《办公自动化》课堂讲义.doc

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1、办公自动化课堂讲义市总工会职工创业技能培训班 办公自动化课堂讲义 Word软件简介及基本操作 窗口简介 标题栏：双击标题栏可实现窗口最大化与还原之间的快速切换。（组合键Alt+F10） _、最小化所有窗口：激活开始菜单按钮+M。 _、将先前任务栏上最小化的活动窗口还原：激活开始菜单按钮+Shift+M。 _、窗口的切换：Alt+Tab。 菜单栏： Alt加上菜单后的英文字母可进入相应的菜单配合四个箭头键可执行菜单中的命令。（进入文件菜单：Alt+F) 常用组合键 工具栏： 工具栏的调用： 视图菜单工具栏 菜单栏或者工具栏上右击鼠标在快捷菜单中选择。 工具栏的移动：将鼠标放在工具栏的最左侧（有四

2、个灰白色的小点）指针变成移动符号按住左键拖动。（或者放在工具栏的空白处按下左键出现移动符号时拖动左键。） 标尺：用于排版。 标尺的调用：视图菜单标尺。 页边距的调整： 将鼠标指针放在水平（垂直）标尺灰色部分左右（上下）两边出现“”（）时按住左键拖动。 页面设置对话框中调整：文件菜单页面设置页边距选项卡。 工作区：用来编辑文档。视图按钮区：以各种视图方式显示文档。（可进入视图菜单设置视图的方式） 滚动条： 状态栏： 文档的操作 新建文档： 组合键：Ctrl+N。 文件菜单新建。（根据模板文件创建新文档“本机上的模板”） 常用工具栏上单击“新建空白文档”按钮。 保存文档： 第一次保存新建的文档：

3、组合键：Ctrl+S。 文件菜单保存。 常用工具栏上单击“保存”按钮。 注意：保存文档时应首先选择保存位置、再输入文件名、选择文件类型最后单击“保存”。 文件默认类型为_.doc。 模板文件（文档模板）：_.dot。 文本文件(纯文本）：_.txt。 Word97-20_：保存为该类型后20_中的文档就可以在97、98、2000、_P版本中打开。（文档需要转移时最好保存为该种类型）。 对已有的且已修改的文档进行保存 直接按F12。 文件菜单另存为。 _、只要将文件保存中的三个要素（保存位置、文件名、文件类型）任改其一即可达到“另存为”的目的。 _、如果文档已经保存过一次再一次打开需要保存修改前

4、和修改后的内容应用“另存为”命令进行保存此时不需要改变文件保存的位置只更改文件名即可。 _、文档需要备份也可以用“另存为”达到目的此时更改文件保存的位置即可。 自动保存文档：文件保存时进入“另存为”对话框进入“工具”按钮在弹出的菜单中选择“保存选项”设置“自动保存时间间隔”（一般10到20分钟）确定。 设置密码保存文档：文件保存时进入“另存为”对话框进入“工具”按钮在弹出的菜单中选择“安全措施选项”在“打开文件时的密码”文本框中输入密码确定,单击“保存”。 _、密码的取消：打开文件按F12进入“工具”按钮在弹出的菜单中选择“安全措施选项”在“打开文件时的密码”文本框中将密码删除确定单击“保存”

5、。 打开文档：打开最近时间编辑的文档： 开始菜单（经典开始菜单）文档单击文件。 进入Word软件文件菜单单击对应的文件。 打开已保存了一段时间的文件： 组合键：Ctrl+O。 常用工具栏上单击“打开”按钮。 文件菜单打开。 打开Word软件后为自己的文件的方法是：将文件保存为模板格式然后关闭软件将文件名改为“normal”将文件位置放在工具菜单文件位置用户模板将其中的模板文件删除后将改名为“normal”的文件放在此处即可。 文本的编辑输入文本： 输入中文： 输入法的逐一切换：Ctrl+Shift。 中英输入法的切换：Ctrl+空格键。 中英文符号的切换：Ctrl+.。 全角与半角的切换：Sh

6、ift+空格键。 输入标点符号： 键盘输入。（顿号：退格键左侧的那一颗双字符键； 省略号：Shift+6（双字符键）; 破折号：Shift+ -（双字符键） 书名号：Shift+;）软键盘输入：在软键盘上右击在菜单中选择符号类型。 符号工具栏插入菜单中的符号或者特殊符号。 选定文本: 任何数量的文本：将“I”字形指针移动到文本的左侧按住左键拖过这些文本。 一行文本：。 一大块文本：首先选中开头的部分文字再按下Shift键文本末尾处单击左键。 一块垂直文本：将“I”字形指针放在文本的起始处按下Alt键按住左键拖过这些文本。 全选：Ctrl+A。 文本的移动、复制和删除： 移动：左键拖动；剪切和粘

