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1、公司外来文件公文管理办法公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。第二条本办法适用于XX公司，各分子公司根据此办法执行。第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。发文办理指以公司名义制发公文的经过，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到
2、的公文的办理经过，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第二章外发公文管理第五条外发文件根据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸附件1或带有公司标志的信纸附件2形式印发。第六条外发文件格式要求：一公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完好，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。二正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、“一“1、“1标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左
3、侧装订。(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号如“附件：1、XXXXX。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。四成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位即1不编为01。五文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第七条公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。草拟公文应做到：一符合国家的法律、法规及其他有关规定。二情况确实，观点明确，表述准确，构造严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。三拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。第八条发文由发文部门根据规定格式要求草拟好文稿，填写（XX公司外发文件处理单）附件3，送部门负责人、法务、业务负责人审批。