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1、中文OFFICE2003实用教程 第8章 Four short words sum up what has lifted most successful Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more. individuals above the crowd: a little bit more. -author -author -date-date 8.1.1 数据清单数据清单Excel对数据进行筛选等操作的依据是数据清单，所谓数据清单
2、是包含列标题的一组连续数据行的工作表。从定义可以看出数据清单是一种有特殊要求的表格，它必须要由两部分构成，即表结构和纯数据。在Excel 2003中对数据清单执行查询、排序和汇总等操作时，自动将数据清单视为数据库，数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。1建立数据清单的规则表结构是数据清单中的第一行列标题，Excel将利用这些标题名进行数据的查找、排序和筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象，不允许有非法数据出现。因此，在Excel创建数据清单要遵守一定的规则。（1）在同一个数据清单中列标题必须是惟一的。（2
3、）列标题与纯数据之间不能用分隔线或空行分开。如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。（3）同一列数据的类型、格式等应相同。（4）在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中使用。 （5）尽量避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在进行筛选时可能会被隐藏。（6）在纯数据区不允许出现空行。（7）在工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空白行或一空白列。2使用记录单建立数据清单用记录单建立数据清单的具体操作步骤如下。（1）新建一个工作簿，将“Sheet1”工作表命名为“销售统计”，在数据清单的首行依次输入各个字段，如图8-1-2所示。
4、 （2）在要加入记录的数据清单中选定任一个单元格（本例中因为总价是要计算出来的，所以要选中F3单元格，在其中输入公式“D3*E3”，并将其复制到这一列的其他单元格中）。（3）单击“数据”“记录单”菜单命令。（4）如果在第一行下面没有数据，则屏幕上会出现如图8-1-3所示的提示对话框，请用户仔细阅读对话框的内容，然后单击“确定”按钮（本例中已经输入了公式所以不会出现该对话框）。 图8-1-3Excel的提示对话框图8-1-2首行依次输入各个字段 （5）这时屏幕上出现了如图8-1-4所示的对话框，该对话框标题栏上的名字是工作表的名字。在各个字段中输入新记录的值，要移动到下一个字段中，请按Tab键。
5、（6）当输完所有的记录内容后，按Enter键（或单击“新记录”按钮）即可加入一条记录，同时出现等待新建记录的记录单。（7）重复操作步骤（5）、（6）输入更多的记录。（8）当输入所有记录后，单击“关闭”按钮，就会看到在清单底部加入了新增的记录。3修改数据清单（1）追加新的记录：追加新记录有两种方法，一种是直接在单元格中输入，另一种是使用记录单。直接在单元格中输入的方法：在要插入记录的行号下方选中某一单元格，单击“插入”“行”菜单命令，插入新的一行，在这行里输入数据。使用记录单的方法：单击“数据”“记录单”菜单命令，弹出记录单的对话框，用新建数据清单相同的方法可以输入追加的新记录。（2）修改记录：
