《办公室秘书礼仪汇编.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室秘书礼仪汇编.docx（40页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、办公室秘书礼仪办公室秘书礼仪1电话礼仪在接听电话时，你所代表的是单位而不是个人，所以不仅要言语文明、音调适中，还要让对方能感受到你的微笑。同时，更不要遗忘每一个重要的电话都要做具体的电话记录，包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。迎送礼仪当客人来访时，应当主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或接待区，并为其送上饮品，假如是在自己的座位上交谈，应当留意声音不要过大，以免影响四周同事。另外，接待客人要切记面带微笑。握手礼仪开心的握手是坚决有力的，这能体现你的信念和热忱，但不能太用力且时间过长。假如你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和别人握手了，但要主动向对方说明不握手的缘由。名片礼仪递
2、送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并仔细看一遍上面的内容，使对方感觉你很重视他。参与会议时，应当在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。在办公室工作，服饰要与之协调，以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最相宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士留意不要穿印花或大方格的衬衫；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使内衣若隐若现很不雅观。在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人留意力，叮当作响的手镯也不宜戴。在办公室里对上司
3、和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家每天见面就将问候省略掉了。您好、早安、再会之类的问候语要常常运用，不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用先生或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。对在一起工作的女同事要敬重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女同等，一切根据社交中的女士优先原则去作未必会让女同事兴奋。行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟，更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或须要化妆，则应去专用的吸烟室或化妆间。若旁边没有这类场所，则只好借助于洗手间。办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡肯定会引起上司的不满。私人
4、电话接起来没完没了会招致同事们的白眼，而坐在办公桌上办公或将腿整个翘上去的样子都是很难看的。要避开口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事，要首先报告给顶头上司，切莫委过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告，常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。接待来访者要同等待人，而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和，面带笑容。绝不能粗声大气，或者以拳头砸桌子来加重语气。去别的办公室探望同样要留意礼貌。一般须要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。在别的办公室里，没有主子的提议，不能随意脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、
5、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以20分钟左右为准。秘书办公室着装礼仪秘书在办公室着装的服饰应以端庄大方、稳重高雅为宜。因为款式太过时髦，别人光留意看你的服装，会忽视了你本人，只有穿着服装大方得体，别人才会同事留意到你这个人。好的服装质地和好的服装款式，既能够恰如其分的表现你的身份和地位，还能增加别人对你的信任和好感。秘书除了打算几条颇具品位的深色或浅色长裤，增加一些成熟和干练感觉之外，更多地应当选择穿着裙装，因为裙装比较精神和优雅，行为也便利，而且很有职业女性的味道。但是，在选择裙装时，肯定要特殊留意
6、裙子的长度，裙子的长度是视你自己的腿型与膝盖的匀整好看与推翻定的。当然，过短的裙装绝不合适在办公室内穿，因为既不便利又不雅观。办公室内着装色调不能太艳，否则会影响别人的留意力，明晃晃的简单给人担心定的感觉，影响工作。相宜的色调是柔软雅淡的颜色如灰色，这会给人一种舒适稳重简单接近的感觉，而且和目前国际流行的办公家具的颜色也较协调。办公室的服饰还有依据当天的天气状况、个人的心情、当天的约会支配来设计搭配或选择合适的上班服装。一件质地精良、手感良好、设计大方的上衣配一条垂坠的长裤，或是配一条做工探究的裙子；颜色可以是单色，也可以是同色系，但全身上下以三色为限，色调应协调，款式应明快，质地应松软滑爽或
7、有垂坠感。对于秘书来讲，好的服装是个人及企业形象的标记，是必需品。他能显示出权威性和亲和力，便于和客户之间的沟通，更便于创建与调整办公室内的氛围。办公室秘书礼仪2秘书在办公室着装的服饰应以端庄大方、稳重高雅为宜。因为款式太过时髦，别人光留意看你的服装，会忽视了你本人，只有穿着服装大方得体，别人才会同事留意到你这个人。好的服装质地和好的服装款式，既能够恰如其分的表现你的身份和地位，还能增加别人对你的信任和好感。秘书除了打算几条颇具品位的深色或浅色长裤，增加一些成熟和干练感觉之外，更多地应当选择穿着裙装，因为裙装比较精神和优雅，行为也便利，而且很有职业女性的味道。但是，在选择裙装时，肯定要特殊留意
8、裙子的长度，裙子的长度是视你自己的腿型与膝盖的匀整好看与推翻定的。当然，过短的裙装绝不合适在办公室内穿，因为既不便利又不雅观。办公室内着装色调不能太艳，否则会影响别人的留意力，明晃晃的简单给人担心定的感觉，影响工作。相宜的色调是柔软雅淡的颜色如灰色，这会给人一种舒适稳重简单接近的感觉，而且和目前国际流行的办公家具的颜色也较协调。办公室的服饰还有依据当天的天气状况、个人的心情、当天的约会支配来设计搭配或选择合适的上班服装。一件质地精良、手感良好、设计大方的上衣配一条垂坠的长裤，或是配一条做工探究的裙子;颜色可以是单色，也可以是同色系，但全身上下以三色为限，色调应协调，款式应明快，质地应松软滑爽或
9、有垂坠感。对于秘书来讲，好的服装是个人及企业形象的标记，是必需品。他能显示出权威性和亲和力，便于和客户之间的沟通，更便于创建与调整办公室内的氛围。秘书办公室服饰着装禁忌1、服饰着装不能体现特性。对策，人们戏言鞋合不合适，只有脚知道，说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果，这是因为不同的人性格气质不同造成的。所以，穿什么衣服应依据个人的特点而定，只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应，特殊是和自己的性格、气质、特性特征相吻合才是得体的。假如在着装上不顾个人的特点和自身条件，一味地赶时髦，就不仅不能展示自己的良好气质还会闹出东施效颦的笑话来。2、选择服
10、饰不懂的扬长避短。对策，秘书人员选择服饰肯定要留意扬长避短，尽量避开穿戴与自己体形不协调的服饰，这样才能充分展示自己身材的特长，使自己充溢自信地出现在各种社交场合。服饰着装还要体现民族特色。改革开放以来，我国各个领域的对外交往日益扩大，秘书人员在各种对外交往活动中与其穿西式服装，还不如穿民族服装，这样既不落谷套又易于引起对方留意。在每年召开的亚太经济合作组织非正式会议上，与会各国领导都穿戴举办国的民族服装，这表明民族服饰是受人欢迎和敬重的。3、选择服饰过于华丽或隆重。对策，简洁是当今服饰发展的大方向，服饰越简洁、越流畅，其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重，服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上
11、阵，还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感，有利于人际间的沟通。秘书服饰礼仪规范秘书正式着装在正式和非正式社交场合，秘书应穿黑色高跟皮鞋，鞋跟不要太高太细，以免走路时东摇西摆，步伐不稳，影响形象。志向的鞋跟高度是100px至150px。旅游鞋、布鞋与西装不相匹配，在正式场合是肯定不能穿凉鞋的，否则，被视为不懂礼仪。穿裙子应当配弹性好的连裤袜，颜色以肉色、浅灰色和浅黑色为常用。缺乏弹性的袜子不要穿，因为会在脚腕处形成皱着不雅观。最好不穿长筒袜，因为不合体时常常会出现在公共场所用手往上啦袜跟的现象，很是失礼。袜口不能露在裙摆或裤脚下边，会让人感觉你的下半身分隔了几段，很不
12、舒适，挑丝、有洞或用线补过的袜子都不能穿，最好是在手袋里随身带有备用丝袜。秘书外出公务着装外出公务与办公室内工作不同，前者比较多的暴露在日光下，与他人距离不是很近，又在行动中，而且代表着企业的形象，因此着装要求与做法也有所不同。外出公务的服装款式应得体，不要太紧身，也不宜过分宽松，以舒适大方为宜。服装质地要好，飘逸或挺立，使你站里行走时透出一种魅力。穿长裙、西装裤或长至掩盖高跟鞋的悬垂性好的长裤，也会是你散发出一种亭亭玉立的庄重。由于是外出，在服装的色调搭配方面，上下服装整体感要求更高，必需协调统一。秘书饰品的选择与佩戴选择好服装后，还应选择搭协作适的饰品，首先，饰品的色调与服装的色调要协调统
13、一;其次，饰品的风格也要和服装的风格相匹配。在办公室佩戴的饰品不要太惹眼，也不要太繁琐困难，太惹眼往往会分散别人的留意力而影响工作;太繁琐负责也会给你造成尴尬，影响工作效率。办公室秘书礼仪3机关单位办公室礼仪办公室礼仪是处理办公室人际关系的行为规范。在办公场所工作人员对上级既要敬重、支持、理解，同时又要保持应有的距离，对同事要真诚合作、公允竞争、宽以待人。在办公场合要公私分明，私人之事私人场所处理，不要把私事带到办公室来。不要在办公室场合长时间接打私人电话;不要在办公室场合上网闲聊;不要在办公场合干私活。在办公公众场合不争论领导，不谈论格调不高的话题，不谈及私人问题，尤其是小道消息及有损国家公
14、务员形象的话题。秘书接待基本礼仪：1、有人敲门，应回答请进，或到门口相迎;2、客人进来，应起立热忱迎接。假如家中不够干净齐整，显得零乱，要做些必要的整理，并向客人致歉;3、敬茶须用双手端送，放在客人右边。假如夏天酷热，要递扇子，或开电扇;4、吃饭时来客，要热忱地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾，并另换热茶;5、接受客人礼品，应当道谢;6、向主子或客人介绍对方时，姓名职务必需逐字清晰，须先将年轻者向年长者介绍;7、客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并支配家属陪着，然后再去干自己的事;8、客人坚持要回去，不要牵强挽留;9、送客要到大门外，走在长者后面;10、分手告辞
15、时，应说再见或慢走。附：办公室里不要谈论的话题职场人生风云变化，害人之心不行有，防人不心不行无。千万别把同事当知已，无话不谈，把自己的私域圈起来当成办公室话题的禁区，轻易不让人涉足，其实是特别明智的一招，是竞争压力下的自我爱护。一、不要谈论薪水问题同工不同酬是老板常用的手段，但假如用不好，就简单促发员工之间的冲突，而且最终会矛头直指老板，这当然是他所不想见的，所以发薪时老板有意单线联系，不公开数额，并嘱咐不让他人知道。假如你碰上喜爱打听薪水的同事，最好早做准备，当他把话题往工资上引时，你要尽早打断他，说公司有纪律不谈薪水;假如不幸他语速很快，没等你挡住就把话都说了，也没关系，用外交辞令冷处理：
16、对不起，我不想谈这个问题。有来无回一次，就不会有下次了。二、不要私人生活问题千万别聊私人问题，也别争论公司里的是非短长。你以为争论别人没关系，用不了几个来回就能绕到你自己头上，引火烧身，那时再逃跑就显得被动。办公室里闲聊，说起来只图痛快，不看对象，事后往往后悔不迭。惋惜说出口的话泼出去的水，再也收不回来了。把同事当知己的害处许多，职场是兑技场，每个人都可能成为你的对手，即便是合作很好的搭档，也可能突然变脸，他知道你越来越简单攻击你，你暴露的越多越简单被击中。三、不要谈涉及家庭财产之类的话题无论露富还是哭穷，在办公室里都显得做作，与其讨人嫌，不如知趣一点，不该说的话不说。就算你刚刚新买了别墅或利
17、用假期去欧洲玩了一趟，也没必要拿到办公室来炫耀，有些欢乐，共享的圈子越小越好。被人嫉妒的味道并不好，因为简单招人算计。四、不要讲野心勃勃的话野心人人都有，但是位子有限。你公开自己的进取心，就等于公开向公司里的同僚挑战。僧多粥少，树大招风，何苦被人到处提防，被同事或上司看成威逼。做人要低姿态一点，是自我爱护的好方法。在办公室里大谈人生志向明显滑稽，打工就安心打工，雄心壮志回去和家人、挚友说。你的价值体现在做多少事上，在该表现时表现，不该表现时就算韬晦一点也没什么不好，能人能在做大事上，而不在大话上。办公室秘书礼仪41、电话礼仪在接听电话时，你所代表的是单位而不是个人，所以不仅要言语文明、音调适中
18、，还要让对方能感受到你的微笑。同时，更不要遗忘每一个重要的电话都要做具体的电话记录，包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。2、迎送礼仪当客人来访时，应当主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或接待区，并为其送上饮品，假如是在自己的座位上交谈，应当留意声音不要过大，以免影响四周同事。另外，接待客人要切记面带微笑。3、握手礼仪开心的握手是坚决有力的，这能体现你的信念和热忱，但不能太用力且时间过长。假如你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和别人握手了，但要主动向对方说明不握手的缘由。4、名片礼仪递送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并仔细看一遍上面的
19、内容，使对方感觉你很重视他。参与会议时，应当在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。5、在办公室工作，服饰要与之协调，以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最相宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士留意不要穿印花或大方格的衬衫；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使内衣若隐若现很不雅观。6、在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人留意力，叮当作响的手镯也不宜戴。7、在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家每天见面就将问候省略掉了。您好、早安、再会之类的问
20、候语要常常运用，不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用先生或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。8、对在一起工作的女同事要敬重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女同等，一切根据社交中的女士优先原则去作未必会让女同事兴奋。9、行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟，更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或须要化妆，则应去专用的吸烟室或化妆间。若旁边没有这类场所，则只好借助于洗手间。10、办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡肯定会引起上司的不满。私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼，而坐在办公桌上办公或将腿整个翘上
21、去的样子都是很难看的。11、要避开口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事，要首先报告给顶头上司，切莫委过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告，常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。12、接待来访者要同等待人，而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和，面带笑容。绝不能粗声大气，或者以拳头砸桌子来加重语气。13、去别的办公室探望同样要留意礼貌。一般须要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。在别的办公室里，没有主子的提议，不能随意脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或
22、身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以20分钟左右为准。办公室秘书礼仪5 通话时声音不宜太大，让对方听得清晰就可以，否则对方会感觉不舒适，而且也会影响到办公室里其他人的工作。 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人供应便利。 当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随意传话。未授权的状况下不要说出指定受话人的行踪。 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先款待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能立刻挂断时，应告知来访的客
23、人稍等，然后接着通话。 在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。 假如对方没有报上自己的姓名，而干脆询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：对不起，请问您是哪位? 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避开泄露隐私，也可以避开由于打岔引起的尴尬和不悦。 听不清晰对方说话的内容时，最好不要迟疑，应马上将状况明确告知对方，请对方赐予改善。 假如电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方说明清晰。 挂断电话前的礼貌不行忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。办公室秘书礼仪6一、做好亲切迎客(一
24、)学习目标要求做好亲切迎客，对于事先预约的或未预约来访者都应当亲切欢迎，给来访者以良好的第一印象。(二)做好亲切迎客当你望见来访者进来时，应立刻放下手中的工作，站起来，礼貌地招呼一声你好，欢迎。一般状况下不用主动和来访者握手，假如来访者主动把手伸过来，你要顺其自然，最好能马上确定对方从何处来，叫什么名字。对于预约的来访者，在来之前，你要有所打算，要事先记住对方的姓名，当来访者应约而来时，要热忱地将其引入会客室，马上向上司通报。遇到事先你并不知道的预约来访者时，当你问客人：事先约好时间了吗?来访者答：约好两点钟见面。你才知道这是已约好的客人，这时你肯定要抓紧致歉：啊，真对不起，失礼了。因为站在客
25、人的立场来说，既是约好时间才来的，却被问有没有约好，内心肯定感到不太兴奋，而且也显示出公司本身信息传达没做好，或是上司忘交待，所以肯定要致歉。有些来访者事先并未预约面谈时间，而临时来访，作为秘书人员，也应热忱友好，让客人感觉是受欢迎的。然后询问客人的来意，再依当时的状况，推断适当的应对方法。假如须要上司接待，要先问清你的上司是否情愿和是否有时间接待。假如上司正在开会或正在会客，并同看法客，你便可以对临时来访者说：愧疚，经理正在开会，您可等一会儿。假如上司没时间接待，你要登记对方的要求，日后予以答复，不能推诿、拖延或敷衍了事。来访者没有预先约定会谈时间，却突然来访，你向上司汇报，上司说不能会见，
26、并请你找借口打发来访者，这时你的应对方式可以有两种情形：一种是，请示上司可否派人代理接见来客，假如上司同意派人代理，你可以告知来访者不巧，经理正在会客(或开会)，我请科长来与你谈，好吗?另一种是以既热忱又坚决的看法回答上司的确无法接待的来客，帮助上司挡驾。秘书人员还要学会在上司受到来访者纠缠不休时代为解围。假如接待的是已确定好的来访团组，则通常应依据上司的意图拟定接待工作方案，它包括来访客商的基本状况(公司名称、来客人数、日期、来访目的、要求);公司接待的具体支配(接待日程、各类接待人员名单、主要活动、日常迎送往来事务性工作)，经上司批准后，分头布置各方面按接待方案落实。接待结束，秘书人员应将
27、整个接待工作进行总结，写成报告，作为存档资料。(三)相应学问礼貌与礼节礼貌是人与人之间在接触交往中，相互表示敬重和友好的行为，它体现了时代的风尚与人们的道德品质，体现了人们的文化层次和文明程度。礼貌是一个人在待人接物时的外在表现。这种表现是通过仪表、仪容、仪态以及语言动作来体现的。一个人傲气十足、出言不雅、动作粗俗、衣冠不整就是对他人没有礼貌。有礼貌的人待人尊敬，热忱大方，行为举止显得很有教养。礼节是人们在日常生活中，特殊是在交际场合中，相互问候、致意、祝福以及表示相互敬重的惯用形式，礼节是礼貌的详细表现。礼貌、礼节之间是相互联系、相互制约、相辅相成的。有礼貌而不懂礼节，简单失礼。我们有时会看
28、到某些人虽然对他人有尊敬、虚心之心，但在与人交往时却显得手足无措，或因礼节不周而使人觉得尴尬;还有一种人虽懂礼节，但在施礼时却缺乏诚意，这些都是因为没有真正理解礼貌、礼节的含义。讲究礼貌、礼节，既不能机械仿照，也不能故作姿态。礼貌、礼节是一个人内在素养的外现，礼貌、礼节必需是发自内心的，是内在素养与外在表现的协调统一。(四)留意事项一、留意接待中的问候和称谓礼节。1.问候礼节。问候礼节主要是指在接待来宾时运用规范化的问候用语。见到初次来宾应说：您好!见到您很兴奋!如系以前相识，相别甚久，见面则说：您好吗?很久未见了。来访者来到时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：您有什么事须要我帮忙吗?您
29、是初次来这里吗?路上辛苦了。平常遇到来宾，应道好问安，一般说：你好。对于较熟识的客人可以说：您好吗?分别时则说：再会!明日再见!、不久再见!，或说：祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候等。如知客人身体不好，应关切地说：请多保重。当气候改变的时候应告诫客人请多加一些衣服，当心感冒。如遇客人的生日或节日期间，应向其庆贺。如祝您生日欢乐!等。客人即将离去时，应主动对客人说：请对我们的工作提出珍贵看法。2.称谓礼节。用恰如其分的称谓来称呼客人，这就是称谓礼节。不应直呼其名。可称：同志、先生、小姐;知道其职务时，在肯定场合也可称职务，如部长、处长、厂长、经理。二、做好热忱待客(一)学习目标要求做好热忱
30、待客。秘书人员要热忱周到地接待来访者。(二)做好热忱待客在带领来访者时，要协作对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边一直访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转一直访者不仅仅是礼貌的，同时还可视察留心来访者的意愿，刚好为来访者供应满足的服务。到达会客室前要指明这是会客室，假如门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，假如门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。有时会客室的布置，常常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。客人来到后，
31、秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的看法，问清情愿喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜爱的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。热忱待客，看似简洁，实则不然，秘书人员热忱周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。(三)相应学问1.交际心理基本原则这里所说的交际心理基本原则，事实上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地敬重别人、关切别人、理解别人、爱护别人、善待别人。在此基础上还要留意以下几项原则(1)自尊与尊人的原则自尊是指一个人对自身的一种看法，它是自我意识的一种表现形式。一个人能够自己敬重自己，接纳自己，保持自己的人格和尊严，就叫做自尊。尊人指的是对待他人
32、的一种看法，这种看法要求承认和重视每个人的人格、感情、爱好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权力和利益。尊人，从社会角度来说，它是一个重要的道德规范;对个人来说，则是一种良好的道德品质。尊人的精神渗透在接待工作的方方面面。比如，当我们运用请、您、感谢、对不起、这些用语时，是尊人的表现;来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。(2)内在美与外在美的原则外在美主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。交际礼仪就是表现人的美德的一种详细形式，使美妙的心灵与美的仪表
33、、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分呈现出自己美的风采。(3)自信大方与适应环境的原则自信大方和适应环境是一种互补的关系。一个自信的人保持着一种主动主动的心理状态，因此面对一些意外的状况，他能处变不惊，镇静自若，刚好地实行相应的措施予以补救，而决不会手足无措。即使出了一点差错，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，从而安稳过关。我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，简单引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。(4)言行适度与交往目的原则人际交往要言行适度，该说则说，该行则
34、行，但要把握好分寸。人的行为总是为了达到肯定的目的、获得某项详细结果的。特殊是在今日，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的虚礼已日益失去了市场。因此，我们在进行一项交际活动之前，都应仔细地思索一番，此番交际活动的目标原委是什么?可以实行哪些最省时、最简便的礼仪形式达到这一目标。2.与来访者言谈的礼节言谈是人际传播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的礼吸引他人，以语言的美劝服他人。下面着重介绍的是干脆言谈礼节。干脆言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面沟通。在干脆言谈中，有以下几点须多加留
35、意的：(1)谈吐的仪态。不论言者还是听者，交谈时双方必需保持精神的饱满;表情自然大方态度温和;站立寒喧也好，坐着闲聊也罢，两人均应目光温柔、正视对方，以示敬重;两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。(2)话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者品位的凹凸。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈胜利了一大半。因此，首先，要选择交谈者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育竞赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活(包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭状况)、令人不快的事务(疾病、死亡、丑闻、惨案等
36、)、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主见等均少谈或不谈为好。最终，不宜谈论自己不甚熟识的话题。(3)言者的表现。谈话者语言表达应精确明白，语意完整，合乎语法;语言温柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的心情与心理的改变，不行滔滔不绝一言堂式地说个没完，或大搞酒逢知己千杯少，话不投机半句多而冷落了某些人，更不能选用只有在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言垃圾在言谈中应杜绝运用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势过多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。(4)听者的反应。与言者相比，听者在交谈中处于
37、相对被动的地位，聚精会神，仔细倾听是其首要任务。在倾听时要适时作出主动的反应，以表明你倾听的诚意。如点头、微笑或简洁重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不行缺少，它能使交谈气氛变得更加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，因为这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避开。当然，在交谈中做恒久的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。言谈过程中，目光应以温柔、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目凝视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感爱好，同时也体现出自己的坦城。那种有意回避对方或闪耀不定的目光语，均会形成交谈障碍，应当摒弃。但当双方缄默不语，或别人失言时，不应再看着对方，以
38、免使已有的尴尬加剧。(四)留意事项在接待工作中，要留意会用交际常用礼貌用语。1.问候语随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应依据彼此的关系问候您好!、你好!、早上好!、晚上好!等。这种问候语简洁明白，不受场合约束而且听来亲切自然。不论是在何种场合，问候时表情应当自然、亲善、亲切，脸上应带有温柔的微笑。2.感谢语当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应当说感谢!麻烦你了，特别感谢!接受别人的赠物或款待时，应当说：好，感谢!拒绝时应当说：不，感谢，而不应当说：我不要!或是我不爱吃!感谢的时候还应当以热忱的目光凝视对方。3.致歉语做了不当的事，应刚好致歉说：对不起，实在愧疚。、真过意不去。、
39、真是失礼了。假如不经意打搅了别人，或是打断了别人的话，应当说：对不起，打搅了。对不起，打断一下。在公共场合不当心碰了别人，应当说：真对不起。在服务对象面前应当学会说：对不起，让您久等了。4.征询语：您有什么事情吗?我能为您做些什么吗?您须要我帮您做些什么吗?您还有什么别的事情吗?这样会不会打搅您?5.应答话：您不必客气。没有关系，这是我应当做的。照看不周的地方请您多多指教。我明白了。好的，是的，感谢您的好意。6.慰问语：你(您)辛苦了。让你(您)受累了。给你们添麻烦了。这些话是一种善意的慰问。人际交往中，这类话看来很简洁，好像说不说两句都可以，事实上能让对方感到暖和，于是也就换来对方对你的好感
40、。对方会认为你这个人是个热忱的关切别人的人。7.请字的运用：请您帮我个忙。请帮我一下。请您稍候。请您稍稍休息一下。请您喝茶!请用餐!请您指教!请您留步。请多关照。请问您这些话中的请字不是多余的，多含有虚心、敬重对方的意思，或使语气委婉。办公室秘书礼仪7电话礼仪(1)电话响两遍须立刻接听，但不行一响就接;(2)接听时，应以温柔的语调先问好，接着自报家门，秘书接听电话时，代表的是单位形象，留意用语文明，待对方挂线后再轻轻放下听筒;(3)接听电话时若另一电话响起，应请前者稍等，按下电话机上的闭音键再接另一部，分清轻重缓急，切不行让一方听到秘书与另一方的谈话;(4)左手接电话，右手记录，做好电话记录6
41、要素：来电时间、单位、姓名、来电号码、来电内容、记录署名，重要内容记得复述一遍。接待礼仪有预约(1)有人敲门，立马停下手头工作，微笑迎上前问好;(2)招呼对方坐下，茶水八分满即可，左手托茶盘底部，右手扶茶杯外缘，从客人右方奉上;假如来宾两人以上，上茶时留意职位凹凸，先客方再主方;(3)引领客人时，主动带路，边走边示意，上下楼梯和拐弯处提示客人当心，乘坐电梯时秘书先进后出;(4)介绍时，先将本公司人员介绍给客人;先将职位低的介绍给职位高的，先将男士介绍给女士(特别场合除外);(5)客人告辞时，礼貌送别，依据客人身份送客到电梯口或大门口，目送其远去再返回。无预约(1)热忱问候;(2)了解来意;(3
42、)耐性倾听;(4)学会挡驾。握手礼仪(1)双方距离约1米，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，握手时用力适度，上下稍晃动3、4次即可;(2)握手时神态自然，面带微笑，目视对方，可寒暄几句;(3)握手时应留意长幼、尊卑、男女有序;(4)如手上有污垢或水、汗不宜和别人握手，应主动向对方说明不便握手的缘由。名片礼仪(1)双手递接，用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方;(2)接到对方名片应致谢，仔细看一遍，念出对方的姓名职务;(3)职位低者先向职位高者递名片，男士先向女性递名片;(4)不行将名片乱扔乱放以及弄皱。服饰礼仪(1)秘书的服饰要与之角色相协调，以体现精明强干为宜;(2)男士
43、相宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带，留意不要穿印花或大方格的衬衫;(3)女士则最好穿西装套裙等职业装，不宜佩戴走路发生声响的首饰;(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，不雅观。交谈礼仪(1)办公室里对上司和同事都要讲礼貌，多用敬语;(2)同事间相互敬重，不在背后嚼舌根，尤其是领导的八卦;(3)不给同事取外号，不在大庭广众下开玩笑;(4)不打听同事的工资、婚姻状况等隐私问题;(5)同事交往尽量不涉及到金钱。日常行为礼仪留意自身的言行举止，男士不要在办公室里吸烟，如很想吸烟则应去专用的吸烟室;女士尽量不在大庭广众下化妆、补妆，可去洗手间补妆;工作时间不要擅自离岗，不要吃零食，打瞌睡;
44、私人电话不要没完没了的接，必需接时放低音量走到洗手间或茶水间接听，避开打搅同事工作。办公室秘书要留意的办公室语言1)要学会发出自己的声音老板们赏识那些有自己头脑和主见的职员。假如你总习惯“鹦鹉学舌”的话，那么你在办公室里就很简单被忽视了，你在办公室里的地位也不会很高。有自己的头脑，不管你在公司的职位如何，你都应当发出自己的声音，应当敢于说出自己的想法。2)有话好好说，切忌把交谈当成辩论在办公室里与人相处要友善，说话看法要和气，要让人觉得有亲切感，即使是有了肯定的级别，也不能用吩咐的口吻与别人说话。更不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到羞辱的感觉。虽然有时候，大家的看法不能够统一
45、，但是有看法可以保留，一些原则性并不很强的问题，也往往没必要争得誓不两立?比如，在有些客户的谈判上，假如一味好辩逞强，不仅和客户没结果，也会让同事们敬而远之，久而久之，你不知不觉就成了不受欢迎的人。3)不要当众炫耀自己假如你是办公室里的红人，假如老板特别赏识你，也不应当把这些当作炫耀的资本。其实再有能耐，也应当当心谨慎，天外有天，强中更有强中手，假如哪天来了个更加能干的职员，你将立刻成为别人的笑料。假如你得了一笔额外的奖金，你就更不能在办公室炫耀，或许别人在一边恭喜你的同时，也在嫉恨你。4)不要在办公室互诉心事我们身边总有这样一些人，她们特殊爱侃，性子又特殊直，喜爱和别人倾吐苦水，把办公室当作
46、互诉心事的场所。虽然这样的交谈能够很快拉近人与人之间的距离，使人们之间很快变得友善、亲切起来。事实上，只有1%的人能够严守隐私。所以，当你的生活出现个人危机，最好还是不要在办公室里随意找人倾诉;当你的工作出现危机，比如工作上不顺当，对老板、同事有看法有看法，更不要在办公室里向人袒露胸襟。只要你和其中的一、两个人说了，信任一周以后，全公司的人都知道了。这种宣扬效果就和在公司全体大会上公布一样。自己的生活或工作有了问题，应当尽量避开在工作的场所里争论，下班以后不妨找几个知心挚友好好地倾诉。办公室秘书礼仪8（一）敬重秘书在工作中往往代表着机关和领导应当对交往对象赐予充分的敬重，体现“敬重在先”的原则。秘书在与他人交谈时，不应站在或坐在高于对方的位置上，以免给人造成“居高临下”的感觉。不行将自己的头部仰靠在椅背上，也不宜高翘“二郎腿”，更不能将脚尖抬起，直指对方，避开给对方形成散漫、高傲的印象