办事处培训手册物料系统.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流办事处培训手册物料系统.精品文档.装修材料外地办事处培训手册目 录第一部分 办事处入库11、办事处入库流程图12、办事处入库的具体操作12-1、入库信息来源22-2、入库单录入（入库系统操作）22-3、入库单维护（日期修改；数量修改；单据删除）62-4、入库信息查询162-5、入库注意事项（货损，丢货，少货；物品改价）18第二部分 办事处物品配发191、办事处物品配发流程图：192、配发物品的具体操作202-1、配发物品的注意事项202-2、库存的查询202-3、配货单的生成232-4、出库单的维护262-5、理货单的打印272-6、库存操作

2、综合查询292-7、单据日期修改31第三部分 办事处物品退货331.办事处收退货流程331-1店面退货流程331-2 办事处收退货流程342.具体操作352-1店面退货具体操作352-2办事处收退货具体操作35第四部分 办事处盘点391、办事处盘点流程图392、 办事处盘点具体操作402-1、办事处盘点的帐务工作402-1-1、盘点前所有帐务数据都要准确无误402-1-2、制作盘点表422-1-3、录入盘点表442-1-4、盘点结束，取消月结账492-2、实物方面的工作502-2-1、盘点前的准备工作502-2-2、盘实物工作502-2-3、根据差异款项查账512-2-4、调账报告的格式52第

3、一部分 办事处入库1、办事处入库流程图 物品到库-物品验收-无差异-按实际到库数入库 物品到库-物品验收-有差异-立刻向天津反馈差异-按实际到库数入库物品到库物品验收有差异无差异按实际到库数入库向天津库房反馈差异装材到库后，当场清点件数，对于不明物品或者陈列品、模特、涂料等易碎易洒材料请务必当场开箱验收，有任何问题（破损，少货，丢货等）请在运单上注明，并第一时间通知天津货运部门和装材订货协调组；没有质量问题的可正常签收；收货单请留存，并与天津（上海）装修系统出库明细一起作为本仓的入库信息来源；2、办事处入库的具体操作2-1、入库信息来源供应商信息及物品信息在已经存在(天津已经建好)，外阜仓库系

4、统操作人员只需要即时打印由天津装材订货组定期给各地发的“天津（上海）装修系统出库明细”邮件，即可知道物品信息天津（上海）仓库发货的物品名称和数量。2-2、入库单录入（入库系统操作）2-2-1、收货无差异收货无差异时，根据到库数量和物品信息，做系统入库，具体操作见图一、二 。 例：深圳VM仓库入库天津（上海）仓库所发的Vm小号纸袋（物品代码303104042000000）3000个 进入装修系统操作界面；图一 选择“入库单录入”单击选定 图二 进入入库操作界面，从左上角“仓库”的下拉菜单中选择仓库，以深圳VM仓库（D0083）为例，单击选定；单击选定 从部门里选择BJ office (0606)

5、单击选定 从“物品代码”里，输入物品代码，与天津（上海）库房出库的代码保持一致，例如，录入代码303104042，系统自动出来物品名称；输入物品代码 在“操作数量”里录入到库数量3000； 输入物品数量 在“操作原因”里面，选择“采购入库”单击选定 点击保存，产生单据号，入库操作结束。生成的单据号2-2-2、收货有差异收货有差异时，第一时将反馈到天津库房，并且按照实际到的数量进行入库，操作步骤同上。2-3、入库单维护（日期修改；数量修改；单据删除）说明：往月的已经结账的操作，无法进行维护！（一）单据日期修改 进入装修系统操作界面； 从“业务处理”里选择“单据日期修改”；单击确定在弹出的“单据日

6、期修改”对话框选定“仓库”，“日期”等信息，操作原因选择“采购入库”，出现入库单据列表； 在入库的单据列表里单击选定需要修改日期的单据，单击确定 单击“修改日期”快捷键单击选定修改日期 弹出“库存单据日期修改”对话框，修改日期，点击确定。日期修改完成。单击确定（二）数据修改 进入装修系统操作界面； 从“业务处理”里选择“入库单维护” 从弹出的“入库单维护”对话框里，选定仓库，日期，操作原因后，出现入库单列表； 从入库单列表里双击所需修改的单据，双击选择 从弹出的相应入库单操作界面里，可对“往来户”，“物品代码”“数量”进行修改； 修改数量重新输入物品代码或是修改物品代码 修改完毕后点击保存，数

7、据修改结束。 单击保存（三）单据删除（说明：单据操作请谨慎，原则上不允许删除单据，） 进入装修材料系统操作界面； 从“业务处理”里选择“入库单维护” 单击选定 从弹出的“入库单维护”对话框里，选定仓库，日期，操作原因后，出现入库单列表； 单击确定 从入库单列表里单击所需删除的单据（务必要慎重） 单击选定定 点击工具栏上的“删除”快捷键， 单击删除 从提示信息对话框单击“是”确认删除， 选择是 单据已经删除2-4、入库信息查询（一）进入装修材料系统操作界面单击库存查询（二） 从“库存查询”里选择“库存操作综合查询” 单击选定（三） 弹出“库存操作综合查询”对话框，选定仓库为D0083深圳VM仓库

8、，操作类型为“入库”，选定操作日期即可进行入库操作查询。 单击确定另外，“库存操作综合查询2”和“库存操作综合查询（装修材料）”也能进行相应查询，前提是，把操作原因选定为”采购入库”，具体查询可以灵活使用这3种查询方法；2-5、入库注意事项（货损，丢货，少货；物品改价）（一）货损，丢货，少货货损，丢货，少货，都必须在运单上注明具体情况，第一时间向天津的货运部门和装材订货协调部门反映，并协调解决。如果没有在运单上注明情况，一切损失则有仓库自行承担了。（二） 物品改价物品改价，天津首先会进行相关的操作，当月的直接维护，隔月的进行正负的冲抵。 如果是当月的入库需要改价，天津方面会第一时间通知各地，操

9、作人员直接进行单据维护（重新敲入新建物品的代码和数量）即可，不会产生新的单据号； 如果是隔月改价，需要对上月的需改价材料的入库进行负数的红冲，再把新建物品的代码和数量敲入，保存生成新的单据。数量为一正一负，正负相抵为0. 入库更改后，如已经进行出库操作，必须对出库也进行相应的操作。第二部分 办事处物品配发1、办事处物品配发流程图：接收店内物品需求申请生成配货单并复核生成配货单并复核实物配货实物复核 有差异与货运公司交接货品发货装箱并贴外箱贴纸再次复核找出差异无差异2、配发物品的具体操作2-1、配发物品的注意事项 收到店铺物料申请时，要尽量将同一店铺申请的不同物品，出在一张配货单上，这样可减少交

10、接时的总件数，减小店铺收货压力。 生成配货单时，配发的货品要本着先入先出的原则。例如给办事处发货可以从WQDC和SHDC分别发货，由于only的购物袋有多个供应商，所以办事处给各店铺发货时要根据到货时间的先后顺序，一个供应商出完后再发另外一个供应商，尽量不要交叉混发。 在出库时，要查询库存，根据库存合理安排物品的配发。例如购物袋库存1000个，分别有多家店铺需求，此时不要把购物袋全部给1家店铺，而是要根据店铺的销售情况每家都要配发一些。库管人员要随时关注库存，发现库存减少时尽快向天津库房申请补货。 生成配货单后，要进行复核，复核无误后方可进行实物配货。 要进行实物复核。实物复核就是将所发实物与

11、配货单进行核对，要逐项物品核对数量，实物复核是保证帐实无差异的重要手段。2-2、库存的查询 查看库存。路径：根据权限进入装修系统/库存查询/仓库物品库存情况查询点击此处 点击后出现如下画面，选择自己仓库的代码和要查询物品的代码。具体方法是点击仓库代码对话框右侧的方块，这时会出现所有零售仓库的代码，直接选择就可以了，在物品代码的对话框中直接输入要查询的代码。点击确定直接输入要查询的物品代码点击此处选择仓库进入后即可看到本仓库的物品库存2-3、配货单的生成 出库单的生成。路径：业务处理/出库单录入 点击后出现如下画面 此时根据需求可以出库了。出库的顺序： 选择本仓库的代码； 核对出库日期。此处可以

