财务部-发票管理制度.doc

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1、目 录第一章 总 则第二章 发票领购和保管 第三章 发票开具 第四章 取得各种发票管理 第五章 内部处罚 第六章 外部处罚 第七章 附 则拟稿人： 审核人： 审批人:日期： 日期： 日期： 第一章 总则 第一条 为加强财务监督，进一步规范公司发票管理，依据中华人民共和国税收征收管理法、中华人民共和国发票管理办法、中华人民共和国发票管理办法实施细则、中华人民共和国增值税暂行条例、增值税专用发票使用规定及其它法律法规并结合公司实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取收付款凭证，专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务

2、开具发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额凭证。具体包括：（1）公司从税务部门购买并开具各种发票。（2）公司从外部取得各种发票。如：增值税专用发票，增值税普通发票，运输业、餐饮娱乐业、服务业等各种商业专用发票及普通发票。 第二章 发票领购和保管第三条 财务部必须指定专人负责发票领购和保管工作。 第四条 办税人员凭发票领购簿、IC卡和经办人身份证明领购发票。第五条 发票专管员按照税务机关规定存放和保管发票，不得擅自损毁。如因保管不慎造成发票丢失或毁损，必须及时向单位领导汇报，按税务局规定及时登报声明外，对因发票丢失造成损失应对直接责任人要给予经济和行政处罚。第六条

3、 财务部须专门指定经税务机关培训财务人员（以下称开票人员）负责发票开具。开具后发票存根联应当按照顺序号装订成册，已开具发票存根联应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后方可销毁。 第七条 财务部应按税务机关要求对购买发票加强管理，健全保管制度，发票专管员负责保管购买票据和开具发票专用设备，财务部负责人负责监督检查。发票专管员因工作调动时必须办理发票移交手续，填制移交清册，移交清册内容必须包括：尚未开具空白发票份数及发票号码；已开具发票存根联份数及号码；所保管发票抵扣联份数、册数及发票号码；发票登记簿、领购簿；移交人、接交人、财务主管签字或盖章。移交清查一式三份，移交人、接交人、财务主管各一份

4、。第三章 发票开具 第八条 公司业务人员必须根据真实业务往来提出开票要求，并提交发票开具审批表见附件表1，给财务部开票人员。公司业务人员严禁违规开票，若有违犯，一经查实，将严肃处理，触犯刑法移交司法机关处理。第九条 发票专管员必须严格遵守国家制定发票管理办法，严禁违规开票。若有违犯，公司将严肃处理并调离工作岗位，触犯刑法移交司法机关处理。第十条 发票应按下列要求开具：（一）项目齐全，及实际交易相符；（二）字迹清楚，不得压线、错格；（三）发票联和抵扣联加盖公司公章、财务专用章或者发票专用章；（四）按照增值税纳税义务发生时间开具。第十一条 发票开具时不允许有下列行为：（一）为他人、为自己开具及实际

5、经营业务情况不符发票；（二）让他人为自己开具及实际经营业务情况不符发票；（三）介绍他人开具及实际经营业务情况不符发票；（四）转借、转让、代开发票；（五）自行扩大专业发票使用范围。第十二条 开票人员在开发票前必须认真核对开票信息，严格依据公司相关部门签订销售合同、协议等凭据（如产品销售合同、发票开具审批表）准确地开具销售发票。销售部门销售产品时除零星产品外都要及客户签订合同。第十三条 财务部应指定专人负责发票审核（以下简称审核人），开票人员和审核人不得由一人兼任。审核人必须对开票人员开具发票进行审核，审核无误后方能在发票上加盖发票专用章。第十四条 发票审核内容包括：1、开票资料是否齐全，是否有相

6、关部门负责人签字（销售合同，发票开具审批表）2、货单位名称是否及签订合同一致；3、发票开具是否规范、项目填写是否齐全、金额（大、小写）是否正确，货物名称开具为XX一批或XX一宗必须附销货清单，货物名称必须明细，不能简单归类为：办公用品、劳保用品、备品备件；4、开票内容及合同业务内容是否一致；5、是否按照本企业提供开票资料开具；6、其它事项。第十五条 开具专用发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回发票联、抵扣联符合作废条件，按作废处理；开具时发现有误，可即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联

7、次留存。第十六条 客户方取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，客户方应向其主管税务机关填报开具红字增值税专用发票申请单，申请单所对应蓝字专用发票已经税务机关认证，经认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额，客户方在填报申请单时不填写相对应蓝字专用发票信息，经认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”，客户方在填报申请单时应填写相对应蓝字专用发票信息。申请单一式两联：第一联由客户方留存；第二联由客户方主管税务机关留存，申请单应加盖客户方财务专用章。 第十七条 主管税务机关对客户方填报申请单进行审核后，出具开

