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1、公司会议及接待管理制度完整篇.doc 公司会议及接待管理制度1 公司会议及接待管理规定 一、目的 为规范公司会议管理，保障会议质量，降低管理成本，特制会议及接待管理制度。 二、会议类别 会议类别分公司内部会议和公司外部会议，其中公司外部会议包括主办、承办、参加三种类型。 （一）公司内部会议 1、总经理办公会 （1）总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。 （2）参加人员为总经理层、总经理办公室、企业管理部及相关的部门负责人。 （3）时间原则上定为每周日下午。 2、部门经理例会 （1）部门经理例会由公司层面组织的部门会议。 （2）会议由企业管理部负责主持。参加人员为总经理层、各部门
2、负责人（负责人出差时由部门行政主管或指定代理人参 会）。 （3）会议纪要由总经理办公室负责整理，经主管总经理审核，总经理批准后在公司OA上发布，会议纪要在总经理办公室存档。 3、部门例会 （1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。 （2）例会时间由各部门根据部门工作开展合理安排，原则上每半月召开一次。 （3）会议纪要由各部门行政助理负责整理，每月28日之前报总经理办公室存档。 4、项目相关会议 (1）项目组内部会议。项目经理根据需要，主持召开项目组内部会议，由项 目经理指定人员负责整理会议纪要。会议纪要由各自部门负责存档备查。 (2）与客户沟通的相关会议。项目组与客户进行沟通或汇报项目
3、的工作情况时，由项目经理或项目组指定人员记录客户的意见，并形成会议纪要，由客户签字确认后提交企业管理部存档，同时报送主管总经理。 (3）对于公司组织召开项目评审会议及验收会议，由企业管理部组织召开。项目管理员或项目经理指定人员负责记录会议纪 要，并于次日呈会议主持人员，经审批后在项目中存档。 (4）对于聘请外部专家召开的项目评审会，由项目负责人组织召开。由项目管理员或项目经理指定人员记录会议纪要，并于次日呈会议主持人员，经审批后在项目中存档。 5、公司大会 公司大会为公司层面董事会、全体员工大会等公司规模会议，会议安排由总经理办公室或企业管理部统筹负责。 （二）公司外部会议 由公司主办、承办的
4、外部会议由总经理办公室负责统筹，具体由市场营销部负责组织会议的准备与接待工作，会议纪要与会议材料由专人提交企业管理部存档，对于公司派出参加的外部会议，参会人员在会议结束后将会议纪要（会议影音材料）和资料交企业管理部存档。 二、会议的准备 1、所有会议主持人和参会人员都应分别做好有关准备工作（包括会议室准备、会议议程、发言要点、会议所需材料、会议决定草案、通知与会人等）。 2、参会人员准时参加会议并签到，手机保持振动状态，不得由于接听电话而影响他人。 3、会议涉及机密事件，所有与会者要执行保密制度，不得外传泄密，否则按公司有关规定处理。 4、会议形成的决议应由会务负责人责成专人及时书面或者口头通
5、知有关执行部门，并负责监督落实情况。 三、会议记录 1、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 2、会议记录员应遵守的规定 （1）做好会议的考勤记录，填写参加会议人员签到表（见附件3），根据会议内容整理会议纪要。 （2）会议纪要整洁、清晰，在记录中要注明“待解决内容”和“会议决定”等字样。 （3）会议纪要应在会议结束两个工作日内呈报会议主持人审核签名。 四、会议费用管理 1、涉及到费用的会议，会议组织方需提供会议用款申请表（见附件2），经批准后从财务领取备用金，会议结束三个工作日内，提供会议申报表（见附件6），对费用情
6、况进行详细说明，履行报销手续。 2、会议组织方严格遵守各项费用开支标准，不得有瞒报、漏报的行为，会议的各类费用开支标准见附件6。 五、会议的成果管理 会议结束两个工作日内，会议纪要与相关资料交企业管理部存档，若有录音文件要一并存档。会议纪要由企业管理部上传公司OA，方便员工知识共享。 六、会议接待 1、接待管理： 总经理办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况确定接待方式。必要时由办公室负责统筹，会议接待成立会务组，填报会议任务单（见附件1）确定会务组负责人，项目会议会务组负责人原则上由业务部门经理担任，其他由办公室负责安排，会务组负责人依据实际情况填报客户接待计划表和会
7、议接待计划表，统筹会务组其他人员的安排。每次会议结束后，由会务组负责人与总经理办公室对会务人员表现进行考核打分，填报会 务考核打分表（见附件7），考核结果作为薪资、职位与奖金调整的重要参考。 2、接待礼仪： （1）仪表：面容清洁，衣着得体。 （2）举止：稳重端庄，从容大方。 （3）言语：语气温和、礼貌文雅。 （4）态度：诚恳热情，不卑不亢。 （5）迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司 门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 （6）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 （7）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。 （8）进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。 （9）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 （10）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 本制度由总经理办公室负责解释。 附件1： 会议任务单 公司会议及接待管理制度1第2页 用款申请表 会参加会议人员签到表 专家组名单表 附件5： 专家咨询费发放表会议申报表 会务考核打分表