12、修改日期在此处选择仓库名称 在部门或往来户选择或直接输入货品配发的对象，在部门选项框可选择的都是各地办事处的代码，在往来户选项中可以输入店铺的代码，输入店铺代码后要敲击回车键才会显示店铺名称。此处可以选择仓库或部门此处输入店铺代码 在物品代码对话框中输入物品代码并敲击回车键确认，物品显示后在数量对话框中输入要配发的物品数量此处输入需要配发的数量此处输入物品代码在操作原因中根据不同的原因选择相应的选项，由于办事处多是给店里配发物料，所以请选择分店要货。点击保存后会生成一个订单号，此订单号要记录下来作为日后查询的依据。单据号订单生成后，打印2份，一份是库房实物配货，另一份作为装箱单放在物品的最后一

13、箱中，作为到货核对的依据。2-4、出库单的维护由于店内需求有变化，或者人为操作失误，需要修改已经生成的出库单。可以进行以下操作。 路径：业务处理/出库单维护 进入后会看到如下画面。点击确定，显示出库单维护界面选择要维护单据的日期选择所维护单据的库位根据之前记录的单据号，找到需要修改的单据；双击该单据即可进入进入出库单后可以参考之前的生成流程，来修改需要修改的地方。修改完后要注意保存，保存后方可打印。2-5、理货单的打印在接到店铺物料申请较多，且申请的物料共性较大时，可以将多个出库单合并打印成理货单。具体操作如下 路径：业务处理/理货单打印点击后会出现如下画面点击确定进入打印单据的日期选择打印单

14、据的库位1.根据单据号可以将所需单据全部选中2.选好后点击此按钮保留完整店铺或城市名称保留完整的物品名称注意事项。需要打印理货单的单据，出库单就只需打印一张作为装箱单使用，理货单可作为库房配货使用。2-6、库存操作综合查询在做完出库操作后，如果需要查询之前的操作记录或是对某一项物品进行统计，可以应用装修系统中的库存操作综合查询功能。路径：库存查询/库存操作综合查询。具体操作如图所示，进入查询后会看到如下画面选择相应的日期范围选择相应的操作原因在这里选择要查询仓库注意事项：根据不同的查询需求，可以选择不同的查询条件：（1） 按操作日期查询；（2） 按物品代码查询；（3） 按往来户查询。在实际操作

15、中请根据不同的需求选择相应的条件，在相应的选项框中填入所需的日期范围或者代码。但是注意在库存操作综合查询中往往会有不止一种的限制条件，请根据实际情况具体操作。如下图既是按照时间和物品查询的玩具发货情况。2-7、单据日期修改如果需要对已经生成的单据日期进行修改，可进行一下操作。路径：业务处理/单据日期修改点击确认可以根据具体单号找到该单据可以输入需要修改单据的日期选择出库单所在库位确认后会出现如下画面按此按钮根据单据号找到需要修改的单据点击后出现以下画面第三部分 办事处物品退货 1.办事处收退货流程1-1店面退货流程店面确定需要退库货品通知仓库退货情况（包括物品名称、箱数、件数、）作退货单,并整

16、理货品无系统店铺手开退货单有系统店铺退货单生成填写运单货品退货1-2 办事处收退货流程库房收到退货，查看退货明细。新品旧品可二次使用旧品不可二次使用 核查单据，查看实物有无破损，多货或者少货。如果有的话，反馈给店铺。多货或少货破损正常多货或少货破损正常多货或少货破损正常按实数入新库,填写零售撤店物品入库单，做系统帐退货处理。可以二次使用入零价值库房；不可以二次利用的申请报废。入新库,填写零售撤店物品入库单，做系统帐退货处理。按实数入零价值库,填写零售撤店物品入库单，做手帐退货处理。可以二次使用入零价值库房；不可以二次利用的申请报废。入零价值库,填写零售撤店物品入库单，做手帐处理。申请报废处理2

17、.具体操作2-1店面退货具体操作2-1-1店面确定需要退库货品，并将货品整理装箱。退货时必须用完好的标准箱,避免用不便于装卸的大箱子。2-1-2店面退回的货品要求要用专用的胶带进行封口，如果用编织袋退货的，要保证编织袋无破损，并用专用胶带将编织带口封好，封实。同时在箱子两侧或编织袋上贴好退货贴纸, 针对不同的退货在箱贴上标注清楚，并在退货贴纸上要注明店名、数量、品牌。当货品到达库房后，仓库人员会清点数量，确认明细。由于闭店装修等原因需要寄存在库房的货品，箱外必须注明暂存,箱数,箱号，开店返回等字样。零价值货品(零价值货品即指店铺已经使用过的货品，但是可以再次使用，做退货时只能入零价值库房，不能

18、入新品库房)退库时，需要在箱外要有明显标识注明箱数，箱号，物品名称，零价值货品等字样。2-1-3通知仓库退货情况（包括物品名称、箱数、件数、）2-1-4作退货单，无系统店铺手开退货单，有系统店铺退货单生成。每箱退货对应一份退货单。手开退货单据数量及明细与实物应一一对应，退货单内容必须完全一致。退货单填写清楚，店名、日期、数量、退货原因、退货人签字必须逐一填写，内容准确无误。退货单日期填写与录入准确，日期与实物返仓库日期应完全一致。2-1-5在运单上清楚、仔细地填写各项信息。装修材料和服装要分别开运单；另外，一个品牌的交接单仅使用一个品牌的退货，避免混用。2-1-6交接完毕后，完成相应的货品交接

19、手续，并做好相应的记录。2-2办事处收退货具体操作2-2-1接收邮件的形式发送的退货信息(物品名称,箱数,退货数量)。各品牌物品不能混在一起退回，需将品牌划分清楚。2-2-2准备相应的库位。2-2-3库房收到退货，查看退货明细。并查看实物有无破损，多货或者少货。如果有的话，反馈给店铺。2-2-4按照实际退货货品入相应库位：店铺退货货品如属于新品，店铺未使用过的物品，则入到新品库房；店铺退货货品如属于零价值货品，店铺已经使用过的物品，如果可以继续使用，则入到零价值库房。如：特卖使用的衣裤架，已经使用过，但是可以再次使用，属于零价值货品，退货时入到零价值库房。店铺退货货品如属于已经使用过的物品，无

20、再次使用价值的货品不能入零价值库房，只能申请报废。（如属于此类货品店铺自行申请报废即可，不要退回库房。）2-2-5填写，填写信息应该全面准确及时。品牌必须相同（绿色）零售撤店物品入库单（例子）（橘红色为填写内容）日期：2009.1.22店名物品名称颜色型号数量所入库位备注石景山万达sltSLT真石漆1新新品所入库位：新零价值货品所入库位：零价值签收人：杨 磊2-2-6以邮件形式将发给相应的责任人员做系统帐退货处理。退货入新库，做系统退货账务处理；退货入零价值库房，仓库人员记手账。2-2-7 办公室人员做系统退货操作2-2-7-1查询店铺退回货品代码。(退库货品代码必须与原货品出库代码相一致)2

21、-2-7-2进入装修系统，点击业务处理。点击业务处理2-2-7-3点击出库单录入。点击出库单录入2-2-7-4进入出库单录入页面。仓库选择各地办事处库房；日期选择收到的日期；往来户录入店铺代码；物品代码录入之前查询得到的物品代码；操作原因选择分店退货。录入操作数量时录入负数(红色)输入退货店铺代码选择分店退货输入查询后的物品代码选择正确日期选择各地库房2-2-7-5点击保存，记录生成的单据号，打印此单据。记录生成单据号写在上，并将打印出的单据与一同交由相关人员进行检查。检查无误后归档。第一步：点击保存第三步：预览打印单据第二步：记录生成单据号并写在上。第四部分 办事处盘点办事处盘点流程1、办事

22、处盘点流程图帐务流程实物流程提前备好各店盘点期间的物品需求所有帐务数据结清整理好库位和标识系统结账提前制作盘点表根据库房提供的盘点表，按照实物盘点。并把最终盘点数量填入表中根据盘点表的数量录系统如表中没有体现的项，直接填写空白处；如有残品，请标记清楚差异量库管再次核实根据差异款项查账最终差异量发给审计部门进行调账2、 办事处盘点具体操作2-1、办事处盘点的帐务工作2-1-1、盘点前所有帐务数据都要准确无误每月月盘之前把所需盘点的办事处帐结清，具体操作请参考下面内容。进入erp系统装修结账系统（图一）输入用户名和口令确认进入系统（图二）点击库存结账 库存月结帐 选择结账的办事处代码（例如上海ON

