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1、2021档案管理办法:档案管理办法及实施细则档案管理办法:档案管理办法及实施细则照片档案管理办法照片档案管理办法1主要工作依据1.1照片档案管理规范1.2数码照片归档与管理规范2基本术语数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。EXIF信息exchangeable image
2、 file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。EXIF (可交换图像文件)是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数。一般用每英寸点数(dpi)表示。JPEG(Joint Photographic Expert Group)由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调(包括灰度和彩色)静止图像压缩算法的国际标准。JPEG格式是目前所有
3、通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，并且使用范围最广，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。TIFF (Tagged Image File Format)一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。TIFF是一种灵活的位图图像格式，存储的图像细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。照片组photos group有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。3
4、管理职责3.1档案部门是照片档案集中管理部门，负责监督、指导照片的积累、收集、整理、移交工作，负责编制档号、编目、保管、提供利用及统计工作。3.2相关业务部门(基建包括设计、施工、监理等参建单位)的兼职档案员，应按归档范围(见照片档案分类、归档范围及保管期限详表)，负责本企业(项目)业务范围内形成的照片收集、整理和移交工作。4归档要求4.1归档范围(见表1)4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片(包括党群、行政、经营、生产、财务审计税务、人力资源、基建等);4.1.2本单位历届领导班子成员的照片;4.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照
5、片;4.1.4其它具有保存价值的照片。4.2质量要求4.2.1归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌未加修饰剪裁。4.2.2归档照片应编写照片说明，说明要素应齐全(题名、人物、时间、地点、摄影者、互见号等)，能正确反映照片主题内容和人物等信息。4.2.3同一个事件归档的照片，应能全面反映事件过程的全貌，突出主题。反应同一场景的数码照片一般只归档一张。如主会场、参加人员、主要领导等。4.2.4用数码相机(胶片相机)拍摄的照片，应做到电子影像(底片影像)与纸质照片一致。4.2.5数码照片的存储格式:应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提
6、下，将其转换成JPEG或TIFF格式。4.2.6数码照片，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，不能进行修改。经过添加、合成挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。4.2.7数码照片应转换出一套纸质照片归档。4.2.8归档数码照片时，应对数据照片进行真实、完整、可用、安全方面鉴定、检测。4.3归档时间4.3.1一般在照片拍摄结束后，及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。4.3.2生产单位检修、技改形成的照片，应与纸质竣工档案同时移交归档。4.3.3建设项目形成的照片，其中建设单位形成的照片，在工作结束后及时向档案部门移交;参建单位形成的照片，由参建单位在工