6、修改数据清单中的记录有两种方法，一种是直接在相应的单元格中进行修改，另一种是使用记录单进行修改。使用记录单修改记录的具体操作是：单击数据清单中的任一单元格，然后单击“数据”“记录单”菜单命令，则弹出记录单对话框，如图8-1-5所示。单击“下一条”按钮查找并显示出要修改数据的记录，修改该记录的内容。修改完毕，单击“关闭”按钮，退出记录单对话框。 图8-1-4新记录单对话框 图8-1-5用记录单修改记录 （3）删除记录：删除记录有两种方法，一种是直接在相应的单元格中进行删除操作，另一种是使用记录单进行删除。使用记录单删除一条记录的具体操作方法是：单击数据清单中的任一单元格，单击“数据”“记录单”菜
7、单命令，则弹出一个记录单对话框，如图8-1-6所示。单击“上一条”或“下一条”按钮查找要删除的记录，单击“删除”按钮，则屏幕上弹出一个提示对话框，如图8-1-6所示。单击“确定”按钮，在记录单中显示的记录被删除。4使用记录单查找数据在一张大表中，要找到一个公司可不是件容易的事情，这时就可以使用记录单找到这条记录，具体方法如下。（1）单击记录单中的“条件”按钮，设置查找条件，如图8-1-7所示。 （2）单击“下一条”按钮，向下查找符合条件的记录，如果单击“上一条”按钮，则向上查找符合条件的记录。 8.1.2 排序排序排序是根据一定的规则，将数据重新排列的过程。1Excel的默认顺序Excel是根
8、据排序关键字所在列数据的值来进行排序，而不是根据其格式来排序。在升序排序中，它默认的排序顺序如下所述。（1）数值：数字是从最小负数到最大正数。日期和时间则是根据它们所对应的序数值排序。（2）文字：文字和包括数字的文字排序次序如下。 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）!”# $%&（）* + ， ： ； ?“ ” A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z（3）逻辑值：逻辑值FALSE在TRUE之前。（4）错误值：Error Values所有的错误值都是相等的。（5）空格：Blanks总是排在最后。降序排序中，除了总是排在最
9、后的空白单元格之外，Excel将顺序反过来。 2排序原则 当对数据排序时，Excel 2003会遵循以下的原则。（1）如果对某一列排序，那么在该列上有完全相同项的行将保持它们的原始次序。（2）隐藏行不会被移动，除非它们是分级显示的一部分。（3）如果按一列以上进行排序，主要列中有完全相同项的行会根据用户指定的第二列进行排序。第二列中有完全相同项的行会根据用户指定的第三列进行排序。3简单排序在“常用”工具栏中提供了两个排序按钮：“升序排序”（从小到大排序）和“降序排序”（从大到小排序）。具体步骤如下。（1）在数据清单中单击某一字段名。（2）根据需要，可以单击“常用”工具栏中的“升序排序”或“降序排
10、序”按钮。例如，单击“降序排序”按钮，将得到如图8-1-8所示的结果。4多列排序利用“常用”工具栏中的排序按钮，仅能对一列数据进行简单的排序，如果要对几项内容进行排序时，就需要利用菜单中的“排序”命令来进行排序。具体操作步骤如下。 5排序数据顺序的恢复数据清单内的数据，在经过多次排序后，它的顺序变化比较大，如果要让数据回到原来的排列次序，可以用下面的方法解决这个问题。在创建数据清单时，加上一个序号字段，并输入连续的记录编号，如图8-1-8所示的“学号”字段，在需要恢复原来排列顺序时，单击选中这一列中的任一个单元格，单击格式工具栏中的“升序”按钮，就可使数据排列的次序恢复原状。6应用自定义排序顺
11、序在Excel中，可以利用“自定义序列”作为排序依据，操作步骤如下。（1）选择数据清单中的任一单元格。（2）单击“数据”“排序”菜单命令，调出“排序”对话框，如图8-1-9所示。（3）单击“排序”对话框中的“选项”按钮，调出“排序选项”对话框，如图8-1-10所示。（4）用鼠标单击“自定义排序次序”下拉列表框，如图8-1-11所示，从中选择任一序列作为排序依据。（5）单击“确定”按钮返回到“排序”对话框中，再次单击“确定”按钮则按指定的排序方式进行排序。 8.1.3 自动筛选自动筛选筛选的功能就是要显示出符合设定条件的某一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在Excel中提供了“自动筛选”和“
