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1、进行高效会议第一部分会前准备工作一、会议组织者的会前准备工作1、会议的必要性（1）需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。（2）需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。（3）需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。（4）传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。（5）身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如销售团队，有一个晨会，晨会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。（6）汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。（7）公司规定的各种例会、专项会议等。什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开
2、得不好就是浪费。因此首先应确定哪些情况下必须开会，以下的情形就没必要开会：（1）传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。（2）已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。（3）资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。（4）你是决策的人， 并且你应该知道， 让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。 这种情况下，也不必开会。（5）短期内需要召开多个会议的，尽量将会议合并，减少开会次数。2、会议的目的3、确定与会者名单名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页
3、，共 11 页 - - - - - - - - - 会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，即问题在会议中期望被解决的程度。开会应有被选择的预案，可以有多种供选择，避免无范围的乱侃。确定与会者时需要考虑的因素：了解实况的人、有权做决定的人、有重大关系的人（执行者、责任者、关心此会议的人） ，要做到人员互补、责权一致4、确定与会者的参与程度5、确定由谁来担任会议主持人与会议记录者6、确定会议时间、会议长度、地点（1）若非紧急会议，早上9 点钟到十点半钟，下午2 点半钟到 3 点半钟是最佳开会时间，此段时间是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；（2）除非有必要，一
4、般会议尽量不超过一小时，控制每个人发言时间；（3）一般周一上午各人要处理的事情比较多，尽量不要组织开会；（4）会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方，否则很容易分散与会者的注意力。根据我公司实际情况，建议会议时间如下：a 专项协调会，控制在半个小时以内b 周高层例会，控制在一个小时以内c 月度总结与计划会议，控制在二个小时以内d 年度总结与计划会议，控制在八个小时以内（累计）7、准备好会议所需辅助设备会议场地的确定电脑、投影机、录音机/录象机等设备8、确定哪些与会者该做报告与何时做9、会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者10、分发会议通知（1）好的议程设计有助于讨论上轨道
5、，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 11 页 - - - - - - - - - （2）好的议程设计也可避免讨论跑题，有系统地帮助与会者一步步达到目标；（3）会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主持人及与会者遵循；（4）议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项；（5）对于涉及到专业知识比较强的会议，需要考虑与会者对该知识体系的掌握程度，必要时，应先对该知
6、识体系做一些必要性的介绍，有利于决策的科学性。一般要提前一天以上，给与会者一个工作准备与调整的时间。无法将会议通知单交给当事人时，应该电话通知。会议通知应设计成标准书面格式，一般内容如下：2 会议名称2 目的2 时间2 地点2 议程2 准备资料2 与会人员二、与会者的会前准备工作1、基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；2、会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。3、给与会者的几个建议：2 发言内容要有组织2 适时发言名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - -
7、- - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 11 页 - - - - - - - - - 2 一次只讨论一个要点，不要跑题2 口齿清晰、陈述有力2 让证据说话2 仔细倾听他人讨论2 避免不当的肢体语言三、与会的规则1、要守时 ,坚持到底2、要做到事前准备3、针对主题主动发言，简短扼要4、对事不对人，不做人身攻击5、予以真诚的肯定及赞美6、倾听他人发言7、用积极的话代替消极发言8、以探询、谦虚代替主观臆断名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - -
8、- 第 4 页，共 11 页 - - - - - - - - - 第二部分会议时间控制一、与会者签到，核对与会者到场情况。二、主持人叙述本次会议的目的和议程。三、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。四、给每一个人表述自己意见的机会。五、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。六、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。七、坚持预定的时间，不要拖延。八、在每个议题讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。九、在会议结束时， 对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。十
9、、必要时，确定下次会议的议题和时间。第三部分会后工作一、整理会议记录并予以发放与传阅2 会议中所形成的决策要突出承担行动的责任部门/人、时间及标准。2 好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于支持人，他能够对会议进程的把握起到相当的作用；2 若无会议记录则会议中的重要意见或决议就有可能被遗漏；2 同时在会议中已被讨论过并已达成决议的事项有可能被重复讨论。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 11 页 - - - - - - - - - 二、根据会议，对执行情况进
10、行监督和检查。第四部分会议中的问题及对策一、跑题对策：1. 如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时切回主题；2. 给予肯定再切断话题；3. 将跑题的议题留置最后再讨论；4. 请他做归纳或替他做归纳；5. 事先请将规则将清楚；6. 发言限定时间。二、人身攻击对策：1. 对双方进行安抚；2. 重申议事规则；3. 重提主题进行讨论。三、争议不下对策：1. 暂停会议休息20 分钟以上；2. 参与第三者的意见；3. 将双方意见列表比较；4. 进行不记名投票；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - -
11、 - - - - 第 6 页，共 11 页 - - - - - - - - - 5. 重整双方意见提出新的方案；6. 重申共同利益。四、抱怨对策：1. 同情其不满的情绪；2. 归纳其不满的原因；3. 寻求解决的方法。五、上级领导发言过于投入对策：1. 装傻发问；2. 重新提出问题；3. 幽默有技巧的提醒长官。六、短话长说对策：1. 适时的制止发言；2. 清其具体的想法。七、时间不足对策：1. 选择重要的议题进行讨论；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 11 页
12、 - - - - - - - - - 2. 限制发言人数（可事先登记）；3. 限制发言时间。八、争功委过对策：1. 主持人应制止不当的发言，并给予其适当的肯定；2. 引导组织成员彼此说出对方的优点，让大家都能受到适当的肯定。九、为反对而反对对策：1. 请他提出更好的对策；2. 引导他思考是否考虑周全。十、独占发言对策：1. 主持人及时制止其行为；2. 说明规则并强制执行。十一、消极的话对策：1. 对发言者的情绪表示理解；2. 提振士气，拟定共同目标；3. 呼喊精神口号。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理
13、 - - - - - - - 第 8 页，共 11 页 - - - - - - - - - 1 第五部分六顶帽子思维1.1 什么是六顶思考帽 ? 六顶思考帽是英国学者爱德华 德 波诺（ Edward de Bono）博士开发的一种思维训练模式，或者说是一个全面思考问题的模型。它提供了“ 平行思维 ” 的工具，避免将时间浪费在互相争执上。强调的是 “ 能够成为什么” ，而非“ 本身是什么 ” ，是寻求一条向前发展的路，而不是争论谁对谁错。运用波诺的六顶思考帽，将会使混乱的思考变得更清晰，使团体中无意义的争论变成集思广益的创造，使每个人变得富有创造性。1.2 特点六顶思考帽是一个操作极其简单经过反
14、复验证的思维工具，它给人以热情，勇气和创造力， 让你的每一次会议，每一次讨论，每一个决策都充满新意和生命力。这个工具能帮助我们： 增加建设性产出 充分研究每一种情况和问题，创造超常规的解决方案。 使用 “ 平行 ” 思考技能，取代对抗型和垂直型思考方法。 提高企业员工的协作能力，让团队的潜能发挥到极限。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 11 页 - - - - - - - - - 1.3 目标：简化人们的思考方式,提升会议效率1.4 原则白帽子 白色是中立而
15、客观的。代表着事实和信息。中性的事实与数据帽, 处理信息的功能；黄帽子 黄色是顶乐观的帽子。代表与逻辑相符合的正面观点。乐观帽, 识别事物的积极因素的功能；黑帽子 黑色是阴沉的颜色。意味着警示与批判。谨慎帽, 发现事物的消极因素的功能；红帽子 红色是情感的色彩。代表感觉、直觉和预感。情感帽, 形成观点和感觉的功能；绿帽子 绿色是春天的色彩。是创意的颜色。 创造力之帽, 创造解决问题的方法和思路的功能；蓝帽子 蓝色是天空的颜色，笼罩四野。控制着事物的整个过程。指挥帽, 指挥其它帽子，管理整个思维进程。1.5 应用一个典型的六顶思考帽团队在实际中的应用步骤： 1、陈述问题事实（白帽） 2、提出如何
16、解决问题的建议（绿帽） 3、评估建议的优缺点：列举优点（黄帽）；列举缺点（黑帽）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 11 页 - - - - - - - - - 4、对各项选择方案进行直觉判断（红帽） 5、总结陈述，得出方案（蓝帽）1.6 总结六顶思考帽中所强调的是一个非常简单的概念，它只能允许思考者在同一时间内只做一件事情。思考者要学会将逻辑与情感、创造与信息等区分开来。这一概念就是六顶思考帽的方法。戴上任一顶帽子都代表着一种特定类型的思考方式。六顶思考帽将使得我们指导自己的思考如同指挥一个乐队一般，我们可以唤起自己想要的。同样在任何会议上，六顶思考帽都有助于使人们脱离思维的俗套而对事物产生新的看法。六顶思考帽的最大价值就在于它们非常便于思考。2 第六部分中国式管理会而不议2.1 会前已经充分沟通，建立共识；2.2 开会时又没有什么变数，不必多商议，技能获得大家都能接受的方案。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 11 页 - - - - - - - - -