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1、采购管理制度及流程采购管理制度及流程篇一一、目的：规范公司采购流程，提高采购工作效率，进而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容一总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为根据开展工作。二基本流程：采购需求寻找供给商询价、比价、议价采购洽商合同的签订交货验收质检入库计划对账财务结算三采购流程图如下：四、制度细则一采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并根据规定的格式填写，根据即定流程申请获得这些物品的经过。2、采购需求流
2、程如图：3、请购单的要素完好的请购单应包括下面要素：l请购的部门；l请购物品所属项目；l请购的用处；l请购的物品名；l请购的物品数量；l请购的物品规格；l请购物品的样品、图纸或技术资料等；l请购物品的需求时间；l请购如有特殊需要请备注；l请购单填写人；l请购的部门负责人；l请购单的审核人；l财务审核人；l公司总经理。4、请购单及其提请规定l请购单应根据要素填写完好、明晰，由公司领导审核批准后报采购部门。l请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。l涉及的采购物品种类、数量太多时能够以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。l遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不
3、在的情况，能够电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。l假如是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面讲明。l请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。5、公司物资申请采购的提请部门l公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。l公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。l公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。l公司各部门专用的物资由各部门自行提请。6、请购单的接收l采购部在接收请购单时应检查表单的填写能否根据规定填写完好、明
4、晰，检查请购能否经过公司领导审批。l接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完好明晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。l联络仓库管理人员核查采购物资能否有库存，核对采购台帐看在途采购的物资能否知足采购申请。l对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。7、请购单的分工处理l核对过的请购单，采购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理。l对于紧急采购项目应优先处理。l无法根据申请部门需求日期完成采购的，应通知申请部门。l重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。8、采购周期的规定l根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。l请购部门应根据公
5、司规定的时间提早走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。l采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导讲明原因。l碰到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。二询价及其规定l询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，碰到问题要应及时与请购部门沟通。l属于一样类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。l对于紧急请购项目应优先处理。l所有采购项目上必须向生产厂家或供给商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。l对于请购部门需求的物资或设备如有品质一样，成本较低的替代品能够推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。对于请购部门需
6、求的物品，采购人员在采购经过中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。l碰到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。l询价时对于一样规格和技术要求应对不同品牌进行询价。l除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供给商询价、供给商介入比价或招标采购的供给商数量也要不同。金额大的，公司相关领导介入监督。l比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物
7、资和项目的能力。l比价采购或招标采购应根据公司规定的表单格式或拟定完好的招标文件格式进行询价。l在询价时碰到特殊情况应书面报请公司领导批示。三比价、议价l对厂商的供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。l对于合格供给商的价格水平进行市场分析，能否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件愈加突出。l收到供给单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目的或理想中标价格。l重要项目应通过一定的方法对于目的单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供给商的各方面的实力等。l参考目的或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步会谈。四比价、议价结果汇总l比价、
8、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。l比价、议价结果汇总应根据规定的格式完好列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，根据一定顺序逐一审核。l如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。五合同的签订及其规定1合同正文应包含的要素l合同名称、编号、签订时间、签订地点。l采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。l包装要求，备品备件包装运输要求。l合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。l付款方式。l交货期。l质量保证期。l质量要求及规范。l违约责任和解决纠纷的办法。l双方的公司信息。
9、l其他约定。2合同签订及其规定l如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。l拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。l如物品订购数量较多且价值较大或难盘点的情况时，务必请厂商派代表来场协助盘点。l质保期一定要明确从什么时候开场并应尽量要求厂商延长产品质保期。l具体约定发票的提供时间及要求。l针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分根据预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。l与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。l违约责任一定要具体、详细。l比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工作。l合同签定前应根据规定的格式对合
10、同初稿进行巡签审查。l合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。l签订的所有合同应及时报送财务部门。六付款及合同执行1付款流程2付款规定l所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。l根据进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款。l根据公司规定和合同约定到达付款条件的合同在付款时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。l财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。3合同执行l已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人
11、进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或弥补措施，并及时通知请购部门及公司领导。l已签订的合同在执行期间，应及时把握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并催促其保质保量，按时履约。l合同在履行期间应根据上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。七验收入库与退货1验收流程2报验l供给单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收。l对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。l质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检，并出具质检结果证实书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。l用于公司生活和办公的物资不在公司
12、质检部质检范围之内。3入库l公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门的检验或验收。l采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。l质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。l质检部门已经历收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。l质检合格后的固定资产及服务根据公司规定不入库。4退、换货l质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供给商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供给商管理评估的根据。l因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如急需，根据
13、详细情况做其它应对准备。篇二目录第一章总则(1)第二章采购计划管理制度(4)第一节采购计划编制制度(4)第二节采购预算管理制度(6)第三节月度采购计划管理制度(8)第三章采购计划管理流程(10)一、采购计划工作流程(10)二、月度采购计划增补流程(11)第四章相关表格.(12)一、购买申请单.(12)二、紧急采购申请单.(13)三、物资采购计划表.(13)四、年度预算采购表.(14)五、采购变更审批表.(14)六、计划外采购申请表.15采购管理办法第一章总则为了规范物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本，特制定本办法。第一条、采购部从属生产系统，受生产和财务双重领导。第二条、本着公
14、平、公正、公开的原则，公司物资采购实行集中统一管理，统一由采购部负责。负责公司包括肥料厂全部物资采购除食堂物资外，包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。第三条、根据各部门下达的采购计划，根据规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。各部门下达采购计划应严格根据申购单下达，应具体列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行，向多家供给商发招标或采购函进行询价和质量比拟，在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下，根据质优价廉、同质价低的原
15、则采购。第五条、根据询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供给商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承当方、发票、付款期限等重要事项。第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采取按月凭票结算方式。第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。第九条、经询价、比价、议价、评估后构成书面采购意见，报生产副总批准定价后订购。对于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可订购。第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应
16、清检货物的数量、规格、型号、检测质量，经历收合格后方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时通知供给商，进行沟通、协调处理。第十一条、对供给商要进行资质、信誉、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供给商资料档案。第十二条、供给商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税务登记复印件、联络电话、联络人等。第十三条、采购部门应当分供给商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供给商、采购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调整采购方略，保证合理价格，降低采购成本。第十五条、采购员在采购经过中不得徇私舞弊，收受供给商贿赂。一旦发现，