7、程竣工后与纸质竣工档案同时向档案部门移交。4.4归档份数4.4.1胶片相机拍摄的照片、底片及照片扫描电子文件(光盘)各一份。4.4.2数码照片归档纸质一份，由数码照片制成的光盘归档一式二份，一套封存保管，一套供查阅利用。4.5移交程序4.5.1移交人在档案管理系统中录入照片的相关信息条目;4.5.2档案人员核查照片信息的完整、有效性;4.5.3通过档案管理系统打印照片档案移交目录(见图1)一式二份，双方签字后各存一份以备查考。5整理与归档5.1整理排列5.1.1采用年度(项目代号)内、按不同的保管期限、分组整理，按张归档。5.1.2组号的排列:管理类照片在同一年度同一保管期限内，依据时间排列组
8、号。基建项目照片在项目保管期限内，依据时间排列组号。反映同一内容的多组照片按时间先后排列。5.1.3组内照片按时间排列。5.2编目-档号，管理类照片按“年度-保管期限-ZP组号-张号”编制( ZP为载体类型代码)，基建项目照片按“项目代号-保管期限-ZP组号-张号”编制。如“2013-1-ZP001-001”, “0102-1-ZP001-001”。-保管期限，照片所划定的保管期限，数码照片保管期限为永久、定期30年保管，分别用“1”,“2”代码表示。-年度，年度指照片形成的年度，以四位数标注公元纪年。跨年度的一组照片，可按结束年度整理排列。-项目代号，由工期号加机组号组成。工期为2位，机组为
9、2位，公用部分用“00”标识。如:一期公用代码是“0100”，一期2号机组代码是“0102”。-部门，移交部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致。-组号，为3位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“001”开始顺序编号。 -张号，为3位阿拉伯数字，同一照片组内的照片从“001”开始顺序编号。 -分类号，管理类照片分至1级类目，生产及科研分至1级类目，基建分至二级类目。具体分类号为:0-党群工作，1-行政管理，2-经营管理，3-生产管理，4-财务审计，5-人力资源，6-生产，7-科研，80-项目立项，81-项目设计，82-项目准备，83-项目管理，84-土建，85-设备及管线安装，86-工程
10、监理，87-调整与试验，88-竣工验收。-互见号，是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号-摄影者，照片的拍摄者。非本单位人员应注明所在单位。-时间，照片拍摄的时间，采用8位阿拉伯数字，如:“20130104”。-题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。同一事件(主题)多张照片归档时，照片的主题应相同，具体画面内容不同。可采用格式:主题名称加主要场景，如:“神华国能哈密煤矿电有限公司2013年度工作会主会场”。-文字说明，本张照片的说明，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片所反映的全部信息，或对题名等信息未及内容补充说明
11、。其它需要说明的事项亦可在此表述。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写照片组说明，放在本组第一张照片内。采用照片组说明的照片，其单张照片说明可以从简。照片组说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在照片组说明中指出所含照片的起止张号和数量。-数码照片的存储文件名，档号作为本张照片的电子文件名。如:2013-1-ZP001-001.jpg-册号，照片册按年度排流水号-册内张号，册内页码流水号-照片类型，数码照片或胶片照片、底片5.3数码照片的存储5.3.1数码照片存储可采用建立文件夹的形式，建立“数码照片档案”总文件夹。在总文件夹内按不同的年度(或工期机组)
12、建立分文件夹，以该组组号加数码照片主要内容或事由命名件夹。组号与内容或事由之间加一个空格。如:D:数码照片档案2013永久ZPO似XX工作会议，D:数码照片档案0100永久ZPOOIXX工程XX单位工程施工现场。5.3.2存储载体:数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，如:只读或一次写光盘，不能用软磁盘、移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。5.3.3数码照片可用光盘按年度备份，备份光盘按光盘档案规范归档保管。5.4装册按照片档号顺序装入照片册，照片册芯页格式参考示例(见图2 )。原则上不跨年度装册，同一组照片不跨册。跨年度的装入结束年度中。基建项目照片按项目代号单独装册。5.4.1每册都应
