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1、1 / 4外贸管理条例1.工作概述外贸经理在总经理的领导下，负责公司国外市场的销售工作，负责产品出口推广及产品出口相关工作。其他外贸销售业务员做好外贸经理分配的相关工作。2.工作职责2.1 总经理2.1.1负责产品的设计，打样及生产，质量的把控，国内客户关系的维护2.1.2公司外销产品进行价格定位、参数的确定2.1.3每年的参展计划及展会支付预算2.1.4 员工奖惩该制度的确认及其他未列明的职责义务2.2 外贸经理2.2.1带领外贸团队积极开拓国外市场，构架和维护公司的B2B平台，及时更新网站中的产品信息2.2.2负责制定外贸营销方案，包括：网站优化、产品推广、展会计划、客户拜访安排等2.2.
2、3负责外贸业务员的聘用与解雇，培训与指导，业绩考核与审核及外贸业务流程管理和风险控制2.2.4定期召开外贸会议，对外贸业务员进行培训及指导，协助业务员提高业务技能2.2.5负责外贸报价、合同汇总，定期向总经理提交汇总报表2.2.6负责及时向总经理汇报下属外贸销售人员工作情况，协助总经理完善员工激励政策及管理方案2.3 外贸业务员2.3.1熟悉产品及市场定位，对产品有所掌握，并能给予准确报价2.3.2做出报价及签订合同请前，对询盘客户进行调查，对合同付款方式、交货条件等仔细核查，确保公司利益，降低出口风险2.3.3充分利用相关平台独立开发客户，了解外贸流程，对产品规格、质量等能给客户及时答复2.
3、3.4生产过程的跟踪、验货，及时将生产情况汇报给客户2.3.5能够独立制作整套出口单证和相关的检验证明等2.3.6妥善处理报价、合同等相关资料，并有条理记录、归档2.3.7业务汇总分每周、每月、每季、每年，定期提交给业务经理2.3.8注意提升自身的产品知识、业务素质及商务谈判能力2.3.9配合公司所需，听从部门经理工作分配，及时做好相关工作2.4 外贸跟单及报关员2.4.1 与外贸业务员核对订单，协助外贸业务员及时与工厂沟通生产进度并做好汇报2.4.2 协助外贸业务员做好报关、报检等工作2.4.3 对生产中遇到的问题做好汇总与记录，及时反馈给业务员及业务经理3.工作权限3.1 执行和跟踪外贸订
4、单、单据结算3.2 负责跟踪出口产品的全过程3.3 在未经授权的情况下，员工不得越本职业务和职权范围从事经营管理活动3.4 除本职日常事务外，未经公司授权或批准，员工不得从事下列活动：以公司名义进行考察、谈判、签约、投招标、竞拍等；利用公司资源帮助其他公司从事经营活动；代公名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 2 / 4司出席公众活动4.管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制
5、定如下条例：4.1 基础工作4.1.1熟悉产品：多与生产部及设计部沟通，了解最新产品并及时更新产品信息，建立完善的价格表；了解产品的成本构成、国际物流信息、外贸流程等4.1.2准备样品：由设计部及生产部配合，有客户拜访需要提前与车间沟通准备好样品； 或安排车间寄送样品给客户4.1.3翻译工作：负责日常宣传工作的翻译工作4.1.4信息汇总：及时汇总客户信息上交部门经理，以备公司存档4.2 邮件与电话管理4.2.1统一使用公司分配邮箱与客户沟通，对邮件内容做出判断；若是垃圾有那或诈骗邮件，立即删除或拉黑，并通知其他业务员加以小心4.2.2公司邮箱主账号由外贸销售经理统一管理；后台收到询价， 由业务
6、经理分配销售人员跟进报价4.2.3严禁使用个人邮箱与客户沟通、报价4.2.4公司给每个业务员配备独立手机号并提供话费补贴，手机号码归公司所有，所有的业务往来均需使用公司号码4.3 业务会议4.3.1每周例会：由外贸经理主持，总经理参与会议。每周一早上8:30 晨会：分配本周销售任务，业务员提交本周销售计划每周五下午5:00 晚会：业务员提交本周销售任务完成报表及销售总结，总结本周工作情况并制定相关新的工作计划提交总经理。总结应包括：1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品， 客户的反馈情况，本周进程，下周计划，并提交业务经理2） 交流阿里巴巴平台学习维护新心得；阿里巴巴上新发布产品信息内容
7、、询盘情况3） 总结业务遇到的问题，周例会上对问题进行探讨、并找出解决方案4） 业务员对自己的订单进行总结，列明合同号、数量、价格条款、交货期等详细信息，并制成报表提交业务经理汇总4.3.2季度会议：可安排在每季度最后一个工作日进行，总结一季度销售情况，业务员提交季度销售报表，业务经理汇总上报总经理4.3.3年度会议：每年年底，公司外贸部在总经理的主持下，召开年度会议。总结年度销售指标完成情况，并据此制定新的销售计划及员工管理条例，如对表现优异的员工进行加薪等奖励，对不符合公司用人要求的人员作出职位调动等。4.4 网络推广以下发布的产品信息中不允许带有公司产品的详细价格及客户信息。4.4.1建
8、站： 网站必须重建 （可考虑手机移动端与电脑移动端同时运行），包括网站框架结构，网站优化（seo） ，多语种，图片美化处理，文字翻译及内容的原创性4.4.2谷歌推广： 可与 youtube ，twitter ， google+，facebook， linkedin 等平台关联，及时更新内容，做好产品推广4.4.3免费 B2B平台发布信息4.4.4外贸交流平台要利用起来：skype, whatsapp, wechat ，viber 等名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2
