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1、1 Word常用办公自动化功能汇总目录摘要 . 1I 概述 . 1II 多级标题自动编号及自动生成目录 . 3A 多级标题自动编号 . 3B 自动生成目录 . 3III 公式、图形、表格等自动编号及交叉引用. 4A 自动编号 . 4B 交叉引用 . 4IV 插入参考文献及其交叉引用. 4A 插入参考文献 . 4B 交叉引用 . 5V 其它 Word 小技巧 . 5A 查找或替换特殊字符 . 5B 在特定单词前后插入特殊符号 . 5C 统计单个词在文件中出现的次数 . 5D 插入单栏脚注方法. 5E 实用易忘快捷键 . 5VI 结论 . 6VII 致谢 . 6参考资料 . 6摘要本文对本人掌握的
2、一些常用Word知识，以编号及交叉引用的自动化为核心，对各级标题自动编号及自动生成目录，公式、图形、 表格的自动编号及交叉引用，参考文献自动编号及交叉引用，以及其它常用Word小技巧做了总结。以下内容适用于MS Word2003。关键词 ：Word; 自动化 ; 编号 ; 交叉引用 ; 小技巧I 概述在编辑 Word文件时，经常会遇到对某对象编号及其引用问题，例如图1 所示的某文件结构。图 1 所示文件结构涉及到各级标题、公式、图形、表格和参考文献的编号和多处引用，结构比较复杂。 纯手工输入公式后面和交叉引用处的编号，当文件内容较少、 逻辑结构简单、修改量较少时是不错的选择，但文件内容很多，比
3、如写毕业论文时，不仅极其麻烦，还容易出错。牵涉到各章节公式、图形、表格编号时，修改起来就更麻烦了，往往“牵一发而动全身” 。假如删掉了图1 中的式 (1-1) ，第一章所有的公式都要“进一位”：式 (1-2) 改成式(1- 1), ，引用的地方也要作相应修改。值得高兴的是，我们遇到的这些问题，MS Word都帮我们考虑到了，如果使用它提供的自动编号和引用功能，这个问题就变得非常简单，而且不会出错。下文给出其解决方法。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页
4、- - - - - - - - - 2 图 1 文件结构示例马斯洛需求层次理论1 概述马斯洛理论把需求分成生理需求、安全需求、 社交需求、 尊重需求和自我实现需求五类，依次由较低层次到较高层次1。1.1 生理上的需要如式（ 1-1）xxxx2x （1-1）xxxx 式（ 1-1）xx 式（ 2-3）xx 图 1.1xx 表 2.2xx 图 1.1 xxxx 1.1.1 xxx xx 图 1.1xx2 1.2 安全上的需要这是人类要求保障自身安全、摆脱事业和丧失财产威胁、避免职业病的侵袭、接触严酷的监督等方面的需要。2 什么是幸福（2-3）xx 图 1.1xx 表 2.22.1 xxx xx 图
5、 1.1xx 式 (2-3)xxx 表 2.2xxx 式(2-3)表 2.2 xxxx x x x x x y y y y y 2.2 xxx xx1xx 2.2.1 xxx xx 式（ 1-1)xxx 式(2-3)xxxx ,参考文献1 xxxx 2 xxxx ,名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 3 II 多级标题自动编号及自动生成目录A 多级标题自动编号1. 打开“格式”工具条。如果“格式”工具条没有打开，右键
6、菜单右边空白处，选择“格式” 。2. 单击“格式”工具条最左边的AA ，在右边弹出“样式和格式”页面框，看到“请选择要应用的格式” 。3. 单击“标题1”右边的回车箭头，弹出下拉菜单，选择“修改”，弹出“修改样式”对话框。4. 单击左下角的“格式” ，弹出下拉菜单，选择“编号”“多级符号”，选择你想要的格式。我们选择图1 所示格式示例，确定。图 2 多级符号图 3 任意多级符号设置示例现在已经可以使用了，只要把光标放在要编号的标题中某个位置，单击相应级别的标题格式即可。 但这样的多级标题格式太粗糙，为了达到我们的期望或让它更好看一些，我们经常需要进行其它的设置，这都可以通过步骤3 中“修改样式
7、”对话框来实现。这部分内容过于详细，但简单易学，不再赘述。B 自动生成目录在以上设置的基础上，各级标题和编号已完成，只要把光标移动到要插入目录的地方，在主菜单中选择“插入”“引用”“索引和目录”“目录”，确定。如果想要设置任意形式的标题级别，如下图所示：可以在步骤4 选中了图2 所示的 “ 多级符号 ” （还没点“确定” ）的基础上（如果没有这种格式，单击“重新设置”恢复默认设置），单击“自定义”按钮后进行如下设置：(a)级别 1 编号样式选为“一，二 ” ，再在“一”后面加“、” ；(b)选中级别2，删掉“ 1”前面的内容，然后选择编号样式为“A，B ” ，再在后面加“ .” ；(c)选中级
8、别3，删掉“ 1”前面的内容，然后选择编号样式为“i，ii ” ，再在后面加“） ” 。(d)确定。确定。OK！名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 4 如果生成的目录不好看，比如编码缩进太大，或者编码与标题空白太宽，都可以把光标放到需要调整的地方，然后调节标尺上的缩进和悬挂缩进符号进行调整。III 公式、图形、表格等自动编号及交叉引用A 自动编号自动编号方法： 菜单插入题注公式题注中不包含标签编号包含各章节号选定分隔
9、符确定。B 交叉引用引用方法： 菜单插入交叉引用引用类型选“公式”，引用内容选“只有标签和编号”。这时，引用处会把公式和编号一起插入到引用处，解决这个问题的方法如下1：方 法1： Word 右 上 方 菜 单 栏 空 白 处 右 键 自 定 义 命 令 所 有 命 令 ， 找 到InsertStyleSeparator并拖到样式工具条上，建立样式分隔符功能。写入公式， 回车 enter ，另起一段定义（或插入）题注， 然后把光标放到公式后面，点击样式分隔符对公式和题注进行分隔。用制表符（制表符即文档左上角的粗直角线条）调整公式和题注的位置，即公示居中，题注右对齐。需要注意的是题注右对齐时，要把
10、光标放在所插入的分隔符左边。方法 2：建立无边框的一行两列表格，把公式放在一格，在另一格定义题注，然后在文中引用即可。如果题注不在右边空格里，可以把题注先定义在外面，再剪切复制放进去。选中整个表格，右键，单元格对齐方式选最中间的那种，然后把光标放到题注单元格中，右对齐。方法3：在公式后添加题注后，选中题注，插入书签（别忘记命名字），书签定义成功；然后光标定位到正文中引用处，交叉引用书签选中刚才命名的书签即可。按域更新快捷键：Ctrl+A F9，更新。IV 插入参考文献及其交叉引用A 插入参考文献1. 以尾注的方式插入第一个参考文献23将光标定位于Word文件中将要插入参考文献的位置，选择菜单“
11、插入引用脚注和尾注”。 出现一个对话框，选择“尾注”，“文档结尾”， 编号格式为“ 1， 2，3”， 按“插入”按钮，在相应位置把参考文献的内容填写完整，即成功插入了第一个参考文献。2. 插入的参考文献加中括号用 word 自动插入的参考文献是没有中括号的，参考文献全部写好后要是一个一个加中括号太麻烦。用什么方法呢？按“编辑”“查找”，在查找栏中输入“e”（如果是脚注的话就用“ f ” ） ， ，再替换为： “& ” 。这时不管是文章中还是尾注中的参考文献编号都加上了中括号。如果出现一处引用多篇参考文献，如“1-3” ，但实际上却为“123” ，可以选中 “2” ，右键字体效果隐藏文字。交叉引
12、用处的数字不能通过这种方法加中括号，需要自己手动加中括号。3. 尾注中的参考文献编号去除上标标志你会发现正文和尾注中参考文献都是上标的形式，正文的上标是你想要的，但是尾注中不是你想要的。修改方式和普通Word一样，选中编号，按快捷键“Ctrl+Shift+=”即可。也可以选中，右击，字体，效果中上标项的勾去掉。4. 去除“尾注分隔符”参考文献有几页，你会发现每页的参考文献前面都有一条横线，且无法删除。 它叫“尾注分隔符”。怎么删除？进入普通视图。选“视图脚注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框，选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框（如果没有出现尾注编辑名师资料总结 - - -精品
