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1、文件编写培训_文件编写培训一、与文件有关的术语：经过程序信息文件规范质量健康安全环境管理手册QHSE手册质量计划记录二、标准对文件的要求：1、标准总要求；建立：四个符合；施行：四个凡事；保持：四个结合；改良：四件工作；见GB/T190012、Q/文件要求；3、Q/法律、法规及其他要求；三、文件编写的准备工作：体系文件的必要条件1、完成公司QHSE方针、目的、指标和管理方案的编制；2、完成公司QHSE管理体系组织构造图确实定；3、完成职能部门的职责分配表；见职能分配表4、组成文件编写小组，小组成员应知足下面条件：1、具备一定的专业知识；2、熟悉所在部门的运作方式；3、有相当的工作经历和工作经历；
2、4、熟悉、理解和把握相关QHSE标准条款；5、具有一定的写作能力；6)、应获得相应的标准、资料及文件等。5、建立程序文件包括体系程序和运行控制程序及作业指导书清单。并明确分工指编制人员的分工。见清单6、资源的配备：人：文件编写小组；、财：相关的经费；物：设备的保障电脑、打印机、复印机、纸张等7、体系策划策划前准备的工作：我们前面开展的初始评审、经过识别与控制、危害因素识别与风险评价、环境因素与环境影响评价工作，都是为QHSE管理体系的体系设计做准备的。策划：首先确定体系文件的框架；体系文件的构造讲明：1、管理手册描绘的是“面，体系程序和运行控制程序描绘的是“线，作业指导书描绘的是“点；2、体系
3、程序是由省公司各职能部门根据职责分配的要求对本部门所主控的QHSE标准要素怎样实现管理和控制进行描绘构成一条主线，并按分级管理的要求管理到分公司和控制到点，实现主线与支线、主线与点的结合；3、运行控制程序是各分公司职能部门按其职责分配的要求，结合本部门所主控的QHSE标准要素怎样实现管理和控制进行描绘构成一条支线，并将管理和控制要求贯彻落实到点上，完成对上与主线连接，对下与点连接；4、管理手册、程序文件、作业指导书在描绘经过中都必须遵循“经过方法和“PDCA方法。PDCA形式图的理解：形式图，内审员应该会理解：先看大圆圈内，四个是标准的第5、6、7、8章，箭头表示它们的关系。圆圈内是质量管理体
4、系的四大经过，它们之间用箭头表示相互相连、互相的作用关系；P管理职责表示管理者建立本组织的质量方针和目的，确定和提供实现目的的必要的资源；D资源管理通过资源管理，保证产品实现等各经过获得必要的资源；C产品实现产品应进行测量，确保合格品的提供；A测量、分析和改良对测量数据和信息应进行分析，寻找改良时机，并提供应管理者做出改良决策。通过持续改良，完成PDCA循环，使质量管理体系螺旋式提高和发展。从横向看，顾客的需求和期望，是产品实现的输入，产品实现输出是最终产品，提供应顾客合格产品使顾客满意。组织应对顾客满意程度进行测量和分析，顾客将满意程度的信息反应给组织的测量、分析和改良经过，作为体系改良的一
5、个根据。领导职责经过：领导在建立和改良质量方针、目的时，都应确定顾客的需求和期望，并把承诺和新的决策反应给顾客。所以，顾客要求与管理职责；顾客满意与测量、分析和改良之间都有双向的虚线箭头表示双方的信息流。通过测量、分析和改良，不断地循环，使体系总体持续改良，进入更高的阶段，用大箭头表示。8、成立贯标领导小组；9、确定管理者代表、确定安全总监；10、确定手册、程序文件的编写人员；四、如何编制文件1、文件编写的原则：不同的企业的经过不同、活动的复杂程度不同、风险的不同，应而不强调管理体系构造的统一，以及文件构造的统一。编制的体系文件应具有符合性、可操作性、可检查性和唯一性。企业应确定其所需文件的多
6、少和详略程度及使用的载体和媒体，取决于下面因素：1企业的规模和类型；2经过的复杂程度和互相作用，产品的复杂性；3经证明的人员能力以及知足管理体系要求所需证明的程度；4顾客、员工、社会及其他相关方要求，适用的法律法规要求；文件能够沟通意图、统一行动，有助于：1知足顾客、员工、社会及其他相关方要求；2知足QHSE管理体系的改良；3提供适宜的培训；4知足重复性和可追溯性；5提供客观证据；6评价管理体系的有效性和持续适宜性；2、QHSE管理体系文件的类型和层次体系文件分管理手册、程序文件及作业文件三个层次，记录是一种特殊类型的文件。1管理手册是QHSE综合管理体系的第一层次的文件，它向企业内部和外部提
7、供QHSE综合管理体系的管理体系框架；2程序文件是QHSE综合管理体系的第二层次文件，它是针对标准条款编制的管理文件，明确施行标准条款的步骤和方法；3作业文件是QHSE综合管理体系的第三层次文件，是说明要求和推荐方法的文件。作业文件主要是为操作人员提供工作的根据，包括质量计划、健康安全环境作业计划书、环境和职业健康安全管理方案、各种规范、作业指导书、图样等；4记录作为一种特殊类型的文件，是体系运行的证明材料，为完成的活动或到达的结果提供客观证据的文件。3、QHSE综合管理体系文件的内容：1管理手册是对企业管理体系概括性的描绘，它对管理体系经过之间的互相作用予以表述。内容包括：质量健康安全环境的
8、方针和目的；企业构造、职能分配表和职责讲明；主要领导和部门职责的描绘，关键工作的岗位职责、权限和互相关系；标准条款的施行策划的描绘；相关文件的查询途径，使用的记录；手册的评审、修改和控制；附件组织构造图、程序文件清单、职能分配表。2程序文件是针对管理经过制定的文件。内容包括：责任部门和相关部门的职责；管理程序及步骤；涉及的接口及相关文件；明确将使用的记录。3工作指南操作规程是针对作业经过指定的文件。内容包括：管理制度；操作经过、规范、标准；环境管理方案、应急计划；检查表、工艺卡片。4记录是管理经过和作业经过证明性的文件。记录一般包括项目、名称、时间、编号、签名等。4、QHSE综合管理体系文件编
9、制程序1确定体系文件构造、层次及清单；文件数量以符合标准要求且知足实际活动需要为原则，同时考虑其施行的灵敏性和可操作性。2确定每份文件需规范的内容和区间，明确每份文件在体系中的位置及其于其他文件的接口关系、相关关系。3确定每份文件编制的责任部门、责任人及配合单位。按5W1H，即WHY为什么做、WHAT做什么、WHO谁来做、WHET什么时候做、WHERE在什么地方做、HOW怎么做。4根据文件层次构造合理确定每份文件的完成时间。5体系文件办公室审核文件的符合性。标准的要求、能否知足编制要求、能否与预先的计划或安排想吻合6由各相关执行单位和人员审核其可操作性。能否符合实际、能否合理、能否具有切实的可
10、操作性7交企业主管领导审批。每份文件通过符合性和可操作性审核后包受权人批准。批准后由主管部门发布。五、编制文件的要求注意事项1体现完好性和系统性从企业的整体出发，所有文件都应在统一的指导思想、统一规划、统一步骤下进行，反映了组织管理体系的特征，知足体系所有要求，体系要覆盖Q/标准的所有经过。2体系文件的逻辑性文件之间要做到层次清楚，接口明确，从一级文件可查询到相关的二级程序文件，从二级文件可查询到相关的三级文件，保证文件构造合理、协调有序、互相关联。文件在必要时允许有穿插，但逻辑性要强。3文件权威性和法规性文件总体上妖孽遵守Q/2001标准的要求，以及国家法律法规及其他要求，能体现方针符合目的
11、指标的要求，经最高管理者批准，是企业内部运行和施行的法规性文件，是指导组织一切活动的行为活动的规范和施行审核的根据之一。4文件的充分性和有效性文件体现组织质量环境和职业健康安全管理的特点、规模，十分是重要环境因素和重大危因素的运行控制，应对潜在的环境因素和风险怎样控制作明确规定，防止环境污染和事故的发生。体系文件还可作为客观证据，向第三方认证单位证明本组织管理体系的运行情况，能知足法律法规及其他要求以及相关方的合理控制。环境和职业健康安全管理体系的运作有效，重要环境因素和危害因素得到有效控制，始终知足国家和地方的法律法规及其他要求，保证体系的充分性和持续适用性。5体系文件编写的原则写你所做；做
12、你所写；记你所做；即标准要求是要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。6体系文件的兼容质量、环境和职业健康安全管理体系在教育培训、文件控制、信息沟通、内部审核、不符合纠正和预防措施、管理评审等条款要求方面比拟接近，在文件策划和文件编写时，应尽可能将两个不同体系之间共同的内容结合兼容，不同的内容分别进行策划施行和规定。六、文件编写的格式管理手册：封面：包括文件编号、序号分发号、控制号、版本号、受控状态、发布日期、施行日期等内容批准页：编制、审核、批准目录前言组织大概情况发布令必须经最高管理者签字，注明生效日期和签署日期任命书公司QHSE承诺、方针、目的手册的管理1范围总则应用1.2.11.2.2
13、2规范性引用文件3术语和定义4QHSE管理体系总要求文件要求4.2.1总则4.2.1.1管理体系包括a)b)c)下面正文部分从5-8章与公司管理手册保持一致，但描绘时应当有所区别，不能与公司管理手册雷同即不照抄也不重复，重点是要讲明在相关条款上与公司怎样接口，对油库和加油站怎样实现管理和控制，并为运行控制程序和作业指导书提供引索。附录1：（法律、法规及其他要求清单）附录2：QHSE管理体系组织机构图附录3：QHSE管理体系职能分配表附录4：QHSE管理体系程序文件一览表附录5：地域分布图加图示附录6：地理位置图西安市某局部的位置附录7：平面布置图包括办公区、生活区附录8：消防设施平面布置图列器
14、材明细表和图示附录9：逃生线路图办公区和生活区附录10：重要环境因素清单附录11：重大危险源清单程序文件：封面：包括文件编号、序号分发号、控制号、版本号、受控状态、发布日期、施行日期等内容批准页：编制、审核、批准1目的2范围3职责4工作程序4.1.14.1.1.1a)b)5相关文件6记录v1.0可编辑可修改支持性文件：同上作业指导书：同范本1、管理手册总体上可按“范本编制但不作任何删减，建议附件适当增加一些内容：2、各地市公司建议编制“管理工作手册与“管理手册进行接口，其目录或内容如下：前言组织大概情况发布令任命书公司QHSE承诺、方针、目的分公司QHSE目的、指标和管理方案管理工作手册相当于
15、分册下面正文部分从1-8章与公司管理手册保持一致，但描绘时应当有所区别，不能与公司管理手册雷同即不照抄也不重复，重点是要讲明在相关条款上与公司怎样接口，对油库和加油站怎样实现管理和控制，并为运行控制程序和作业指导书提供引索。附录部分与管理手册一致包括建议部分3、体系程序和运行控制程序原则可参照“范本中提供的程序文件一览表组织编写。但就“范本而言，仍存在需要补充、完善的地方，比方监视和测量装置的控制，还需进一步细化，以明确相关的要求，包括化验室所使用的计量器具等。又比方，在应急准备和响应控制中，尚未明确能否承当地方政府规定的抢险抗灾的要求，应急准备的物资储备和管理，以及相关急救和救护措施的施行所
16、需配备的器材及药品等。因而，建议在组织编写这部分文件时，还不能完全“范本化，一定要按照标准要求，结合本公司实际把该做的和能够做或能做的写进去。关于体系程序，详见附件（程序文件一览表）。关于运行控制程序企业可按“范本一览表中的提示确定内容。4、油库及加油站作业指导书原则可按“范本提供的形式进行编制，“范本中所提供的形式实际上就是“HSE中所规定的“两书一表怎样构成两书一表也应在相关程序中予以明确，但建议在作业指导书中的附录部分补充下面内容：1、主要设备一览表2、主要HSE设施一览表3、消防器材一览表4)、消防器材及设施平面布置图可在总平面图中一并标识5)、救护器材及医用药品一览表6)、应急准备物
17、资一览表四、需要注意事项的提示：1、需要编制一个体系文件编写计划，明确分工、责任到人、限期完成；2、文件的编写必须坚持符合性符合标准要求、符合法规要求、符合企业的运作方式和适宜性规定或措施适宜，具有可施行性和可操作性；3、文件编写经过中必然会引用或引出一些必要的支持性文件，比方某某管理办法和某某管理规定以及某某操作规程等，但不是越多越好，要把握一个“度字，“够用、好用、管用即可；4、关于文件的审核，要充分发挥各级职能部门的作用，由部门负责人，十分是主要负责人一定要主持对本部门起草的文件进行符合性和适宜性审核，只要这样，后续的文件会审才会有意义，审核还要把好接口关，纵向的、横向的都要予以充分考虑
18、；5、确保必要资源的配置。讲明：1资源的管理指的是提供与管理两部分，涉及人员问题提出一个原则的规定，即可转到其它程序6.2.2；涉及设备设施的问题也一样；该程序着重描绘资金的提供和管理包括怎样保障QHSE管理体施行，怎样保障目的、指标和管理方案的施行及新、改、扩项目的施行。另外，还应描绘所涉及的工作环境提供和管理包括办公室环境、作业环境、化验室环境等以保证人体工效、照明、通风、采光、防危害等等方面所规定的要求等。2产品实现的策划应涉及两个方面的要求，一是正常状态下的产品实现策划，按标准规定的要求描绘即可，二是特性产品经过中的描绘，比方讲特供油品、军供油品、大批量集中供油时，应制定QHSE计划书
19、，以知足特定的、合同的、顾客的特殊要求。3在成品油的提供和服务提供经过中的控制在描绘时应注意同时知足7.5.1和两条款要求，十分应关注到，在经过中能否存在一些特殊经过，比方焊接，进入有限空间作业需要明确加以识别、确认和控制包括通过培训，持证上岗，一定要有相应的操作规程等。4监视和测量装置的控制应包括作业经过、经过设备设施、化验分析、巡检活动所涉及的监视和测量装置，要防止不要漏项。描绘时应强调，建立台帐、明确周检期限计划使用、维护、更新、报废、停用、封存及人员资格和环境条件等。5事故、未遂事故的管理控制，在描绘时应强调事故或事件，无论大小都要报告，对隐瞒不报的要明确规定处罚要求，这是一条根本或原则性规定，必需要有很强的刚性。其二，对事故的管理应包括报告、调查、分析、评价和处理等经过，详细描绘时应全面描绘清楚。6数据分析的控制要求在进行描绘时应有很强的针对性，对进行数据分析所应用的统计技术应明确规定本企业采用的统计技术有几种，是哪几种，应用到什么方面以及怎样应用等。建议可先易后难，推荐使用调查表法通用或专项、直方图法油品销量变化的控制、控制图法油品质量控制和因果图法原因分析、事故调查等。7改良控制应包括8.5.1持续改良要求；纠正措施；预防措施，不要偏废，一定要全面描绘。对于QHSE体系而言，可以理解为纠正和预防措施就是一种为削减风险而采取的削减措施。