报销制度简洁版.doc

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1、公司员工费用报销规定一、 员工费用报销日：每月10日-12日、20日-22日为员工日常费用报销日，若遇双休日、节假日顺延。公司员工应将本月所发生费用在当月或次月报销日时及时填报报销，不得无故压后报销、隔月报销。二、 业务招待费报销规定：业务招待费须按照“事前申请”的原则控制，凡未经事前申请的招待费用一律不予报销。1. 在北京地区发生的业务招待费事前申请程序如下：1) 日常发生的业务招待费支出，招待费申请程序如下：A、 普通员工需要支出招待费的，在事前必须以口头或书面、电话形式向部门经理申请，说明招待的人员姓名、单位名称、招待目的、招待方式、预计金额等申请内容。由部门经理通知出纳人员做好登记工作

2、。以作为审核报销的依据。B、 部门经理需要支出招待费的，在事前必须向行政经理通报，通报形式和内容和上述要求一致。并通知出纳人员做好登记工作。以作为审核报销的依据。2) 属于工程项目的招待费支出，在有明确项目经理人的情况下，招待费申请程序如下：A、 项目组成员需要支出招待费的，无论项目组成员属于任何部门，在事前必须向项目经理提出申请，而无须向部门经理申请，申请形式和内容和上述要求一致。由项目经理通知出纳人员做好登记工作。以作为审核报销的依据。B、 项目经理应仔细审核每一笔招待费用支出情况，将招待费支出总额控制在预算范围之内。如有超额情况发生，项目经理需说明原因。C、 若工程项目没有明确的项目经理

3、人，业务招待费申请则按照日常发生的业务招待费支出的申请程序办理。2. 在北京地区以外发生的业务招待费事前申请程序如下：1) 出差员工在出差前填写差旅费预算单，在预算单中注明此次出差预计的业务招待费次数、人员、金额，经审签后可作为业务招待费事前申请依据，在此预算范围内的业务招待费无须再作事前申请。业务发生后按正常程序报销。2) 如业务招待费金额超出预算的，业务发生人须作事前申请，申请程序同在京地区程序。3. 所有业务招待费的支出必须严格按照公司规定的招待费标准执行，即：招待业务客户的招待费标准为80元/人。4. 在招待费用实际发生后，费用报销人在报销业务招待费时填写（ ）费用报销单报销。将相关信

4、息在电子版的请客户吃饭活动登记表中填列齐全，未在登记表中填写的招待费用将不予报销。5. 费用报销人将填报好的（ ）费用报销单交部门经理或项目经理审核签字，部门经理或项目经理须认真审核费用报销人所报单据是否和事前申请内容一致，并在（ ）费用报销单上签字。无部门经理或项目经理签字的招待费用票据财务部门将不予审核。6. 财务人员在审核业务招待费时，应参照之前报备的请客吃饭记录，报销人电子版的请客户吃饭活动登记表的资料及差旅费预算单对报销单据进行审核，凡未在电子版的请客户吃饭活动登记表及差旅费预算单中登记的招待费支出凭单一律予以退回，不予审核。三、 出差费用开支标准及报销审核制度：1. 外地出差费用报

5、销标准：公司职工出差乘坐车、船、飞机和住宿、伙食、市内交通费的报销标准，按附表规定执行。住 宿 费交 通 费差 旅 补 助外地城际交通费、往返车站机场车站费市内交通伙食补助包干200元/人/天据实报销100元/人/天1) 标准说明：A、 住宿费：出差人员在出差前尽量事先选择好，交通便利，性价比好的酒店住宿，严格按照住宿标准执行。B、 城际交通费：指出发地和到达地之间的车票、机票或乘坐其他交通工具所支付的费用。C、 往返机场车站费：指出差人员在出发地或到达地往返机场、火车站、长途汽车站的交通费。D、 差旅补助：是由餐饮补助和交通补助两部分组成的，其中餐饮补助为70元，即早餐10元，午餐30元（正

6、餐），晚餐30元（正餐）。交通补助为30元，合计100元。差旅补助计算天数按出差起止时间计算，具体如下：a、 出发时间早于中午12：00享受全天出差补助，出发时间晚于中午12：00（包 含12：00）享受半天出差补助。b、 出差期间每天享受全天出差补助。c、 到京时间早于中午12：00享受半天出差补助，到京时间晚于中午12：00（包 含12：00）享受全天出差补助。d、 司机可享受全天补助，不受12：00前后限制。e、 出发时间为以火车票，飞机票的时间准，到京时间以火车，飞机正点到达北京时间为准；开公司车出差的，以车辆登记时间为准；如遇不可抗力造成火车、飞机、汽车滞留的，仍享受全天差旅补助。2