8、具红字增值税专用发票通知单，通知单应及申请单一一对应。通知单一式三联：第一联由客户方主管税务机关留存；第二联由客户方送交我方留存；第三联由客户方留存。通知单应加盖客户方主管税务机关印章。客户方必须暂依通知单所列增值税税额从当期进项税额中转出，未抵扣增值税进项税额可列入当期进项税额，待取得我方开具红字专用发票后，及留存通知单一并作为记账凭证第十八条 我方凭客户方提供通知单开具红字专用发票，在防伪税控系统中以销项负数开具，红字专用发票应及通知单一一对应。同时具有下列情形，为本制度所称作废条件：（一）收到退回发票联、抵扣联时间未超过我方开票当月；（二）我方未抄税并且未记账；（三）客户方未认证或者认证

9、结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。本制度所称抄报税，是报税前用IC卡或者IC卡和软盘抄取并向税务机关报送开票数据电文。第十九条 公司已开具发票，开票人员必须及时通知并督促相关业务部门及人员及时送达客户方，因超过税法规定时限，客户方发票无法抵扣或报销，给公司带来经济损失由责任人承担。第二十条 发票传递，必须建立“发票交接登记表”见附件表2、3，以反映发票传递过程，明确责任。对已开具发票，领取人必须在开票人“发票交接登记薄”上签收，内容包括领取发票发票种类、开票日期、客户（供应商）全称、发票号码、发票金额、发票份数、签收（交接）人、签收(交接)日期签字等相关信息；客户

10、单位人员从财务部直接领取发票时，还须提供经本单位相关业务部门负责人签字确认领取人身份证复印件；由本单位相关部门业务人员传递发票，相关业务人员应建立“发票交接登记表”；由相关业务人员通过邮寄方式传递发票，应详细登记发票寄出时间、邮局名称，并保留相关邮寄凭证，邮寄发票必须以特快专递寄出，以确保发票安全。第二十一条 发票抬头必须及收款单据上客户名称完全一致。第二十二条 客户需向财务部提供增值税一般纳税人资格证书复印件后方可开具专用发票。第四章 取得各种发票管理第二十三条 相关业务人员应建立“发票交接登记表”，对收到发票传递进行详细登记，以明确责任，确保发票内部传递安全。第二十四条 公司各部门购买商品

11、、接受劳务原则上要求取得增值税专用发票，特殊情况不能取得增值税专用发票，业务部门必须书面说明原因，经部门负责人和财务负责人审核同意后，方能报销。杜绝无发票采购业务。发票开具单位名称等内容必须及收款单位名称、入库单等原始单据完全相符。第二十五条 各部门购买商品、接受劳务或服务等经济业务发生后，相关业务人员在取得发票时，应向第一次发生经济业务单位索取税务登记证复印件以确定其是否具有发票开具资格，若其经营范围中不包含此业务，则其不具备开具发票资格，需要到税务部门代开发票，对不合规发票应拒绝接收。第二十六条 业务人员除按照本制度第二十五条内容对取得发票进行审核外，还要对以下内容进行确认： （一）发票开

12、具方、结算收款方必须及相关合同、协议及相关经济业务约定相符。 （二）增值税发票不得超过税务部门规定抵扣期限。 （三）增值税发票税率必须及相关合同或协议一致。（四）开票内容必须及合同业务内容一致；必须在供应商经营范围内。（五）发票必须按照本企业提供开票资料开具；盖章清晰、必须盖有“发票专用章”。（六）“发票专用章”必须在销售方处盖章。“发票专用章”上单位名称必须及开票单位名称一致。（七）发票上开票人、审核人、收款人不得是同一人 第二十七条 业务人员取得发票后应及时到财务部报账。日常经营活动取得发票，原则上应在取得发票当日到财务部报账。第二十八条 负责报账财务人员要依据本制度第二十六条规定审核内容

13、对报账发票进行审核，对不符合规定发票，有权拒绝报账。第二十九条 负责报账财务人员将发票联作为进帐凭证，同时将增值税专用发票抵扣联、海关进口增值税专用缴款书转交给办税人员进行发票认证。 第三十条 发票认证人员对接收发票抵扣联，要在报账当月进行认证，同时及账务系统进行进项税核对，确保认证相符。抵扣联由办税会计负责装订、保管。用于抵扣增值税进项税额专用发票应经税务机关认证相符（国家税务总局另有规定除外），认证相符专用发票应作为公司记账凭证，不得退还销售方。本制度所称认证，是税务机关通过防伪税控系统对专用发票所列数据识别、确认。本制度所称认证相符，是指纳税人识别号无误，专用发票所列密文解译后及明文一致

14、。第三十一条 经认证，有下列情形之一，不得作为增值税进项税额抵扣凭证，税务机关退还原件，公司可要求销售方重新开具专用发票。（一）无法认证。本制度所称无法认证，是指专用发票所列密文或者明文不能辨认，无法产生认证结果。（二）纳税人识别号认证不符。本制度所称纳税人识别号认证不符，是指专用发票所列我方纳税人识别号有误。 （三）专用发票代码、号码认证不符。本制度所称专用发票代码、号码认证不符，是指专用发票所列密文解译后及明文代码或者号码不一致。第三十二条 经认证，有下列情形之一，暂不得作为增值税进项税额抵扣凭证，税务机关扣留原件，查明原因，分别情况进行处理。（一）重复认证。本制度所称重复认证，是指已经认