13、打印照片文件目录(见图3)和册内备考表(见图4 )。5.4.2备考表中的立册时间是指照片整理完毕装册的日期;本册情况说明应填写册内照片缺损、修改、补充、移出和销毁等情况。5.5照片册脊背册脊应有单位全称(或规范简称)、年度、项目代号、保管期限、起止组号、册号等内容，其中起止组号中间用“-”连接(见图5 )。6入库排架照片档案整理完毕入库，库房排架可采用按年度排架。7编制检索工具检索工具采用两种方式:机读检索目录和手工检索目录。7.1机读检索目录可按关键字进行查找。7.2手工检索目录即照片档案目录(见图6)，按年度、保管期限、项目代号等相关信息检索查阅。8数码照片的利用、鉴定和销毁8.1利用数码
14、照片档案的利用按照有关规定执行，利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。8.2鉴定与销毁8.2.1数码照片档案的鉴定销毁，参照本公司档案鉴定销毁的有关规定执行。8.2.2属于保密范围的数码照片档案销毁时，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁;不属于保密范围的数码照片档案销毁时，可进行逻辑删除。9照片的保管9.1数码照片的保管数码照片档案的保管，按照归档的载体类型要求保管和定期检验。如:以光盘形式保存的数码照片，按光盘档案的保管要求，并定期检验。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。9.2纸质照片、底片的保管9.2.1
15、包装物与装具照片册、底片册:所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.2-9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。底片袋:底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其PH值应在7.2-9.5之间，纤维素含量应高于87%。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。贮存柜架:照片、底片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存框架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存
16、柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。温度、湿度要求:推荐的存贮最高温度和相对湿度见附表3。底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于正负2，相对湿度变化不应大于正负5%。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于正负5，相对湿度变化不应大于正负10%。空气调节和净化要求:为保证贮存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。贮存库的气压应保持正压状态，以防止外界空气渗入。去湿应选用恒湿控制的自动制冷型除湿机。加湿应选用可控式加湿机，不应使用水盆或饱和化学溶液，以免导致湿度过高。每隔两年应对照片、底片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温
17、、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况(卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等)，亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补求措施。 照片档案归档范围、保管期限参考表 文书档案管理办法 文书档案管理办法（试行） 总部行政部 二一二年四月十九日 文书档案管理办法1 总则1.1 目的为规范公司文书档案管理，使文书档案的信息资源能更好地为决策、管理、科研、开发、各项建设等工作服务，根据中华人民共和国档案法及国家档案局归档文件整理规则的要求，结合公司实际，特制定本办法。 1.2 定义文书档案是指公司及所属单位在生产经营活动、
18、企业管理过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。 1.3 适用范围本办法为总部各部门及各(分）子公司文书档案管理专项办法，适用于总部各部门及各(分)子公司，以下简称“各单位”。 各单位可直接引用或转化为本单位实施管理办法，在转化过程中应保持统一设置的管理控制流程和过程控制基本规则。1.4 文书档案的形成范围 1.4.1 各种会议材料及记录。1.4.2 各种正式文件。包括请示、批复、签发稿、印制稿，发文稿及重要的修改稿等。1.4.3 各种事务文书。如工作计划、总结、方案、通知、通告、调查报告、规章制度、统计报表、介绍信存根、合同、协议、来信来访、重要信件、电话记录、电子邮件、历史沿革、大事
19、记、年鉴、剪报、简报等。1.4.4 专业文件材料。如审计文件材料、违纪案件材料、清产核资材料、验资报告等。1.4.5 重要证件、证书、资质、执照、登记证等。1.4.6 上级部门下发的，针对各单位作为规定执行或与本单位工作相关的；上级领导的视察、提词等需作为档案保存的各种材料。1.4.7 同级单位和非隶属上级单位与本单位的联系、协商、重要往来文件、材料等。1.4.8 下级单位报送的年度以上计划、总结、报表、重要的规章制度等。 1.4.9 外单位与各单位洽商的来往文件、书、函及资料。1.5 以文书档案载体形式，具有保存价值的各种文件、图表、声像、电子、定稿的草稿、重要的信件、传真稿、电话记录、电子
20、邮件等。2 文书档案职责2.1 总部行政部为文书档案主管责任部门，负责各单位文书档案管理制度的订立、指导实施及考核。2.1.1 各单位行政主管部门为本单位文书档案责任部门，负责文书档案制度实施管理，并接受总部行政部的业务指导与考核。2.2各单位根据工作需要设立专（兼）职文书档案人员，具体负责本单位的各类文书材料收集、整理、立卷、归档、保管、检索、利用、销毁、移交、统计工作。 2.2.1 专（兼）职档案人员由各单位进行指定，报总部行政部门备案。3 文书档案整理步骤即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分密级、分保管期限、修整文件、排列文件、编制件号、编制案卷目录、备考表、装盒、盒外封面及背脊
21、填写。3.1 收集范围3.1.1企业活动中形成的行政、经营、生产技术、管理等方面形成的、具有保存和查考价值的文件材料、通知、办法、标准、规定、记录、纪要、方案等均属文书档案的范畴。其范围与本文1.4 条规定相同。 3.1.2 工会组织活动中形成的各类材料。 3.2 归档要求：3.2.1 “三纳入”。将文件材料形成积累与归档，纳入有关管理制度；纳入工作程序；纳入各单位档案人员的岗位责任制。 “四同时”：即在下达计划任务、评审、鉴定成果及考核奖励同时，提出归档要求，保证资料的收集齐全。 3.2.2 各单位档案人员应按照“办理完毕随时收、会议文件及时收、常用文件定时收、人员变动提前收、重要文件跟踪收
22、、检查之时集中收、盖章之时立即收、制度约束按时收、责任到人督促收、“帐外”文件催促收、整理之前全面收、发现不齐反复收“的原则，确保资料完整归档。3.2.3 各单位对外出学习、出差、培训带回的资料，应交到你所在的档案管理部门，档案部门收到材料后在资料或发票单锯上进行签字，财务部门见到档案部门的签字，方可报销差旅费等有关费用。3.2.4 各单位对离职、调岗人员，在办理相关手续时，须有档案部门签字，方能办理相关的调、离手续。3.2.5各单位文书档案人员，对企业在经营管理活动中形成的各种文件材料，随工作进度不断地收集、整理，分类、登记、妥善保存，待翌年2月份前收集、鉴定完本单位上一年的文书材料；3月份
23、完成移交；9月份前完成本单位档案的整理、分类、编目、立卷、上架、保管、利用工作。3.2.6各单位档案人员在每年12月20日前，填报“档案统计表”。将上年档案库存数量、本年接收数量、已到保管期限数量、上架率、库房设备增加、库房面积等方面进行核对填报，将统计的数据上报总部行政部。4 档案分类4.1档案材料按照年度问题保管期限分类法。 4.2档案材料卷内分类4.2.1综合管理类：属类包括行政事务、医疗卫生、后勤福利、外事活动、档案信息、工会、协会、宣传。人事管理、劳动工资、劳动组织、教育培训、纪检、监察、审计等。4.2.2经营管理类：属类包括经营决策、企业管理、计划、统计、财务工作、物资管理、产品销
24、售等。4.2.3生产技术管理类：属类包括生产、质量、能源、计量、安全环保、科技管理、标准化管理、基本建设管理、机动设备管理等。5 立卷归档技术规范5.1 归档的文件材料要求齐全，卷内文件排列条理化、系统化，保持文件材料之间的联系。一般可按问题的重要程度进行排列，重要的在前，次重要的在后，同等重要的文件按时间顺序排列。案卷卷内文件的排列顺序是： 5.2 主件在前，附件在后。5.3 批复、批示在前；请示、报告在后。5,4 转发文在前；被转发文在后。5.5 打印件在前，底稿在后；传真、电报、电话记录按其内容与文件合并整理、立卷。5.6 以会议文件组卷的，应按照顺序排列：会议纪要或会议决议、决定、领导