7、) 公司人员出差的费用报销标准一律按上表标准套用。具体对下列情况均以有关规定执行如下：A、 乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可购火车硬卧铺票和轮船三等舱。B、 出差人员首选铁路、公路等交通工具，严格控制乘坐飞机，确因如下原因，可以乘坐飞机：a、 因工作原因或时间紧急。b、 本着高效，节约的原则，工作人员乘火车费用、差旅补助、住宿费用之和等于或大于乘飞机费用；但必须事先报总经理审批。返京后请总经理在相关票据上签字后，按正常手续报销。C、 公司人员出差，事先经部门或项目经理批准就近回家省亲办事的，公司报销其由公司至出差地的交通费用，不负担

8、其由出差地到家、由家至出差地的交通费，不发绕道和在家期间的出差补助费、住宿费。出差人员从家直接回北京公司的，公司按由出差地至北京应发生的交通费用报销交通费。出差人出差地为父母、配偶等直系亲属居住城市（县），出差人在家住宿的，出差补助按100元/天计算，并按住宿费标准的50%给予奖励补助。如因工作需要不能在家住宿的，差旅费用按差旅费报销标准报销。D、 公司人员参加在外地召开的各类会议，会议主办单位负担食宿费的，出差补助按50元/天计算，城际交通费用按公司规定报销；有会议主办单位出具食宿费自理证明的，按出差标准报销费用并领取差旅补助。E、 出差人在出差前须填写差旅费预算单（见附件），部门经理或项目

9、经理审批签字后（出差人是部门经理或项目经理的，须总经理审签），出差人方可做 出差借款申请，财务人员在借款时应查看差旅费预算单和借款单金额是否一致。报销差旅费后将差旅费预算单附在差旅费报销单据后留存。当月报销差旅费的，借款单撕下交回借款人。次月报销差旅费的，借款单和差旅费预算单一并入账。2. 差旅费报销办法：1) 员工出差期间的招待费核算报销办法：A、 员工在出差期间每发生一次业务招待费，将扣除相应的差旅补助正餐费30元；员工在报销差旅费的同时必须填报此次差旅所发生的业务招待费报销单，并同时填写出差补助申请单，在填报补助金额时自行计算填写招待次数、扣除金额。B、 差旅期间招待费申请程序参见“在北

10、京地区以外发生的业务招待费事前申请程序”。2) 员工出差期间交通费的核算报销办法： A、 公司负担员工由出发地至车站（机场）至住宿地、由住宿地至车站（机场）至出发地的交通费用，如需前往机场的，应乘坐机场大巴前往。其他在出差地发生的各项交通费用在出差补助中予以补助，原则上不再另行报销。B、 员工出差期间工作地点在机场附近，但住宿地在市区的，员工工作地点至住宿地的往返交通费用由公司负担，但应乘坐机场大巴往返。C、 员工在出差期间因携带重物、招待客人、业务紧急等情况需要乘坐出租汽车的，须在相应票据背面注明打车原因，在完成出差报销差旅费用时，将此类单据在（）费用报销单上填报，并先行报请项目经理或部门经

11、理签字，（本身是项目经理或部门经理发生此类费用的，须向上一级经理报请签字。）3) 员工出差期间住宿费的核算报销办法：A、 所有员工应按照公司的住宿标准选择住宿地，不得擅自租住超过公司住宿标准的酒店、旅馆，对于无法租住到公司住宿标准以下的住宿地的，要事先向部门或项目经理提出申请，经批准后方可入住审批后的住宿地。在完成出差报销差旅费用时，须先行将超标住宿单据报请部门或项目经理签字，然后按照正常报销程序报销差旅费用。B、 所有员工不得擅自招待其他单位人员住宿，如有需要招待关联单位人员住宿的，须事前报请部门经理或项目经理批准，经批准后方可邀请关联单位人员入住，并将此部分费用支出单独列支，由部门经理或项