9、页，共 4 页 - - - - - - - - - 3 / 44.4.5已有的贸易公司也要同时做好相应宣传与推广工作4.5 客户开发前期工作4.5.1若收到客户主动的询盘，要及时跟部门经理或在员工沟通群里确定是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。业务员每天要制定跟新客户跟进情况表，并发送给业务主管汇总，防止重复报价。4.5.2在与客户沟通过程中如涉及技术指标问题，及时与部门经理及技术部门沟通，并做好记录工作。4.5.3业务员通过自己努力寻找开发客户新渠道，如在执行过程中需要公司预算，需要写明详细的方案交由业务主管审核，总经理批准后实施。4.6 报价及合同签订4.6.1报价及合同按照公司统一
10、格式或客户要求特定格式制定，表单中需包含详尽条款。 合同签订前需对合同条款进行审核，确定无软条款出现，控制好风险。如客户要特殊要求，需与部门经理审核，总经理决定，不可擅自决定。4.6.2报价与合同应按统一excel 表格进行汇总。 汇总表电子档每周提交部门经理，合同原件交由财务部存档保管，以便日后查账核对。 业务员自留复印件及电子档，业务主管也可存档。4.7 安排生产4.7.1业务员在收到银行或财务的货款到账通知或信用证原件收到通知后及时制作生产计划单， 并在计划单内注明客户的特殊要求，确定无误后下放到生产部安排生产。4.7.2生产部门经理根据生产计划单做好生产安排，并制定进度周期表，便于业务
11、员了解生产进度。4.7.3若订单生产过程中，客户新增要求，业务员需协助跟单与生产部及时沟通。4.8 发货4.8.1熟悉不同贸易条款下，我方的职责与风险。物流部门确认合适的班轮信息及发货时间。4.8.2货物报关出口后，所有单证需扫描电子档存案，并发给客户确认，确保客户清关顺利，我方尾款按时到账。4.9 售后业务员对已完成的合同适时跟进，了解客户使用情况及新的采购需求，维护好老客户关系。5.销售目标及考核指标根据每个公司情况制定，待定6.业务提成制度每个业务员薪资按底薪+提成计算，制度充分发挥团队合作，资源共享，形成友好互助氛围，让业务员有安全感，归属感，实现业绩后的成就感。留住忠诚老员工，有经验
12、的业务员，减少人员流动，能有效减少公司市场的波动，对客户服务也能保持最好的一致性，连贯性，专业性。6.1 新客户定义A. 业务员自己独立开发的客户为新客户B. 老业务员沟通未签单客户，新业务员就职后促成合同签订的为新客户名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 4 / 4C. 所持有的老客户在两年内没有订单，由新业务员重新开发达成订单的客户也视为新客户6.2 老客户定义：A. 老业务员离职后留下的已签单客户，新业务员接手继
13、续跟进B. 首次签单后满2 年，新客户转为老客户6.3 提成发放条件6.3.1 所有员工所签订合同，分新老客户按不同提成点计提，具体详6.4 提成发放标准6.3.2 提成按月或按季度发放，但以合同全款到账为准；当月签订合同未全款到账的，提成以收到尾款当月发放6.4 提成发放标准： （具体根据公司情况而定，以下方案假设以上年度销售总金额500 万美金为参考，计划下一年度增长目标为10%-30%）6.4.1 外贸部经理：主要负责团队管理和培训，也可视情况独立开发客户，提成按月发放或按季度发放。独立开发客户按销售金额1%计提，老客户计入团队销售额，不单独计提，参考如下：1） 团队年销售500 万美金
14、以内，业务经理提成按团队业务员销售总金额0.5%计提2） 团队年销售500 万-650 万美金，业务经理提成按团队业务员销售金额0.75%计提3） 团队年销售超出650 万美金，业务经理提成按团队业务员销售金额1%计提6.4.2 外贸业务员：提成按月发放或按季度发放所有老客户提成一律按合同销售额1%计提， 业务员独立开发的新客户，提成按如下计提：1） 销售额 30 万美金以内，提成按合同金额1.25%计提2） 销售额 30-50 万美金，提成按合同金额1.5%计提（差额）3） 销售额 50-80 万美金，提成按合同金额1.75%计提（差额）4） 销售额 80 万美金以上，提成按合同金额2%计提
15、（差额）7.注意事项7.1 未经许可严禁公司职员利用公司资源帮助其他公司或个人从事经营活动，不得泄露公司客户信息及公司信息，已经发现将扣除全年提成并给予开除。7.2 已过实习期业务员连续3 个月未签单可视情况的给工作岗位调动或辞退。7.3 因品质、交货期等原因造成的货款不能如期到账的不影响业务员提成发放7.4 因业务员自身原因造成货款追不回或不能退税的，业务员和部门经理承担相应责任，具体视情况而定此方案以 3-6 个业务员为基础制定，可根据实际实施情况作出相应调整。初步工作设计：1.建立完善公司独立官方网站销售渠道，提高品牌形像，2.优化阿里巴巴名和网页设计，提高客户体验度3.培养业务员使用谷歌搜索开发客户能力，寻找国外较大的经销商，提高独立开发新客户能力4.完善外贸管理制度，优化外贸业务流程，做到重要资料归档，重要环节清晰5.做好以上工作，相信公司业务会有可观的增长，业务员个人也会提升自身能力。2018.07.28 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -