XX公司合同管理实施细则.pdf

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1、XXXX 公司合同管理实施细则公司合同管理实施细则 作者： 日期：2 2个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途XXXX 公司合同管理实施细则公司合同管理实施细则第一章总 则第一条第一条根据集团2015版权责流程体系文件合同管理实际，制定本细则。第二条第二条本细则所称合同是指公司与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的法律文件。第二章管理职责第三条第三条公司发展部是合同管理归口部门，主要职责为：1、负责公司合同标准范本管理： 负责国网统一合同文本、集团参考文本宣贯、培训与执行监督；负责根据公司业务需求，完成常用合同范本的收集、编制、修订、考核。

2、2、负责招标等合同签署前置工作法律保障， 负责对各类合同文本进行法律审核，组织重大合同事项专业联合审查。3、负责公司合同统一盖章、编号管理、原件存档管理。4、负责公司合同履约情况检查， 监督检查执行部门履约资料保存情况，参与合作3 3个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途方履约评价。5、负责公司合同专用章、 合同台账归口管理，组织各专业部门建立健全合同管理台帐，负责合同管理月报整理、报送。6、负责公司经法系统应用情况检查评估。7、负责外聘法律中介机构、 法律顾问管理。8、处理或指导合同执行部门处理合同履行过程中形成的重大争议与纠纷。第四条第四条合同承办部门合同承办部门是合同的发起

3、和主办部门，主要职责为：1、负责起草本部门 /专业范围内合同标准范本，参与合同标准范本的讨论与修订。2、负责承办合同的起草、评审、签订，公司各部门及承办合同职责分工见附件 1。3、负责组织承办合同文本审核、经法系统审批、签署、分发、交底、保存，向公司档案室移交合同原件。4、负责经法系统履约计划信息填报及更新。5、负责跟踪合同执行情况， 统计分析合同执行信息。第五条第五条合同审核部门4 4个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途合同审核部门按职责分工进行文本审查，主要职责为：1、审核职能分工详见合同审核会签条款。2、负责对合同标准范本提出修订意见。第六条第六条合同执行部门合同执行部门

4、是合同的执行和实施部门，对合同的执行质量负责。主要职责为：1、负责指定专人管理本部门的执行合同， 负责记录、留存合同执行过程资料，负责执行合同项下付款审核及审批、台账管理。2、负责经法系统履约信息更新。3、负责执行合同的变更或解除、关闭程序。4、负责本部门执行合同的履约过程评价和后评价。5、负责对合同标准范本提出修订意见。第七条第七条外聘法律顾问管理1、 外聘法律顾问律师每周现场办公不少于2次，重大事项及时协助处理。2、 重大合同必须由法律顾问审核， 出具法律意见书。主要包括以下几类：财务金融类合同；投资合作类合同；土地类合同（土地合作合同、承包合同、土地流转合同等） ；5 5个人收集整理，勿

5、做商业用途个人收集整理，勿做商业用途知识产权、无形资产、专有技术、土地使用权转让合同；需报国家或地方政府部门批准备案的合同；3、 公司各部门需要法律顾问出具审核意见时，由发展部统一与法律顾问对接，对法律意见书进行存档，记录、评估法律顾问工作质量。第三章合同起草、审核与签订第一节第一节原原 则则第八条第八条公司实行法定代表人授权委托制度，授权委托人应在授权委托范围内对外签署合同。第九条第九条合同事项应完成公司决策程序后履行签署程序。公司内部机构或部门不得以公司名义对外订立合同。第十条第十条订立合同必须遵守国家法律、行政法规，遵守社会公德，不得利用合同进行违法活动。第二节第二节合同起草合同起草第十

6、一条第十一条合同起草一般应由我司或以我司为主承担。第十二条第十二条公司承办部门按公司合同标准范本库选择适用范本，承办部门负责组织有关部门开展合同起草工作。合同标准范本通用条款原则上不得更改、删减，专用条款根据实际情况填列，并保留修订模式。第十三条第十三条对于公司合同标准范本库无适用范本的合同事项，由合同承办部门组织起草合同文本。6 6个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途第十四条第十四条对于垄断性行业或政府制式合同文本规定不得修改的合同，如地方政府备案类制式合同文本，应通过附件补充协议或其他形式填列双方专用条款约定。第十五条第十五条合同文本起草完成后，通过招标等方式确定对方当事人

7、的，合同文本应与招标文件等对方当事人确定程序同时履行审核程序。第三节第三节确定对方当事人确定对方当事人第十六条第十六条确定合同对方当事人可以采用以下方式：1、 招标采购；2、 竞争性谈判；3、 询价；4、 单一来源采购；5、 拍卖；6、 法律法规或集团公司规章制度允许的其他方式。按照国家和集团公司有关规定必须招标的，未经招标、且未经批准，不得订立合同。第十七条第十七条对于拟订立的合同，合同承办部门和承办人应对另一方合同当事人的主体资格和资信情况进行审查、确认，并作为合同文本附件。重点审核内容为：1、 主体资格应当合法，应当具有有效营业执照，其核载内容与实际相符。2、 拟签合同标的应符合当事人经

8、营范围， 涉及7 7个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。3、 由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明、 授权委托书、 代理人身份证明。4、 具有相应履约能力，包括生产能力、支付能力、运输能力等，必要时应要求其出具近期的资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。5、 具有履约信用，过去三年重合同、守信用，无违约事实， 现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。6、 合同对方当事人履约能力或信用情况有瑕疵或不能确定的，不应与其签订合同；必须签订合同的，对方应当提供有效担保。第十八条第十八条公司订立的以我

9、方为债权人（或收款方）的合同，合同审核部门认为需要提供合同对方当事人资信情况的书面证明材料的，合同承办部门应当予以提供。第四节第四节合同审核合同审核第十九条第十九条合同承办部门应确认下列内容无误后，发起合同审核会签：1、 合同事项经济可行， 且已按规定履行集团审批决策程序或公司内部决策程序。2、 合同价款合理， 价款的确定符合有关规定及程序。8 8个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途3、 当事人的主体资格、业务范围、资质、证明文件等符合规定或要求。4、 合同技术条款符合相应的国家标准、 行业标准、企业标准及规程、规范。5、 按规定正确使用统一合同文本。6、 不发生合同起草、 签

10、署注意事项规定的有关常见问题，做到合同条款齐备、填写规范。7、 合同审批流程路径选择正确 （各类合同审批路径见附件 1） 。第二十条第二十条确定对方当事人后，合同承办部门负责将合同文本通过公司 OA 信息系统发审核部门征求意见，需提供的材料主要为：1、与对方当事人达成一致的合同文本。2、合同签约依据：招标采购、竞争性谈判项目应提供中标通知书或集团/公司定标会纪要、单一来源采购项目应提供单一来源项目说明书、拍卖项目提供成交确认书等。3、对方当事人主体及团队资质等证明文件。4、合同审核部门意见征集、反馈记录及合同条款调整情况。5、担保合同、补充协议等从合同应提供主合同文本。第二十一条第二十一条合同

11、承办部门负责组织征集合同审核部门意见，根据意见完成修订，达成一致，并与对方当事人确认无误后，负责履行经法系统审核程序，并填报履约计划（有9 9个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途关要求详见履约管理条款要求） 。第二十二条第二十二条合同执行部门主要审核职责为：1、 合同条款约定是否达到与招标文件中商务标、技术标要求，是否满足安全、质量、进度要求。2、 合同履约管理、 成果评价与验收标准条款或附件是否齐全、合理、有效。3、 与合同执行、解除或变更、关闭相关的合同条款。4、 按公司部门职责规定应当审核的其他内容。第二十三条第二十三条发展部主要审核职责为：1、 是否正确使用公司统一合同

12、文本。2、 合同订立依据、内容、 形式符合法律法规及公司规定。3、 合同条款内容、合同附件齐全、完整。4、 合同审核程序符合公司规定，审核部门、对方当事人是否达成一致。5、 复核合同对方当事人、 合同价款等与公司决策程序的符合性。6、 对于重大合同事项，组织法律顾问、公司专业部门联合审查。7、 按公司部门职责规定应当审核的其他内容。第二十四条第二十四条财务部主要审核职责为：1、合同财务条款是否符合法律法规等及公司财务规定。1010个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途2、合同涉税条款是否符合法律法规等规定。3、合同事项是否列入公司年度预算。4、复核合同价款、税费和发票、付款方式的

13、合理性。5、合同支付条款是否合理、可行。6、担保方式的合法性。7、审核合同订立及经法系统审批过程、主要条款的合规性。8、按公司部门职责规定应当审核的其他内容。第二十五条第二十五条成本部主要审核职责为：1、 合同标的范围符合公司合约规划要求。2、 合同事项有预算计划、符合成本目标，完成批准程序。3、 确认合同价款、价格表正确无误，确认工程量清单或价格表完整、无误，生成依据有效、格式合规。4、 合同计价方式、结算方式、合同价款、价格调整方式、结算及结算审核方式、审核费用承担、付款方式与条件、与合同价格对应的承包范围等正确、合理、可行、可控，符合集团及公司有关规定。5、按公司部门职责规定应当审核的其

14、他内容。第二十六条第二十六条物资部主要审核职责为：1、 合同价款、合同内容是否与招投标文件、澄清说明及定标资料一致。1111个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途2、 招标项目的合同订立依据合规、 完善、 一致。3、 按公司部门职责规定应当审核的其他内容。第二十七条第二十七条客服部主要审核职责为：合同事项是否需约定质保事项、扣留质保金。需约定质保事项的，重点审核质保期限、范围、权利义务、质保金扣留比例、质保期管理规定、支付方式等保修专项条款。第二十八条第二十八条审核时限1、合同文本审核时限：（1）合同审核部门审核时间不得超过 2 个日历日。适用公司合同标准范本的，每次审核时间不得

15、超过 1 个日历日。（2）特殊及紧急情况下，采取加急审核，每个审核部门审核时间 1 个工作日，必要时由发展部组织专题会联合会审。（3）原则上，确定合同当事人后，7 个日历日内，完成合同文本审批。2、经法系统审批时限：（1）自合同编制完成且经审核部门审核确认后当日发起经法系统审批流程，5 个日历日内完成审批。（2）合同审核部门审核时间不得超过 2 个日历日。适用公司合同标准范本的，每次审核时间不得超过 1 个日历日。3、审批周期与集团公司流程要求不一致的，以本细则为准。第二十九条第二十九条审核质量1212个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途1、 审核意见应当清晰明确，需要调整的，

16、提出具体调整意见，不得使用“原则同意” 、 “拟同意” 、“基本可行” 、 “已阅” 、 “请核实 XXX” 、 “参照 XXX 规定进行修改”等模糊表述。2、 对合同文本存有疑义或意见时， 审核部门应主动与承办部门沟通确认， 确定解决方案； 无意见时，应通过 OA 办公系统按时通知承办部门履行后续审核程序。3、 公司合同标准范本库无适用事项以及合同审核部门意见出现重大分歧时，由承办部门通知发展部，组织专题会研究解决。4、 对方当事人对审核部门提出的审查意见不予采纳，合同承办部门同意不采纳的，合同承办部门应提供书面意见，填写“合同审核意见备案表”报发展部备案（见附件 2） 。第三十条第三十条财

17、务金融类、投资合作类、土地类合同（土地合作合同、承包合同、土地流转合同等）等重大合同按集团权责流程，通过经法系统履行集团审查、备案程序。第三十一条第三十一条公司已履行审批程序或正履行审批程序的，合同文本需作废时，应填写“合同作废申请表” （见附件3） ，经已通过审批的部门及公司领导签字确认后，由发展部负责作废处理。第五节第五节合同签署合同签署1313个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途第三十二条第三十二条合同文本履行公司审批程序后，原则上对方当事人完成签署后，履行公司签署程序。禁止无决策程序签订合同或倒签、补签合同。第三十三条第三十三条公司法定代表人或授权委托人根据各审核部门的

18、审核意见包括法律顾问或律师的法律意见，决定是否签约。决定签约时，应在合同文本指定位置签字；决定不签约时，应以书面形式明示意见。第三十四条第三十四条合同对方当事人委托代理人签署合同的，合同承办部门应提交对方出具的真实、有效的法定代表人授权委托书。第三十五条第三十五条禁止使用自然人名章签订合同。除房屋销售合同、政府部门规定的情况外，合同双方必须由法定代表人或委托代理人签字。第三十六条第三十六条除各项行政管理事务、外事活动、公函、证明、劳动合同、内部绩效考核责任制合同等必须使用公章的，对外签订的合同应当加盖合同专用章。详细规定以合同专用章制度和集团公司合同专用章管理作业指引为准。第三十七条第三十七条

19、原则上，合同承办部门应在确定合同对方当事人后 30 个日历日内完成合同签署程序。第四章合同履行第一节第一节 工程物资类合同交底工程物资类合同交底第三十八条第三十八条合同签署后 7 个日历日内，由承办部门组1414个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途织，向执行部门、对方当事人进行交底，物资部、财务部、成本部、发展部、客服部参加。第三十九条第三十九条合同承办部门负责按合同文本编制合同交底书，交底工作重点为：合同范围、工期、质量要求、项目团队、合同价款、计价方式、合同履行各个环节的履约要求、调价方式、付款方式、纠纷解决方式、需特别确认的事宜、对关键节点的履约风险提示。第四十条第四十条

20、合同变更或解除的，按规定签署合同变更或解除协议后，由合同执行部门组织按原交底程序及权责要求，对变更内容或解除后双方遗留的权利、义务重新进行交底。第四十一条第四十一条合同交底完成后，经各方签署意见的合同交底书 3 个日历日内报发展部备案。第二节第二节履约管理履约管理第四十二条第四十二条合同履约计划编制合同承办部门履行合同文本经法系统审核程序时，填报履约计划，具体要求如下：1、履约计划应包含甲、乙双方的主要义务，包括但不限于付款方的主要付款节点、收款方的主要工作完成节点、工作成果验收、主要奖惩条款等等。合同执行产生变更、转让、中止、解除等情况的，应按时完善履约计划，说明变更、转让、中止、解除的原因

21、，补充协议的签订时间等情况。2、合同履约计划填报条数不得少于 4 条。第四十三条第四十三条履约信息的收集与记录1515个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途1、合同执行部门应按招投标文件、合同约定和公司专业管理制度、流程、标准，随时检查、跟踪合同委托事项履行进度、质量，随时保存过程资料，按程序及时评价、验收工作成果及收款/付款。2、合同执行部门应于合同履行信息发生之日起 5 日内，更新经法系统履约计划完成情况，上传合同约定的成果证明文件。原则上，证明文件应为双方签字确认的书面资料扫描件。3、合同履行信息应包括合同签订及生效日期、合同履行进度（对照履约计划） 、合同款项收支、合同变

22、更、中止、转让、终止（解除、合同履行完毕等）等情况，包括但不限于发票、单据、凭证、往来函件、鉴定报告、验收报告等合同约定的各类往来信息。4、合同执行部门按档案管理办法和集团公司合同档案管理作业指引规定，定期及时向档案室移交双方出具的书面履约资料原件。第四十四条第四十四条合同履约情况检查1、发展部不定期通过现场勘察、查阅资料等形式抽查各部门合同履约情况及履约计划更新情况、履约资料保存、双方履约情况。2、发展部每月 20 日根据合同执行部门报送台账（见附件 4） 和经法系统履约计划更新信息，整理汇总合同履约检查情况，并每月进行通报（见附件 5） 。1616个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿

23、做商业用途第三节第三节变更管理变更管理第四十五条第四十五条合同订立后，不得变更实质性条款。第四十六条第四十六条已生效的合同发生变更、转让、解除事宜时，由合同执行部门承办，签订书面协议，按原合同的审批程序审批。第四十七条第四十七条工程物资类等合同承办部门与执行部门不一致的，合同变更、转让、解除审批程序增加合同承办部门审核。第四十八条第四十八条合同设计变更与签证总额超出原合同总额限额比例或超合约规划，必须按集团权责流程规定，签订书面补充协议。第五章合同关闭第四十九条第四十九条合同终止1、合同履行过程中，公司各部门有确切证据表明合同对方经营情况严重恶化，或转移资产、抽逃资金以逃避债务，或丧失商业信誉

24、，或有丧失履行债务能力等情形的，应立即向公司领导、发展部报告。2、发展部负责组织专题研究，组织法律顾问及各部门，明确处理意见。3、合同执行部门负责根据公司处理意见，起草合同终止协议，明确遗留权利义务，按原合同审批程序审批。第五十条第五十条合同关闭1、合同双方义务履行完毕后 10 个日历日内，合同执行1717个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途部门收集整理关闭证明资料，报发展部履行关闭程序。2、合同关闭资料要求合同履约过程资料已移交档案室，提交档案移交记录。合同约定扣留质保金的，提交质保金支付审签单。合同未约定扣留质保金的，工程施工类项目提交“结算定案表” ，中介服务类提交“合同

25、履行成果确认单” 。第六章合同争议处理第五十一条第五十一条合同争议分类1、一般争议：合同履行过程中对工作具体要求的分歧，不涉及索赔或反索赔事项。2、重大争议：合同履行过程中给我方或对方造成实际损失或产生实际损失风险，涉及索赔或反索赔事项。3、特别重大争议：涉及索赔或反索赔事项，且产生群体事件、安全责任事故等，给公司公众形象造成负面影响。第五十二条第五十二条一般争议处理1、合同执行部门对于出现的争议或事态应在 1日内采取应对措施，收集并保留相关证据。2、物资部、发展部、财务部和成本部等部门对争议事项提出专业意见，提出处置方案并报发展部备案。第五十三条第五十三条重大争议和特别重大争议处理1、合同执

26、行部门在争议发生 3日内， 收集整理相关信息，提报合同履约争议报告，制定初步解决方案报执行部门分管领导同意后报送发展部（见附件 6） 。1818个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途2、合同执行部门应于争议发生 2 周内，组织物资部、发展部，成本部、财务部部门负责人及分管领导，征询外聘法律顾问意见，审批解决方案，报公司总经理同意后实施。3、情况紧急，可能立即对公司经济、人身财产安全、品牌形象等产生重大影响的，合同执行部门应立即向公司报告，24 小时内制定应急方案，避免事态扩大。4、合同履约争议报告经公司同意 3日内， 报发展部备案。第七章合同标准范本管理第五十四条第五十四条合同标

27、准范本编审1、公司各部门应及时收集整理规范文本，并向发展部提出更新需求。主要包括以下几种情况：搜集更新集团对口专业部门制定的合同标准范本；搜集更新政府/垄断行业制式范本；本部门/专业管理制度、技术标准更新需调整完善合同标准范本的情况。搜集合同标准范本更新情况；本部门/专业新业务或合同事项未纳入公司合同标准范本库，认为需要建立公司合同标准范本等情况。2、发展部收到各部门提出的合同标准范本建设需求 2周内，组织公司合同承办部门、执行部门、审核部门完成审核、评估，报公司审核同意后纳入公司合同标准范本库。3、发展部每季度组织更新、编号、印发公司合同标准范本。1919个人收集整理，勿做商业用途个人收集整

28、理，勿做商业用途第五十五条第五十五条公司合同标准范本使用1、合同审核环节，发展部审查公司合同标准范本使用情况，纳入公司合同管理月报及月度绩效考核。2、发展部定期汇总整理公司合同标准范本使用过程中的问题，组织合同承办部门、执行部门、审核部门更新完善现有版本。第五十六条第五十六条公司合同标准范本版本管理1、公司合同标准范本版本由发展部负责编号。2、公司合同标准范本版本编号规则为：四位年份代码 -两位范本层级代码-三位执行部门代码-三位编号代码。其中，范本层级代码为 DL，执行部门代码分别为：营销部 YXB、设计部 SJB、 物资部 WZB、 客服部 KFB、 综合部 ZHB、 人资部 RZB、财务

29、部 CWB、成本部 CBB、发展部 FZB、招商部 ZSB。第八章合同档案管理第五十七条第五十七条合同文本编号与归档1、合同签署生效当日，合同承办部门负责将合同文本报发展部编号、存档，合同编号办法详见集团公司合同统一编号管理作业指引 。2、合同文本编号 7 日内，合同承办部门负责向执行部门和财务部归档。3、合同承办部门按档案管理办法和集团公司合同档案管理作业指引规定向档案室归档。第五十八条第五十八条合同文本归档要求2020个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途1、合同执行部门：合同一份（原件，如区分正副本，提供副本） ，经法系统合同审批单一份（原件） ；2、财务部：合同和经法系统

30、合同审批单扫描件；3、发展部：合同一份（原件，如区分正副本，提供副本） ，经法系统合同审批单一份（原件） ，中标通知书或中标审批表等签约依据一份（复印件） 。4、档案室：合同一份（原件，如区分正副本，提供正本） ，经法系统合同审批单一份（原件） ，档案移交单（原件） 。第五十九条第五十九条合同台帐管理1、发展部建立公司合同台帐模板。2、合同执行部门依据公司合同台帐模版，建立本部门 /专业合同台帐。3、合同执行部门根据本部门合同签署和履行情况实时更新合同台帐。4、每月 20 日前，合同执行部门将本部门合同台帐报发展部备案。5、发展部汇总更新公司合同台帐，依次作为公司合同管理检查的依据。6、如归档

31、要求与档案管理办法和集团公司合同档案管理作业指引不一致的，以本细则为准。第九章合同管理奖惩2121个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途第六十条第六十条发展部编报公司合同管理月报，对合同起草、审核、签署、变更、履约、档案管理等方面进行分析总结，按合同管理考核细则（见附件 7）对责任部门提出奖惩意见，报公司绩效委员会审查实施。第六十一条第六十一条对于合同争议处理不当，转为诉讼或仲裁案件的情况，经审理确定为我方责任的，考核意见如下：1、认定为合同条款无效， 扣除发展部和审核责任部门当月绩效 5%；2、认定为我方未按合同约定履行义务， 扣除合同执行部门及责任部门当月绩效考核 5%。第六

32、十二条第六十二条对具有以下情形的部门和个人，应当给予表彰和奖励：1、在合同管理工作中有突出表现，做出显著成绩的；2、通过加强合同管理为本单位挽回和避免重大经济损失的；3、检举、揭发利用合同进行违法活动有功的；4、其他应给予奖励的情形。第六十三条第六十三条有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失的，根据有关规定，对责任人予以经济处罚或行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1、不按法律法规及本细则规定签订合同的；2、签订有重大缺陷或无效合同的；3、伪造合同的；2222个人收集整理，勿做商业用途个人收集整理，勿做商业用途4、非法转让、倒卖合同的；5、与对方或第三人恶意串通或收受贿赂，签订损害本单位合法权益合同的；6、提供虚假资料的；7、超越权限或滥用授权签约的；8、泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；9、其他利用合同危害国家利益、社会利益和企业利益的行为。第十章附 则本办法由公司发展部负责解释，自下发之日起施行。2323