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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流档案管理信息系统.精品文档.档案管理信息系统复习 袁新娜第1章档案管理信息系统的发展P8AMIS是实现现代化档案管理和提供档案方便利用的基本系统，也是开展档案信息化工作之初首先接触的面向档案管理业务的应用软件系统。随着我国档案信息化档案工作的深入开展，AMIS也逐渐改变其应用形态和操作模式，从支持系统运行的网络数据库环境、数据存储方式到系统的体系架构等方面无不发生着变化。纵观档案管理信息系统的发展，大致可以为分为单机应用、网络应用及集成应用三个阶段。第一阶段：单机应用阶段其特点是AMIS本身只支持单机操作，通过该系统录入的数据也保存在客户端的
2、计算机上，使用起来比较简单，能完成一些简单的目录信息的维护、统计、查询、打印等辅助管理功能。如果多人使用，则需要在多台计算机上安装同样的软件产品，每台计算机上保存本机操作的数据，很难实现基础数据和档案数据的共享。因此，不适合团队及多人协同工作。但通过该阶段的使用，人们对计算机管理信息系统有了一个初步的认识，而且很多单位拜托了手工记录的传统管理方式，实现了机读目录的管理和检索。第二阶段：网络化应用阶段20世纪90年代时期，一些档案馆开始采用基于C/S结构的网络版的档案管理信息系统，初步实现了档案信息的网络化共享。应用之处，受信息技术及相关因素的限制，应用系统主要局限于档案馆内部局域网，解决的是部
3、门级的数据共享和网络化应用的问题，这对提高工作效率、降低工作强度起到了一定的作用。但随着应用程度的加深，资源共享的多样化和文档一体化，以及跨部门、跨单位的归档等需求的相继出现，通常意义上的网络版AMIS的运行架构和功能模型已经很难满足发展较快的档案馆业务工作的要求，再加上一些单位在实时信息系统时，在不同业务部门之间如人事档案管理业务、文书档案管理业务等部门间形成了一定程度的信息“孤岛”，很难实现部门间的信息集成，对高层领导的全局化管理和档案信息的深层次利用形成障碍，这必然会催生新系统的问世。第三阶段：集成化应用阶段建立一体化应用集成平台级的档案管理信息系统是适应网络化应用发展的必然。互联网技术
4、的发展为满足档案管理业务的需求提供了技术基础，基于C/S和B/S两种体系结构混合应用的档案管理信息系统及其集成化设计理念，克服了档案管理信息系统只能在馆内局域网使用的局限性，保证了档案从归档、整理、编目、审核、入库、管理、存储、处理及利用等全生命周期管理过程的信息集成和业务流程的一体化纵向管理。同时也保证了馆内各部门之间档案信息资源的共享，即实现横向业务的集成。第2章数字档案馆是网络信息时代的全新形态P281.档案信息化应用支持平台建立建设数字档案馆首先要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架，中心系统能够支持多个子系统，能够保证网络控制、信息备份和迁移、授权
5、访问以及资源共享等安全有效，广泛应用信息技术，为档案馆的数字化建设提供显示的现代化手段。在此条件下开展数字档案资源的积累和管理、数字档案信息的共享和开发、档案馆智能化控制等工作。2.数字档案资源库建设数字档案资源建设包括：在自动化网络办公（OA）条件下的电子文档的全过程管理和归档、保存、备份、迁移等，同时手机档案部门业务运行的所有系统数据，积累电子档案信息；利用现代扫描技术对馆藏的纸质档案、声响档案、缩微胶片、实物档案等进行数字化处理，形成系列数据库；整合需要的行业、上下游以及区域间横向和纵向的资源信息；对所有数字档案信息以基于对象管理的思维占模式进行管理和链接，以此建立数字档案信息库。3.数
6、字档案信息的共享与开发信息共享就是要建立数字档案的目录检索、全文检索、自动分类、授权访问系统，通过局域网、办公网和因特网提供档案利用服务，建立状态网络对信息访问实行实时监控。同时，对原始档案信息进行分类开发和知识化管理，可以建立基于档案基础数据的辅助决策支持系统，只有把档案信息知识化才能够实现档案信息利用的社会化，更广泛地发挥档案的潜在价值，在更大的层面创造社会经济效益。4.档案馆智能化控制档案馆智能化控制就是利用综合管理信息系统，包括IC卡等实现对库房安全和温湿度、密集架智能管理、工作区域监控和人员管理等方面的控制，提高档案馆的现代化、自动化管理能力。第3章档案信息化基础设施建设P711.网
7、络基础设施建设网络就是用通信设备和线路，将多个计算机连接起来，再配置网络管理软件系统进行信息传递，实现资源共享。因此网络建设是以计算机技术和通信技术为基础的。网络的硬件基础设施主要包括：网络布线、交换机、路由器、配线柜、电源等设施；服务器、终端计算机、输入输出和存储编辑等设备形成完备的网络系统。网络软件系统包括：网络管理软件、IP地址管理、服务器数据管理、因特网节点控制、防火墙系统等。2.网络数据库系统建设数据库是按照一定的机构和规则组织起来的相关数据的集合，是综合各用户数据形式的数据集合，是存放数据的仓库。数据和资源共享这两种技术结合在一起即成为当今广泛应用的网络数据库（WEB数据库）(1)
8、网络数据库支撑硬环境建设硬环境是指网络数据库赖以存储、处理、传递、流通的外部环境，包括计算机及网络终端，网络通信设备，宽带、高速、高可靠性、高安全系数的网络环境，信息输入、输出、存储、传输的技术装备的呢个硬件设备、软件系统和通信网络。硬件环境建设的任务是从屋里结构和逻辑系统上构筑网络数据库的信息运行环境。(2)网络数据库信息资源建设采用现代信息技术，对档案资源惊醒信息化处理及存储，数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库档案资源信息建设。(3)规则体系建设主要包括标准规范、政策、法律法规等建设，这是信息管理数字化的前提。(4)数据管理人才培养档案馆
9、（室）信息化的发展，不仅需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，而且还需要能够管理和备份档案信息库的数据管理人员。为此，要加快培养掌握现代信息技术和数据库管理的高层次信息人员。(5)经济实力积累网络数据库建设需要相当的经费投入，如硬件设施的设备、软件的开发、馆藏数据化所需的人力物力、网络运行的维护费。3.数据存储与数据备份系统建设面对海量电子文件的接受和馆藏档案数字化的需求，要达到存好、管好、用好的目的，档案信息数据的存储与备份市档案信息化工程中必不可少的项目。(1)数字化档案信息库的构成在数字世界里，机器、数字媒体、软件与数字信息死者总是交织在一起的。数字信息的储存、存取与传递是相
10、互衔接的，他们受制于硬、软件与服务分系统构成的技术系统。数字档案信息数据是由电子数据构成的，这些电子数据是以电子文件的方式存在的，并以代码的形式记录于硬盘、磁带、磁盘、光盘、U盘等介质，同时，数字档案信息依赖于计算机系统存取并可在网上传输。(2)存储方案的确立在整个档案信息化建设中，要对档案数据的各项特点及应用要求有一个较完整的把握，然后根据这些特点确定相应的存储方案，包括硬件配置、备份方案、存储网络的建设等。数字化的当娜数据，一般具有以下特点：海量数据；数据格式的多样化，如文本、图片、音视频信息、不同平台的电子文件等多种格式；数据的长期保存；数据的在线利用等。在认清档案数据存储特点的基础之上
11、，结合对存储介质、存储方式、备份方式的考察，制定科学的数据存储方案。(3)数据存储介质的选用数字信息可否长期存取与介质息息相关，戒指一旦受损，其载体信息在劫难逃，因此选择介质是第一步。不同的数据及其不同的处理需求对介质的要求是不同的。目前有多种存储介质：如CD-COM、可擦写光盘、硬盘、软盘、磁带等可供选用。(4)数据备份系统建设数据时刻都在面临着种种潜在的威胁，如计算机硬件故障、人为操作故障。为防止计算机数据的破坏，确保数据的安全、有效，必须有组织、有计划地进行网络备份。理想的网络数据备份系统应具备以下功能：网络存储备份系统可以对整个网络的数据进行管理；全自动得备份；数据库备份和恢复；在线式
12、的索引；归档管理；有效的媒体管理；分级存储管理；系统灾难恢复；满足系统不断增加的要求。档案信息资源建设P76第5章档案工作的业务流程P114名词解释：是业务与业务之间的衔接、传递、转移的动态过程，是为了完成档案全过程管理而开展的一系列活动。 实物档案资源利用者 管理 接收 处理 信息 服务档案管理工作流程示意图P115档案管理信息系统的运行结构分析P118目前网络版档案管理信息系统普遍采用浏览器/服务器（Browser/Server，简称B/S模式）和客户机/服务器（Client/Server，简称C/S模式）两种运行结构，每种运行结构都各有其优点和缺点，也有其方便性和局限性。1两层结构的C/
13、S运行模式两层的C/S运行模式是早期的网络环境下的应用软件系统结构，它的特点是结构简单、容易实现。采用这种结构实现的档案管理信息系统是将应用系统的任务一分为二，服务器（后台）负责数据管理和处理，客户端（前台）完成档案管理业务逻辑的处理和用户交互的任务。服务器与客户端通过消息传递机制进行通信，由客户端发出请求给服务器，服务器进行相应的处理后将数据传递回客户端，即服务器提供服务，客户端使用服务。这种结构的系统也存在着明显不足：应用处理留在Client端，使得处理复杂应用时的客户端负荷较重，限制了对业务处理逻辑变化的适应与扩展能力，当访问数据量增大、业务处理复杂时，客户端往往变成瓶颈；使用单一服务器
14、且以局域网为中心。所以，难以扩展至有下级单位的档案馆广域网中；软、硬件的组合及集成能力有限；数据安全性较差。因为客户端程序可以直接访问数据库服务器，致使在客户端运用的其他程序也可以设法访问数据库服务器，从而使数据库的安全性受到威胁。为克服二层C/S结构的不足和弊端，三层C/S结构应运而生。2三层结构的C/S运行模式采用三层结构的C/S运行模式实现的档案管理信息系统将应用功能分为表示层、功能层和数据层三部分。表示层是应用的用户接口部分，它负责完成用户与应用之间的对话。它用于检查和接收用户从键盘等设备输入的数据，显示应用输出的数据。为使用户能直观地进行操作，一般要使用图形用户接口操作简单、易学易用
15、。在变更用户接口时，只需改写显示控制和数据检查程序，而不影响其他两层。功能层相当于应用的主体，它是将具体的业务处理逻辑编入程序中。例如，确认用户对系统和数据库存取的功能以及记录系统处理日志的功能；用户在检索档案数据时，将有关检索要求的信息一次性地传送给功能层，而由功能层处理过的检索结果数据再传送给表示层。数据层就是数据库管理系统，负责执行并完成由功能层提交过来的对数据库数据的读写任务。数据库管理系统必须能够支持多用户的并发访问与存取。因此，一般从功能层传送到数据层的要求大都使用SQL语言。与传统的二层C/S结构相比，三层C/S结构具有以下优点：（1）允许合理的划分三层结构的功能，使之在逻辑上保
16、持相对独立性，从而使整个系统的逻辑结构更为清晰，能提高系统和软件的维护性和可扩展性。（2）允许更灵活有效地选用相应的平台和硬件系统，使之在处理负荷能力上和处理特性上分别适应于结构清晰的三层；并且这些平台和各个组成部分可以具有良好的可升级性和开放性。（3）应用的各层可以并行开发，各层也可以选择各自最适合的开发语言，提高应用系统的开发效率，缩短开发周期；同时对每一层处理逻辑的开发和维护也会更容易些。（4）允许充分利用功能层有效地隔离开表示层与数据层，未授权的用户难以绕过功能层而利用数据库工具或者黑客手段进行非法访问数据层。这就为严格的安全管理奠定了坚实基础，使整个系统的管理层次也更加合理且易于控制
17、。不论是两层的C/S还是三层的C/S档案管理系统，都是点对点的结构模式，且有着共同的优势：交互性好。由于客户端安装有一套完整的应用程序，所以在出错提示、在线帮助等各方面都有强大的处理功能；实现了数据库资源的集中管理和控制，确保数据的完整性和系统的安全性；采用分布式的应用程序工作平台。客户端独立性较强，便于应用系统的任务划分与开发，可实现高效的应用处理；降低了系统的通信开销，可以充分利用两端硬件环境的优势；反应速度快。不足之处是：C/S方式对网络要求较高，且客户端的维护工作量相对较大。因此，一般适用于档案馆内部局域网中对档案数据的维护与检索。基于B/S运行模式的信息系统P121在技术路线上与三层
18、C/S的划分方法相类似，即将系统的应用功能分为；表示层、应用层、数据层。（1）B/S运行模式的优势。1）大大简化了客户端。目前的操作系统中几乎都绑定了一些常用的网络协议，甚至浏览器，因此，只要装上操作系统，启用浏览器档案管理信息系统即可运行，而无需额外安装别的软件。2）服务器集中了所有的应用逻辑，开发、维护等几乎所有的工作也都集中在服务器端，减轻了系统维护与升级的成本与工作量，使用户的总体拥有成本（TCO）大大降低。3）系统的可操作性增强：环境单一，界面单一，只要会操作浏览器，便会操作系统；同时也减轻了系统的培训任务。4）提高了系统数据的安全性：所有用户只对应用服务器进行直接访问，减少了数据库
