”。每项计划应填写自罚承诺，金额由被质徇人自己决定。5.5.9 每月（周）计划中应有一项重点工作，是指重要的且完成时间较长的工作，重点工作以红色字体填写，客户价值用蓝色字体填写。5.5.10 质询会计划提交
10、会上通过后，不应随意修改，如因客观原因需要修改，须经质询人同意后方可修改。5.5.11 计划与总结的模块和内容应保持一致，总结的内容只能多于计划的内容，不能少于计划内容。5.6 报表及结果验证提交要求5.6.1 被质询人须准时提交报表和结果验证给COO检查，以证明工作计划的完成情况。5.6.2 被质询人提交的结果验证应当与报表中结果定义承诺完成的内容一致，未提交、延迟提交、提交内容不相符均视作未完成。5.6.3 周计划与月计划结果重复的可只提交一次，跨部门结果重复的可由主要组织部门提交，涉密结果可单独提交给质询人，但以上情况均需要在备注栏中进行说明；已提交至集团或者进行现场验证、考察谈判等在表
11、格备注栏中进行备注即可；如需要描述仔细的，另建文档进行分条说明。5.6.4 被质询人在承诺检查时间主动提交承诺完成情况给COO或指定检查人。报表要真实反映执行结果，若经质询发现提供虚假结果，则除依照被质询人自我承诺金额外，另给予被质询人书面警告处分一次。5.7 COO检查5.7.1 COO负责检查监督、统计被质询人质询会计划和会议纪要决议事项的完成情况。5.7.2 COO在收集整理被质询人汇报资料后，应在会议召开前23小时将其放入共享文件夹，以便主要质询人在会前审核被质询人的报表。质询人审核报表过程中，如需要被质询人补充或者修改的工作事项，COO应告知被质询人及时修改并提交报表。5.7.4 在
12、承诺完成时间检查被质询人承诺完成情况，请示质询人本轮结果是否通过，对不通过的需收取被质询人的爱心捐款。5.7.5 对同一项结果定义未完成的情况，月计划和周计划只需捐一次爱心基金（因周计划未完成而列入下周计划仍未完成的除外）。5.8 会议召开时间及要求公司中高层人员质询会在每周一下午2:00召开。各部门质询会召开时间由主要质询人根据实际情况自行确定，建议在周一上午召开。如遇特殊情况需要改期会议，经质询人同意后，COO另行通知召开时间。5.8.2 发言人应严格按话术发言，周会时间控制在45分钟以内，每人发言时间控制在23分钟。被质询人对质询事项要予以说明，对需进一步完成的事项，要确定完成时间，并做
13、出承诺。对因客观原因未完成的工作项，会中经被质询人申请，主要质询人同意后，可不算未达成项。5.8.4 对会上不能确立的讨论事项，会后专题会议解决。6.晨会、班前会会议规定6.1 会议时间部门经理的晨会于每个工作日上午8:30至8:45召开（每日下班后提交第二天的日工作计划）；其它部门晨会（班前会时间由会议质询人指定）；6.2会议内容6.2.1 会议质询人指出前一天提交的结果满意项和特别值得肯定项，当众给予鼓励；6.2.2 汇报前一天的日工作计划完成情况及需要协调解决的问题；汇报当天的工作计划；会议质询人对汇报人工作计划进行补充或提示注意事项。6.2.3 汇报话术见附件2。6.2.4 工作中的问
14、题应在晨会上集中沟通，特殊情况需要单独沟通的，应在晨会中与沟通对象约定沟通时间，晨会结束后，应尽量避免上午相互干扰，可选择下午沟通，特殊及紧急情况除外。7、记录7.1 会议签到表7.2 捐款明细表附件1：设置工作目标时应该和不应该使用的语言示例应该使用不应该使用使用准确和描述性的语言“收到客户的询问时，三天内答复”“在第一季度以内完成设备测试项目”使用行为动词“增加到”、“取得”“提高到.”描述的句子简洁清楚“每周一10点以前更新库存数据”使用简单而有意义的测量术语“把部门的预算减少10%”使用那些不同的人可能有不同理解的形容词或副词“以专业的态度对待客户”“有效加快设备测试时间”“及时完成设
15、备测试项目”虚义动词“理解”、“熟悉”使用冗长、概括性的句子“根据每周一次的库存调整，库存数据应该如期得到更新”使用模糊不清的测量语言“节约花钱以便减少部门的开支”附件2：质询会、晨会汇报话术 总结汇报话术计划汇报话术1、我的结果有几项；1、我下周（月）的计划结果有几个；2、没有完成的有几项；2、我下周（月）的重点工作是什么；3、 没有完成的原因、措施、新承诺；3、我下周（月）的客户价值措施是什么；4、我的重点结果完成情况；4、大家看我的计划少不少，多不多，对不对？5、 问：各位希望看到什么事实与数据？请*（主要质询人）与各位质询。5、请问*（主要质询人）我的计划是否通过？6、请问*（主要质询人）我的周（月）报是否通过？编制/日期审核/日期批准/日期