25、讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议代表名单和典型交流材料，其余的材料按时间顺序排列。5.7 年度计划、总结、预决算、统计报表等文件应归入针对的年度；两年以上的总结、报告、报表，应归入所属年份的最后一年；长期规划应归入针对的头一年；跨年度的文件应归入结束的一年；法规性文件应归入公布实施、试行的一年。 5.8.用铅笔将每卷的流水页码写在文件的右上角。用钢笔（蓝、黑墨水）编写每份文件的页码，已编写的不再重复编制，没有编写的单面印的文件，需将页码写在每页的右下角；反面不编写页码；双面印的文件，反面编号在左下角。 5.9 将文件右、下边理齐，去掉金属物。案卷要求不掉页、无破损，装订不压字，不妨碍阅
26、读和复印。尺寸不符合要求的，要进行拆剪、折叠、补边或裱糊。 5.10 每卷档案必须填写“卷内文件目录”及“备考表”。案卷标题文字要精炼，简明扼要，准确概括文件材料的主要内容和成分，把责任者、问题、文种反映出来。5.11 将整理完的每个案卷盒正面的封皮上，填写简明扼要，准确概括文件材料的主要内容及卷内材料相符年月及本年度的流水号、全部文书档案的流水号、全宗号。5.12 在案卷盒的侧面背脊上，填写与卷内相符年度、档案号、全宗号及整个文书档案流水号。5.13 对组卷后接收的零星的归档材料，量小可插卷，量大搞附卷，设附卷号，“备考表”上要进行注明，以便科学管理和查找利用。6 文书档案保管6.1 档案管
27、理人员必须按照档案制度做好保密工作，对重要的文件、资料、会议记录及保密材料，阅后及时收回，入柜，不得在柜外过夜。6.2 严禁向无关人员泄露档案内容，严禁无关人员进入档案室查阅、翻阅档案。 6.4 做好库房防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防蛀、防光、防腐“八防”工作。6.5 文书档案应实行纸质档案、电子、碟（盘）档案“三套制”保管方式。将纸质材料收集整理归档；将电子文件随时扫描进计算机；将重要的文书档案用盘或碟方式进行保存。6.6 文书资料电子档案的管理6.6.1将电子文书档案按文件级别进行整理，特别是具有技术条件的单位可以随时将办理完毕的文件全文扫描进计算机，利用专用文件夹保管。 6.6.2
28、电子文件目录与纸质文件要一一对应。6.6.3 档案管理人员对已经办理完毕的电子文件进行归档鉴定，依据文件的标题、内容确定保管期限，年终统一编制案卷号，带密级的文件不能上网。7 文书档案保管期限7.1 文书档案分为短期、长期、永久三种。短期15年以下（含15年）；长期1550年；永久50年以上。7.2 反映单位主要职能活动和基本面貌，对本单位的发展建设历史研究有长远利用价值的文件。如制定法规政策性的文件；处理重要问题形成的材料；召开重要的会议、请示、报告、总结，综合统计报表；机构演变、人事任免；直属上级单位颁发的，属于本单位主管业务并要贯彻执行的主要文件材料和非直属上级单位，针对本单位主管业务并
29、要贯彻执行的，外单位和本单位重要项目的商议、文件、材料等，均列为永久。7.3 反映单位一般工作活动，在较长时间内，对本单位有查考利用价值的文件。如一般工作问题文件、会议材料；人事管理形成的一般文件材料；直属上级单位颁发的，属于本单位主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料；下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等，列为长期。7.4 较短时间内对本单位有参考利用价值的文件。如本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料，列为短期。8 重要档案权限划分8.1各单位绝密、机密、秘密文件材料，均属于重要的
30、文书档案材料。各单位将处理完毕的上一年文书档案，先交本单位专（兼）职档案人员做专项保管，待第二年按工作利用程度，在每年的二月底前提出移交清单，经行政部门审定后三月底前移交完毕。8.2 重要的文书档案，各单位在归档的同时，应制成碟或盘，将制好的碟或盘及档案材料移交各单位档案管理部门实行备份管理。8.3 各单位重要的电子文档应进行加密技术、授权操作的方式，防止丢失和泄密。 8.4 各单位重要证件、证书、资质、执照等，均实行统一保管、利用。需要年检的证书（包括营业执照、房产资质、投资证书、税务登记等）由保管部门进行提供，年审资料的准备和办理，均属于移交单位及所对应的相关单位。到期前四个月保管部门有提
31、醒义务。9 档案的借阅9.1 外单位档案材料借阅。各单位档案管理人员对借阅内容、介绍信及相关证明进行审核，然后根据借阅材料内容，请相关业务部门主要领导或分子公司业务副总、档案部门领导审核批准，方可查阅。外单位委托各单位相关部门进行查阅的，由各单位相关部门完成领导审核批准手续后方可借阅，并一律不得借出。重要及带密级档案材料不予借阅。9.2 各部门需要借阅带密级及重要档案材料时，应由所在部门的主要领导及档案管理部门领导审核签字；（分）子公司的由总经理及档案负责人审核批准，方可借阅。已装订成册的档案，不得拆卸案卷。档案成卷借阅时，对卷内不属借阅内容的部分，若属重要不能外泄的内容或机、绝密文件，各单位
32、档案人员应予加封。 9.3 公司内一般档案的借阅，各单位经本部门主管领导及档案部门领导批准，方可借阅。9.4 因业务工作需要摘抄、复印的档案材料，属于一般内容的，应事先征得所在地档案管理部门领导同意；属于重要内容不能外泄的，机、绝密文件，不准摘抄。 9.5 借阅档案材料者，应对档案材料的安全和保密负责。不得失密、泄密、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁、污损、勾划等，保持档案材料的原貌和清洁完整。 9.6 各单位档案管理人员要及时填写档案的归还情况，对于借阅时间超过二天者，应办理续借手续。10 档案的鉴定、销毁10.1 档案保管期满，所在地区档案管理部门与档案材料所属业务部门组成档案鉴定小组。档案管
33、理部门列出清单，报档案销毁鉴定小组讨论。通过后报业务单位主管领导、总经理，档案管理部门领导签字批准，方可销毁。10.2 档案销毁应在指定地点，由两人以上进行监销。监销人需在档案销毁清册上签字。10.3 各单位在档案移交时，应写明每份材料的标题，一式几份，每份几页。经双方单位领导审核签字后，移交人、接收人签字。移交清单一式二份。11 档案统计各单位对档案的收集、保管、鉴定销毁、提供利用、移交、机构、人员、设备设施等情况进行统计。统计要做到实物、统计数字相统一。12 奖惩总部行政部每年对各单位档案工作进行检查、评比，根据检查评比结果，对在档案工作各方面成绩显著的单位和个人给予表彰和适当的奖励。12
34、.1 有下列行为之一的，要追究直接责任人的责任，轻微的限期改正。情节严重，对公司造成重大损失者，将严格按照国家档案法、保密法予以辞退及追究法律责任。12.1.1 拒不按照规定对档案统一管理的。 12.1.2 拒绝向档案部门移交应归档的文件材料的。 12.1.3 借阅档案，经多次催促长期不还的。 12.1.4 擅自泄露档案内容或擅自公布档案秘密的。12.1.5 私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁、涂改、伪造、损毁、丢失、复制档案的。13 附则13.1各单位可根据本单位的实际情况，在本办法规范原则内，可根据本单位的实际情况制定相关具体措施规定。13.2 本办法由公司总部批准，自发布之日起执行。本
35、办法由总部行政部负责解释与修订。 13.3 附件目录 附件1: 档案借阅流程图附件2：档案统计表 附件3: 借阅登记表 附件4：鉴定销毁表 附件5：档案登记表 附件6：卷内文件目录 附件7：备考表 附件1 档案借阅流程图 附件2档案统计表 圣果树文件材料借阅登记表 鉴定销毁表 附件5档案登记表附件6卷内文件目录 附件7备 考 表 审计档案管理办法内部审计档案管理办法 为了规范公司内部审计档案的管理工作，保证内部审计档案的质量，发挥内部审计档案的作用，根据中华人民共和国审计法、审计署关于内部审计工作的规定及公司关于内部审计工作的规定制定本办法。内部审计档案是指审计部在各项审计活动中形成和取得的具
36、有保存价值的各种纸质文档、图表及电子形态的信息等记录资料，及以实物形态存在的实物证据。以电子形态存在的审计档案需刻录光盘和硬盘分开备份存放。审计部负责人负责对公司内部审计档案的监督和管理，并指定专（兼）职档案管理员，对内部审计文件的立卷、归档工作进行监督和指导，负责审计档案的收集、整理、保管、利用、借阅和移交工作。审计档案立卷、归档、保管具体规定如下：一、应归入审计档案的文件和材料（一）、审计项目立项书、审计通知书、审计决定及公司、部门领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计业务资料；（二）、审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计项目组的书面说明，审计取证、审计工作底
37、稿及相关资料；（三）、审计方案、审计发现整改计划表的整改情况、后续审计及审计结果执行情况的报告、领导批示和记录；（四）、与审计项目有关的访谈记录、会议记录；（五）、其他按规定应归入审计档案的文件和材料。二、审计卷宗内的文件和材料的排列（一）、审计卷宗内的文件和材料的排列审计卷宗内的文件和材料按结论性文件资料、证明性文件资料、立项性文件资料、其他备查文件资料顺序进行排列。顺序一：结论性文件资料采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列1、最后发出的审计报告2、审计决定或审计意见书3、被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况4、审计事项的报告及公司领导的批复、批示，及审计结果的实施5、被审计
38、单位或人员对审计报告的书面意见6、有关本项目的通报、处理意见7、移送处理意见书顺序二：证明性文件资料按与审计方案所列审计事项或会计报表科目对应的顺序排列1、审计证实问题汇总记录2、审计证实问题分项记录3、其他审计工作底稿及审计证据顺序三：立项性文件资料按文件资料形成的时间顺序，并结合文件资料的重要程度进行排列1、公司领导对审计项目立项的审批2、审计通知书3、本项目的审计方案顺序四：其他备查文件资料按文件资料形成的时间顺序，并结合文件资料的重要程度进行排列1、公司有关审计工作的规章制度、工作计划等文件2、其他与审计有关的档案（二）、每份或每组文件的排列规则1、正件在前，附件在后2、定稿在前，修改
39、稿在后3、批示在前，请示在后4、重要文件在前，次要文件在后5、汇总性文件在前，基础性文件在后三、审计档案立卷审计档案应按项目立卷，一个项目的文件资料立一卷，不得把两个以上项目的文件资料归为一卷。跨年度的审计事项存在于审计结束的年度。审计项目终结后，审计项目负责人对审计项目形成的全部文件资料按立卷顺序进行归类整理、鉴别和筛选，对确定立卷归档的文件材料，应当检查有关程序、签批等是否完备，不符合要求的应当予以补救。审计项目负责人应将立卷的审计档案移交审计部档案管理员。审计部档案管理员应对接收的审计档案全面认真检查，凡有不符合归档要求的应当由立卷人进行补救或返工。对于符合要求的审计档案，应装好档案盒，
40、编好档案编号、项目名称、登记备查表等。四、档案的保管、借（查）阅审计档案装订成册后，按照规定标注保管年限和密级，登记后专柜保管。应长期保存，涉密档案应做好加密保管措施。公司外部借（查）阅审计档案的，应当经审计部负责人和公司管理层或审计委员会批准。公司内部借（查）阅审计档案的，应当经借阅部门负责人、审计部负责人批准，必要时需经公司管理层或审计委员会批准。办理借（查）阅审计档案，应当履行相关手续；借（查）阅档案者应当对档案的保密、安全和完整负责。 员工档案管理办法员工档案管理办法1、目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规定。2、适用范围本规定适用
41、于集团公司及各子公司，事业部参照执行。3、管理程序员工人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。4、权责4.1 员工的人事档案由公司的人力资源部负责管理，人力资源部设专人管理员工人事档案。4.2人力资源档案管理员的职责4.2.1保管员工人事档案；4.2.2收集和整理员工档案资料；4.2.3办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；4.2.4登记员工工作变动情况；公司为每位员工建立独立的个人人事档案，记录员工在应聘及入职后的
42、个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司人事档案范围内：1）个人简历或求职表2）员工档案信息登记表3）身份证复印件4）学历证书复印件5）员工体检报告单或健康证6）1寸彩色照片白底7）与原单位解除劳动合同声明/证明8）劳动合同或实习（见习）协议书，与公司签订的其它合同、协议，如保密协议、特种操作证培训协议、委外培训协议9）应聘人员面试测评表10）员工转正考核表11）调令或部门岗位异动12）奖惩记录13）中高级管理人员培训资料14）其它有必要纳入档案的资料，如重要的人员考核资料注：除中高级管理人员培训资料外，其他员工培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。离职申请、离职交接表
43、等相关表单因审计需要，按月存档，也不放入员工个人档案袋中。4.3 人事档案的建立4.3.1 员工人事档案应在员工到职一周内，由人力资源招聘专员将员工到职后形成的人事资料收集完整，正式移交人力资源档案管理员。4.3.2人力资源档案管理员对移交的人事资料要依据员工档案清单进行审核，发现有人事资料不完整的及时向招聘专员或员工本人追索，以确保人事档案的真实与完整。4.3.3 对财务、驾驶员等特殊岗位的人员应收取从业资格证书等复印件；对持有各专业岗位的职称等级证书，也一并收取复印件；对驾驶员等特殊岗位还需收取担保文件（本地人员提供户口本复印件、外地人员需由本地人员做担保）；对食堂后勤等直接岗位，需收取健
44、康证等原件。4.3.4人事资料收集、归档后，人力资源档案管理员应在档案袋上详细填写员工姓名、工号（档案号）及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。4.3.5人力资源档案管理员应将档案资料按工号（档案号）统一编码，分类存放、严格保管，以便查询。4.4 人事档案的健全、更新、转移4.4.1员工考核、任免、奖惩、教育培训、职务异动等人事资料一经形成，人力资源档案管理员应及时整理相关资料进行存档、更新。4.4.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案内外，同时应在员工异动变化记录
45、表中登记。4.4.3人力资源部档案管理员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照4.3.4-5条款规定存档。4.4.4人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写人事（管理）档案资料移交清单。人员跨子公司调任必须在调任1个月内将档案进行移交。4.4.5 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。4.5人事档案查询及复印管理4.5.1员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，各部门经理级人员因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人员因工作需要经人力资源部总经理同意后方可查询员工档案。4.5
46、.2对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查、借阅人事档案应严格填写人事档案查(借)阅审批表进行审批办理。4.5.3有下列情形之一时，方可查、借阅人事档案：a. 了解所属员工基本情况；b. 员工晋升、降职；c. 员工奖惩；d. 员工调动。e. 其他需查阅的情况注：审计监察部因档案审计等审计工作需要，根据工作执行书等相关文件执行。4.5.4查阅及复印人事档案的手续4.5.4.1 须查阅人事档案时，查阅人持所属部门领导签批的人事档案查阅（复印）审批表，经人力资源部总经理或子公司（事业部）总经理签核后，即可到人力资源档案管理员处查阅所需的人事资料。4.5.4.2 查阅人事档案，必须在人事档案
47、存放室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。4.5.4.3 人事档案不允许外出借阅，如确实需要复印的，在人事部相关人员的监督下复印资料，并且对复印资料的使用用途做出说明，并对复印情况在人事档案查阅、复印登记表中登记备案。4.5.4.4人事档案的查阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。5、离职人员档案的处理5.1 人力资源档案管理员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋上注明离职日期和原因。5.2人事管理档案保存期限：5.2.1 已办理离职手续的员工，其
48、人事管理档案保存期为两年，从离职交接表中核准的日期为依据计算；5.2.2未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中核准的离开公司时间为依据开始计算。5.2.3 中高级管理人员以及引进技术人员离职档案资料永久保存，不允许销毁。6、档案的统计、清点6.1人力资源档案管理员应及时将人事信息归档，及时录入HR系统，保证实存档案信息与HR系统存储信息一致。6.2人力资源档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。6.3每年一月份，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与HR系统存储数
49、据校对，要求二者一致。6.4每年三月份，对上年度已超出保存期限的档案统一进行销毁。7、 本办法自颁布之日起开始执行。8. 相关表单8.1 员工档案清单8.2 员工异动变化记录表8.3 人事档案查阅（复印）审批表8.4 人事档案查阅、复印登记表8.5 人事（管理）档案资料移交清单档案管理办法2010-11-25档案管理制度第一章 总则第一条第二条第三条第四条第五条第六条第七条第八条第九条第十条第十一条第十二条第十三条第十四条为了合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，并有效地保存及利用档案资料，使之服务于公司各项经营活动，特制定本制度。 公司档案，是指公司从事开发、经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的材料。 本制度适用于金洋房产、金鹰安装、金山信息、金洋物业公司。 第二章 归档范围 公司设立、变更的申请、审批以及公司资质等方面的文件资料。 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 公司对外的正式发文、与有关单