15、证相符同一张专用发票再次认证。（二）密文有误。本制度所称密文有误，是指专用发票所列密文无法解译。（三）认证不符。本制度所称认证不符，是指纳税人识别号有误，或者专用发票（四）所列密文解译后及明文不一致。 本项所称认证不符不含第三十一条第二项、第三项所列情形。（五）列为失控专用发票。本制度所称列为失控专用发票，是指认证时专用发票已被登记为失控专用发票。第三十三条 公司丢失专用发票发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符，公司凭销售方提供相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具丢失增值税专用发票已报税证明单，经公司主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额抵扣凭证；如果丢失前未认证，公司

16、凭销售方提供相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具丢失增值税专用发票已报税证明单，经公司主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额抵扣凭证。 公司丢失专用发票抵扣联，如果丢失前已认证相符，可使用专用发票发票联复印件留存备查；如果丢失前未认证，可使用专用发票发票联到主管税务机关认证，专用发票发票联复印件留存备查。 公司丢失专用发票发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。第三十四条 专用发票抵扣联无法认证，可使用专用发票发票联到主管税务机关认证，专用发票发票联复印件留存备查。第五章 内部处罚 第

17、三十五条 发票开具部门出现误开发票情况，应区分责任单位和责任人做出相应处罚： 1、由于相关业务部门提供信息有误导致误开票情况，对造成经济损失，要按照公司有关规定对相关业务部门责任人进行处罚。 2、由于开票人员操作失误出现误开票情况，造成经济损失，要按照公司有关规定对开票人员和审核人员进行处罚。3、扣罚标准为20元/份。第三十六条 票据丢失处理： 1、丢失差旅费及相关杂费发票，原则上不得报帐。 2、丢失购销业务发票，如有证明资料（即可取得发票存根复印件），需由发票开出单位在证明资料上盖章，并附有业务部门负责人签字书面说明，经财务负责人审批后，方可报销。由于发票丢失导致进项税不能抵扣或税前不允许扣

18、除，要按照公司有关规定对责任人进行处罚。第三十七条 由于发票超过180 天未报账致使增值税进项税额不能抵扣，给公司造成经济损失，要按照公司有关规定对责任人进行处罚。第三十八条 已报账发票中，如有被中介机构或税务机关认定为虚假发票，给公司造成经济损失，要按照公司有关规定对相关业务部门责任人进行处罚。第三十九条 由于虚假发票引起法律责任，各单位相关责任人员应向发票开具方进行责任追索，必要时，相关业务部门应将相关材料报公司法律部门借助法律手段进行追索。第六章 外部处罚 第四十条 违反中华人民共和国发票管理办法，有下列情形之一，由税务机关责令改正，可以处1万元以下罚款；有违法所得予以没收：（一）应当开

19、具而未开具发票，或者未按照规定时限、顺序、栏目，全部联次一次性开具发票，或者未加盖发票专用章；（二）使用税控装置开具发票，未按期向主管税务机关报送开具发票数据；（三）使用非税控电子器具开具发票，未将非税控电子器具使用软件程序说明资料报主管税务机关备案，或者未按照规定保存、报送开具发票数据；（四）拆本使用发票；（五）扩大发票使用范围；（六）以其他凭证代替发票使用；（七）跨规定区域开具发票；（八）未按照规定缴销发票；（九）未按照规定存放和保管发票。第四十一条 违反中华人民共和国发票管理办法丢失发票或者擅自损毁发票可以处1万元以下罚款；情节严重，处1万元以上3万元以下罚款；有违法所得予以没收。第四十

20、二条 违反中华人民共和国发票管理办法虚开发票，由税务机关没收违法所得；虚开金额在1万元以下，可以并处5万元以下罚款；虚开金额超过1万元，并处5万元以上50万元以下罚款；构成犯罪，依法追究刑事责任。非法代开发票，依照前款规定处罚。第四十三条 违反中华人民共和国发票管理办法有下列情形之一，由税务机关处1万元以上5万元以下罚款；情节严重，处5万元以上50万元以下罚款；有违法所得予以没收：（一）转借、转让、介绍他人转让发票、发票监制章和发票防伪专用品；（二）知道或者应当知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或者废止发票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输。第四十四条 对违反发票管理规定2次以上或者情节严重单位和个人，税务机关可以向社会公告。 第四十五条 违反发票管理法规，导致其他单位或者个人未缴、少缴或者骗取税款，由税务机关没收违法所得，可以并处未缴、少缴或者骗取税款1倍以下罚款。第七章 附则 第四十六条 公司财务部发票专管员要及时掌握国家有关发票使用管理最新政策，对公司发票管理工作要适时提出自己意见和建议，改进发票管理，最大限度防范风险，避免损失。第四十七条 本制度适用于公司所有部门人员。第四十八条 本制度由公司财务部制定、修改并解释，自下发之日起生效。