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1、办公自动化系统的设计与实现 办公自动化系统的设计与实现 作者：赖步英游玉椿 来源：沿海企业与科技2022年第03期 摘要为解决传统办公方式与知识经济时代企业发展的矛盾，明确现代办公的要求，转变办公观念，改进办公模式，提高办公效率，作者开发了办公自动化系统，并已在企业使用，获得较好应用。 关键词办公自动化；办公无纸化；数据库系统；Intranet/Internet 1.前言 办公自动化OA( Office Automatization) 不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面开始发挥出巨大的作用，它要完成的工作包括信息统计分析、工作日程安
2、排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。在办公自动化中引入了一个核心的观点，即5C的概念，这就是沟通（Communication）、协作（Cooperation）、控制（Control）、创造（Creation）和方便（Convenience）。 利用信息技术的发展来改变企业的运作方法和管理模式，提高企业的管理效益和生产效益，从而提高企业经济效益，增强企业竞争力，是企业迎接知识经济时代挑战并能够立于不败之地的必由之路，也是企业发展的趋势。在这种趋势下，企业办公的方式与观念也在悄然发生变化。为提高办公效率，作者开发了办公自动化系统。 2.系统功能 办公自动化系统具有针对国情、易学易用、采用组件
3、化技术、多媒体支持、良好的可扩充性、支持可视化、全功能工作流程、支持各种复杂业务流程、支持数码记事本、独创用笔和普通纸输入原笔迹、全面支持WWW操作、采用浏览器/服务器的开发技术,用户只需浏览器就可访问等优点，非常适合建立企业内部网和综合网络办公环境，是构建企业Intranet平台的核心系统。 办公自动化系统在技术上充分采用了组件技术和Intranet/Internet技术，能够兼容和挂接各种组件和其他业务子系统如图中的进销存系统等，使得整个网络应用系统成为一个统一的整体。提供建设企业内部网常用的各种组件，如电子公告、电子论坛、电子刊物、时刻表、人事卡片、综合查询等等，所有模块都可以通过WWW
4、浏览器进行使用。既保护了用户原有的投资，又保证原有的系统能够正常运行。 3.系统主要模块及其功能 本系统（图1）包括的模块：个人秘书、公文管理、档案管理、日常公务、领导查询、企业管理、学习园地、公共信息、系统管理。 （1）个人秘书：提供给办公人员一个统一的处理平台，系统自动将所有需要处理阅读的文件放入“待办事宜中，使用户能及时办理和阅读文件，还有与Internet互联的电子邮件系统、个人通讯录、群组日程安排、个人文档等。 （2）公文管理：公文管理分“发文管理、“收文管理和“报告审批”三部分；是整个自动化系统的核心部分，在公文处理的整个过程中，需要涉及公文的登录、跟踪、催办、分类、统计、归档、销
5、毁等的管理。在这些方面，系统具有公文的收发登记、级别管理和流转功能，能够对正在处理的文件进行跟踪，确定文件所处的状态，对超时未办的文件和加急文件发出催办信息，并可在特殊情况下对没有处理结束的文件强行办结。可以按文号、日期、作者、部门、主题、内容对公文进行分类。利用多媒体接口和Lotus Notes的电子签名技术，系统可以进行领导签名，有权限的人员可以对领导批示内容进行查询。公文综合查询功能可以使用视图查询、全文索引查询、自制查询等多种方式，对收发的各类公文、公文处理状态和公文批示进行查询，并支持模糊查询。公文流转过程中每一步都有催办机制，对于没有按时处理结束者，系统自动进行催办，提示其尽快办理
6、。这一功能可以防止公文不按正常流程进行流转，避免许多人为因素对办文过程的影响，有利于公文办理的规范化。 （3）档案管理：该模块提供档案管理、借阅功能，包括借阅申请、借阅审批以及借阅监控等功能。这里的借阅体现为授权他人阅读文档。提供非文档类公文的分类、登记、查询。档案文件的筛选、顺序调整，档案案卷的移卷、拆卷、封卷、解封等。纸质文件可以手工立卷归档，对于从系统公文管理办结的文件则可以进行电子归档。系统同时提供了灵活的档案借阅手段，包括电子邮件借阅、联机借阅的电子手段和填写借阅单等手工借阅手段，并通过全文索引，提供对档案的强大的检索功能，并可以对档案的借阅进行查询。 （4）日常公务:它包含了日常行政办公中经常要用到的各项事务处理功能，使工作人员彻底从繁琐的日常事务中解脱出来，通过计算机网络实现行政办公自动化、无纸化，提高日常工作效率。 （5）领导查询:该模块提供与其他业务系统（如人事工资考勤系统、进销存系统、财务系统、ERP、CRM等）对接，调用其他业务系统数据库信息，然后返回并显示在OA系统上面。 4.系统结构（如图2：OA系统结构图） （1）操作系统：Windows 2000 Server或Windows 98