档案管理标准.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流档案管理标准.精品文档.Q/GDW46XX 国网新源XXXXXX企业标准国网新源XXXXXX 发 布XXXX-XX-XX 实施 XXXX-XX-XX 发布档案管理标准Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX-XXXXY 目 次前 言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责与权限35管理活动的内容与方法35.1本标准依据的流程35.2科技档案管理45.3文书档案管理45.4电子、声像档案管理55.5财务档案管理55.6人事档案管理65.7档案的借阅管理75.8档案鉴定与销毁85.9生产运行档案管理95.10档案库房管理95.11档案消

2、防措施95.12档案考核106重要风险识别与控制117检查与考核138报告和记录13附录A （规范性附录） 流程图15附录B （规范性附录） 表格样式22前 言 本标准是为规范国网新源XXXXXX档案管理工作而制定的制定本标准的目的为了明确岗位职责与权限，加强过程控制，提高管理效率，确保档案的安全与正确使用本标准由国网新源XXXXXX标准化委员会提出 本标准由办公室、计划财务部、人事综合部、生产技术部共同起草，办公室汇总整理。本标准主要起草人：本标准审核人：本标准批准人：本标准由办公室归口并负责解释档案管理标准1 范围本标准规定了国网新源XXXXXX档案管理的职责和权限、管理内容和方法、风险识

3、别与评价、检查与考核、报告和记录等要求。本标准适用于国网新源XXXXXX档案管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国档案法（1996）中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国保守秘密法财政部、国家档案局 会计档案管理办法GB/T11821-2002 照片档案整理规范GB/T11822-2002 科学技术档案 案卷构成的一般要求GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范组通字199113号 干部档案工作条例组通字199614号 干部

4、人事档案材料收集归档规定干部档案整理工作细则(中组部 1991年3月29日)档发20044号 国有企业文件材料归档办法国家档案局令第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(2006)重大建设项目档案验收办法 (国家档案局、国家发改委2006DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T22-2000 归档文件整理规则 DA/T28-2000 国家重大建设项目文件要求与档案整理规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。3.2 科技档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的

5、对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。包括文字、图表、电子、声像等，是企业档案的重要组成部分。3.3 电子、声像档案企业机构，社会组织和个人在电力生产建设和社会活动中直接形成的对国家和电力企业具有保存价值的现代专门载体档案。包括照片（含底片和正片）、录音、录像、影视片，计算机软件等。3.4 财务档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.5 会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明，按其填制程序和用途不同，可分为原始凭证和记帐凭证两大类。3.6 原始凭证原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用

6、以表明经济业务发生或完成情况的书面证明，它是进行会计核算的原始资料和重要依据。3.7 记帐凭证记帐凭证是会计人员根据合法原始凭证或汇总原始凭证编制，用以确定会计分录，作为记帐直接依据的书面证明。3.8 会计账簿会计账簿是由一定格式、相互联系的帐页所组成，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录和反映一个单位经济业务事项的会计薄籍，是会计资料的主要载体之一，也是会计资料的重要组成部分。3.9 财务会计报告财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一会计期间财务状况、经营成果、现金流量的文件。3.10 人事档案人事档案是组织和个人在社会实践中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位经过鉴别

7、、整理后保存起来的以备查考的文件材料。3.11 转递 指随着人事主管单位的改变，将人事档案转至相应的主管单位，使人事管理与档案管理保持一致。3.12 归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案中心保存的过程。3.13 整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。3.14 销毁清册登录被销毁档案题名、数量等内容并由当事人签署的文件。3.15 案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。3.16 案卷目录以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。3.17 卷内目录登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，

8、排列在卷内文件之前3.18 卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。3.19 著录对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。3.20 档号经字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。4 职责与权限4.1 公司总经理4.1.1 外部单位借阅或复印会计资料需公司总经理审批。4.1.2 审批保管期满需要销毁的档案。4.2 办公室4.2.1 归口本公司档案管理工作，对档案管理工作进行指导、检查、考核。4.2.2 制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁等有关规章制度。4.2.3 管理本公司档案，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。4.2.4 统筹

9、规划本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。4.2.5 指导本公司各部门文件资料的形成、积累、整理和归档工作。4.2.6 具体负责本公司文书档案和科技档案的管理，确定档案保管期限,划定档案密级；4.2.7 对档案提供利用工作，开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。4.2.8 为本公司依法执行公务提供真实、准确的档案。4.2.9 对档案室所存的已到保管期限的档案逐卷评定其价值，提出存毁建议，编制销毁清册。4.2.10 会同计划财务部、人事综合部、督销毁保管期满的会计档案。4.3 计划财务部4.3.1 整理、装订、归档会计资料。4.3.2 编制档案移交清册，移交档案。4.3

10、.3 登记会计资料借阅、复印申请及档案归还情况。4.3.4 编制档案销毁清单，销毁保管期满的会计档案。4.4 人事综合部4.4.1 保管职工档案，为国家积累档案史料。4.4.2 收集、鉴别和整理职工档案材料。4.4.3 办理职工档案的查阅、借阅和转递。4.4.4 登记职工职务、工资的变动情况。4.4.5 为有关部门提供职工的情况。4.4.6 做好职工档案的安全、保密、保护工作。4.4.7 调查研究职工档案工作情况，制定规章制度，搞好职工档案的业务建设和业务指导。4.4.8 推广、应用职工档案现代化管理技术。4.4.9 定期向档案馆（室）移交死亡职工档案。4.4.10 向新源公司人力资源部提供新

11、提拔领导的人事档案。4.5 其他部门4.5.1 负责本部门形成并办理完毕的具有保存价值的文件资料的收集和整理，定期移交档案部门集中管理。4.5.2 遵守档案管理的相关规定。5 管理活动的内容与方法5.1 本标准依据的流程科技档案管理流程（见附录图A.1）文书档案管理流程（见附录图A.2）电子、声像档案管理流程（见附录图A.3）财务档案管理流程（见附录图A.4）人事档案管理流程（见附录图A.5档案借阅管理流程（见附录图A.6）档案鉴定与销毁管理流程（见附录图A.7）5.2 科技档案管理5.2.1 科技档案资料整理5.2.1.1 科技档案、资料由办公室档案中心按照GB/T11821-2002、GB

12、/T11822-2002、GB/T18894-2002、档发20044号、DA/T28-2000、重大建设项目档案验收办法的规定，实行集中统一管理,并对各技术生产管理部门形成的科技文件材料的积累、收集、整理工作进行监督和指导。5.2.1.2 在产品鉴定会、科研课题审定会、设备开箱验收和基建项目的验收等重要工作中，均应有档案人员参加，如果文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，不能进行鉴定验收。5.2.2 立卷归档范围和要求5.2.2.1 凡是记述和反映公司生产、基建和技术革新改造等，具有保存价值的科技文件材料都必须归档。5.2.2.2 归档的科技文件必须完整、准确，由项目负责人审查

13、后及时归档，应做到书写材料优良，字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。5.2.2.3 在生产技术、基建施工和科研活动中直接形成的具有保存价值的照片、电子和磁性载体文件，由文件形成部门进行整理、编辑，待工程项目结束后与相应的纸质文件一起及时向档案部门移交归档，一般不应跨年度。5.2.2.4 科技文件材料的内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。5.2.3 接收和移交5.2.3.1 科技档案由各部门兼职档案员负责收集整理，填写档案资料移交记录表（见附录表B.1），档案中心整编人员根据有关规定负责接收。 5.2.3.2 在归档过程中发现不符合质量标准或技术文件不齐全，不准确时，档

14、案工作人员有权退回，兼职档案员应重新整理，补全后，档案部门方可接收。5.2.3.3 检查合格的文件材料，移交人和接收人按实物和移交清单一一进行核对后移交，交接双方在移交清单上签字，完成移交。 5.2.4 科技档案的整理5.2.4.1 科技档案整理工作应根据国家有关标准和规定，结合公司科技、生产活动，遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，进行分门别类的整理，便于保管和利用。5.2.4.2 科技档案组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。5.2.4.3 科技档案分类编号采用“泰安抽水蓄能电站档案分类

15、表”6-9大类分类标准，使所保存的档案既能反映主要生产实际，又便于查找利用。5.2.4.4 科技文件组成案卷后，要对案卷进行编目，通过编目固定案卷内科技文件的位置，揭示其内容，便于日后查找和利用。5.2.4.5 科技档案的卷盒、卷皮、卷内表格的规格和质量，按照科学技术档案案卷构成的一般要求的规定制定，排架方法采用分类排列，即按照案卷的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置。5.2.4.6 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹。5.2.5 科技档案的检查5.2.5.1 档案中心人员按照新源公

16、司下发的年度考核通知自行组织对科技档案的管理情况进行检查，并将自查结果上报新源公司。5.2.5.2 办公室针对新源公司抽查、检查中出现的问题制定整改措施，并将整改的结果上报新源公司。5.3 文书档案管理文书档案的管理必须符合中华人民共和国档案法（1996）、中华人民共和国档案法实施办法、档发20044号国有企业文件材料归档办法、DA/T1-2000档案工作基本术语、DA/T22-2000归档文件整理规则、Q/GDW46 202-06-005档案管理标准的规定。5.3.1 归档范围及要求 5.3.1.1 凡是公司党政工团及管理各部门在生产、经营活动中形成的已办理完毕的具有考察价值的文件材料以及重

17、要的上级机关来文，信函等均需归档。 5.3.1.2 文书档案整理时应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。5.3.1.3 文书档案按照“年度保管期限问题”和“一事一件”的文件级整理。5.3.1.4 文件材料要按一定的顺序排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后，重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据性文件材料在后。 5.3.2 文书档案的移交与接收 5.3.2.1 各部门档案移交人向档案中心移交文书档案时间最迟在次年的2月底前结束。5.3.2.2 对于未按时移交的部门，档案中心

18、必须及时催交，填写档案资料催交（办）通知单。经两次以上催收仍不交者，档案中心报请公司领导在档案管理考核中扣罚。 5.3.2.3 档案中心接收各部门移交的文书档案时，必须严格按标准验收，若发现移交的文件不符合标准时，可拒绝接收并指出其问题，限期重新整理移交。5.4 电子、声像档案管理电子、声像档案管理必须符合GB/T11821-2002照片档案整理规范、GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范的要求。5.4.1 电子、声像档案的归档范围凡是直接记录公司生产、工作、社会活动形成的具有特殊意义和保存价值的电子、声像材料都应归档。其种类一般包括：录音、录像档案，照片档案，缩微制品，影片、幻灯

19、片、磁盘、光盘等。5.4.2 电子、声像档案的立卷归档要求5.4.2.1 在工作中形成电子、声像材料的部门，工作活动结束后，半年内完成归档工作。5.4.2.2 归档的电子、声像材料必须是原版原件。5.4.2.3 归档前要进行鉴定，鉴定工作由形成电子、声像材料的部门领导负责。录音、录像档案，照片档案，影片、幻灯片、磁盘、光盘在归档时，须标明其名称、时间、地点、数量、主要内容和责任者，若有解说词或文字材料也应一并归档。缩微制品归档时，应表明项目名称、胶片长度、缩微号等。 5.4.2.4 电子、声像档案归档时，由归档人填写档案资料移交记录表，档案管理人员对归档的电子、声像档案要进行试放、试映，检查其

20、质量符合标准后方可接收。5.4.3 电子、声像档案的保管照片、底片、缩微胶片必须有专用装具，每12个月须重新卷绕一次。属于磁性材料的电子、声像档案必须做好防磁保护工作，存放在防磁柜中，所有电子、声像档案都必须垂直放置并远离物理、化学污染源保管，电子、声像档案库房的温湿度分别保持在：温度1424，相对湿度45%60，并且要有日常记录。 5.5 财务档案管理财务档案管理必须符合财政部、国家档案局会计档案管理办法和其他有关档案管理的规定。5.5.1 归档范围 5.5.1.1 会计总帐，明细分类帐、日记帐、固定资产帐、其他会计账簿。 5.5.1.2 各种原始凭证和记账凭证、汇总凭证等。5.5.1.3

21、月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。5.5.1.4 银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 5.5.2 归档、保管的要求 5.5.2.1 当年形成的会计专业材料，由计划财务部指定专人按归档要求，整理并装订成册。 5.5.2.2 上一年度的财务档案在计划财务部保管一年，在每年1月底前将隔一年度的财务档案编制会计档案移交清册向档案室移交，不得自行封包保存。5.5.2.3 已移交档案中心的财务档案，应保持原卷册的封装。 5.5.2.4 对财务档案要进行科学管理，单独存放、妥善保管，

22、按时间顺序排列上架，存放有序，查找方便。5.5.3 财务档案的整理、移交5.5.3.1 计划财务部收集财务资料，按要求分类整理、装订成册。5.5.3.2 计划财务部编制会计档案移交清册。5.5.3.3 按照移交清册的登记，交接完毕后，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名或者盖章，将财务档案交档案室存档。5.5.4 财务档案的借阅、归还5.5.4.1 借阅或复印档案由部门及有关人员填写会计凭证借阅登记簿、会计凭证复印登记簿。5.5.4.2 公司内部借阅或复印财务档案由计划财务部负责人审批，外部单位借阅或复印财务档案需由公司主管领导审批，填写对外会计凭证借阅审批单、对外会计凭证复印审批单

23、。5.5.4.3 经办部门及人员借阅、复印后归还档案。5.5.4.4 归还档案交还档案室入库，档案管理员做归还登记。5.5.5 财务档案的保管、鉴定与销毁5.5.5.1 财务档案的保管财务档案的保管年限，根据保管资料的具体情况，分为永久、定期两类。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种，保管期限从会计年度终了后第一天算起，按照规定，年度财务报告、财务档案保管清册、财务档案销毁清册永久保存；现金和银行存款日记帐保存25年；原始凭证、记帐凭证和汇总凭证、总帐、明细帐、辅助账簿及会计移交清册保管15年；季度、月度财务报告保存3年。5.5.5.2 财务档案的鉴定保管期满的财务档案由档

24、案鉴定小组会同计划财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。5.5.5.3 财务档案销毁5.5.5.3.1 公司领导在财务档案销毁清册上签署意见。5.5.5.3.2 销毁财务档案时，由计划财务部和档案中心共同派员监销。5.5.5.3.3监销人员在销毁财务档案前，应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对欲销毁的财务档案，销毁后，在销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责。将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。5.5.5.3.4保管期满但未结清的债权、债务凭证原始凭

25、证和涉及其他未了事项的原始财务档案不得销毁，单独抽出，另行立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财务档案在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。5.6 人事档案管理人事档案管理必须符合组通字199113号干部档案工作条例、组通字199614号干部人事档案材料收集归档规定、中组部1991年3月29日干部档案整理工作细则的规定。5.6.1 职工档案的内容和分类职工档案由历史地、全面地反映职工情况的材料构成。内容及其分类如下： 履历材料； 自传材料； 鉴定、考核、考察材料； 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）； 政治历史情

26、况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）； 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 处分材料（包括甄别、复查材料、免于处分的处理意见）； 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 其他可供组织上参考的材料。5.6.2 职工档案材料的收集、鉴别与归档5.6.2.1 在人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保职工档案的完整与安全。5.6.2.2 为了使职工档案能够适应职工工作的需要，要经常通过公司有关部门收集

27、任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。5.6.2.3 收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经公司有关部门审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入职工档案。5.6.2.4 所有档案应登记造册，建立卡片，并作编号。归入档案材料时，在登记册上逐个进行登记编号，按顺序放好。5.6.2.5 不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经人事综合部主任鉴别，并报主管公司领导批准，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须按照“职工档案材料销毁登记表”详细登记，并报请主管公司领导审查批准。5.6.2.6 每

28、年按登记册全面检查一次档案，发现编错号或放错位置的要及时纠正，发现缺少要及时查找补齐。5.6.2.7 职工档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。5.6.2.8 职工档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。5.6.2.9 档案库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等六防设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度。5.6.2.10 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的，要依法处理。5.6.3 职工档案

29、的提供利用（查阅、借阅）5.6.3.1 结合我公司实际情况，党委、公司领导、纪检、保卫、党务部门因工作需要可直接向人事综合部查阅档案，但需办理查阅记录。5.6.3.2 上述部门以外的部门，因工作需要查阅和借用职工档案，须遵守下列规定：查阅单位应填写查阅职工档案审批表，按照查阅职工档案的规定办理审批手续，写明查阅的理由、内容和具体要求（如摘录、复制等）及查阅人，并加盖公章经由分管公司领导批准，方能查阅。不得凭借调查证明材料介绍信查阅职工档案。5.6.3.3 查阅职工档案，利用单位应派中层以上管理人员（必须是中共党员）到保管单位查阅室查阅。5.6.3.4 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理

30、由，经过人事综合部主任批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。5.6.3.5 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。各部门领导借阅档案，限借各自所管理范围人员的档案。5.6.3.6 查阅、借用档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反中华人民共和国档案法处理。5.6.3.7 查阅、借用档案的单位或个人，不得用个人笔记本摘抄档案材料，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事综合部主任审查批准后才能复制（拍摄）。5.

31、6.4 职工档案的转递5.6.4.1 职工调动工作，档案应及时转递。转递档案时，应按“人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密全封，封条上加盖公章，以机要交通转递（市内）或以机密件发出（外地），不准公开邮寄或交由本人自带。5.6.4.2 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。5.6.4.3 收到外单位的档案，经核对无误后应在回执上签章及时退回档案转出单位；转递到外单位的档案，对方逾期一个月未退回执者，要写信催问，以防丢失。5.6.5 职工档案的销毁需销毁的档案，由人事综合部填写档案销毁登记表，主管领导审批后，由人事综合部组织销毁并备案。5.7 档案的借阅管

32、理5.7.1 档案借阅申请与要求5.7.1.1 公司职工借阅档案，需填写档案借阅登记表（见附录表B.2），办理借阅手续。5.7.1.2 外单位有关人员查阅档案、资料，须有相关部门证明和持有其本单位介绍信或公函，并填写档案借阅登记表，经本部门领导签字、分管领导审批后办理查阅手续，不办理借阅手续。 5.7.1.3 借阅档案、资料期限为十天，每次最多限借三卷，不准委托他人代借。 5.7.1.4 借阅的档案、资料必须按期办理归还手续。超期不还者，档案中心将按规定向其进行催还。确因工作需要不能按期交回的，可到档案中心办理续借手续。无任何原因不还者，将报请主管部门领导处理。 5.7.1.5 借阅者不准在档

33、案、资料上随意划线或作标记，不准擅自涂改、拆散、和丢失。不准擅自转借外单位或他人使用，一经发现将报请有关部门追究其法律责任。5.7.1.6 离退休职工和调离人员，应全部归还其所借档案、资料，经档案人员核对无误并签收后，方可办理相关手续。5.7.1.7 保密档案、资料只限借阅者填写保密档案、资料借阅申请单查阅，不准借阅。在特殊情况下“机密”“秘密”两级保密档案、资料，经总经理批准签字后方可借阅，并按规定及时归还。借阅者不准将档案转借他人或擅自复印其内容，若非复印不可，请借阅者在保密档案、资料借阅申请单中注明复印的理由、页码和章节。5.7.1.8 借阅的保密档案、资料不准抽取、涂改、丢失和泄露，如

34、有发生，档案管理人员须及时报告公司有关领导和保密委员会处理，对情节严重的责任人依法追究刑事责任。5.7.2 文书档案借阅5.7.2.1 凡本厂借阅者需要借阅文书档案时，必须填写档案借阅申请单，带有密级的文档，非公司工作人员不予借阅，若有特殊情况（查阅或复印）时，可依照5.6.1.7有关条款执行。5.7.2.2 借阅时间不准超过十天，若有特殊情况须续借时，必须重新办理手续。5.7.2.3 借出的文档若有丢失、泄密、缺页、损坏等情况时，要立即追查借阅人的责任，同时上报厂有关部门进行处理，情节严重的要根据档案法追究其法律责任。5.7.3 电子、声像档案借用5.7.3.1 各部门借用电子、声像档案时，

35、属于一般性的，须办理借阅登记，按期归还。借用有密级的电子、声像档案，须经党委或公司领导批准签字方可借用。5.7.3.2 借用者要对所借电子、声像档案的内容完整、安全和保密负责，不准丢失、损坏、私自抹洗、销磁和涂改，如有发生，档案管理人员须及时报告公司领导和保密委员会处理，对情节严重的责任人依法追究刑事责任。5.8 档案鉴定与销毁5.8.1 科技档案鉴定与销毁5.8.1.1 科技档案鉴定5.8.1.1.1 科技档案、资料的鉴定工作必须在总经理、总工程师的领导下，由技术管理部门的负责人和档案管理人员组成鉴定小组（组长由总经理或总工担任），定期对已到保管期限的科技档案、资料进行审查鉴定。5.8.1.

36、1.2 由档案中心编制科技档案鉴定清册目录并交生技部，生技部负责与各专业主工程师联系，逐卷评定其价值，提出鉴定意见，报鉴定小组。5.8.1.2 科技档案销毁5.8.1.2.1 科技档案经鉴定小组鉴定后,编制科技档案销毁清册及鉴定工作报告。 5.8.1.2.2 档案销毁清册（见附录表B.3）填好后,同鉴定报告一起经鉴定小组审定签字后报请主管厂长、总工对需销毁的科技档案、资料进行审查、批准签字。 5.8.1.2.3 销毁时需由档案中心和保卫部门派两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字或盖章，注明销毁日期。档案中心将销毁清册和鉴定工作报告及时归档，长期保存备查。5.8.2 文书档案鉴定与销毁 5

37、.8.2.1 文书档案鉴定根据国家有关规定，定期对文书档案进行鉴定，鉴定工作必须在主管领导下，由档案中心和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。5.8.2.2 文书档案销毁需要销毁的文档必须由鉴定小组提出意见，并制作销毁清册。经公司领导批准后，由两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字、归档。5.9 生产运行档案管理5.9.1 生产运行归档范围5.9.1.1 公司在运行、检修工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，必须依时归档，以维护档案的完整。详见生产运行期间归档范围登记表。5.9.1.2 检修归档材料必须收集齐全、完整，并经有关负责人核对、审批，能准确反映检修活动的真实

38、内容和历史过程，做到数据可靠并与实际相符，对以后的运行、维护、故障分析有帮助和指导意义,包括: 检修管理制度； 检修组织机构及职责； 检修项目计划表、质检计划表； 检修网络图： 重点项目安全措施、技术措施和风险点分析预控措施； 三级验收单、质检点验收单、技术监督验收单； 特殊项目的工序卡及其它必要的原始资料； 机组启动方案、启动程序及调试项目； 技术专题会会议纪要； 检修总结（全面总结检修工期、人力、技术改进、设备异动、材料备品使用、遗留问题、运行建议等情况）； 其他资料。5.9.2 归档时间5.9.2.1 A级检修、B级检修工作报竣工后30天内，C级检修、D级检修、机组定检工作报竣工后10天

39、内，检修归档文件（含电子文件）应当向档案管理部门移交。5.9.2.2 重要会议有关文件材料应在会议结束之日起一个月内整理立卷后制成保管单位，两个月之内必须移交档案室。5.9.2.3 更改项目在任务完成后三个月内由所在部门立卷，项目负责人审定后向档案室移交。5.9.2.4 各部门形成的运行、检修、试验等技术文件材料由形成部门整理立卷，制成保管单位，保管一年后，由部门负责人审定后移交档案室。5.9.2.5 电子、声像档案在活动结束后一个月内整理立卷归档，三个月内向综合档案室移交完毕。5.9 档案保密管理5.9.3 认真学习贯彻保密法，执行党和国家的保密制度。5.9.4 密级档案一律不准携带外出。5

40、.9.5 无批准手续不得查阅档案材料。5.9.6 查阅档案由档案管理人员调卷，查阅者不得进入库房。5.9.7 定期对档案进行核对，发现短缺随时查找，并报告领导。5.9.8 经过鉴定需销毁的档案资料，按销毁制度进行，不得作废出卖。5.10 档案库房管理5.10.1 档案库房是集中保存档案的重要基地，是企业保护的重点。为此，对档案保护要贯彻以防为主，防治结合的原则，强化档案库房的管理，确保档案的安全。5.10.2 库房门窗要有完备的安全措施，并配有防盗警铃装置。5.10.3 库房内要保持清洁，严禁堆放易燃杂物和吸烟，非工作人员不得擅自进入库房。5.10.4 要配备专用消防器材和安全保护设施及物品，

41、做好“九防”（防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫鼠、防霉、防高温、防有害物质），最大限度延长档案的寿命。5.10.5 库房内要配备温湿度调节设备和库内外温湿度计，要按时进行测试记录。当库内温度不适宜时，应及时采取措施调节，保持适宜的温湿度。5.10.6 库内档案密集架的排列应符合方便利用、布局合理、整齐美观，且便于搬运和通风的要求。5.10.7 要定期对档案保管情况进行检查、清点，发现问题应及时采取措施和汇报。5.11 档案消防措施5.11.1 认真执行电站和上级有关消防工作的指示和规定。5.11.2 认真学习消防知识，坚持“以防为主、以消为辅“的方针，杜绝火源，消灭火灾事故。5.11.3 定

42、期检查和维护好档案管理中心管辖的消防器材，保证良好备用，并做到会使用，发现问题及时向主管领导和公安科报告。5.11.4 库房和工作室内严禁吸烟，禁止堆放易燃、易爆物品。5.11.5 库房内严禁使用100瓦及以上灯泡，禁止使用电炉和火炉。5.11.6 电源安装必须符合安全要求，下班后必须切断电源。5.11.7 发生火灾，应沉着、机智、勇敢，选择适当灭火器材进行灭火。电器设备着火，首先应切断电源，同时向主管领导和公安科报告并挂火警电话119，及时而准确的灭火，把损失减小到最低限度。5.12 档案考核5.12.1 各部门应指定一名兼职档案员，文件形成部门实行预立卷制度，文件材料的形成、积累、整理、移

43、交工作应列入各部门兼职档案员的岗位责任制。5.12.2 各部门应按照公司下发的档案管理办法中的档案归档范围以及生产档案管理办法中明确的归档要求、归档时间及时向档案管理中心移交档案。5.12.3 施工单位移交的档案严格按照国家重大建设项目文件归档要求与整理归范、国家电网公司抽水蓄能机组达标投产考核办法以及公司下发的竣工档案移交程序，由生技部、维护分场对档案的完整性、准确性负责，档案管理中心对档案的系统性、规范性负责。5.12.4 档案管理中心应将办理完毕移交手续的资料、档案按档案管理制度分类、组卷、编目、归档。对不按期移交档案的下发档案催缴通知单，对仍不移交档案的部门和单位，列入公司经济责任制考

44、核。档案管理中心根据应归档案数量及要求，对逾期不移交资料的部门下发200元1000元考核意见，上报人事综合部。5.12.5 人事综合部依据考核意见下发考核通知单进行考核。5.12.6 归档文件和案卷质量应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）的要求。 归档文件材料应齐全、完整、准确。 分类、组卷、排列、编号、编目等整理系统。 书写字迹及载体应符合耐久性的要求。 归档文件应为原件；因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。 非纸质文件应与其文字说明一并归档；永久、长期的电子文件必须形成一份纸质文件归档。

45、 外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。5.12.7 竣工图需编制总说明，对有修改内容的竣工图卷册，还应编制分册说明，其内容包括修改内容、修改原因；竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致；编制应规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；字迹清晰，整洁，签字手续完备。签名真实，不得代签或打印，不得用印章代替签名。每张竣工图均需加盖规范的竣工图章。竣工图章应使用红印泥，盖在标题栏附近空白处。5.12.8 归档文件五率要求 归档率=实际归档项目数/应归档项目总数100%。 完整率=每个已归档项目中实际有的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的

46、档案材料的总份数100%。 准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数100%。 查全率检出相关档案数/库存所有相关档案数100%。 查准率检出相关档案数/检出档案总数100%。 各部门归档文件应满足归档率100%，完整率100%，准确率100%；档案管理中心应满足查全率100%、查准率100%。5.12.9 对以下行为，根据情节严重程度直接进行200元1000元考核：5.12.10 有积存文件材料没有整理归档的；5.12.11 拒绝按规定向档案管理中收移交档案或送交现行文件资料的；5.12.12 发生档案损毁、丢失、失泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。6 重要风险识