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1、物资工作职责及方法 物资供应部职责物资工作职责及方法 物资管理始终要以严格控制材料采购价格，严格控制材料消耗，坚决把材料消耗控制到合理损耗范围之内，把材料成本降到最低作为原则；把保证物资正常供应，同时降低材料采购成本，降低材料消耗成本做为管理目标。物资管理要以物资计划管理工作为龙头，抓住物资采购供应管理，控制好物资验收、发放和消耗中间等管理环节。具体物资工作职责及方法如下： 一、前期准备工作 项目上场后，物资部立即开展如下工作： 1、查看招标文件、投标文件、施工合同等，了解主要材料的供应方式。知道哪些材料是甲供材料、甲控材料和自购材料。 2、及时了解当地材料资源、价格、供应商等情况，分清哪些材
2、料是本工程的紧缺物资。对于紧缺材料要提前谋划以防影响施工。 3、根据集团公司、工程公司的相关规定和项目上的实际情况，明确物资管理目标，制定项目部自己的规章制度，并严格把制度落实到位。 二、材料计划管理 材料计划分两种，一种是总量需求计划，另一种是材料采购计划。 （一）、总量需求计划 总需求计划就是整个工程的材料需用量。总量需求计划有工程部提供，计划部、总工复核。 （二）、材料采购计划 材料采购计划是根据施工方案，施工进度，再根据材料生产周期、配送周期、库存量编制的材料采购计划。 编制计划内容：如材料名称、规格型号、质量要求、数量、需用日期、使用部位等。 通过物资计划工作使材料供应工作按施工进度
3、分期分批进货，适时适量供应；使材料供应工作达到：供应好，周转快，费用省，降低采购成本，保管成本，保证施工需要的目的。 （三）材料采购计划总量到达总量需要计划时，物资部及时与工程部门核对材料需用量，查明原因，禁止超过材料总量需要计划进行物资采购。 三、材料采购供应管理 1、材料采购应当按股份公司集中采购管理规定执行，所有材料（包括甲供、甲控材料）都要提前45天上报采购计划到公司物资部.2、大宗材料采购必须进行公开、公正、公平的招标采购。公开招标就要严格按招标程序办理。公开招标主要工作有编制招标书、标书评审、发布公告或投标邀请函、开标、评标、形成评标报告、发送中标通知书。 3、其他材料必须做好询价
4、采购，询价采购也要按询价程序执行。询价工作主要有编制询价函，发送询价函给合格的供应商，统计汇总供应商的报价单，根据报价情况，选择部分供应商进行第二轮谈判，并形成谈判记录，项目部物资部书写询价报告报项目经理审批。询价报告主要内容包括询价函发送情况，收到报价情况，第二轮谈判情况以及物资部的建议等。同样询价资料也要报公司物资部备案存档。 5、应急采购是指工程上场，材料还没有公开招标或项目部资金紧张，材料款欠款严重，供货商断断续续供货，甚至停止供货。为了确保工程施工正常进行，而采取的应急采购，也可以叫临时采购。应急采购，必须坚持“询价、货比三家”采购，并保存好询价资料备查。 6、项目部在物资采购过程中
5、出现特殊情况书面上报公司物资部进行报批。 7、签订材料采购合同 （1）起草合同 物资部及时起草材料采购合同。合同首先经过项目部评审，然后报公司相关部门进行评审。合同评审按公司法务部制定的合同管理办法执行。合同评审通过后，及时签订合同，严禁无合同进行采购。 （2）登记合同台帐 合同签订后，按集团公司合同台帐格式，及时登记合同台帐。 四、物资验收、发放和核算管理 （一）材料到场验收 1、材料到场验收需要由项目部物资部材料员、施工队材料员、供货单位人员共同验收。验收内容：材料的质量、数量、规格型号、材料合格证（质保证）等。验收合格没有问题时，三方在送货单（收货单）上签字认可。由物资部材料员现场盯控，
6、确保材料卸到施工现场。 2、物资部及时通知试验室进行取样做试验，试验室把检测结果及时反馈到物资部。不合格材料及时封存，通知供应商进行处理。 3、当数量、质量验收合格时，及时按规定标准填写验收凭证（点验单）、登记台帐。 （二）材料发放 1、物资部材料员（保管员）发料时，要严格发料手续，要做到以下几点： 严格按项目部领导批复的发料单为准，杜绝无计划发放，超定额、超损耗发放。 严格按工程项目施工合同中规定发放的材料品种发料。 发料时坚持按发料单位上的材料名称、规格型号、数量发料。保证帐物相符，准确无误 及时登记队伍领料台帐。 （三）、材料核算应该注意的几个问题： （1）临建材料与构成工程主体的材料一
7、定要分开。 （2）安全用品或用于安全方面的材料必须单独发料，单独列入专项储备-安全经费。 （3）物资部在材料点验单、发料单交财务时要进行分类，确保发料单材料分类与点验单分类相同一致，录入财务共享软件时确保物资分类入库、出库相同。 （5）加工费、安装费等不属于材料，不能点验、发料。如果运费与材料发票一起报帐时，运费可以摊到材料价格中进行点验、发料。办公用品不得点验、发料，直接凭发票财务报帐。 （四）、现场材料盘点 每月月底，物资部、财务部、计划部、工程部等相关人员共同对现场所有材料进行盘点，包括周转材料等。盘点要按队、按仓库逐一盘点，然后统计汇总，形成书面盘点表，并有相关人员签字。 （五）、材料
8、节超分析 每月月底要进行材料节超分析，材料的应耗量（设计量+损耗），由工程部，计划部提供。物资部提供准确的材料消耗量。三部门共同进行材料节超分析，并编制材料节超分析说明，编制说明内容应有编制期限、设计数量来源、损耗率是多少 、材料节超情况。 （六）、登记台帐，编制报表 物资部要及时登记台帐、及时编制各种报表。台帐、报表有：到货登记台帐、物资材料动态明细帐（收支存）、材料汇总台帐、队伍领料台帐、发票台帐、材料外欠款台帐、周转材料台帐、废旧物资处理台帐、合同台帐、材料消耗表、现场材料盘点表、材料节超分析表及上报公司的各种报表。 （七）对帐 1、与供应商对帐 每月月底及时与供应商进行对帐，对帐凭证复
9、核通过后，形成统计汇总表，双方签字盖章，双方各留一份。另外还应该对货款支付情况进行对帐，双方在对帐单上签字盖章。 2、与财务部对帐 每月物资部与财务部必须对帐，确保帐帐相符，帐物相符。对帐时不仅要对库存金额，还要对入库金额与出库金额进行复核，确保入库金额与财务帐上的原材料借方金额相等，出库金额与财务由上的原材料贷方金额相等。对帐完毕，财务部在材料消耗报表上签字确认。 (八)资料整理归档 、物资业务凭证的整理归档 物资业务凭证包括材料采购计划、各种业务台帐、库存盘点表、点验单、发料单、材料消耗报表、材料节超分析表 等，以上资料要按月装订、存档。 合同台帐整理归档 物资部对签订的合同及时收集、整理、登记，每月把合同台帐交项目部法务联络员，由法务联络员定期上报公司法务部。物资合同与设备合同必须单独整理单独存放归档。 京津之门一期项目工程物资部 20_年4月1日 第 7 页 共 7 页