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1、采购管理制度 (1) 采购管理制度 采购管理制度 1. 总则 为规范公司商务采购工作，特制定本制度。 本制度适用于公司的商务采购/招标活动（含办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目）。 2. 采购/招标原则 严格执行询议价程序 采购/招标活动，必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）； 采购/招标活动，必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价，同时应围绕供应商资信情况进行背景调查，并如实记录； 在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格及采
2、购/招标要求； 临时性应急采购/招标的项目，须向公司领导电话汇报，经授权确认后，可以先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序。 采购会审、合同会签制度 采购/招标活动，必须各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面的评估报告，经公司领导审核，并确认最终中标单位； 采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求，拟定合作协议，报公司领导审核； 采购业务负责人与中标单位沟通并确认合作协议，报公司领导批准后，予以执行。 职责分离 采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收； 采购/招标过程中，货物质量、数量、交货等问题的解决，应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准，
3、与供应商协商完成； 财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用的审核及评估程序合法性的监控。 一致性原则 采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致； 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，采购人员应及时反馈信息，由项目需求部门综合评估，变更采购单，经公司领导确认后，再次向供应商发出采购要约。 廉洁制度 所有采购人员必须做到： 自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本，提高采购效率； 加强学习，提高认识，增强法治观念； 廉洁自律，不能向供应商索取或收受回扣； 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督； 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成
4、损失； 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。 3. 采购程序 供应商的选择 供应商必须具有合法资质（供应商评估过程中，参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明）； 对于经常使用的商品或服务，管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计； 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估；供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况，供应商的报价不能作为唯一决定的因素； 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，
5、应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 采购程序 固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程，由各相关部门审核，并经公司领导批准后，方可交管理部采购人员实施采购。 采购/招标活动，应严格遵循采购申请流程及标准要求，由各相关部门审批。项目采购申请中如果要素不明确者，应予退回。 采购询价、综合评估、会签合同，由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成，报公司领导批准。项目需求部门负责采购物品的功能及适用性（必要时可商请外部相关专业人士予以协助）检查； 财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，管理部负责合同风险条款的审查、合同
6、条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。 采购过程中发生变化时，项目需求部门出具采购变更申请，由公司领导签字确认后，交管理部采购人员执行。 采购/招标项目需求部门、管理部负责出具接收报告。 相关表格后附。 付款程序 大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求供应商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，原则上不予现金结算； 付款前，必须向供应商索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，部门负责人签字，财务部审核，公司领导批准后，由财务部核销。4. 违约处理 采
7、购人员应积极跟进项目采购/招标项目，确认项目交付期，如可能出现延期，管理部应及时通知相关部门； 货物出现质量问题后，由使用者提出书面意见，报部门负责人审核，交管理部处理。管理部接到意见后，将情况上报公司领导，并按投诉做紧急处理，及时以书面形式报给供应商，并电话通知，要求供应商换货、退货或变更服务； 合作协议中，应明确合作双方权利、义务、违约责任，及仲裁和解约条款； 管理部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，管理部负责追索；追索不成，由法院裁决。 5. 审计监督 财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计； 在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有管理部、采
8、购项目需求部门及相关领导参与外，财务部门要全程参与； 采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询；对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将按公司有关制度予以制裁；情节严重，触犯法律者，移送公安机关处理。 管理部 附表一、合同报批表： 合同报批表（付款类） 合同类别：付款类申报类别：申报时间：合同编号： 以下由申报部门填写 合同名称内容提要 合同标的规格与数量 价格比较参考报价一付款方式 报价单 位参考报价二付款方式 报价单 位参考报价三付款方式 报价单 位 签约对方 合同签订价付款方式 单位名称 法人代 表 洽谈人姓名职务电话 业务状况 资信情 况 合同责任人 签名：年月 日 以
9、下由各部门责任人和公司领导签署意见 使用部门意见签名：年月日 管理部意见签名：年月日 总经理意见签名：年月日 注：本表须附以下材料一并报送有关部门： 1、签约对方单位营业执照复印件、相关资质证明、许可证复印件等： 2、合同对方洽谈人法人授权委托书。 附件二、项目/工程采购申请单： 项目/工程采购申请单 备 注： 1、项目采购过程中，应严格履行“先申请，后采购”的原则，未经授权的采购行为，由采购人员承担全部责任； 2、费用报销时，应将本表单作为附件，附于费用报销单后，否则不予报销。 申请部门 申请人 申请时间 申请事由 编号 项目名称 规格/型号 数量/单位 单 价 总金额 需求时间 备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 金额总计（元） 部门负责人意见 管理部意见 财务部意见 总经理意见 精心搜集整理，因文档各种差异性，请按实际需求再行修改编辑调整字体属性及大小