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1、道路绿化及景观提升工程EPC项目采购管理方案（一）项目采购管理程序1.采购的基本程序编制采购计划确定合格供应商采购申请询价及报价评审召开供应商协调会及签订采购合同催交、检验、运输物资交接及收尾服务。2.采买采买是指项目采购部从接到请购文件起到发出采买订单止的过程，包含的工作如下：2.1确定合格供应商项目采购部应从业主批准的供应商名录中选择供应商，并检查其市场准入证；未包含在供应商目录中的供应商，需提交一份技术商务支持文件，经项目经理审查，提交给监理并经由业主批准。2.2采购申请对于重大和关键设备材料，项目采购部准备一份“采购申请”，详细说明所需采购材料、设备的技术要求、所需数量、检查要求和供应
2、商资料，采购申请的材料准备齐全后向监理及业主提交审批。2.3询价及报价评审项目采购部对经监理及业主审批的采购申请中的材料、设备向供应商发出询价文件。设备材料的询价文件由两部分组成：技术询价文件。此部分由设计管理部编制，内容包括：请购文件、技术规格说明书、数据表、采购说明书、询价图以及采购数量等。商务询价文件。此部分由采购部组织编制，内容包括：询价函、报价须知、采购合同基本条款、商务报价表等。项目设计管理部对供应商进行技术、质量评审；项目采购部对供应商进行商务评审，并且评估供应商的财务能力和售后服务质量。2.4召开供应商协调会在最终选定中标供应商之前，要召开合格供应商协调会，使这些供应商有机会解
3、释、澄清或确认技术评审和商务评审中提出的各种问题。2.5签订采购合同项目采购部进行报价比选，向项目经理上报评审结果及报价顺序，再向监理及业主推荐。推荐获得业主批准后，我单位编制并签订采购合同。2.6当地采买在项目所在地购买、运输和现场存储项目所需的短周期、临时性的、零散材料和设备，以满足工程施工的需求，保证工程项目的顺利进行，采购部编制当地采购程序，当地采购人员负责在施工当地进行现场采购活动。2.7采购变更采购变更是指在项目实施过程中，由于变更而引起的对采购方式和采购内容进行的修改或补充。项目采购负责人在收到项目经理签认的变更单后应进行以下工作：了解变更的范围和对采购的要求；预测变更对采购的费
4、用和时间的影响；制定变更的采购实施计划并实施。3.催交为确保从不同供应商订购的设备、材料都能按订单规定的合同交货日期交货，项目采购部材料员通过各种努力和必要的渠道督促供应商，并及时和定期地向项目采购负责人汇报情况，通过项目经理向监理及业主通报情况，定期发布采购催交状态报告(常规催交以月为基础)。催交的主要工作范围：编制催交计划，特别是主要设备的催交计划。负责催交供应商的先期确认图纸、最终确认图纸及技术资料，并在确认后督促设计管理部按时返回供应商。了解并督促供应商的生产进度的执行情况等。为了保证按期将设备材料运抵现场，催交人员要监督运输的准备工作，例如货运文件的准备，包括保管手续、进出口许可证等
5、。编制催交状态报告。4.检验项目采购部根据采购申请和相关合同、规范的要求，负责在供应商的工厂检查设备、材料和监督试验。对检验进行分级管理，确保所有的设备、材料完全符合批准的采购申请和相关的技术要求及检查试验等级要求。进出口设备材料必须经过国家或地方的商检机构的商品检验。4.1检验的主要工作范围编制检验计划；中间检验；成品检验、试验；办理委托驻厂监造或商检机构检验；编制提交检验报告。4.2不合格品的控制项目采购检验人员是控制不合格品的归口负责人，负责控制不合格品的标识、记录、评价、隔离和处置，并向质量管理部报告。必要时要会同有关部门和业主对有争议的不合格产品进行评价和提出处置决定。检验过程中发现
6、不合格品时，要求供应商填写“不合格品单”，并对出现不合格问题的设备提出标记，对暂时无法解决的问题，要求供应商停止制造，待提出返修方案并征得质量管理部同意后，才能继续加工。对不合格品的处理应做出“报废”、“让步使用”、“返修”的处理结果。检验工程师应填写“不合格品报告”，当让步使用时，需经设计人员认可。5.运输运输是指设备材料制造完毕，经检验合格后，从制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等业务。项目采购部负责所有运输活动的管理和控制。计划和管理项目设备材料的运输活动，编制运输计划。制定运输规程，对运输的路程、文件、包装以及标志等问题应做出规定。确定国际或者国内的运输代理机构，监督所选择的
7、运输代理商的活动。保证安全、经济、迅速地将设备材料运到现场。应定期提供和更新运输状态报告。6.中转与交付6.1中转站的设置中转站的设置应综合考虑项目所覆盖的范围、途经的地形地貌、交通条件以及施工分包商的状况等各方面因素，使每一个站都能充分发挥其作用，满足各施工分包商的设备材料需要。站址的选择应考虑以下方面：交通便利、接货方便；能满足中转站所负责区域工程材料的施工进度、材料装卸、存储、运输、保管的要求；材料中转方案的确定必须经过实地踏勘，形成较为详实的可研报告，报业主批准。6.2物资调拨程序6.2.1需要在中转站临时存储的设备材料中心调度室根据项目进度向采购部下达物资调拨通知；项目采购部依据设计
8、图纸汇总料表，核对技术管理部申请用量，并根据货物的实际到货情况下达调令，中心调度室与采购部负责人签字确认后，下达给技术管理部与中转站执行；中转站按照调令开具调拨单，并做好物资调拨准备，保证配套设备、附件、工具的齐全；保管员严格按照调令发料；设备或材料如有随箱资料(如合格证、材质单、使用说明、安装手册、维修手册等)，应保存原件，在发货时将其复印件交领料人，并在调拨单备注中注明所发资料的名称、数量；直拨材料，由项目采购部开具直拨单，领料人签字提货；合格证等资料原件保存在采购部，将其复印件交领料人，并在直拨单备注中注明所发资料的名称、数量。6.2.2直接运抵现场的设备材料采购部根据中心调度室批准的施
9、工用料计划将设备材料直接运至现场，并与技术管理部办理物资交接手续，具体见采购部与技术管理部的协调的内容。（二）采购计划1.采购计划编制项目采购计划是保证工程建设在合理工期内完成的重要工作。项目采购负责人负责组织编制项目设备材料采购计划，经项目经理批准后实施。1.1编制依据编制项目采购计划的依据如下：1）项目总承包合同；2）工程总承包企业有关采购管理的程序和制度；3）项目总进度计划；4）项目设计进度；5）设备制造周期(即实际制造周期加上材料运输时间)；6）业主提供的购置设备、材料的资金计划；7）采购部的人力负荷以及供应商接受任务的能力。1.2编制内容项目采购计划应包括以下内容：1）项目采购计划编
10、制依据；2）总承包项目概况；3）项目采购原则，包括分包策略及分包管理原则，进度、费用、质量和安全等的控制原则；4）项目采购任务的范围和内容，EPC总承包商与业主以及施工分包商在目采购任务方面的分工及责任关系；5）采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排；6）采购费用控制的主要目标、要求和措施；7）采购质量控制的主要目标、要求和措施；8）业主对项目采购工作的特殊要求，以及EPC总承包商对业主要求的意见和拟采取的措施。项目采购部及项目经理部其他相关人员应严格按采购计划开展工作。2.采购计划保障措施项目采购工作是工程建设进度的重要保障，针对本项目工期紧、任务重的情况，我单位将
11、充分利用我单位丰富的采购管理经验，编制详细完善的项目整体采购计划，根据项目工程进度，提前筹划相关采购工作，并充分发挥我单位战略资源优势，在最短时间内调集相关资源为本项目服务。2.1三级采购进度计划一级采购进度计划主要用来控制采购开始时间和采购结束时间，从而确保采购进度总目标的实现；二级采购进度计划主要用来控制分类的设备、材料采购进度里程碑，以确保一级采购进度计划实现；三级采购进度计划主要用来控制所有订单的进度计划，以确保二级采购进度计划的实现。（三）采购质量保证措施1.战略资源优势我单位拥有多年的大型公用建筑施工管理经验，在土方、混凝土、钢筋、砖、水泥、砂石、石材、苗木等材料、设备采购方面积累
12、了众多战略合作单位，根据我单位以往经验，战略合作单位更看重长期合作和长远利益，相比临时选择的合作单位，在质量方面更有保障。为确保本项目材料、设备采购质量，将引入我单位战略合作单位资源库，为本项目采购优质产品。2.整体采购计划在制定采购计划阶段，我单位将把合同约定材料、设备采购标准纳入项目整体采购计划，确保严格按照合同标准执行。3.采购全过程质量控制采购部是采购的管理和工程管理部门，应编制“物资采购控制程序”来确保采购的货物符合采购要求。3.1采购前期根据不同的采购产品对项目实现过程的影响，以及对最终产品的影响，将物资分类。根据物资的重要性，采购部组织评价，拟定合格的供应商，然后根据合同约定，由
13、业主或者自行确定供应商。对供应商的评价和选择应考察供应商单位资质、经验、履约能力、售后服务能力等，并应保持持续的跟踪评价，减少因采购导致的风险。采购部负责确定采购要求，在与供应商沟通之前，确保规定的采购要求是充分和适宜的。3.2物资加工过程要求供应商按照采购货物的特点建立并严格执行质量管理体系，采购部按照有关条款对各供应商的质量管理体系进行审核。对于供应商承担的质量职责，项目经理部要在与供应商达成的采购合同中给予明确。项目经理部委托驻厂监造，并授予监造人员一定的权利，以利于监督工作的正常开展，监造人员要针对加工制造的物资或设备，制定监造计划、监造实施细则并编制相应的程序以规范工作。3.3采购物
14、资的验证在采购合同中应明确物资验证方法，验证工作由采购部组织。根据国家、地方、行业对各种物资的规定、物资重要性的不同，确定对物资的抽样办法、检验方式、验证记录等。对验证中发现不合格品，应编制“不合格品控制规定”进行规定处理。4.现场检查验收材料、设备进场后，我单位现场管理人员将及时进行检查验收，对产品名称、规格型号等进行信息检查，并通过专业检测仪器对样品进行质量检测，检查检查均合格后，方可验收通过。（四）采购价格控制措施工程总承包项目采购管理是项目执过程中的重要工作，它能否经济有效地进行，不仅影响着项目成本，而且也关系着项目的预期效益能否充分发挥。采购工作应遵循公平、公开、公正的原则，选定供货
15、商。保证按总承包项目的质量、数量和时间要求，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的设备材料及有关服务。大多数总承包项目其设备材料的支出占工程的总支出比重比较大，所以在采购阶段公司注重抓好购货环节，其主要措施如下：（1） 实行预算管理制度，使采购工作汇总支出控制在费用预算范围内。（2） 择优选择供应商。严格执行资格预审及市场准入制度，选择性价比高的物资，推行限额采购，以达到将费用控制在预算内的目的。签订合同时合理确定合同价格、供货时间和质量。（3） 避免重订、错订、漏订，控制订货余量，保证物资质量避免返修以减少资金浪费。（4） 合理选择采购分包商。减少采购的中间环节，尽量直接与供应商洽谈业务，避免不必要的手续费，降低采购成本。（5） 采购部建立采购审批、岗位分工，职责分工，独立稽核等内部控制制度，减少以权谋私、腐败的机会。