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1、外来文件管理办法1目的为规范外来文件的管理，确保外来文件的有效使用制定本规定。2适用范围适用于公司外来文件识别评审和管理。3职责3.1综合部负责外来文件的归档管理。3.2技术部负责外来文件的识别与评审。4相关规定4.1外来文件的识别外来文件是指相关的法律、法规、标准等，详细如下：1产品标准、规范、技术协议等；2法律法规与其他要求、政府公文通知相关文件；3供方资质证实文件；4供方随产品提供的质量、环境和安全证实文件如检测报告；5国家有关产品质量、认证等方面的文件；6顾客提供的文件；7顾客投诉文件。4.2外来文件的管理4.2.1外来文件收到后，接受部门按产品或项目名称及日期进行分类、登记；直接引用
2、的外来文件由对口部门主管提出，综合部备案纳入（外来文件清单）进行管理。4.2.2外来文件根据其来源分别由归口部门归口管理。1产品标准、规范、技术协议等由技术部归口管理，并交综管部备案；2法律法规与其他要求、政府公文通知相关文件等由综管部归口管理；3供方资质证实文件由质检部归口管理；4供方随产品提供的质量、环境和安全证实文件由质检部归口管理，其中合格证实、材质报告、检测报告须由公司检验员签字确认；5国家有关产品质量、认证等方面的文件由质检部归口管理；6顾客提供的文件和顾客投诉文件由销售部归口管理，顾客文件应在整个供给链上具备可追溯性，其管理方式与内部文件一样；4.2.3各归口管理部门应做好外来文
3、件管理并保存外来文件。技术标准、规范文件应该建立（标准文件库）进行管理；顾客文件建立（外来文件清单），发放相关部门和相关供方进行传递和追溯。4.2.4各归口部门应及时了解国家有关涉及本公司的产品设计、施工技术规范，每年公布一次有效（外来文件清单），使用部门核对本部门所使用的目录清单标准，撤出作废标准。4.3外来文件的评审4.3.1对于产品标准、质量、安全方面的外来文件由对口部门主管提出评审。4.3.2外来文件评审方法两种：传递会签评审和文件化会议评审。4.3.3内容较少且不用修改或改动很少的文件进行传递会签评审。一般方式是填写（文件评审表），将评审的外来文件作为附件进行会签传递式评审，由相关部
4、门主管签字；4.3.4内容较多且需要修改采用的外来文件如技术要求、技术规范、技术协议等进行文件化评审。文件化评审根据评审计划进行会议评审。先制定（评审计划）和（文件评审检查表），文件评审检查表的主要内容是文件、标准、技术规范、规定等，进行逐条评审。评审结果输出在（文件评审表）。4.3.5经部门评审后纳入（外来文件清单）或（标准文件库）进行管理。4.4外来文件的发放/回收外来文件发放/收回：按（文件控制程序）执行；4.5外来文件的更新4.5.1综合部每一年为一个周期，到有关部门对所使用的外来文件进行跟踪，识别使用的外来文件能否为有效版本。4.5.2必要时，综合部能够电话查询，或网上查询等方式适时进行跟踪。4.5.3经查询为无效版本的，应及时更换公司内使用的无效文件。执行（文件控制程序）的相关规定。4.5.4综合部应将跟踪查询情况填写相关记录。5相关文件（文件控制程序）6相关记录（外来文件清单）（标准文件库）