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1、合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码1/8 1 目的为正确理解和了解顾客的要求及期望，确定满足顾客要求的产品质量，以确保公司按合同要求向顾客提供产品和服务，使顾客满意。2 范围本程序适用于本公司市场营销部的合同/ 订单的评审、修订。3. 术语和定义3.1 一般合同 / 订单：定型产品的无特殊需求的合同/ 订单。3.2 特殊合同 / 订单的定义：对符合以下要求的合同 / 订单为特殊合同 / 订单：) 对产品质量或交货期、包装等方面有特殊要求的合同/ 订单；) 合同/ 订单成交金额超过50 万元（含）以上的合同 / 订单；) 新产品合同 / 订单
2、；) 对公司业务发展有较重大影响的合同/ 订单。上述四种情况以外的合同/ 订单均为一般合同 / 订单。3.3 一般评审：由市场营销部对一般合同/ 订单的评审。3.4 会签评审：由市场营销部组织技术部、生产制造部、质量管理部、采购部、财务部和综合管理部等相关部门人员参与对特殊合同/ 订单的评审。4 职责4.1 市场营销部负责组织合同/ 订单的评审，负责标准产品合同的签订，负责保管合同/订单及其评审材料。4.2 财务部负责核定各类产品的最低销售价格。4.3 技术部负责产品特殊技术性能要求的理解，提出产品制造可行性和风险分析及评估的结论，并与市场营销部或顾客沟通。4.4 质量管理部负责对产品的特殊质
3、量要求和其所需的检测方法和手段进行分析、评估，提供证据已满足顾客的要求，当有异议或不能满足合同要求时，应提出建议和意见交市场营销部，或直接与顾客进行沟通协商。4.5 生产制造部负责分析、评估交付产品数量所需的生产能力及机器设备负荷能力和人名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码2/8 力安排。当不能满足其要求时，应提出建议和意见交市场
4、营销部，由其与顾客进行沟通、协商。4.6 采购部负责分析、评估交付产品数量所需的供应能力，当不能满足合同要求时，应提出建议和意见交市场营销部。4.7 副总经理对本程序实施负领导责任，对合同涉及到的部门进行监督和管理。5 过程乌龟图使用资源：1、计算机、打印机、传真2、交通运输3、会议室谁来做（能量/ 技能 / 培训）1、过程所有者：市场部（总经理、部长、副部长、业务员等） 2、过 程 支 持 者 ： 总 经 理 、 管 理 代表、各部门过程输入：1、顾客订单、合同；2、顾客要求（如：图纸、技术资料、顾客财产、顾客指定的供方等）；3、产能需求；4、技术状态（以往的数据资料）；5、投标信息；6、国
5、际标准 / 国家标准 / 行业标准、安全和环保法律法规；7、产品销售趋势分析资料；8、市场调研情况等。合 同 / 订 单评审过程过程输出：1、掌握市场需求和市场动态的调研分析报告；2、 满足顾客要求的投标书资料；3、满足公司盈利的成本核算报价资料；4、与顾客签订的、满足顾客要求的合同 / 订单；5、营销计划；6、报价单；7、合同 / 订单评审表；8、合同 / 订单变更评审表；9、 与合同评审有关的相关表单/记录等。如何做 (方法/ 程序/ 技术) ：1、市场调研管理规范；2、成本核算和报价管理办法；3、合同 / 订单评审程序； 4、投标管理程序；5、文件控制程序；6、记录控制程序；7、项目管理
6、程序。过程衡量指标：1、合同订单履约率2、合同订单签约成功率名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码3/8 6工作流程工作流程工作内容描述职责部门使用记录6.1 合同、订单的接收市场营销部在接到顾客的合同/ 订单时，应确保所接到的合同/ 订单的各项要求都明确具体，并将其记录于合同/ 订单评审表中，当接到顾客的口头（电话）陈述，进厂拜访
7、所订购的业务时，市场营销部应记录于“口头订单/ 传真评审表”中。市场营销部应将每日顾客的信息记录于“来电、传真、联系电话记录”中，以方便以后查询。市场营销部于每月10 日之前将上月所接受的合同/ 订单进行汇总记录在“合同/ 订单汇总一览表”中。市场营销部合同 / 订单评审表口头订单 /传真评审表来电、传真、联系电话记录6.2 与产品有关的要求的确定6.2.1技术部对涉及到产品安全和环保法规的国家法律法规及相关标准进行收集、保存和归档，并体现于产品设计过程中。6.2.2市场营销部接收到顾客的合同/ 订单后，应充分了解顾客的要求及期望，确保公司提供的产品质量、交付和服务能符合的满足顾客的要求，使顾
8、客满意。6.2.2.1顾客明显规定的要求：数量、规格、交付日期、包装要求及特殊特性。6.2.2.2顾客隐含的要求，即顾客虽未加以明确规定，但对预期或规定用途所必需的要求，如使用性能、可靠性等。6.2.2.3产品法律法规的要求：如安全性、环保要求、商标授权等。6.2.2.4公司自己内部所规定的其它任何附加要求等，如公司对顾客的公开承诺。技术部市场营销部顾客信息或合同/订单接收登记与产品有关的要求确定A 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - -
9、- - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码4/8 工作流程工作内容描述职责部门使用记录6.3 投标判定市场营销部接受到顾客的合同/ 订单信息后对其进行是否需投标判定，如需对其进行投标则按投标管理程序进行作业。6.3.1判定是否为特殊合同/ 订单。6.3.2若为一般合同/ 订单按照 , 则按照一般合同/ 订单评审方式对其进行风险评估和评审。若有问题及时与客户进行必要的沟通，并要求相关部门对风险和问题进行纠正和处理。市场营销部6 4 若为特殊合同 / 订单则按特殊合同/ 订单评审方式对其进行风险评估和评审。若有问题则要求相关责任部门
10、对风险和问题进行纠正和处理。若无问题将合同/ 订单签订并将其回传给客户。并由市场营销部建立特殊合同/ 订单风险分析表 。市场营销部特 殊合同/ 订 单 风 险分析表6.5 审核合同 /订单经分管领导审核确认后录入ERP ，若此合同 /订单总金额超过五万则提交给部门主管审批。市场营销部6.6 合同 / 订单作业6.6.1市场营销部将客户的合同/ 订单审核后建立合同 / 订单一览表 。6.6.2 根据合同 / 订单若为新产品则按照项目管理程序进行新产品订单作业6.6.3 若为成熟产品则按照生产计划管理里程序和加工过程控制程序进行订单生产作业。技术部新产品制造可行性报告合同 / 订单一览表Y A 按
11、 投标管理程序进行投标作业是否为特殊合同订单N B N Y 成熟产品新产品审核按生产计划管理程序和加工过程控制程序进行订单生产作业建立合同 / 订单一览表按项目管理程序进行新产品订单作业是否需投标按一般合同 /订单评审作业按特殊合同 /订单评审作业名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码5/8 工作流程工作内容描述职责部门使用记录6.
12、7 合同 / 订单变更判定6.7.1若客户临时变更订单，则立即组建变更控制委员会，针对变更的项目/ 内容对其进行风险评估和评审。6.7.2评审过程中发现问题，立即要求相关责任部门对风险和问题进行纠正和处理。6.7.3若合同 /订单无变更则正常生产。市场营销部变更确认单6.8 与客户沟通和确认6.8.1订单更改后由市场营销部与客户再次进行确认，确认无误后更新合同/ 订单一览表。6.8.2相关部门按生产计划管理程序、 加工过程控制程序 、 变更管理程序进行作业。6.8.3针对风险和问题由相关部门整改纠正和处理后，由市场营销部与顾客沟通和确认。6.8.4市场营销部与顾客沟通确认后仍存在风险或问题则需
13、再次组织相关部门进行风险评估。市场营销部生产制造部合同 / 订单一览表6.9 更新后作业相关部门按照生产计划管理程序、 加工过程控制程序、 变更管理程序进行合同/ 订单更新后的作业。生产制造部6.10 订单完成状况追踪和确认。6.10.1判定产品的生产情况若有问题则按照纠正与预防措施程序进行作业。生产部、技术部质量管理部纠正与预防措施表N N Y Y N 组建变更控制委员会变更判定进行风险评估和评审评审与顾客沟通和确认正常生产要求相关责任部门对风险和问题进行纠正和处理B 判定顾客确认更新合同 / 订单一览表订单完成状况追踪和确认按纠正与预防措施程序进行作业D 相关部门按 生产计划管理程序、 加
14、工过程控制程序、 变更管理程序进行作业C Y 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码6/8 工作流程工作内容描述职责部门使用记录6.10.2判定产品的生产情况若无问题则按照仓储管理程序 和产品交付控制程序进行作业。6.11 统计分析订单完成后由相关部门针对完成状况的绩效及指标进行统计、汇总和分析。并制定订单完成统计分析表市 场 营
15、销部订单完成统 计 分 析表6.12 评估针对订单完成的绩效指标的统计分析进行评估，并针对不符合项由相关责任部门按照纠正与预防措施程序进行整改及纠正预防。并形成纠正预防措施表各部门6.14 持续改进针对合同 / 订单的统计分析趋势进行持续改进。各部门6.15 记录归档管理市场营销部及相关部门按照记录控制程序将合同 / 订单评审过程的相关资料及记录进行归档并管理。市 场 营 销部7 附加说明7.1 在首笔订单交易之前由市场营销部主管或业务员负责与顾客签订环保、 出货方式、运费等方面的合同。关于顾客在下单之前有关运费、单价、样品、交期及保密协议等方面所签订的协议，内部则按其内容严格进行执行。评审流
16、程由市场营销部交技术部与生产制造部确认，最后由市场营销部保存留底。7.2 市场营销部向高层管理者报告，并与他们共同进行定期评审 (包括主动活动)，覆盖： 计划时间和实际时间的比较； 预测(完成时间) ； 应急活动、减缓计划；N Y 按仓储管理程序和产品交付控制程序进行作业记录归档管理订单完成状况绩效指标统计/汇总 / 分析评估持续改进D C 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH70
17、2 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码7/8 实施风险评估； 开放问题清单的跟踪。8 相关文件LCX402 文件控制程序LCX404 记录控制程序LCX703 项目管理程序LCX710 加工过程控制程序LCX704 风险和机会管理程序LCX715 仓储管理程序LCX809 纠正与预防措施程序LCX714 变更管理程序LCX711 生产计划管理程序LCX805 过程及成品检验程序LCX719 产品交付控制程序9 记录记录名称记录编号使用部门保存部门保存年限合同 / 订单评审表LJL/702-01A 市场营销部市场营销部产品生命周期特殊合同 / 订单风险分析表LJL/702-02A 市场
18、营销部市场营销部产品生命周期新产品制造可行性报告LJL/702-03A 市场营销部市场营销部产品生命周期合同 / 订单一览表LJL/702-04A 市场营销部市场营销部产品生命周期变更确认单LJL/702-05A 市场营销部市场营销部产品生命周期订单完成统计分析表LJL/702-06A 市场营销部市场营销部产品生命周期10 程序更改记录表更改日期文件条款更 改 内 容修改标记更改人备 注11 编制:名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 合同 / 订单评审程序文件编号XSH702 版本A/1 实施日期2010/12/1 页码8/8 12 审核：13 批准：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -