后勤公司公文管理制度样本.docx

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1、后勤公司公文管理制度样本 后勤公司公文管理制度样本 为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据国家行政机关公文管理办法有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。 一、公文的定义及分类1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。 2、公司公文分类： （1）公司规章制度及流程文件和表单类。 （2）通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。 （3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。 （4）请示：适用于向上级机

2、关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。 （5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。 （6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况（7）会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。 二、公文处理原则1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。 2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密

3、。 4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。 5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。 三、管理规定1、起草公文要求。 （1）起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件)（2）公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。 （3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。 （4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。 2、收文管理（1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况

4、（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等） （2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。 （3）公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。 3、发文管理（1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。 （2）、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。 （3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。 （4）、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否

5、统一、规范等。 （5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。 4、公文的存档与保管（1）、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。 （2）、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。 各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材

6、料均按上诉规定办理。 XXX股份有限公司文件 穗XX发【2021】第12号 关于印发公文管理规定的通知 公司各部门： 为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。 一、公文的常见种类 （一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。 （二）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤 销下级部门不适当的决定事项。 （三）决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。 （四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达

7、要求 各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。 （六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。 （九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。 （十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。 （十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请 求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 二、公文的收发和承转 （一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司各

8、部门拟写的内部公文。 （二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。 （三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。 三、公文的拟办和传阅 公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送： （1）办公室呈总经理批办； （2）有关部门承办； （3）有关部门传阅。 四、公文的批办和承办 总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容： （1）归总经理个人档； （2）送有关

9、部门承办； （3）送有关部门传阅。 五、公文的催办和反馈 （一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的 批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。 （二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。 六、公文的办复、清缴和归档 （一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报告有关领导。 （二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行留档，由办公室填留档表备案。 （三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理

10、完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。 七、文稿的起草、审核和签发 （一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。 （二）凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各职能部门负责起草。 （三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，由公司领导签发后交办公室统一下发。 （四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。 （五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，

11、发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。 八、发文文号规定 （一）公司对外行文的文号为： 董事会行文：“穗XX董发”【200x】第xxx号 “穗XX董函”【200x】第xxx号 公司名行文：“穗XX发”【200x】第xxx号 “穗XX函”【200x】第xxx号 （二）内外公函： “办公室”的文号为：“穗XX办函”； “财务部”的文号为：“穗XX财函”； “商务部”的文号为：“穗XX商函”； “质量保证部”的文号为：“穗XX保函”； “生产部”的文号为：“穗XX生产函”； （三）各部门文号顺序 由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，

12、办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。 九、公文的保密 （一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。 （二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。 （三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。 （四）各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。 （五）传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。 （六）收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。 十、本规定之颁布之日起执行。 不可否认，写得非常好。 就是要像作者一样，这么认真写好一篇范文嘛。 6