12、高级筛选”命令来进行筛选。为了能更清楚地看到筛选的结果，系统将不满足条件的数据暂时隐藏起来，当撤销筛选条件后，这些数据又重新出现。1自动筛选（1）首先打开要进行筛选的数据清单，然后在数据清单中选中一个单元格，这样做的目的是表示选中整个数据清单。（2）单击“数据”“筛选”“自动筛选”菜单命令。在列标题的右边就会出现自动筛选箭头，如图8-1-12所示。（3）单击字段名右边的下拉列表按钮，例如单击“公司类型”右边的，出现一个下拉列表，单击要显示的项，例如单击“商业”，就可以将商业类的单位筛选出来。所筛选的这一列的下拉列表按钮箭头的颜色发生变化，以标记是哪一列进行了筛选，效果如图8-1-12所示。 2
13、自动筛选前10个在自动筛选的下拉列表框中有一项是“前10个”，利用这个选项，可以自动筛选出列为数字的前几名，操作方法如下。（1）按照上面的方法进行自动筛选，使自动筛选的下拉箭头出现在列标题的右侧，单击此箭头，出现下拉列表框。图8-1-13 “自动筛选前10个”对话框（2）单击“前10个”选项，调出“自动筛选前10个”对话框，如图8-1-13所示。 图8-1-13 “自动筛选前10个”对话框 3多个条件的筛选（1）从多个下拉列表框中选择了条件后，这些被选中的条件具有“与”的关系。（2）如果对筛选所提供的筛选条件不满意，则可单击“自定义”选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图8-1-15所示
14、。从中选择所需要的条件，单击“确定”按钮，就可以完成条件的设置，同时完成筛选。4移去筛选对于不再需要的筛选数据，可以将其移去，其操作步骤如下。 （1）单击设定筛选条件的列旁边的下拉列表按钮 ，从下拉列表中单击“全部”选项，即可移去列的筛选。（2）单击“数据”“筛选”“全部显示”菜单命令，即可重新显示筛选数据清单中的所有行。5取消自动筛选 6高级筛选自动筛选已经能满足一般的需求，但是它还有些不足，如果要进行一些特殊要求的筛选就要用到“高级筛选”。在“自动筛选”中，筛选的条件采用列表的方式放在标题栏上，而“高级筛选”的条件是要在工作表中写出来的。建立这个条件的要求包括：在条件区域中首行所包含的字段
15、名必须拼写正确，与数据清单上的字段名相同，在条件区域内不必包含数据清单中所有的字段名，在条件区域的字段名下必须至少有一行输入查找的要满足的条件。要执行该操作，数据清单必须有列标记。执行高级筛选时，准备进行筛选的数据区域称为“列表区域”；筛选的条件写在一区域，称为“条件区域”；筛选的结果放的区域称为“复制到”。进行高级筛选的步骤如下。 8.1.4 建立分类汇总建立分类汇总一般建立工作表是为了将其作为信息提供给他人。报表是用户最常用的形式，通过概括与摘录的方法可以得到清楚与有条理的报告。借助Excel提供的数据“分类汇总”功能可以完成这些操作。1建立分类汇总的方法（1）将数据清单，按要进行分类汇总
16、的列进行排序，单击数据清单中的某一数据。（2）单击“数据”“分类汇总”菜单命令，弹出“分类汇总”对话框，如图8-1-18所示。在“分类字段”下拉列表框中选择某一分类的关键字段。（3）在“汇总方式”下拉列表框中选择汇总方式。（4）在“选定汇总项”列表中选择汇总项，可指定对其中哪些字段进行汇总。（5）可根据标出的功能选用对话框底部的3个可选项。（6）设定后单击“确定”按钮，效果如图8-1-19所示。 图8-1-18“分类汇总”对 图8-1-19“分类汇总”的结果 2分类汇总的嵌套有时要对多项指标汇总，例如在对“总开支”进行汇总后，还可以对“服务开支”进行汇总，操作步骤如下。（1）对“总开支”进行分
17、类汇总。然后，单击“数据”“分类汇总”菜单命令，弹出“分类汇总”对话框，如图8-1-20所示。（2）汇总方式选“求和”，在“选定汇总项”列表中选择“服务开支”复选框，取消选取“替换当前分类汇总”复选框，单击“确定”按钮，得到有两层的分类汇总表，如图8-1-21所示。3删除分类汇总对已经进行分类汇总的工作表，单击“表格”“分类汇总”菜单命令，弹出“分类汇总”对话框，选择“全部删除”按钮，就可以将当前的全部分类汇总删除。 8.1.5 数据透视表中的基本概念数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，它提供了操纵数据的强大功能。它能从一个数据清单的特定字段中概括出信息，可以对数据进
18、行重新组织，根据有关字段去分析数据库的数值并显示最终分析结果。数据透视表中的数据，可以从Microsoft Excel数据清单、外部数据库、多张Excel工作表或其他数据透视表中获得。数据透视表由以下几部分组成。（1）页字段：页字段用于筛选整个数据透视表，是数据透视表中指定为页方向的源数据清单或表单中的字段。（2）行字段：行字段是在数据透视表中指定为行方向的源数据清单或表单中的字段。（3）列字段：列字段是在数据透视表中指定为列方向的源数据清单或表单中的字段。（4）数据字段：数据字段提供要汇总的数据值。通常，数据字段包含数字，可用Sum汇总函数合并这些数据。但数据字段也可包含文本，此时数据透视表
19、使用Count汇总函数。如果报表有多个数据字段，则报表中出现名为“数据”的字段按钮，以用来访问所有数据字段。 （5）数据项：字段的子分类或成员，即相同的数值为一类，项代表源数据中同一字段右列中数值的单独条目，因而数据项中不会出现相同的数值。数据项以行标或列标的形式出现在或在页字段的下拉列表框中。（6）汇总函数：用来对数据字段中的值进行合并的计算类型。数据透视表通常为包含数字的数据字段使用Sum，而为包含文本的数据字段使用 Count。可选择其他汇总函数，如Average、Min、Max和Product。 8.2.1 页面设置页面设置在前面所介绍的工作表设置过程中，并没有涉及到用多大的纸张、打印
20、时页边距是多少等问题，这些问题都是在页面设置中进行的。 图8-2-1打印预览状态下的工作表 1设置页面（1）单击“文件”“页面设置”菜单命令调出“页面设置”对话框，如图8-2-2所示。单击“页面”选项卡。（2）在“方向”栏中，选中“纵向”或“横向”单选钮，设置打印方向。（3）在“缩放”栏可指定工作表的缩放比例。选中“缩放比例”单选钮，可在“缩放比例”数字选择框中指定工作表的缩放比例。工作表可被缩小到正常尺寸的10%，也可被放大到400%。默认的比例是100%。选中“调整为”单选钮，则工作表的缩放以页为单位。（4）在“纸张大小”下拉列表框中，选择所需的纸张大小。（5）在“打印质量”下拉列表框中，
21、指定工作表的打印质量。（6）在“起始页码”文本框中，键入所需的工作表起始页的页码。如果要使Excel 2003 自动给工作表添加页码，请在“起始页码”框中键入“自动”。（7）单击“确定”按钮，完成页面的设置。2设置页边距（1）单击“文件”“页面设置”菜单命令，调出“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，如图8-2-3所示。 图8-2-2 “页面设置”（页面）对话框 图8-2-3 “页面设置”（页边距）对话框 3设置页眉和页脚在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，可以设置页眉和页脚。所谓页眉是打印文件时，在每一页的最上边打印的主题。在“页眉”列表框中选定需要的页眉，则“页眉”列表框上
22、面的预览区域显示打印时的页眉外观，如图8-2-4所示。所谓页脚是打印在页面下部的内容，如页码等。在“页脚”列表框中选择需要的页脚，则“页脚”列表框下面的预览区域显示打印时的页脚外观，如图8-2-4所示。除了使用Excle所提供的页眉/页脚格式外，还可以自定义页眉/页脚，操作步骤如下。（1）在“页眉/页脚”对话框中，单击“自定义页眉”按钮。（2）这时屏幕上出现一个“页眉”对话框，如图8-2-5所示。在该对话框中3个文本输入框的含义如下。左：在该文本框中输入的页眉内容将出现在工作表的左上角。中：在该文本框中输入的页眉内容将出现在工作表的上方中间。右：在该文本框中输入的页眉内容将出现在工作表的右上角
23、。例如，在其中的中框中输入“第7章格式化工作表”。 （3）若要加入页码、日期、时间、文件名或工作表标签名，将光标移至需要的输入框，单击相应的按钮即可。（4）选定输入框内页眉内容，单击“字体”按钮，可设置页眉的字体格式。（5）单击“确定”按钮，则在“页眉/页脚”选项卡中显示刚才定义的页眉。单击“自定义页脚”按钮，可以自定义页脚，其方法与自定义页眉相同。4设置工作表的打印格式图8-2-6 “页面设置”（工作表）对话框单击“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡，如图8-2-6所示。在该对话框中可以设置工作表的打印格式。（1）设置打印区域：Excel 2003允许打印工作表的某一部分区域，单击“打印区
24、域”右边的“折叠”按钮，可以选择打印的区域。（2）设置打印标题：当打印一个较长的工作表时，常常需要在每一页上打印行或列标题。Excel 2003允许指定行标题、列标题或二者兼有。（3）单击“顶端标题行”右边的“折叠”按钮，指定打印在每页上端的行标题。（4）单击“左端标题列”右边的“折叠”按钮，指定打印在每页左端的列标题。 图8-2-6 “页面设置”（工作表）对话框 8.2.2 打印预览和打印工作表打印预览和打印工作表1打印预览在Excel 2003中采用了所见即所得的技术，一个文档在打印输出之前，通过打印预览命令可在屏幕上观察文档的打印效果，在打印预览的状态下还可以依据所显示的情况进行相应参数
25、的调整。打印预览的具体操作步骤如下。单击“文件”“打印预览”菜单命令，调出“打印预览”窗口，如图8-2-7所示。在该窗口的最上面有一些命令按钮，通过这些命令按钮，可以用不同的方式查看版面效果或调整版面的编排，在“状态栏”上显示了当前的页号和选定工作表的总页数。在打印预览时还可以直接进行页边距的调整，其操作步骤如下。（1）在打印预览状态下，单击“页边距”按钮后，出现一些浅色的线条，这些线条代表所设定的上、下、左、右边界和页眉、页脚的位置，如图8-2-8所示。（2）利用鼠标移动这些线条，可调整线条所代表的位置，以达到最佳的排版效果。 2分页预览在打印预览状态下如果单击“分页预览”按钮或在编辑状态下
26、单击“视图”“分页预览”菜单命令，会切换到分页预览视图模式，如图8-2-9所示，蓝色外框包围的部分就是系统根据工作表中的内容自动产生的分页符。 图8-2-9分页预览 图8-2-10 “打印内容”对话框 如果要改变打印区域，可以在蓝色的外框上按住鼠标左键不放并拖曳，松开鼠标后即可看到新的打印区域。要删除打印区域设置时，可以单击“文件”“打印区域”“取消打印区域”菜单命令。如果要回到正常的视图下，可以单击“视图”“普通”菜单命令。3打印工作表经过前面的设置，现在可以打印已设置好的工作表了。单击“文件”“打印”菜单命令，调出“打印内容”对话框，如图8-2-10所示。可以看出该对话框与Word中的“打印”对话框有许多相同的地方，如“打印机”栏可对打印机进行设置，“打印范围”栏中可以设置打印哪几页，“份数”栏可以设置打印文件的份数等，而“打印内容”栏则与Word有所区别，下面对其进行介绍。（1）选定区域：选择此项可以打印工作表选定区域中的内容。 （2）选定工作表：选择此项可以打印当前工作表中的所有数据，即使工作表中定义了区域，也不会考虑；如果希望打印多个工作表，需先把它们设置为一个工作组，然后选择此项。默认情况下，Excel 2003打印活动工作表。（3）整个工作簿：选择此项可以打印整个工作簿，而不只是当前工作表。以上设置完成后，单击“确定”按钮，打印机开始打印。