19、登陆点的数目，有利于安全控制。5）具有广泛的信息发布能力：它对前端的用户数目没有限制，客户端只需要普通的浏览器即可，不需要其他任何特殊软件，另外对网络也没有特殊要求。（2）B/S运行模式的不足之处。1）它的运行速度直接受到网络宽带和网络流量的限制和影响。2）由于数据在互联网络上进行传输，因此又增加了传输数据的不安全因素、3）系统与用户的交互性不很友好，这是由于B/S开发平台的局限性。4）由于有浏览器本身的一些因素，对用户的响应不是很快。因此，这种模式的档案管理系统比较适合于物理位置距离服务器较远的查询检索档案的用户。图5-5档案管理信息系统的项目组织模式示例P129（自己理解）第6章系统建设的
20、目的P142计算机网络系统是针对档案工作的特殊要求而铺设的信息传输通道，它是支持档案业务开展信息化应用和现代化管理的通信工具。信息系统建设的需求P143网络数据库支撑系统的建设就是要依据各单位信息化应用与发展的需求，依据所选择的软件系统的要求，依据档案馆内部数据传输、存储和管理的要求而开展的信息公路铺架工作。 网络服务器技术P150问答：服务器区别于个人PC的主要点在于什么？一是要处理大量的数据，将其数据、硬件提供给网路共享，对CPU处理能力要求较高，大多数服务器采用多CPU对称处理技术以提高服务器的计算能力；二是被访问的用户数量大，要求服务器的I/O性能要很强，SCSI技术、RAID技术、高
21、度智能网卡和内存扩充等都是服务器常采用的提高I/O能力的有效途径；三是在软。硬件设计上，服务器要具备较完善的管理能力和应用系统集成能力，如集成各种传感器，用于检测服务器上的各种硬件设备，同时采用相应的软件，实现远程检测和资源分配等服务。网络存储与数据管理技术P153数据存储技术是专门研究如何保存数据，并使数据的使用更安全、更高效。使设备存储容量的扩充更方便的一门技术。通常采用的方式是以网络存储器为主的离线存储方式。到目前为止，已得到广泛应用的网络存储解决方案有四种：直接附加存储、网络附加存储、存储区域网以及内容寻址存储。第8章名词解释：馆藏DA数字化P232馆藏DA数字化是档案信息化建设的一个
22、重要组成部分，其主要目的是利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代信息技术将传统介质存储的各类档案，根据需要进行数字化处理，以积累数字档案资源。馆藏DA数字化的主要工作内容P232主要包括两方面：一是将传统载体档案目录进行数字化，二是将档案内容进行数字化。档案目录数字化的主要工作是对载体档案目录进行编目，并将目录信息录入到计算机中，建立档案目录数据库，利用档案信息系统实现档案目录数据的计算机管理和目录信息的资源共享。档案内容数字化的主要工作是馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理（包括去污处理、图像处理、OCR等），转变为文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在
23、网络服务器中。利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览。档案内容数字化工作包括数字化预加工和深加工两个步骤，数字化预加工是能够将纸质档案、照片档案、缩微胶卷等转变为电子图像文件，不能将纸质档案上的文字信息进行完全处理；数字化深加工则是利用技术含量较高的OCR、语音识别等处理技术获取载体档案中的文字信息，以利于提供全文检索。图8-1馆藏档案数字化的业务模型P233(自己理解)系统建设相关的技术P238（作为重点，因为老师说比较重视技术类的）如模数转换、数字扫描、图像处理、数字信息存储、OCR、全文检索等技术。（1）扫描技术与产品数字扫描仪是完成纸质、照片、缩微品等数字化的主要工具。其发展经历了黑
24、白、灰度、彩色的三个阶段，扫描速度也在不断提高。主要技术内容：通常情况下，决定扫描仪产品性能的指标是：光学分辨率、色彩位数、密度范围、扫描速度、扫描幅面、接口标准等。扫描仪分类：平台式扫描仪主要用于加工纸质档案，根据扫描速度产品有区分；缩微胶片扫描仪是一个集扫描、打印为一体的多功能缩微设备，能够直接将缩微胶片扫描成图像；零边距扫描仪是专门为处理古籍档案或图书而设立的一种特殊的产品，它是采用零边距扫描技术设计出的一种平台式扫描仪。（2）图像处理技术为了达到数据加工和图像发布的要求，要对扫描的图像进行处理。一般的图像处理功能要用消蓝去污、旋转、阈值调整、切分、压缩等几种图像处理功能。其中阈值调整是
25、为了消除版面的背景噪音；切分是为了去除扫描图像中网页之间的黑边以及截取合适的页面；格式转换是为了统一图像的格式和质量以及得到合适的图像大小。（3）ORC技术OCR是利用计算机软件来完成从字符图像到字符编码的转换，加快本文信息的生成，降低文字录入的成本，是辅助人工录入全文的主要工具。（4）图文关联技术图文关联是将文件的图像和文字放在一起显示，使图像和文字保持原有的对应关系。图文关联是档案数字化处理的关键技术，对于专家学者研究历史、研究古籍档案来说是必不可少的。双层PDF文件：即隐藏的文字层和上方的图像层叠加在一起，用户浏览时看到的是图像，而在复制粘贴时选中的是文本。显示文章的所有文字信息：当用户
26、点击某行（某列）时，在该行的旁边显示该行的图像。将图像和文字分别显示在两个页面：读者可以方便的切换，其中在现实文字的界面保留了原文图像的除了字体以外的所有版面信息；在两个页面之间还建立了同步的关系，当在其中一个页面的阅读位置改变时，另一个页面的位置也相应的改变。（5）全文检索技术档案馆为了提供更为准确的检索、更优质的服务，必然需要信息系统能够提供全文检索功能。全文检索时基于倒排表的查找方式来实现的。速度和查全率是衡量全文检索功能的标准。一个好的检索系统还应该能够将查询结果分类现实出来，这样当查询结构非常多的时候，用户可以利用分类系统快速定位自己需要的内容。简答：表8-1数字化加工需要购买的设备
27、P254服务器：要求稳定性高、速度快，能够安装支持多台工作站并行工作的多用户操作系统和数据库管理系统。数据存储器：可以采用磁盘列阵、网络存储器，要求速度较快、存贮容量大。PC工作站：要求能够安装数据加工与图像软件系统，最好采用无盘工作站，确保数据不能从工作站泄漏出去。扫描仪：根据需要选择能够扫描各种载体（纸质、缩微、照片）和型号（A3、A4纸张及各种型号的胶片）档案的扫描仪。集线器、网卡、网线：用于构建数字化加工的局域网运行环境。移动硬盘：及时将数字化后的档案信息转移到发布系统或者其他存储载体。打印机：打印目录数据、图像数据等，做校验或输出浏览。刻录机：将数字化后的数据刻录成光盘进行临时存储、
28、备份，以根据需要进行购买。数码照相机和摄像机：对不能用扫描仪进行数字化的档案采取数字拍照和摄像，生成图片或图形等数字信息。录音机、录像机：能够播放声音档案的播放机。模数转换器：将模拟档案转换成数字信息。影像采集卡：以数字形式采集模拟档案的信息，生成数字档案信息简答：表8-3数字化加工子系统的功能模块及其说明P260（注意条理化）图8-7发布系统运行结构图P262图8-4档案数据发布子系统的功能模块及其说明P263保护档案数据安全应采取的措施P2641）数据服务器运行较为安全的Windows2003Server操作系统或其他操作系统中。乙方技术人员会对服务器进行端口封闭，可拒绝局域网内任何计算机
29、的访问，确保数据安全。2）数据服务器磁盘采用RAID5冗余备份或镜像备份，一旦发生数据缺损，可保证数据完全恢复。3）每日对扫描图像数据进行增量备份，即备份当日加工的成品图像。图像数据备份采用光盘保存，一式两份，光盘按照日期顺序编号。服务器磁盘中保存全部已加工完成的成品图像数据。5）其他工作计算机备份，对各自数据进行日备份，待成品数据全部上传到服务器后方进行数据删除。6）所有计算机设备均配备UPS电源，保证一旦发生突然断电，计算机所有充足的数据保存时间。第9章档案信息管理与服务对信息系统建设的要求P272信息化是开展档案信息管理和信息服务的主要手段，目前各级档案馆开展档案信息管理与信息服务的主要
30、工作包括：传统介质档案的数字化、电子文件的归档、档案资源的全过程业务管理以及对社会各界提供档案信息的利用服务等。从档案馆的业务发展来考虑，档案信息系统应该具有以下通用功能。1）档案目录信息网络化管理的功能要求：无论是以前归档的纸质档案，还是新接收的电子档案的目录信息都要在档案馆内部各相关部门实现目录信息的流程化管理和网络化共享。2）支持全文检索的功能要求：信息系统除了具有基本的目录检索外，还需要具有全文检索功能，这对提供深层次的信息服务非常必要。但全文检索功能的实现往往需要购买搜索引擎、OCR插件等，增加系统的建设成本，因此各单位应根据资金实力和对检索能力的需求切合实际地进行购买。3）电子档案
31、的存储与访问功能要求：文档一体化和馆藏档案数字化，都将形成大量的电子档案，如何科学有序地对其进行组织、存储、保管并提供方便、准确的服务利用，是新时期档案管理业务面临的重要任务之一，借助于网络化存储设备和手段是解决这一难点的关键。4）多介质档案的协同管理功能要求：档案的多介质存储是21世纪档案管理的新特点，传统介质档案的收集、整理、移交、审核、保管和查询利用等，不会很快被数字档案的管理方法所代替。因此，处理好模拟与数字两类存储介质档案之间的统一管理里，是信息系统应具备的基本功能。5）多种分类方法的综合管理功能要求：分门别类是进行档案管理的有效手段。由于管理模式和长期工作习惯有所不同，各类档案管理
32、部门的分类方法难免存在差异，有的按科研、文书等业务性质区分，有的按档案信息的类别区分，还有的按立卷单位、归档年代进行分类等，不同的分类方法，其业务路程和信息的组织是有区别的，而档案的利用效果必须是方便、快捷、准确和有效，这就要求信息系统能够适应个各保管部门分类模式的要求，实现方便管理，提供快捷服务。6）信息集成的功能要求：各行业信息化工作的迅速开展，形成了大量的电子文档并存储在各自的业务系统中，需要将现行业务系统中的欲归档电子文件过渡为电子档案，实现档案形成部门与档案管理部门的信息集成，保证档案信息的完整性与一致性。需要开发相应的接口系统和应用平台，实现归档信息的交换。7）档案数据安全管理的功
33、能要求：档案以其原始性、凭证性和真实性等特点具有其特殊的社会价值，档案信息的安全是绝不容忽视的。信息系统的安全主要体现于基础软硬件环境和系统应用环境安全两大环节。基础软硬件环境主要是通过对所购买的操作系统、数据库管理系统及硬件设备安全策略的使用而实现的。而应用系统的用户权限、管理模型和身份证机制是档案管理信息系统所应考虑的安全核心问题。8）灵活摘挂、方便扩充的功能要求：各档案管理部门的计算机应用程度参差不齐，采用计算机手段实现的业务也不尽相同，这就要求所使用的信息系统能够依据不同用户的需求进行灵活的系统配置，如摘除不必要的功能，删除不必要的字段；或增加新的功能，添加必要的字段，且尽量不改变原程
34、序，这是对系统的灵活性和适应性的基本要求。9）辅助决策支持的功能要求：要求信息系统能够为档案业务工作者提供一定程度上的业务提示，如该动手立卷了，档案该入库了，档案保管期限到了，档案该做密级鉴定了，借出的档案该归还了，以及实现一些对比统计等功能来提示档案工作者库房的容量受到威胁、利用率高的档案应该采取及时的保护措施等，这些功能对实现高效管理、提高工作主动性非常实用，也非常有效。10）数据迁移的功能要求：档案的收、管、用各个阶段或多或少存在档案数据的导入、导出、迁移、转换等工作。如档案馆接收档案时，档案形成单位往往会在其个人计算机录入移交档案的目录信息；当档案馆对开放的档案信息进行处理并发布到门户
35、网站时，需要将档案的目录数据及其对应的图像文件迁移到目标系统中等。因此，要求系统能够提供数据导入、数据迁移、数据导出与数据转换等功能。档案管理信息系统P274简称AMIS，是实现档案信息管理和信息服务的基本手段，也是开展档案信息化工作之初，档案工作者首先接触的面向档案管理业务的应用软件系统之一。AMIS产品功能特点P2761）信息维护功能。主要包括数据备份、数据恢复、数据装载、系统登录、系统帮助等一些支持系统运行的基本功能。目前大多数的AMIS都是依赖于所采用的数据库管理系统提供的功能来实现数据的备份、恢复、迁移、装载等功能，也有一些软件像GE2000在系统中提供了数据备份和恢复等功能。2）系
36、统定义。主要包括系统框架、档案门类、档案数据库结构、用户模型、用户界面等功能的定义。但一旦系统定义完成之后，录入了数据，建议不要轻易修改系统的框架结构。3）基础信息管理。包括组织结构、实体分类、用户信息以及系统中使用的数据字典维护等功能，几乎所有的网络版软件系统都支持这一特定的应用模式，即通过对基础数据的一次录入，达到多次使用的效果，最重要的是保证了整个系统内部重要数据的一致性。4）档案业务管理功能。档案业务管理包括档案立卷、移交、审核、入库、库房管理、处理（如转出、转移、缩微处理、数字化处理等）、鉴定、盘点、销毁等全过程的业务管理功能，管理的内容既包括档案目录管理又包括全文信息管理，涉及到的
37、操作包括增加、修改、删除、查询、打印、统计等。而目前大多数产品在档案的库房管理功能模块上做得非常好，特别是在案卷级和文件级管理，以及封皮、脊背、目录打印等支持档案实物管理的功能上做得比较到位，而在支持档案业务全过程管理上，只有少数几个产品能够做到灵活配置，清华通用档案管理信息系统和飞狐灵通在这一点上领先于其他同类产品。5）文档一体化。文档一体化主要是指现行业务系统中流转文件的自动归档。但由于很多单位在进行信息化设计的过程中，特别是实施办公自动化较早的单位，没有将档案业务管理作为其中一个重要模块来实现。因此，才出现了档案行业的AMIS。大多数AMIS基本上很难实现文件档案的一体化管理，但又必须将
38、归档的电子文件纳入到AMIS中进行管理。因此，普遍采用的一种方式是编写接口程序，而且需要针对不同的现行文件系统编写个性化的接口，这一点想做到通用比较难。6）全文检索功能。在调研的十多种网络产品中，基本上都支持信息检索功能，但支撑的程度和实现的技术不太相同，有的是采用操作系统和数据库提供的功能来实现，有的是专门做检索引擎，有的采用了OCR技术实现了对规范图像文件的全文检索。这些功能大大方便了用户的使用，但也提高了信息化的投入，因此各单位应该根据资金实力和对检索能力的需求切合实际地进行购买。7）支持预警功能。通过系统给档案业务人员提供一定程度上的业务提示，如该动手立卷了，借出的档案该归还了，以及实
39、现一些对比统计等功能来提示档案管理人员，如库房的容量容易受到威胁，利用较高的档案应采取及时保护措施等，这些功能的开发有利于档案管理人员提高管理效率，开展精细化管理工作甚至支持辅助决策。目前已经有一些档案管理软件实现了支持预警的功能。AMIS产品运行架构和支持环境P278稳定的网络环境和安全的基础设施是网络版AMIS的基本要求，由于AMIS的开发平台和运行架构不同将导致它所需要的支持环境也不尽相同。1）针对服务器运行环境的支持。服务器硬件及其操作系统类型的选择和使用是根据AMIS的总体环境要求来决定的，如所采用的数据库管理系统以及服务器端软件系统的开发环境来决定。服务器类型的建立如文件服务器、数
40、据库服务器、WEB服务器、邮件服务器等将根据整个系统的应用情况来进行部署，在资源紧张的情况下可以考虑一台机器拥有多个服务器的功能。2）对数据存储的要求，主要是考虑所采用的数据库管理系统，电子全文的存储以及备份存储介质的选择。前二者与AMIS的运行模式及对数据的存储要求有很大的关系，而数据备份介质及存储管理策略主要是依据各单位的执行情况进行综合考虑。3）客户端环境建立，客户端运行环境主要取决于AMIS采用的C/S或B/S运行模式来部署客户端的应用软件。如果采用B/S模式，则只需要在客户端安装浏览器就可以使用，不像采取C/S那样，必须安装客户应用软件。4）对插件安装或者应用程序支持环境的安装要求。
41、在使用过程中发现大多数档案管理信息系统能够支持多种类型的多媒体文件的管理，但如果在客户端浏览各种多媒体电子文件，需要安装相应的支持软件，如浏览后缀为DOC、PDF、CAI、AVI、CAD等文件的专用阅读器。 AMIS产品的安全保护措施P278档案信息化系统建设过程中，安全体系也在不断得到完善和发展，AMIS产品的安全保障措施就是系统安全体系的重要组成部分。1）系统日志监控：系统日志监控能够辅助系统管理人员分析合法用户操作过程中存在的问题，主要用来记录什么时候、什么人采用哪台计算机作了什么样的操作，通过日志分析可以监控系统的使用状况，也可以在出现问题后及时查找原因。目前大多数系统记录的日志信息不
42、是很全面，只能做到比较粗略的记录，为了支持更精细化的管理，有些产品在流程环节和操作功能等方面记录档案管理生命周期中的责任链相关信息，可以在更深层次上支持档案业务的规范化管理。2）系统用户权限管理：根据不同的用户设置对系统功能和数据的操作权限，大多数AMIS实现了对系统功能操作权限的控制，但并未细化到对系统数据操作权限的控制。3）电子文件的安全管理：电子签名法的颁布实施，告诉档案管理人员必须做好接收电子档案的准备，必须准备和积累各类资源以面对电子档案归档过程中的安全管理和控制。目前大多数的AMIS在保障电子档案的安全、真实和完整等方面都采取了一定程度的措施，但在应对电子文件归档的安全措施上还没有
43、下大功夫。有些软件产品在电子水印等方面正在做一些原型试验，也取得了初步的成效。4）数据加密：大多数产品实现了对用户密码的加密，但像采用条码、磁卡、秘钥等技术实现身份认证、采用生物识别技术和对磁盘进行加密，以及实现对电子文件传输过程中的数据加密等措施使用的还非常少，甚至没有考虑数据加密的安全解决方案。这是目前AMIS产品最大的局限性。简答：档案管理信息系统产品的分类P280按功能可以分为以下五大类：1.目录级档案管理其主要特点是将档案的案卷目录和文件目录采用计算机方式管理起来，实现了档案目录信息的增加、修改、删除、查询、检索、统计、打印等基本功能。这一类软件可以是单机版也可以是网络版，使用起来方
44、便，易如门，用得好的单位能够通过该类软件的使用摆脱手工操作。这类软件的功能相对固定，有些可以实现灵活建库的功能，但很多单位在使用灵活建库的过程中，分类特别细，在检索时就出现了麻烦，虽然个别软件提供了跨库检索功能，但还是影响了系统的使用效率以及业务人员的工作效率。2.目录全文初级管理其主要特点是不仅将档案目录信息管理起来，而且将档案目录对应的电子信息（如扫描的图像文件、移交的光盘等多媒体信息）一起对应起来并实现一体化管理，查询检索等功能主要是在档案目录级进行，有的可以在原文级实现简单的全文检索。这类软件也有单机版和网络版（主要以C/S为主）两类，比较适合一些馆内存有电子信息的档案馆使用，以帮助理
45、解全文检索的概念和初级使用，以及理解文件服务器的概念，为下一步选用更高级软件版本的用户奠定基础。3.目录全文高级管理这一类提供了基于文字识别、图像识别等技术的高级全文检索功能，对于目录管理、全文管理等一些基本功能实现得很好，一般都是网络版应用模式，既有C/S应用模式又有B/S应用模式，各用户可以根据本单位的情况建立文件服务器、WEB应用服务器、数据库服务器等，这一类软件的功能基本能够满足档案馆内部“目录+全文一体化”集成管理的需求。4.集成化综合档案管理前三类AMIS产品主要是实现对库房档案信息的管理，而集成化综合档案管理这一类软件产品能够实现从档案的收集、整理、移交、入库、保管。档案处理（归
46、档、转档、鉴定、开放、数字化等）到档案销毁全过程业务流程、档案目录和全文信息的综合管理，并能够实现多门类档案信息之间的跨库检索和统一一致的综合管理，即可以实现档案业务全过程的纵向集成管理和档案内部各部门之间信息的横向集成管理。这一类软件提供的功能比较全，大多都包括从系统定义到业务流程的定制，甚至是个性化用户定制等功能，适合业务管理较为规范的档案馆使用。5.集成平台级文档管理集成平台级的文档管理不仅考虑到档案馆的业务，而且向外延伸到档案形成部门，主要功能是解决现行业务系统与档案管理的一体化集成问题，最终实现文档一体化管理。有些产品提供了办公自动化功能，并将该功能与档案管理业务相集成，有的则提供了
47、集成接口功能，实现数据的迁移、转换、导入、导出等功能。这一类软件将档案管理的业务向前延伸，旨在做到档案管理人员前端参与、全程监控的目的，但实施起来比较困难，因为该软件的应用不仅仅涉及到档案部门，更重要的是要说服档案形成单位的工作人员在办公自动化过程中采用该软件，而往往是归档单位已经采用了某一个办公自动化系统。因此对于这种情况，采用接口的方式进行数据迁移与转换是一种可操作的解决方案。AMIS产品的选型P282实现档案信息化，产品选型非常关键。正确选择档案管理信息系统需要考虑以下三个主要问题。1）档案信息化的应用需求和发展要求：选择档案管理信息系统的最终目的是要用起来，不仅当前能够用起来，而且要考虑业务扩展以后也能用起来，这一点是关键。因此，要求档案馆在选型过程中，不仅要对档案馆内所有的业务、管理、人员等的现状及存在的问题有一个充分的了解和认识，而且还需要结合全国档案事业及各档案馆的战略目标，才能锁定需求，进行有效的选型。2）信息技术和软件产品的现状与发展：涉足信息化，不了解信息技术、不熟悉软件产品是寸步难行的。信息技术的飞速发展推动了软件产品的更新换代，但也带来了“用跟不上变”的现实问题。因此，开展档案信息化建设，务实的同时，也必须经常关注和跟踪最新技术的发展，了解软件产品的运行特点和使用场合，才能在每一次面临产品