12、目经理在相关票据上签字后再按照正常报销程序报销费用。C、 双人同性人员在相同地点出差，须租住同一房间住宿，住宿标准在单人住宿标准的基础上上浮30%。员工在报销住宿费时在差旅费报销单（或背面）上详细注明住宿人数、姓名、住宿起始和终止日期，并经项目经理或部门经理签字后再按照正常报销程序报销费用。4) 出差期间的手机长途话费报销审核规定：公司员工出差期间的手机长途话费，凭打印的通话话费清单，和公司业务相关的话费，公司给予报销。出差人员每次出差后将本次出差期间的长话费用报销单和本次出差的其他费用一同报销。5) 出差人员差旅费报销单填写要求：A、 出差人员要将差旅费报销单逐项详细填写，特别是要将离京日期

13、、返京日期、出差天数、同行人员等涉及金额的出差资料填写齐全，以便确定各项费用的核算标准。B、 出差人员要在出差返京三个工作日之内，将此次出差的所有费用单据一次填写齐全报销，对于需特别审核的单据，要先行经相关领导审核签字，并在W3中填写出差报告，然后将签字后的单据按正常程序报销，一次差旅费用不得分次报销。C、 出差人员将报销单据填报完成后，应将报销单据报请部门经理或项目经理审批签字。部门经理或项目经理应根据公司制度对所报单据认真审核。对于超出报销标准的费用支出要问明情况，把不予报销的单据剔除，对由于工作需要确认可以报销的，部门经理或项目经理要在相关报销单据上签字核准。凡未经部门经理或项目经理签字

14、的差旅费报销单财务人员一律不予审核。四、 本市误餐补助规定：1. 公司员工因公外出，未能及时回公司午餐的，在外出登记簿上登记误餐一次，享受20元/人误餐补贴。2. 因工作需要加班的，凭加班单（晚上加班超过8:00），可享受晚餐的20元/人误餐补贴。五、 本市交通费报销审核规定：1. 工程服务部人员车费报销审核规定： 1) 所有工程服务部人员在因巡检、排障等工作需要出行时，在不影响工作的前提下，需本着节约的原则，尽量乘坐公交、地铁等交通工具。并在电子版因公外出车票报销登记表上登记，实报实销。2) 在因排障需乘坐出租汽车时，应向客户专员申请，填写相应打车申请表，并在电子版 因公外出车票报销登记表上

15、登记。在报销相关费用时，财务人员根据报障纪录及打车申请表审核单据，凡未在报障纪录、电子版 因公外出车票报销登记表及打车申请表登记的，其相关费用不予报销。3) 在因其他非排障的工作原因乘坐出租车出行的，须事先向工程服务部经理申请，经部门经理同意后方可乘坐。并在电子版 因公外出车票报销登记表及打车申请表上登记。凡因非排障原因乘坐出租车，未经部门经理同意签字的，其相关费用不予报销。2. 其他部门员工交通费报销审核规定：1) 员工因公外出应乘坐公共交通汽车、地铁、城铁等公共交通工具，并在电子版 因公外出车票报销登记表上登记，添写（）费用报销单实报实销。2) 员工因公外出遇下列情况，事前向部门经理申请，

16、经部门经理同意后允许乘坐出租车，并在取得相关票据后及时将票据交付部门经理审核签字，然后将已签字的票据按照正常程序填报报销单据报销。并在电子版 因公外出车票报销登记表上登记：A、 业务紧急，乘公共交通工具时间不能保证。B、 携带货物重量超过十斤，或携带不便乘坐公交的物品。C、 陪同客户或其他因工作需要经部门经理或总经理另行批准的。D、 本规定以外的特殊情况，由总经理批准的。3. 所有员工在填写电子版 因公外出车票报销登记表时，对乘坐出租车出行的原因除在相应栏目打勾之外，必须在备注栏对业务紧急、携带重物、和客户同行等乘坐出租车原因作具体陈述，无具体陈述的，费用报销的审核人员将不予审核。六、 现金借

17、款及报销规定：1. 凡因业务需要借支公司现金的，须填写借款单，由部门经理或项目经理签字审批后，交财务经理审批，1000元以上的借款，需由总经理签字审批后，借款人持审签后的借款单至出纳处领取现金。2. 财务将借款单入账，订入凭证，并在报销时视情况做如下处理：1) 当报销金额大于借款金额时：在借款人报销时，由财务人员将相应的借款单复印，在复印件上加注“此借款单已作报销处理”等内容，并交付借款人。2) 当报销金额小于借款金额时：报销人在报销时交回部分借款现金，财务开具现金收据交付借款人，同时将借款单复印加注，和现金收据一并交付借款人。3. 凡职工借用公款者，应在完成业务后及时报销。出差借款人员应在出

18、差返京后三个工作日内办理报销手续，核销借款。前次借支无故未报销者，不得再借款。4. 试用期员工个人不得向公司借款。5. 所有借款由业务经办人自行申请，不得由他人代办，试用期员工因工作原因需向公司借款的，由员工所在的部门经理代为申请。七、 报销单据填写、装订要求：1. 报销单据填写类别要求：1) 个人费用报销：公司员工报销交通费、招待费等可以明确指代属于个人因公支出的费用报销时，须填写（ ）费用报销单。2) 公司费用报销：公司员工报销或申请以公司名义支付的各项费用时，须填写支出凭单。3) 差旅费报销：公司员工在报销差旅费业务时，须填写差旅费报销单。 4) 差旅补助费申请：公司员工填写差旅费报销单

19、时，将此次出差的补助申请填写在支出凭单上，并粘贴在差旅费报销单后，和差旅费一同报销。单独报销差旅费的，视同放弃差旅补助；单独报销差旅补助的，则公司不予报销。5) 借款：公司员工因工作需要借用公款时，须填写借款单。2. 票据装订要求：1) 方向要求：在装订票据时，将票据按从左至右的次序顺序粘贴。2) 朝向要求：所装订的票据应字体面向上，和所填写单据朝向一致。3) 粘贴要求：票据装订要干净整洁牢固，便于查阅审核装订，在装订时不得将金额部分粘连、遮挡。在报销票据少的情况下，将所报销的原始单据齐左侧粘贴即可，在报销票据多的情况下，将所报销的原始单据按从左至右的顺序均匀粘贴。4) 边缘要求：所装订的原始

20、单据的边缘不得超出所填写报销单据的边缘，如果原始单据面积较大，可将票据按报销单据面积大小折叠。3. 票据填写要求：所有费用支出的报销或申请单据的填写必须由经手人自行填写，不得由他人代为填写，具体要求如下：1) 内容填写要求：报销内容要填写准确详细齐全，能全面反映所报销费用的内容。金额计算准确，大小写一致。2) 字迹要求：填写字迹要清楚工整、不涂改，报销金额的大小写要顶头填写。3) 填写分类要求：对于不同的项目和服务外包，要在报销单据的摘要处，分类写明各项的金额。对于没有正式发票、以白条形式报销的费用，必须单独填列，经部门经理审核签字后按正常程序报销。公司财务基本知识介绍一、 因公司业务需要注册

21、有三个公司分别为：北京广易通计算机网络通讯系统有限责任公司（以下简称广易通）；北京网域达科技有限公司（以下简称网域达）；北京长泰信通科技有限公司（以下简称长泰信通）。二、 公司主要对外经营，宣传广易通公司。一般合同都是用广易通公司签订，执行。其它两个公司用来辅助投标，做产品报价等。具体合同签订时，也可根据当时情况，选择用哪家公司名称签订。三、 广易通公司注册资金：人民币1000万元；网域达公司注册资金：人民币100万元；长泰信通公司注册资金30万元。广易通及网域达公司为一般纳税人公司，（即有资格接受，开具17%增值税专用发票）。简单税率计算方法：国税计算方法，合同总金额/1.17*17%=应交

22、税款。地税（即服务业发票）计算方法，合同总金额*5.5%=应交税款（不含所得税税款）。四、 长泰信通为小规模公司，只能开具普通发票。五、 发票应指定由会计专人购买，报税务机关备案，其他人员一律不得办理购票手续。购入的发票由出纳妥善保管，不得任意堆放。如发现发票遗失，应立即向税务机关报案，同时追究保管人员责任。财务会计每月底应对领用的发票使用及保管情况，进行检查和核对，发现问题及时加以指导和纠正，保证发票的使用符合要求。 2012年1月20日附件：差旅费预算单差 旅 费 预 算 单出 差 人同行人员 出差行程 出差及返回日期 出差项目/合同名称 出差目的 预算项目预算金额预算额计算陈述备 注交 通 费 住 宿 费招 待 费差旅补助其 他合 计部门/项目经理 财务总经理借 款 单资金性质_年 月 日 借款单位： 借款理由： 借款数额：人民币（大写） （小写）预计归还时间： 财务总经理领款人签字