13、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 5 框，可以选择菜单“视图”再选“脚注”），选择“尾注分隔符”，出现一条横线，选择该横线，删除它。再选择“尾注延续分隔符”，也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线 ) ，选择该横线，删除它。关闭后，再按“视图页面”切换回来。B 交叉引用当你在文档中第N(N2) 次引用前面文档曾经引用过的文献时，这时应采用“交叉引用”。方法：按“插入引用交叉引用”，出现一对话框，在引用类型中选择“尾注”，引用内容为
14、“尾注编号（带格式）”，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用了。注：若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号，但交叉引用不会自动更新。怎么办？按“Ctrl+ A”选择所有内容后，按“F9”键可以完成更新。V 其它 Word 小技巧A 查找或替换特殊字符菜单“编辑查找/ 替换”或快捷键“Ctrl+F ”/“Ctrl+H ” ，打开查找 / 替换对话框，点击“高级”按钮，再点击“特殊字符”，可以查找 / 替换下拉菜单中所列出的特殊字符。比如有时候我们从网页上复制粘贴的文字放进Word以后，换行符太多，那么我们可以把“ pp
15、”都替换成“ p” ，就实现了去除多余行的功能。前面IVA 部分的参考文献加中括号，正是用到了这一功能。B 在特定单词前后插入特殊符号如在“ DataType”前面插入换行，可以查找/ 替换中查找： DataType；替换： pDataType ；选全部替换。C 统计单个词在文件中出现的次数在查找栏输入要统计的词，如“DataType” ，替换栏输入“&” （表示替换为原内容） ，点全部替换，跳出对话框提示替换了多少处，即出现了多少次。D 插入单栏脚注方法一般论文摘要是单栏的，而正文是双栏的。有些期刊要求在首页下方插入脚注，以注明作者相关信息，并且要求脚注是单栏的。实现方法：把光标放到摘要某处
16、，菜单：“插入”“引用” “脚注和尾注” ， “选择脚注”。再菜单： “工具” “选项” “兼容性” “自定义” ，选中“按Word 6.x/95/97的方式排放脚注” 。E 实用易忘快捷键上标： Ctrl + Shift + = 下标： Ctrl + = 以词组为最小单位移动光标：Ctrl + / 以单个字符为单位键盘选择：Shift + / 以词组为单位加速键盘选择：Ctrl + Shift + / 从一行的某处选中到行首/ 末： Shift + Home / End 以行为单位向上/ 下进行选择： Shift + / 以页为单位向上/ 下进行选择： Shift + PageUp / Pa
17、geDown 大小写字母转换：Shift + F3 在搜狗拼音输入状态下的特殊字符键盘输入：Ctrl + K 不同窗口之间的切换：Alt + Tab 显示桌面： Win + D 定时关机命令：Win + R ，再运行： shutdown -s -t （t 为关机倒计时）解除定时关机命令：Win + R ，在运行： shutdown -a 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 6 VI 结论Word 的自动编号是按整个文
18、档或各章节的顺序自动编号，引用处编号随着原始处编号的变化而自动变化，只与引用的位置（内容）有关，而与编号的数值无关，形散而神不聚自由、灵活却不混乱，从而保证了编号的随意性和引用的正确性。如果把上面设置好的Word文件内容全部删除，再另存为.dot文档模板，那么每次只需打开该.dot文件就可以使用上面的所有设置，无需重复工作，效率大大提高。VII 致谢谢谢大家！呕心沥血啊 ,参考资料1 http:/ http:/ http:/ - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -