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1、高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策-人力资源高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策陈媛华 西华师范大学人事处摘要：高校人事档案管理是高校人力资源管理的重要工作。教职工的人事档案管理实现信息化，能够有助于高校教职工在教案、科研和社会服务等岗位的合理配置。然而，传统的人事档案管理在实现信息化过程中面临着观念、资源和评价三重困境。要使高校人事档案管理信息化合理建设，就需要突破三重困境，科学构建和实施高校人事档案管理信息化建设的对策。关键词：高校 人事档案管理 信息化建设一、高校人事档案管理信息化建设的价值在 2000 年全国档案工作会议上，第一次正式提出了“档案信息化建设”的概念
2、。“档案信息化建设”的特征是应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术对人事档案中的信息资源进行有效开发和利用。这对于高校人事档案管理来说，是一次发展的重要机遇。相对于高校传统的人事档案管理方式而言，高校人事档案管理信息化建设具有重要的应用价值。“高校人事档案信息化管理的核心，是通过档案信息资源数字化和档案管理过程网络化，对高校人事工作中产生的各类信息进行存储、加工、检索、传输，为高校人事档案工作提供及时、高效的服务，以实现档案资源共享。”从概念内容看，其发展目标是通过档案管理过程网络化以实现档案资源共享。随着高等教育逐步进入内涵式发展阶段，高校的人才培养、科学研究和社会服务三大功能越来
3、越成为衡量高校竞争力和社会公信力的重要指标。高校的人才培养、科学研究和社会精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 8 页服务三大功能的有效发挥，必须依靠高校内部的教职员工来实现。因此，要使不同学科领域的人才在教案、科研和社会服务等岗位上得到最佳的配置，就需要高校为教职员工科学有效地建立高校内部人力资源数据信息库，通过对数据信息库中的大量数据进行统计分析，最大化地为高校人事管理提供科学的决策咨询服务，为高校选人用人提供优质快捷的服务。这就是高校人事档案管理信息化建设价值的逻辑起点。在高校人事档案中，其记载内容主要是记录和反映着教职
4、工多方面的内容，不但包括个人学业阶段、个人家庭状况、个人自然情况等信息，还包括进入高校后在教案、科研和社会服务方面的业绩。这些信息是了解和评价高校教职员工的一个重要依据。因此，在大数据时代，高校人事档案管理要想实现科学决策，使得高校内部每一位教职员工信息完全和信息对称，就需要高校改变传统的纸质档案管理模式，积极运用计算机网络技术，建立系统全面的高校人事档案数据系统，使高校人事档案管理工作与高校的教案、科研和社会服务实现有效融合，促进人事档案管理信息化建设。二、当前我国高校人事档案管理信息化建设面临的三重困境高校人事档案管理水平的高低，直接影响着高校人才选拔和任用，关系到高校教案、科研和社会服务
5、竞争力的提升，关系到高校的长远发展。然而，当前我国高校人事档案管理信息化建设过程中，面临着观念、资源和评价等三重困境。第一，观念困境。由于人事档案内容涉及到个人隐私，加上政治性比较强，因此，高校领导把保管工作放在第一位，认为做好档案的收集、整理、存储、检索、传递和保密等工作是高校人事档案管理工作的重心，在一定程度上精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 8 页忽视了对档案信息的开发利用；还有一部分高校领导认为，高校人事档案管理就是对高校教职员工的人事档案进行裁剪、装订、保管等一系列的事务性工作，在工作过程中，将人事档案保管好，做
6、到不丢失、不泄密为保管原则。有的高校领导认为，高校人事档案管理工作是人事部门或者档案管理部门的事情，与学院的教案、科研和社会服务工作没有太多的关系。在问卷调查中，问及对高校人事档案信息进行开发方面，有将近一半的问卷答案直接选择的选项是“没有”，还有一部分调查问及后写的是“如何开发？”，这说明在很大程度上，高校领导和管理者在开发利用人事档案信息服务人事管理决策的意识比较薄弱。第二，资源困境。高校人事档案管理资源困境主要包括人事档案管理人员的技术困境、高校人事档案管理部门的管理设施和技术手段落后等方面，从而造成高校人事档案利用效率低。首先，从高校人事档案管理人员的组成来看，很大一部分都是由组织部或
7、者人事部门的非专业人员兼任，很多管理者在大学学的专业都不是人力资源管理专业或者图书情报专业，对人事档案管理专业知识缺乏了解，加上高校领导认为人事档案管理就是保管不丢失的观念，对于高校人事档案管理人员来说缺乏人事档案管理培训机会，再加上高校行政岗位内部流动性大等因素，严重影响了高校人事档案管理工作者在工作业务方面的自我完善。另外，由于高校人事档案管理人员计算机水平有限，缺乏专业的档案管理信息化输入，分类、编目、检索还是依靠手工完成，这在一定程度上影响了人事档案的利用效率。其次，在高校人事档案管理的设施投入方面，很多高校的人事档案管理目前还是处于手工和半手工状态。装订人事档案材料还是一直沿用采用鞋
8、带穿孔式的老办法，调阅档案采用原始的手工查阅操作方式，而精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 8 页且纸质档案还容易出现潮湿和霉变，有的原始档案调阅次数过多，还容易造成纸质材料的磨损等。高校人事档案的低利用率不能显示出人事档案的真正价值，亟需高校人事档案管理实现信息化。第三，评价困境。当前高校人事档案管理工作的评价，还是沿用传统的人事档案管理评价方法，缺乏信息化建设评价指标体系。这主要表现在两个方面，一个是高校人事档案信息化建设方面，没有建设标准，各个高校任意发展，如对档案室的投入、人员配备、信息化建设程度等方面，没有具体的建
9、设指标体系，因此，高校人事档案管理信息化建设缺乏统一执行标准及实施办法，也没有量化考核目标，因此，很多高校在人事档案管理信息化建设方面积极性不够。其次，很多高校对于人事档案管理信息化建设缺乏具体的制度，没有制定严格的考核制度和奖励体制，使得高校人事档案管理信息化建设还是处于制度困境之中，无法对人事档案管理信息化工作进行有效的考核。三、我国高校人事档案管理信息化建设的实施对策由于高校人事档案管理信息化建设面临着观念、资源和评价困境，在大数据技术时代，高校传统的人事档案管理方式容易出现管理漏洞和缺失，给高校人力资源管理的整体运转造成一定的效益损失，需要高校改革传统的人事档案管理方式，加强人事档案管
10、理信息化建设，逐步实现高校人事档案的科学化管理和有效的人事决策。第一，高校领导转变传统的高校人事档案管理观念，主动积极开展人事档案管理信息化建设。“随着越来越发达的计算机网络技术，信息化的人事档案管理的实现已经拥有了强大的技术支持，关键在于学校领导的思想转变。”因此，高校人事档案管理信息化建设需要高校领导转变传统的高校人事档案管理精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 8 页观念，充分重视和树立高校人事档案管理信息化建设意识，将人事档案管理信息化建设纳入到日常的具体工作中，首先是保证人事档案管理信息化建设的经费到位，完善人事档案
11、管理信息化建设的设备设施；其次是人事档案管理专职人员保证，这就需要协调组织人事管理部门，在机构设置和人员编制上给予充分保证。有了人财务的保证，就需要在高校领导和人事档案管理部门的领导下，充分发挥高校人事档案管理工作人员的积极性，找准人事档案服务人力资源的切入点，为人事档案服务人事管理决策提供科学有效的数据信息服务。第二，高校加强人事档案管理资源配置和建设，为学校教案、科研和社会服务提供科学有效的数据和信息支持。要加强高校人事档案管理资源配置和建设，首先就是人事档案管理专业人员的配备。“学校要提高档案管理人员的管理水平和技能，逐步加快高校人事档案管理的信息化发展进程。”高校应该引进具有计算机网络
12、信息技术方面的专业人才，或者高校对现有的人事档案管理人员进行专业培训，使其熟悉和掌握人事档案管理业务知识，又懂得计算机网络信息技术的复合型人才，以适应高校人事档案管理信息化建设对于人事档案管理人才的新要求。其次，高校更新和完善人事档案管理设备和设施，将高校内部不同院系和部门教职员工的人事档案信息进行分类、编目，使用计算机网络技术将全部教职员工的人事档案管理信息进行数据处理，为全部教职员工建立新型电子化信息档案，通过计算机对高校人事档案实现完整、准确和动态、立体的管理，构建一个全校人事档案管理数据信息平台，在这个平台上，相关管理人员能够进一步了解教职工的相关信息，如学历状况、相关教案和研究经历等
13、信息内容。新型电子化信息档案能够为学校教案、科研和社会服务等方面提供相关数据和信息支持，在促进高校人才的合理流动和优化配置方面发挥着精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 8 页重要功能。第三，以服务高校人事管理为评价目标，实现对对人事档案信息的有效开发利用。高校人事档案管理的最终目标就是通过对人事档案信息的有效开发利用，服务高校人事管理，实现高校人力资源的合理配置。这也是对高校人事档案管理的评价目标。高校人事档案管理要服务好高校人事管理，需要高校以人事档案为基础，为全体教职员工建立完善的人力资源信息化管理系统，实现人事档案信息
14、化建设。高校为了有效开展人事档案管理信息化建设，需要建立高校人事档案管理信息化建设评价指标体系，根据这些信息化建设评价指标体系，积极推动高校人事档案信息化建设进程。同时，在高校内部推行人事档案管理信息化建设考评制度，通过高校顶层设计，对高校人事档案管理信息化建设相关部门和个人进行严格的考核评价，建立一个优质的高校人事档案管理体系，实现了以人事档案为人才信息源，有效利用计算机网络技术，建立高校人才信息库和高校人力资源信息化管理系统，不但为学校内部的人事管理提供信息咨询，还能够主动为学校及社会人才合理流动提供服务通道。参考文献 1 王雨霞 .浅析人事档案的现代信息化管理方法J.华章,2011(9)
15、:216 2 韩淑华 .高校人事档案管理存在的问题与对策J.河北科技师范学院学报(社会科学版 ),2013(14):107-109 3 高江宁 .浅析高校人事档案管理中若干“不合时宜”之问题J.高校图书情报论坛 ,2010(16):155-159 作者简介陈媛华，女，四川南充人，西华师范大学人事处人事科副科长，主要从事精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 8 页高校人事档案管理研究。版权申明本文部分内容，包括文字、图片、以及设计等在网上搜集整理。版权为潘宏亮个人所有This article includes some part
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