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1、业务部工作职责一，总则1.1 目的：为了加强业务部各项工作管理,使期管理标准化，制度化，规范化，以提升公司凝集力,提高工作效益，特制定本制度.1.2 范围：本制度适用于所有业务人员。二,工作流程1. 整理报价：1。1 针对不同客户询盘,整理客户询价单,提供至成本核算人员。产品的报价主要包括：客户国家的识别，产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。1.2 收到成本核算表后，业务人员仔细核对是否与客户要求一致.有出入，要求重新核算；无出入，交由上一级主管签字，重新整理Quotation Sheet报至客户.2. 处理
2、样品：2。1 如有新产品需要样品确认，必须先制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样.收到样品之后，应核对样品尺寸,质量，重量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。2.2 针对样品费用问题同工厂和客户协商.并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级主管，达成解决之道。2。3 寄样所有内容,附上整套寄样图片，需记录在样品打样清单,以便及时追踪和后查。3. 合同签订：3。1 贸易双方就报价达成意向后，客户正式订单并就一些相关事项与公司确认协商，双方相互确认后，需要签订商业合同PROFORMA INVOICE.3。2 在签订商业合同PROFORMA INVOICE过程
3、中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、唛头、装运期、付款条件等内容进行商谈，并将确认后的内容写入PROFORMA INVOICE。3。3最终商业合同PROFORMA INVOICE需交由上一级确认无误后方可发送给客户。3。4 最终商业合同PROFORMA INVOICE需有客户签名方可生效。4. 收取订金或信用证4。1 T/T付款4。1.1 客户必须先交付预付订金,一般为订单的30%，具体可协商。4.1：L/C付款。4。1.1老客户通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到;新客户必须在收到L/C复印件后方可确认订单的可行性。4.1.2 收到L/C 后应业务人员和单证员分别审查信用证（
4、特别条款可请求银行单证协助审查），检查是否存在错误，交货期能否保障,及其它可能的问题,如有问题应立即请客人改证。5. 下生产通知单:5。1在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。5。2 根据最终商业合同PROFORMA INVOICE制定生产计划单，经过审批后，下达生产通知单至生产部进行生产。5.3 包装确认5。3。1 老包装,如无变化，在生产通知单上注明，使用老包装，或者同某个订单，注明订单号。5。3.2新包装，必须在出货期的前15天之前确认,以不耽误交期。5.3。3 商检产品包装，需在生产通知单上注明要做商检.6. 追踪和验货：6.1在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的
5、产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。6.2一般在交货期前一周，调取品质部验收报告。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。6。3 每次新产品出货，需有大货样品留底。7. 报检：7。1 国家法定商检产品于发货前一周提前申请商检。7。1。1 塑料花洒:需准备单证包括SALES CONTACT,COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST，报检委托书出境塑料产品检验结果单.如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结果出境货物换证凭条.7。1。2 阀门:需准备单证包括SALES CO
6、NTACT，COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST，报检委托书，阀门合格申明.如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结果出境货物换证凭条.8.租船订舱:8.1. 在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价,确定本次出运的货代公司。如为客户指定货贷公司，在货物出运前与客户指定货贷确认具体费用，并与其它公司价格做比较，价格商议后方可订舱。8。2。 在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据装箱单，结合合同及信用证货物明细描述,安排订仓。通常在一周前安排定仓。8.3、业务人员根据装箱单、信用证等统一缮制出全套的出运单据。包括SALE
7、S CONTACT,COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST出口货物明细单和中华人民共和国海关出口货物报关单.8.4、业务人员先将订仓单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船日期和费用后。确认收到货贷公司送货通知单或装柜通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。9. 出货跟踪9.1 整箱（FCL）：根据装箱通知单,与货贷确认集装箱到指定地点的具体时间,并通知仓库装箱人员做好装箱准备。9。2 拼箱(LCL）:根据送货通知单,要求仓库人员必须提前或按时将货物送到货代公司指定的仓库，由仓货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头.10。 出口报关：10。1业务人员拿到核销单后，
8、将货代公司报关所需的全套报关单据SALES CONTACT,COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST出口货物明细单,中华人民共和国海关出口货物报关单，报关委托书，商检换证凭条和出口收汇核销单寄到货贷公司用于报关、出运.联系并确认货代公司收到上述单据。10。1。1 宁波港口出运可提前寄中华人民共和国海关出口货物报关单，报关委托书和出口收汇核销单至货贷公司，其它文件可最晚于报关前一天传真至货贷公司。10。1。2 上海港口最晚需提前两天寄全套单证至货贷公司。11. 收款:11。1.准备文件:督促船公司尽快出提单确认件及运费帐单。仔细核对无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单
9、需客人确认的，要先传真或扫描提单COPY件给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件，如COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST和一般原产地证等文件。11。2。 交单：11。2.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐信用证上要求的全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。11.2.2采用T/T收汇的，在取得提单COPY件后马上扫描提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。12。 核销退税：准备核销退税资料，包括COMMERCIAL INVOICE,PACKING LIST,SALES CONTRACT，申报要素，中华人
10、民共和国海关出口货物报关单，出口货物明细单13业务登记/存档：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等.14.售后问题的处理：因出口产品供货方原因产生的出口产品错发，漏发,质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。三现有客户维护和新客户开发：1。现有客户关系维护1.1处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系1。2 适时对重点客户保持联系，并及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。1。3 在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候.2。新客户开发2。1 展会名片的跟踪。2.2 Alibaba网站的维护，和客户询价的及时回复。2.3 同行及老客户的介绍和推荐。2.4 其它B2B网站的最新资源搜索及整理。