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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateCOP-01-文件控制程序COP-01-文件控制程序1、目的： 通过对文件进行控制，以防止作废文件的非预期使用。 2、范围： 适用于公司内所有的质量/环保管理体系文件、外来文件、公司相关文件。3、定义： 3.1 文件：信息及其承载媒介 3.2 受控文件：授权、更改、分发得以控制的文件。3.3 一级文件：指质量/环保手册； 3.4 二级文件：指质量/环保COP-程序文件
2、； 3.5 三级文件：指其它文件(如：WI-工作指导、SIP-检验规范、SOP-作业指导、PA-岗位说明书、图纸等)； 3.6 四级文件：指质量/环保记录(标准公司所要求的记录、标签)； 3.7 外来文件：指非本公司制订由外部提供经确认适用的文件或资料，如国际、国家标准及顾客提供之文件、资料、有害化学物质检测报告（供应商）等。 3.8受控文件印章（参阅产品标签与标识一览表）4、职责： 4.1 总经理或其授权人：负责一、二级文件的批准； 4.2 管理者代表或其授权人：负责一、二级文件的审核和跨部门三级文件的批准； 4.3 体系办：设立文控中心,由其文控员负责公司及跨部门之受控文件的分发、更改、回
3、收、作废工作。 4.4 职能部门负责人：负责二、三级文件的拟制、相关三级文件的审核及本部门工艺文件和SOP的批准；5、程序内容： 5.1 流程：流程要点输入输出责任单位配合单位制定/接收审核、批准分发建档/使用更改回收各部门运作需求产品标签与标识一览表文件文件分发总览表（电脑平台）已审核批准的文件分发至相应部门的文件文件/表格更改申请单更换后的旧文件相应的受控文件及表单外来文件登记表已审核批准的文件文件分发记录表档案目录表文件领/借申请单更新审批后的文件文件分发记录表相关部门相关部门体系办相关部门体系办体系办相关部门相关部门各部门相关部门相关部门相关部门 5.2 流程说明： 5.2.1 制定/
4、接收A、文件的组成部分a、质量/环保手册(QM)：封面、目录、修订记录、手册内容b、程序文件(COP)：封面、目的、范围、定义、职责、程序内容、相关文件、记录及附表；c、作业指导书类： 工作指导(WI)：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）； 检验指导(SIP)：作业内容； 作业指导(SOP)：作业内容； 岗位说明书（PA）。 B、文件的编号 对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号(详见文件与资料编号作业)。 C、文件版本 a、新制定的版本以“A”表示； b、文件更改不导致页码变更时,则只需将更改页文件之版本由“A”升为“”依序类推直至“”，其余页码之版本不变； c、当文
5、件大幅度更改或导致页码变更及技术指导性文件(SIP、IM、PK、BOM、BOT、工程图纸、喷印SOP)变更时，则文件版本全部由“”版升为“”版，依序类推直至“”版。 D、文件的拟制 a、质量/环保手册由公司指定人员拟制； b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制； c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制； d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、物料清单、产品识别图)、 物料卡、零件包装工程图、零件检验规范、喷印作业指导书、控制计划等须在文件指定位置作“”标志。 E、外来文件的接收与定期咨询 a、当收到顾客提供之包括GP在内的文件、国际/国家标准、有害化学物质检测报告
6、（供应商）等外来文件与资料时，在文件与资料上盖“外来文件”印章并注明接收日期后，记录在外来文件登记表上。 b、每三个月通过电邮、电话等形式对外来文件进行定期咨询与记录予外来文件登记表，以确保版本更新。 c、每次收到最新版本外来文件时，及时通过电邮传达各部门。5.2.2 文件的审核与批准 A、一、二级文件先由涉及部门负责人在文件认签页上认签后再由管理者代表审核，及总经理或其授权人批准； B、跨部门三级文件由部门负责人或公司指定人员审核，管理者代表批准； C、非跨部门三级文件由部门负责人或其指定人员审核、批准。5.2.3 文件的分发A、文控员根据编制的文件分发总览表(电脑平台)、对照文件与资料的编
7、号作业、6.66.14样本及现有的档案，对每天各部门送来须受控分发的文件进行核查是否为最新版本签字稿、格式与批签是否符合本程序规定等。 B、文控员将受控文件（签字稿）保存在体系办文控中心，将受控文件的复印件每页正面盖上红色“受控文件”印章及部门代号章；C、文控员按5.2.3A文件分发总览表通知（电脑平台每天15：00左右登录与察阅）文件接收部门文件管理员及时来文控中心领取受控文件并按5.2.6回收经核对后的旧版文件，文件领用人在文件分发记录表上签收； D、对于紧急文件由责任部门负责人在文件背面签名并注明“加急”字样后送交文控中心，文控员收到后按以上程序5.2.3A-C立即分发；E、对于一般非紧
8、急文件在一个工作日内分发（即上午送来文件下午分发；下午送来文件次日上午分发）；F、顾客提供之文件(含图纸、菲林、标准等)，若工程部、品质部需转化为公司/部门内部文件执行的则由工程部、品质部外来文件登记表上登记与建档保存，若需几个部门直接执行的则送体系办文控中心，直接执行5.2.3A-D分发及登记在外来文件登记表上，其中对于生产性资料(如菲林)直接由工程部转发至喷印部；G、 外发文件：文控员根据已批准的文件领/借申请单，将相关信息登记在文件分发记录表上，并在该表中注明外发对象后在受控文件/资料复印件上盖红色“参考”章后交文件领用部门签发；但外发到供应商的环保协议书附件禁用物质限制标准及委外加工之
9、文件上须盖红色 “受控文件”章，后交相关部门领用签发。 5.2.4 文件的建档与使用 A、建档 a、对质量/环保管理体系及及其相关的文件、资料制定档案目录表、文件分发总览表（电脑平台）并按类别进行分类建档与标识，其中文件分发总览表（电脑平台）显示文件名称、编号、所属文件、分发/接收/保存部门、保存期限等内容，并及时更新以知会各部门使用； b、 文控员将受控文件（签字稿）连同对应文件分发记录表与/或文件领/借申请单一起分类归档，归档后的受控文件（签字稿）一般不予外借使用。 B、使用 a、使用文件之人员在未领到受控文件或文件丢失后，不得随意借用或复印他人文件，确需使用时应填写文件领/借申请单经本部
10、门负责人审核，体系办负责人批准，并由文控员按5.2.3AF执行后领取所需的文件； b、当文件使用人的文件破烂严重影响使用时应填写文件领/借申请单到体系办办理更换手续，交回破烂文件签领新的文件； c、顾客提供之文件与资料若丢失或破损应由接收部门向顾客申请补发新的文件后重新执行5.2.3D； d、公司内不得使用盖红色“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现立即由文控员收回，并追究复印件使用者文件持有人的责任； e、使用部门及时签收及妥善保存受控文件，不得在受控文件上涂改或乱画； f、新拟制或更新的文件在使用前须组织相关部门人员进行培训宣导（工程资料 由执行部门另行组织），一、二级文件及跨部门三级
11、文件由体系办组织，非跨部门三级文件由责任部门自行组织； g、文件申用:各部门因工作需要（含首次分发后之增或减或补）须向文控中心申用相关文件/资料时,须填写文件领/借申请单经相关人员批准后到体系办领取相应的文件/资料。 5.2.5 文件的更改 A、文件更改的提出可以是公司内任何一名员工； B、当文件不能执行时，责任部门填写文件/表格更改申请单给体系办，由体系办组织相关部门讨论后交管理者代表或其授权人批准，文控员负责更改；C、体系办每6个月向各部门发出文件适宜性审核提示，若有修改执行5.2.5B。D、更改后的文件须按条款5.2.2的要求批准后方能发行。5.2.6文件的回收A、文控员将更改前的旧文件
12、或更改页进行核对，确认无误后回收并及时记录于文件分发记录表上；B、文控员将收回的旧版文件在其正面盖“作废”章，签字文件由文控员盖“过时保留”印章由体系办保存。C、外发参考旧版文件不须回收，由外发领用部门联络外发公司自行作废。 5.2.7 文件更改、回收、印刷样品受控印章、申购、分发具体操作参照受控文件更改、申购流程执行。5.2.8 文件的保存期限（参阅文件分发总览表（电脑平台） 一、二、三级文件及通过体系办文控中心所分发的四级文件签字稿由体系办保存。所有一、二、三级过时文件须保留五个版本后，方对前面版本文件进行作废处理；已过时的工程资料类文件之电子档保存至该产品停止生产后一个月。四级文件保存期
13、限参照记录控制程序。5.2.9文件的遗失控制 按5.2.6对受控文件未能被回收时或使用部门发现受控文件丢失时，则由文件的遗失部门填妥文件领/借申请单并经批准后可由体系办文控中心补发，对之后找回旧版本文件则在该单顶上注明对应找回日期。若出现丢失情节严重则执行纠正/预防措施控制程序。5.2.10 文件参考使用控制 对于受控文件因佐证、培训、通告等需求临时参考使用时，由使用部门填写文件领/借申请单向体系办领用，体系办在文件上加盖“参考”印章后，发放该文件并做好相关记录。此类不可作为操作依据，在过期时文件不回收，由其自行作废。 5.2.11 文件查核 体系办与文件使用部门文件管理人员每季度对文件使用部
14、门COP/WI/SOP/FM/标签/印章之使用状况，进行核查，并对不符合项由责任部门及时改善，并向管理评审会议汇总汇报。6、相关文件 6.1 WI-001文件与资料的编号作业 6.2 FM-001文件分发总览表（电脑平台） 6.3 WI-035产品标签与标识一览表6.4 COP-23纠正/预防措施控制程序6.5 COP-02记录控制程序7、记录及附表7.1 FM-005文件/表格更改申请单7.2 FM-004文件领/借申请单7.3 FM-166文件分发记录表7.4 FM-002档案目录表7.5 FM-006外来文件登记表统筹涉及部门负责人认签部门发放份数签字日期备注品质部工程部PMC部丝印部喷涂部包装部采购部仓储部业务部行政部-