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1、电梯安装维修文件和记录控制程序1 目的 对质量环境职业健康安全管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。加强对记录的控制，以提供符合要求和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的证据。2 适用范围 适用于本公司对质量环境职业健康安全管理体系所使用的文件和记录的控制。3 相关文件 内部审核控制程序 管理评审控制程序 纠正、预防和改进措施控制程序 监视和测量控制程序4 职责4.1 综合管理办公室（贯标办公室）是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；工程质量部负责施工技术文件的管理。4.2 各部门和工程队均是本程序的配合并实施的单位。4.3 最高管理者（总经理）负责质量（质量环
2、境职业健康安全管理）手册批准。4.4 管理者代表（总工程师兼任）负责审核质量手册和批准程序文件。5 工作程序5.1 文件控制程序5.1.1 文件概念 文件系指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。 质量环境职业健康安全管理体系文件是质量环境职业健康安全管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。 公司的质量环境职业健康安全管理体系文件的范围包括： （1）形成文件的质量、环境、职业健康安全方针和目标； （2）质量手册； （3）GB/T19001-2000、GB/T24001-1996和GB/T28001-2001标准规定的程序
3、文件； （4）确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件，例如质量计划（施工组织设计）、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件； （5）记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件； （6）其他文件。例如流程卡、公开承诺等，标准中虽未规定，但在实际活动中可能需要。5.1.2 质量手册（1）手册是规定组织（如：本公司）质量环境职业健康安全管理体系的纲领性文件。（2）手册的主要内容有：（a）质量环境职业健康安全管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；（b）为质量环境职业健康安全管理体系编制的形成文件程序的引用；（c）质量环境职业健康安全管理体系过程之间相互作用的
4、表述。（3）手册的结构、详略程度和格式编排，应结合组织（如：本公司）的类型、规模及产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。（4）公司的质量手册需经管理者代表审核，报总经理批准后发布实施。5.1.3 文件控制 （1）文件控制，指对质量环境职业健康安全管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。 （2）质量环境职业健康安全管理体系文件控制的内容。 本公司质量环境职业健康安全管理体系文件控制的主要内容如下：（a）文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。手册由总经理批准；程序文件由管理者代表批准；其他文件由公司分管领导人批准。
5、（b）在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的质量环境职业健康安全管理体系文件每年评审一次，由综合管理办公室牵头，各职能部门对所管理的文件进行评审。如果需要更改，应报公司分管领导人对更改后的文件进行再批准。 （c）识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划改（在文件原文上划改，在旁边写好修订后的内容、换页和换版三种。修订由公司综合管理办公室统一组织，修改申请人填写该文件修改审批表，经管理者代表批准后，由公司综合管理办公室下发文件修改审批表，对受控版本文件统一修改。文件的版本叫用大写
6、英文字母“A、B、C，”表示。换版指文件整体换版。程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。手册换版时，所有程序文件应随之换版更新。 （d）编制受控文件清单。各部门要编制本部门的受控文件清单，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外来文件）写入清单中。综合管理办公室负责汇编公司的受控文件清单，包括适用的外来文件。 （e）要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，经管理者代表批准后销毁，销毁文件清单存档。如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废”、“保留”标识印章。 （f）受控文件均进行编号，并填写在发文登记表中。收文单位在发文登记表中签
7、名确认，并填写在本单位的受控文件清单中。文件编号规则如下： 质量手册编号 /SC-2009 编写年份 公司名称代码（用英文或汉语拼音字头表示） 程序文件编号 /CX-*-2009 编写年份 程序文件顺序号公司名称代码（用英文或汉语拼音字头 表示） 关于其他文件（例如技术、规范、制度、标识等方面的文件）的编号规则不作统一规定。若属外来文件应使用其原编号，无原编号的外来文件，不再编文件编号，只在发文时编分发号：文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量环境职业健康安全管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。 （g）收集与产品和服务有关的外来文件清单。凡不是本公司编制的使用文 件，均属外来文件，包括从书店
8、购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。 应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单中。适用的外来文件应编写分发号，以进行有效的受控管理。要控制外来文件的发放（发放范围经管理者代表审批）。（h）控制文件使用。受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的文件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文件的员工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位（部门）。非受控文件可用于投标和向咨询单位报送。非受控文件不再跟踪修改。5.2 记录控制5.2.1 记录概念 （1）记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊的文件。（2）记录的作用，可提供
9、产品、过程符合要求的证据和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的证据；还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量环境职业健康安全管理体系提供信息。5.2.2 记录的控制内容本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。（1）标识。单个记录可用编号作标识，记录的储存袋（盒、夹）可用标准章节号或程序文件顺序号作标识，以便于检索、快速查找。（2）储存。记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保记录在储存期间不丢失、不损坏、不变质。为便于查找，按程序文件名称设置记录的袋（盒、夹）标识。（3）保护。应明确专人保管。当年的记录由本部门文件员保管；跨年度的记录由公司综合
10、管理办公室建档保管。专业性记录平时可由业务人员分散保管，审核时或归档时交由文件员统一保管。记录应与其他质量环境职业健康安全管理体系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。（4）检索。为便于检索和快速查找，各单位应建立相关记录表格清单，综合管理办公室建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋（盒 、夹）内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后及时收回。（5）保存期。一般的质量环境职业健康安全管理体系运行记录保存3年产品特点、法规要求及合同要求另定保存期；施工工程质量及验收记录应长期保存
11、。（6）处置。对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督销毁。销毁记录的清单应存档。（7）填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经管理者代表批准。6 相关记录发文登记表 LS/CX-4.2.3(4)-02受控文件清单 LS /CX-4.2.3(4)-03作废文件（记录）销毁清单 LS /CX-4.2.3(4)-07文件（记录）借阅登记表 LS /CX-4.2.3(4)-08文件（记录）归档登记表 LS /CX-4.2.3(4)-09相关记录清单 LS /CX-4.2.3(4)-10发文件登记表编号：LS /CX-4.2.3(4)
12、-02 部门：序号文件名称文件编号分发号受控状态使用部门签收人日期备注作废文件(记录)销毁清单编号：LS /CX-4.2.3(4)-07 部门：序号文件名称文件编号发文部门及日期销毁日期销毁份数销毁人备注批准人： 监销人： 年 月 日 受控文件清单编号：LS /CX-4.2.3(4)-03 部门：序号文件编号文件名称发文部门分发号批准人备注文件修改审批表编号：LS /CX-4.2.3(4)-04 序号：拟修改的文件名称编号申请修改文件的部门及人员修改的原因和内容： 申请部门负责人（签字）：日期：文件编制或主管部门审核意见： 部门负责人（签字）：日期：相关部门会签： 日期：批准人： 日期：文件(记录)借阅登记表编号：LS /CX-4.2.3(4)-08 部门：序号日期名称编号分发号借阅人归还日期文件(记录)归档登记表编号LS /CX-4.2.3(4)-09 部门：序号归档文件名称文件编号接收份数归档单位归档人接收人相关记录清单编号：LS /CX-4.2.3(4)-10 部门：序号记录名称编号保存年限主检部门备注