7、贴。 复制：左键拖动（配合Ctrl键）；复制和粘贴。 查找和替换：第二章、格式设置页眉和页脚、页面设置页眉和页脚： 文档正文编辑完成后再做页眉和页脚。 创建页眉和页脚：进入视图菜单页眉和页脚。 设置页眉和页脚的空间： 单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮进入对话框中作如下调整： 页眉空间的计算方法：“页边距”选项卡的上页边距减去“版式”选项卡的“距边界”页眉”的差值即为页眉所占的空间大小。 页脚空间的计算方法：“页边距”选项卡的下页边距减去“版式”选项卡的“距边界”页脚”的差值即为页脚所占的空间大小。 _、一般情况页眉页脚所占的空间在0.5厘米以上。 在首页和奇偶页上创建不同的页眉和页

8、脚：单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮版式选项卡中勾选“首页不同”和“奇偶页不同”。 编辑页眉中的直线： 删除直线：格式菜单边框和底纹边框选项卡“应用于”选择“段落”“设置”中选择样式为“无”确定。 改变直线的线型、颜色、宽度：格式菜单边框和底纹边框选项卡“应用于”选择“段落”根据需要设置线型、颜色、宽度“设置”中选择样式为“无”在“预览”框中单击下边线确定。 页面设置：纸张：设置文档纸张的大小。 页边距：设置文档上、下、左、右页边距的大小。 在页边距选项卡可以设置纸张的方向当一篇文档中纸张既有横向又有纵向时在页边距选项卡的“应用于”设置为“插入点之后”同时将纸张的方向重新设置一遍即

9、可。 文档网格： 在“文档网格”中快速设置行间距和字间距在“指定行和字符网格”单选框中单击左键根据需要设置“每行”的字数“每页”的行数。 版式：设置未满一页文档的垂直对齐方式、页眉和页脚距页边界的距离。 设置字符、段落格式设置字符格式：格式工具栏： 字体：对文本书法格式的设置。（Ctrl+Shift+F) 字号：对文字大小的设置。 将文字变大：Ctrl+。 将文字快速变大：Ctrl+Shift+。 将文字变小：Ctrl+。 将文字快速变小：Ctrl+Shift+ 上标、下标的设置：选中文字右击字体对话框中勾选上标或者下标确定。 改变字间距：_、格式刷：复制文字的格式。 设置段落格式： 进入段落

10、对话框： A、格式菜单段落。 B、页面上右击段落。 段落的对齐方式： 两端对齐：Ctrl+J。（一般情况文档的正文都采用这种对齐方式） 居中对齐：Ctrl+E。（一般用于文档的标题或者副标题） 右对齐：Ctrl+R。（一般用于日期、姓名等位于文档末尾） 左对齐：Ctrl+L。 分散对齐：Ctrl+Shift+D。 段落的缩进： 首行缩进：设置当前段落第一行文字向右缩进的距离。 悬挂缩进：设置当前段落除第一行文字外其他各行文字向右缩进的距离。 左缩进、右缩进：设置当前段落左、右页边距的大小。 设置段间距和行间距： 段间距：进入段落对话框缩进和间距选项卡段前、段后。 行间距：进入段落对话框缩进和间

11、距选项卡行距（选择“固定值”）。 设置边框、底纹、项目符号、编号边框 应用于文字：选定文字进入格式菜单边框和底纹边框选项卡,“应用于”选择“文字”根据需要选择样式、设置线型、颜色、宽度确定。（给文字加边框）应用于段落：将光标放在段落中（针对当前段落如果多个段落格式相同可选定这些段落再编辑）进入格式菜单边框和底纹边框选项卡,“应用于”选择段落根据需要选择样式、设置线型、颜色、宽度确定。（给段落加边框）应用于页面：格式菜单边框和底纹页面边框选项卡根据需要选择样式、设置线型、颜色、宽度或者选择一种图案（艺术型）确定。 _、制作通行本效果。（第一步：视图显示段落标记；第二步：回车一次；第三步：选中这两

12、个段落标记格式菜单边框和底纹应用于“段落”“设置”选择“无”预览框左侧单击第二个和第三个按钮单击“确定”；第四步：复制、粘贴。）底纹：项目符号：段落中起始位置出现的符号即称为项目符号。 设置项目符号的方法：第一步：格式菜单项目符号和编号项目符号选项卡中选择符号确定； 第二步：设置段落缩进。（一般首行缩进2字符左、右缩进为0）编号：设置编号的方法： 第一步：格式菜单项目符号和编号编号选项卡选择一种编号样式如果样式不符合要求则单击自定义进入新的对话框在“编号格式”中输入公共部分在“编号样式”中选择符合要求的样式确定。 第二步：设置段落缩进。（一般首行缩进2字符左、右缩进为0）制表位、分栏、特殊排版

13、方式制表位： 作用：主要用来制作书的目录、没有表格线的表格。 生成制表位的方法： 在水平标尺上设置：首先在水平标尺与垂直标尺交叉处设置制表位的对齐方式然后在水平标尺下边缘上单击左键。 格式菜单设置：格式菜单制表位根据需要输入按Tab键后光标停留点的位置（“制表位位置”）按Tab键后运动过程中产生的符号（“前导符”）按Tab键后光标停留点后面字符在垂直方向上的对齐方式（“对齐方式”）单击确定。 分栏 整篇文档的分栏：格式菜单分栏在分栏对话框中设置栏数、栏宽、分隔线应用范围（整篇文档）确定。 插入点之后分栏：格式菜单分栏在分栏对话框中设置栏数、栏宽、分隔线应范围（插入点之后）确定。 _、将光标移入

14、下一栏的方法：插入菜单分隔符分栏符确定。 用文本框分栏： 第一步绘制文本框：调出绘图工具栏在工具栏上单击“文本框”在画布之外拖动左键绘制文本框输入文字。 第二步取消框线：选中文本框绘图工具栏上单击“线条颜色”设置为“无线条颜色”。 第三步：复制文本框：选中文本框用组合键Ctrl+D即可复制文本框根据需要调整文本框的位置（Ctrl+箭头键微移文本框）。 特殊排版： 首字下沉： 竖直排版： 全文均竖排： 文件菜单页面设置文档网格选项卡“文字排列”选择“垂直”。 页面上右击文字方向选择竖排。 部分内容竖直排版：插入竖排文本框。 中文版式： 自动标注汉语拼音：选定文字（最多30个）格式菜单中文版式拼音

15、指南。 带圈字符：选定一个中文汉字或两个英文字母格式菜单中文版式带圈字符。 合并字符：将少于6个一行的字符变为两行。选定文字格式菜单中文版式合并字符。 双行合一：一般用于词语的解释。直接进入格式菜单下的中文版式选择双行合一在对话框中输入文字即可。 第三章、表格制作整表的操作表格的生成： 方法一、常用工具栏上“插入表格”按钮。 方法二、表格菜单插入表格。 方法三、表格和边框工具栏上单击“插入表格”按钮。 表格的选定： 方法一、将鼠标指针移入表格内左上角出现移动符号时在该符号上单击左键。 方法二、表格菜单选择表格。 方法三、将光标定位在表格中任意一个单元格内关闭数字锁定键上方的指示灯按组合键Alt

16、+5（数字键区）。 表格大小的调整：将鼠标指针移入表格内右下角出现一个小方块将指针放在小方块上按住左键拖动即可。 表格的删除：选定表格后使用剪切命令。（按Del键只能删除表格中的内容）。 拆分： 水平方向上拆分：在需要拆分的行中单击左键进入表格菜单中选择“拆分表格”命令。 垂直方向上的拆分：选定需要拆分的列右击边框和底纹在预览框中单击所有的行线确定。 自动套用格式：选定表格进入表格菜单选择“表格自动套用格式”。 边框和底纹： 设置边框：将插入点放在表格中任意一个单元格内右击边框和底纹 取消框线：直接在预览框内单击需要取消的框线即可。 改变框线：设置好线型、颜色、宽度在预览框内单击对应的框线即可

17、。 _、第一次设置完成后表格所有的框线将改变为该次的线型、颜色和宽度再进行下一次设置应在预览内取消原有的框线再设置新的线型、颜色以及宽度设置好新的线型、颜色和宽度后在预览内单击对应的部分即可。 对齐方式与文字环绕：标题行的重复：表格跨页时每页都需要显示标题时应执行该操作。操作方法：选定标题所在行进入表格菜单选择“标题行重复”命令。 行列、单元格的操作、表格的计算、排序：行列的操作： 行列的选定： 方法一、用鼠标选择：将鼠标指针放在行的左侧（列的最上边）出现向右（下）的箭头时单击左键。 方法二、用表格菜单选择：表格菜单选择行（列）。 行列的添加： 方法一、选定行（列）右击鼠标选择“插入行（列）”

18、。 方法二、表格菜单插入行（列）。 行列的删除： 方法一、选定行（列）右击鼠标选择剪切（删除行或列）。 方法二、将光标放在要删除的行（列）中右击鼠标选择“删除单元格”删除整行（列）。 方法三、将光标放在要删除的行（列）中进入表格菜单选择删除命令行（列）。 _、添加多行（列）选定相同数量的行（列）再添加行（列）。（见b)行高、列宽的调整： 方法一、用鼠标调整：将鼠标指针放在行（列）线上出现一对平行线和箭头时按住左键拖动。 _、改变列宽时同时按住Shift键拖动左键不会影响相邻的列。 方法二、用表格属性命令调整：（表格菜单表格属性；右击鼠标表格属性）在表格属性对话框中进入行（列）选项卡输入具体的值

19、单击“确定”。 _、表格的行高值极小（有时表格行高无法用鼠标调整时）应在表格属性对话框中的行选项卡中将“行高值是：”设为“固定值”。 边框和底纹：（略）选定行（列）右击选择“边框和底纹”命令。 平均分布各行（列）：选定行高（列宽）需要均等的所有行（列）再选择其中任意一种方法即可。 方法一、右击鼠标选择“平均分布各行（列）”命令。 方法二、表格菜单自动调整平均分布各行（列） 方法三、表格和边框工具栏上单击“平均分布各行（列）”按钮。 单元格的操作： 单元格的选定：表格菜单选定单元格。（将鼠标指针放在单元格的左侧出现向右的黑色箭头时单击左键）。 单元格的合并：选定单元格 方法一、右击鼠标选择“合并

20、单元格”命令。 方法二、表格菜单合并单元格。 方法三、表格和边框工具栏上单击“合并单元格”按钮。 单元格的拆分： 方法一、右击鼠标选择“拆分单元格”命令。 方法二、表格菜单拆分单元格。 方法三、表格和边框工具栏上单击“拆分单元格”按钮。 对齐方式：选定单元格 方法一、右击鼠标选择“单元格对齐方式”命令。 方法二、表格和边框工具栏上单击“单元格对齐方式”按钮。 斜线表头的绘制：表格菜单“绘制斜线表头”命令。 第四章、编辑图形图片插入图片：插入菜单图片 1、剪贴画 2、来自文件编辑图片： a、选定图片：在图片上单击左键。 b、大小的调整： 选定图片在图片工具栏上单击“文字环绕”按钮将图片的版式设置

21、为“嵌入型”之外的格式图片四周会出现八个小圆圈在这些小圆圈上拖动左键就可以更改图片的大小。 c、图片工具栏： 颜色：设置图片的颜色。 在黑白打印机上打印图片最好图片颜色设置为“灰度”。如果将图片作为文档的背景可将图片颜色设置为“冲蚀”（并且图片的版式应设置为“衬于文字下方”）。 文字环绕：常用的格式有“四周型”、“衬于文字下方”、“上下型”。 _、只抓取窗口中的一部分内容：将所需要内容显示在屏幕上按一下屏幕打印键进入画图软件粘贴单击工具箱上的选定工具将需要的内容框起来复制进入Word软件粘贴设置图片的文字环绕格式。 _、只抓取工具栏上的某一个按钮的方法：将工具栏和按钮显示工具菜单自定义在按钮右

22、击选择“复制按钮图像”命令 关闭对话框粘贴。 绘制图形Shift键的作用：绘制水平（垂直）方向上的直线（箭头）。（改变直线或箭头的长度也应配合Shift键完成）。 绘制圆和正方形。 对象的等比例缩放。 多个对象的选择与组合。 Ctrl键的作用： 复制对象： 选定对象按组合键Ctrl+D。 选定对象按住Ctrl键的同时拖动左键。 微移对象：选定对象按下Ctrl键的同时按下对应的箭头键。 绘制简单图形： 绘制直线、箭头、矩形、椭圆等。 绘制任意多边形绘制自选图形：绘制组织结构图：图形的排列与叠放：艺术字和文本框的使用艺术字 艺术字工具栏 用艺术字绘制公章、对联文本框 在文档中插入文本框 链接文本框

23、作业：制作公章和对联。 _、用艺术字制作公章 第一步：绘制圆。单击绘图工具栏上“椭圆”工具按下Shift键的同时拖动左键；选定绘制好的圆将圆的线条颜色设置为红色线型设置为较粗的一种线型。 第二步：用艺术字制作公章内容。单击绘图工具栏的“插入艺术字”按钮在样式对话框中选择弧形样式确定输入文字将文字字号设置为10号确定选定艺术字在艺术字工具栏上设置它的“文字环绕”为“浮于文字上方”将鼠标指针放在艺术字右下角的控制点上按下左键沿着顺时针方向拖动拖动出的轨迹呈半圆形时松手将鼠标指针放在菱形符号上按下左键沿着逆时针方向拖动（如果文字大小不能达到要求此时可选定文字将鼠标指针放在对角点控制点上按下Shift

24、键的同时拖动左键将文字等比例缩放）将艺术字填充为红色。 第三步：绘制五角星。单击绘图工具栏上“自选图形”按钮星与旗帜五角星按下Shift键的同时拖动左键将五角星填充为红色。 第四步：组合图形。 方法一：按下Shift键单击各个对象在任意一个对象上右击快捷菜单中选择“组合”组合。 方法二：单击绘图工具栏上“选择对象”按钮在需要组合的对象上拖动左键拖出的虚框将所有对象完全框住在任意一个对象上右击快捷菜单中选择“组合”组合。 第五章、打印输出打印预览：执行“文件”“打印预览”命令或单击常用工具栏上的“打印预览”按钮即可进入打印预览视图。在预览工具栏上存在以下按钮： 打印：按当前设置开始打印文档。 放

25、大镜：可以在放大页面与编辑文档间切换。进入打印预览视图后工具栏上的放大镜按钮自动处于选中状态把鼠标指针移至文档页面上时呈放大镜形状如果带“+”号此时无论单击左键还是右键将按100%比例显示文档内容同时放大镜变为带“-”号再次单击鼠标则恢复成放大前的比例。单击“放大镜”按钮取消其下陷选中状态在页面编辑区指针形状变为“I”形可以不关闭预览直接对文档进行编辑。 单页：在当前窗口显示一页内容。 多页：在当前窗口显示多页内容。 显示比例：设置当前显示的比例尺寸。可以选择一个比例或直接在其中输入数字都可以按比例显示文档页面。 查看标尺：在预览状态下显示或隐藏标尺。在预览状态下可以直接使用标尺调整页边距。

26、缩小字体填充：通过缩小字号或段落及字符的间距把最后一页的少数文本压缩到当前页面。 全屏显示：隐藏窗口项目以此尽可能多地显示文档页面。 关闭：退出预览模式恢复原视图方式。 打印：按组合键Ctrl+P或进入文件菜单打印。 打印文档特定部分： 在“页面范围”选项中设置。 _、只打印选定的内容：选定需要打印的内容在“页面范围”中选择“选定的内容”。 只打印奇数页或偶数页：在“打印”框中单击“奇数页”或“偶数页”选项即可。 同时打印多份文档：在“份数”框中输入打印的份数。 缩放打印：Word具有一个类似复印机的缩放功能能够在不进行页面设置的情况下按比例缩小或扩大页面上的字号和图形使其自动适应所选的纸张尺

27、寸。方法如下:执行“文件”“打印”(或按Ctrl+P)打开“打印”对话框。在右下角“缩放”框中选择缩放成的纸型。单击“确定”按钮。 _、如果第2步后在“每页的版数”下拉框中选择希望的每页版数还可以把多页的内容打印在一页纸上并且各具页码。用这种方法也可以制作双面打印的小册子。 Excel软件及基本操作 第一课时Excel的工作界面 标题栏：BOOK（工作簿） 菜单栏： 工具栏： 编辑栏：名称框、文本框 工作区：以表格的形式展现实际上一张白纸表格制作完成应设置边框打印后是真正的表格。 滚动条： 状态栏： 工作表的操作 工作簿是一种由Excel创建的文件而工作表则是工作簿的组成部分。可以这样形象的理

28、解工作簿是一个笔记本而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel绝大部分工作是在工作表中进行的。 工作簿的相关操作（略） 一张工作簿中默认有3张工作表；一张工作簿可以容纳1255张工作表。 工作表的操作 选择工作表：单击工作标签可以选定一张工作表；配合Shift键可以选定连续的工作表；配合Ctrl键可以选定不连续的多张工作表；在工作表标签上右击在菜单选择“选定全部工作表”命令可以选定工作簿中所有的工作表。 插入工作表：在工作表标签上右击选择“插入”命令。如果需要同时添加多张工作表应首先选定相等数量的工作表然后在任意一张工作表标签上右击执行“插入”命令。 删除工作表：在工作表标签上右击选

29、择“删除”命令。 重命名工作表：在工作表标签上双击输入新的名称（在工作表标签上右击选择“重命名”命令输入新的名称即可。） 移动工作表： 同一张工作簿中移动数据：选定工作表按住左键拖动到所需位置松开左键即可。（在工作表标签处右击移动或复制工作表。） 在不同工作簿中移动数据：在工作表标签处右击移动或复制工作表“将选定工作表移至”、“工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称。 复制工作表： 同一张工作簿中复制数据：选定工作表按下Ctrl键的同时拖动左键到所需位置松开左键即可。（在工作表标签处右击移动或复制工作表在“建立副本”前打勾。） 在不同工作簿中复制数据：在工作表标签处右击移动或复制工作表“将选定工作

30、表移至”、“工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称同时在“建立副本”前打勾。 在多张工作表中同时输入相同的数据：配合Shift或Ctrl键选中这些工作表输入数据输入完成后在任意一张工作表标签上单击左键即可。 单元格的使用 单元格的地址： 行与列交叉形成一个单元格表示时首先输入列号再输入行号。例：A1。 区域：两个或两个以上的单元格称为一个区域。其表示方法为：先输入区域中左上角第一个单元格的地址再输入冒号（：）最后输入区域中右下角单元格的地址。例：A1：B5。 单元格的选择： 单个单元格的选择：单击。 多个单元格的选择： 框选：按住左键拖过需要选择的单元格即可。 连选：Shift+左键。 间选：Ct

31、rl+左键。 在编辑栏中选择单元格：“名称框”内直接输入区域再敲回车键可快速选中想要的区域。（例：A1：F5、A1：B4D5：F7) 编辑单元格： 修改单元格的内容： 重新输入新的内容：选定单元格后直接输入新的内容即可。 对单元格的内容予以修改：在单元格内双击编辑内容。 删除单元格的内容：选定单元格按Del键。（右击清除内容或进入编辑菜单选择清除命令。） 删除单元格：选定单元格右击删除。 插入单元格：插入菜单单元格（选定单元格右击插入）。 移动单元格： 选定单元格剪切粘贴。 选定单元格将鼠标指针放在单元格的边框处出现向左的箭头符号时拖动左键到目标位置即可。 复制单元格： 选定单元格按住Ctrl

32、键的同时拖动左键到目标位置即可。 用复制、粘贴命令。 自定义序列。 数据的录入 数据类型： 字符型数据：默认显示格式为左对齐一般不参与运算。 逻辑型数据：用来判断事物真与假的数据默认显示格式为居中对齐。例：true（真的）false（假的）。 数值型数据：默认显示格式为右对齐都要参与运算。 特殊数据的处理： 特殊代码（号）的输入： 例：001、身份证号码。 方法一：在中文输入法状态（符号为英文状态）或者是英文输入法首先输入单引号（）再输入数字代码。 方法二：选定单元格右击设置单元格格式数字选项卡选择“文本”确定回到表格中输入数据即可 分数的输入： 方法一：整数部分+空格键+分数部分。例：1/2

33、 0+空格键+1/2。 方法二：选定单元格右击设置单元格格式数字选项卡选择“分数”设置分数的类型确定回到表格中输入数据即可。 负数的输入：减号+数字。 例：负5 -5。 负数格式的设置: 选定单元格右击设置单元格格式数字选项卡选择数值设置负数格式。（红色、数字加有括号） 科学记数：（略） 日期和时间的输入： 日期的输入：年月日之间用“-”或“/”连接。例：20_年11月8日表示方法为：20_-11-8或20_/11/8。 输入系统日期的组合键：Ctrl+； 时间： 十二小时制：输入时间+空格键+输入A（表示上午）输入P（表示下午或晚上）例：上午8：30表示方法为8：30 A 二十四小时制：直接

34、输入时间即可。 输入系统时间的组合键：Ctrl+Shift+。 行列的操作、格式工具栏 行列的操作： 行列的选定： 选定一行（列）：单击行（列）号。 选定多行（列）：配合Shift或Ctrl键再单击行（列）号。 在名称框中输入的方法： 例：选定1至3行：1：3选定1行3行5行到8行 1：13：35：8。 选定A至C列：A：C 选定A列C列E列到H列 A：AC：CE：H。 行列的添加： 方法一：选定行（列）右击鼠标插入。 方法二：选定行（列）中任意一个单元格进入插入菜单选择行（列）。 行列的删除： 方法一：选定行（列）右击鼠标删除。 行高列宽的调整： 鼠标调整：将指针放在行（列）线上拖动左键。

35、在行线或列线上双击左键可实现“最适合的行高（列宽）”。 格式菜单： 格式菜单行（列）行高（列宽）。 行（列）的隐藏： 选定需要隐藏的行（列）进入格式菜单行（列）隐藏。 取消行（列）的隐藏：选定整表（单击行列号的交叉处或者用组合键Ctrl+A)进入格式菜单行（列）取消隐藏。 格式工具栏。 数据的保护与窗口的操作 数据保护 加密保存文档 保护工作表 保护整张工作表：工具菜单保护保护工作表 只保护工作表中的一部分数据： 第一步：选中不需要保护的区域右击设置单元格格式保护选项卡将“锁定”前的勾取消。 第二步：工具菜单保护保护工作表输入密码即可。 窗口的操作 多窗口操作 拆分与冻结 视图管理器单元格格式

36、的设置 进入单元格格式对话框： 方法一：直接在页面上右击在快捷菜单中选择即可。 方法二：格式菜单单元格（Ctrl+1） 单元格格式对话框各选项详解 自动套用格式： 条件格式： 单元格数值： 现有一张用Excel制作的学生成绩表含若干学生的若干科目成绩要求：将60分以下的成绩以红色显示60分至69分以黄色显示69分以上以绿色显示 操作如下： 第一步：选定整个“成绩”区域点击“格式”菜单内的“条件格式”项“条件格式”窗口打开；将“条件1”下的几个项目分别设置为“单元格数值为”、“小于”、“60”；点击“格式”打开“单元格格式”窗口；在“字体”选项卡中点击“颜色”一栏的下拉箭头选择红色方块点击“确定

37、”。 第二步：点击“添加”打开“条件2”窗口将“条件2”诸项设置为“单元格数值为”、“介于”、“60”、“69”再按如上方法将字体颜色设置为黄色； 第三步：点击“添加”打开“条件3”窗口将“条件3”诸项设置为“单元格数值为”、“大于”、“69”字体颜色设置为绿色；最后点击“确定”。 若要将“条件格式”复制到其他地方可选定已设置“条件格式”的任何一个单元格按“格式刷”按钮再把目标单元格“刷”一下就可以了。 公式： 填充柄的用法 左键 自定义序列的填充。 复制单元格： 情况一：单元格中的数据是纯汉字可同时选中两个或两个以上的单元出现填充柄后拖动左键。 情况二：单元格中的数据是纯数字只能选中一个单元

38、格出现填充柄后拖动左键即可完成复制。 情况三：单元格中的数据是汉字与数字的集合选定单元格按住ctrl键出现填充柄时拖动左键可完成复制。 等差序列的填充： 选定已经输入数字的两个或两个以上的单元格出现填充柄时再按住左键拖动。 特殊代号（码）等差序列的填充：例001-050的生成直接在一个单元格中输入001将鼠标指针放在单元格的右下角出现填充柄后拖动左键即可。 公式和函数的快速填充。 日期按天数填充。 注：如果所操作列的左侧已有数据可双击左键实现以上功能（复制单元格情况三例外）。 右键 复制单元格； 以序列方式填充； 序列：等差序列和等比序列。 PowerPoint软件简介及应用 PowerPoi

39、nt20_的工作界面 首先我们来熟悉一下PowerPoint的工作界面。 启动PowerPoint20_一个同Word20_很相似的窗口就呈现在眼前了。 标题栏：显示出软件的名称(Microsoft PowerPoint)和当前文档的名称(演示文稿1)；在其右侧是常见的“最小化、最大化/还原、关闭”按钮。 菜单栏：通过展开其中的每一条菜单选择相应的命令项完成演示文稿的所有编辑操作。 常用工具栏：将一些最为常用的命令按钮集中在本工具条上方便调用。 格式工具栏：将用来设置演示文稿中相应对象格式的常用命令按钮集中于此方便调用。 任务窗格：利用这个窗口可以完成编辑“演示文稿”一些主要工作任务。 工作区

40、/编辑区：编辑幻灯片的工作区。 备注区：用来编辑幻灯片的一些“备注”文本。 大纲编辑窗口：在本区中通过“大纲视图”或“幻灯片视图”可以快速查看整个演示文稿中的任意一张幻灯片。 绘图工具栏：可以利用上面相应的按钮在幻灯片中快速绘制出相应的图形。 10 状态栏：在此处显示出当前文档相应的某些状态要素。 演示文稿的制作过程 演示文稿的制作一般要经_面几个步骤： 准备素材：主要是准备演示文稿中所需要的一些图片、声音、动画等文件。 确定方案：对演示文稿的整个构架作一个设计。 初步制作：将文本、图片等对象输入或插入到相应的幻灯片中。 装饰处理：设置幻灯片中的相关对象的要素（包括字体、大小、动画等）对幻灯片

41、进行装饰处理。 预演播放：设置播放过程中的一些要素然后播放查看效果满意后正式输出播放。 演示文稿的制作原则 主题鲜明文字简练 结构清晰逻辑性强 和谐醒目美观大方 生动活泼引人入胜 核心原则：醒目。要使人看得清楚达到交流的目的。 创建演示文稿 制作第一个演示文稿 一份演示文稿通常由一张“标题”幻灯片和若干张“普通”幻灯片组成。 启动PowerPoint20_执行“文件保存”命令打开“另存为”对话框（如图2）选定“保存位置”（）为演示文稿取一个便于理解的名称（如“第一个演示文稿”）然后按下“保存”（）按钮将文档保存起来。 在编辑过程中通过按“Ctrs+S”快捷组合键随时保存编辑成果。 在“另存为”

42、对话框中按右上方的“工具”按钮()在随后弹出的下拉列表中选择“安全选项”打开“安全选项”对话框（如图3）在“打开权限密码”或“修改权限密码”中输入密码确定返回再保存文档即可对演示文稿进行加密。 注意：设置了“打开权限密码”,以后要打开相应的演示文稿时需要输入正确的密码；设置好“修改权限密码”,相应的演示文稿可以打开浏览或演示但是不能对其进行修改。两种密码可以设置为相同也可以设置为不相同。 使用内容提示向导：在任务窗格的下拉列表中选“新建演示文稿”再单击任务窗格中的“根据内容提示向导”根据提示进行后续每一步操作。 任务窗格的显示与关闭：视图-任务窗格或Ctrl+F1。 使用设计模板：在任务窗格的

43、下拉列表中选“新建演示文稿”再单击任务窗格中的“根据设计模板”在任务窗格内的“应用设计模板”下拉列表中单击选取所需版式。 标题幻灯片的制作 标题幻灯片相当于一个演示文稿的封面或目录页。 启动PowerPoint20_以后系统会自动为空白演示文稿新建一张“标题”幻灯片（参见图1）。 在工作区中点击“单击此处添加标题”文字输入标题字符(如:精彩的PowerPoint 20_)。再点击“单击此处添加副标题”文字输入副标题字符（如“我的第一个演示文稿”等）。标题幻灯片制作完成后的效果如图4。 在标题幻灯片中不输入“副标题”字符并不影响标题幻灯片的演示效果。 如果在演示文稿中还需要一张标题幻灯片可以这样

44、添加：执行“插入新幻灯片”命令（或直接按“Ctrl+M”快捷组合键）新建一个普通幻灯片此时“任务窗格”智能化地切换到“幻灯片版式”任务窗格中在“文字版式”下面选择一种标题样式即可。 普通幻灯片的制作 新建一张幻灯片在幻灯片版式”任务窗格中的“内容版式”下面选择一种幻灯片样式（我们这里选择“空白”样式吧）。 将光标定在左侧“大纲区”中切换到“幻灯片”标签下然后按一下“Enter”键即可快速新建一张幻灯片。 将文本添加到幻灯片中： 输入文本：执行“插入文本框水平/垂直”命令此时鼠标变成“细十字”线状按住左键在“工作区”中拖拉一下即可插入一个文本框,然后将文本输入到相应的文本框中。 设置要素：单击选

45、中文本框设置好文本框中文本的“字体”、“字号”、“字体颜色”等要素。 调整大小：将鼠标移至文本框的八个控点（空心圆圈）上成双向拖拉箭头时按住左键拖拉即可调整文本框的大小。 移动定位：将鼠标移至文本框边缘处成四箭头状时按住左键拖拉将其定位到幻灯片合适位置上即可。 旋转文本框：选中文本框然后将鼠标移至上端控制点（绿色实心圆点）此时控制点周围出现一个圆弧状箭头按住左键挪动鼠标即可对文本框进行旋转操作。 将图片插入到幻灯片中：将光标定在“工作区”执行“插入图片来自文件”命令打开“插入图片”对话框（如图5）定位到图片所在的文件夹（）选中需要的图片（）按下“插入”按钮（）或直接双击所选图片即可将图片插入到

46、幻灯片中。 调整图片的大小、移动、定位和旋转图片的操作方法同操作文本框十分相似。 仿照上面的操作完成后续幻灯片的制作然后保存第一份演示文稿就制作完成了。 对象的添加 添加新幻灯片 方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键即可快速添加1张空白幻灯片。 方法二：回车键法。在“普通视图”下将鼠标定在左侧的窗格中然后按下回车键（“Enter”）同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。 方法三：命令法。执行“插入新幻灯片”命令也可以新增一张空白幻灯片。 插入文本框 A：执行“插入文本框水平（垂直）”命令然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。 B：也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框直接输入文本 在“普通视图”下将鼠标定在左侧的窗格中切换到“大纲”标签下。然后直接输入文本字符。每输入完一个内容后按下“Enter”键新建一张幻灯片输入后面的内容