23、LY） 点击结账（图四）输入用户名输入密码图一图二图三单击确认图四2-1-2、制作盘点表进入库存查询库存物品库存情况查询（图一）仓库代码如上海ONLY（D0021）（图二） 确认（图三）系统中出项上海ONLY的库存数量（图四）导入EXCEL表中整理完成（图五）。每个办事处盘点表打印2份，1份一盘，另一份为二盘，库房盘点人员需要有2个人分别盘一盘和二盘。图一双击确认双击此处所有办事处的代码都可以看到图二图三导出excel表中图四图五2-1-3、录入盘点表 根据库房同事盘出的数据录入EXCEL表中根据库房同事一、二盘的数量分别录入系统中（图一黄色部分为一盘数量，图二浅绿色部分是二盘数量）。图一图二

24、 差异数量请库管再次核实结果录入一二盘盘点表后（图一），我们首先根据一、二盘的不同的项，帅选出来一二盘的差异量（图二-图四），进行三盘，三盘的盘点结果要和一盘对比，不同的项在EXCEL的表的一盘中的改成三盘的数量（图五），最后在出帐实的差异量，就是一盘数量和库存数量的对比量（图六），筛选出的差异项就是帐和实物的差异量，请盘点人员核实实物的数量，也就是4盘数量，4盘结果还是和一盘数量对比，相同的项不动，不同的项在一盘中录入4盘盘点的数量（图六）。最终得出帐实的差异，也就是本次盘点的最终差异(图七)。图一图二筛选差异量图三图四如果三盘数量是5，那么在一盘的数量中录入三盘的数量5 图五四盘数量是49

25、00，那么在一盘的数量中录入四盘的数量4900图六图七2-1-4、盘点结束，取消月结账盘点结束后取消月结账进入erp系统库存结账取消库存月结帐（图一）选择仓库代码，例如：上海ONLY代码D0021(图二) 点击确认后取消（图三）。 图一图二图三2-2、实物方面的工作2-2-1、盘点前的准备工作 提前备好各店盘点期间的物品需求天津库房确定好盘点的时间就会提前给办事处库管发邮件，告知盘点的具体时间，然后库管根据盘点的时间提前给各店备足盘点期间的物料需求，盘点期间不能给店里配发任何物品。 整理好库位和标识给店里备足盘点期间的物料需求后，把库里所有的物品整理好库位和贴上相对应的标识。以便盘点同事准确的

26、找到物品。2-2-2、盘实物工作 按照盘点表进行实物盘点根据库房提供的盘点表按照实物盘点，并把最终盘点数量填入表中。 盘点表中未体现的项，填入空白处在进行盘点的过程中，有盘点表中未体现的项，请库管按照实物名称和数量填写盘点表的空白处（例如上海ONLY的退货单10本），如有物品在库中已经成残品，请在盘点中注明残品的原因。增加的物品2-2-3、根据差异款项查账盘点的最终差异量需要和仓库给各店配发的物品明细和系统的出库记录一一核实，对差异款项查账并核实确认。确认完最终差异项，并把最终原因反馈给审计部门，等待审计部门的最终调账报告，调账报告中需要体现物品具体的操作日期、调查结果、审计部门的处理意见和建

27、议等，并且报告完成后交给经理审核并签字确认，我们只有收到有经理的签字方可在系统中做帐务处理。2-2-4、调账报告的格式商品调帐报告（其他库存）时间： 2008年4月8日地点： 天津库房问题： BJ世贸天阶JJ店反馈4月3日到货有1个JJ眼镜架破损调查结果： 1、 库房在4月2日给店内配发货品，在4月3日到货时外包装无破损，但箱内实物破损无法使用，店内在运单上标注并及时反馈到库房2、 JJ眼镜架为易碎物品，库房在配发时外包装会标注易碎标志3、 经与货运部门人员确认，此次破损货品的损失承运商同意赔偿4、 经与订货员确认，库房已给店内二次出单、补发1个眼镜架5、 JJ眼镜架的含税单价为：137.2059元/个6、 承运商：神通物流 7、 系统操作核算无误处理方法：1、 此次破损货品的损失由承运商以137.2059元来承担2、 天津库房做如下帐务处理：A、 分店退货 JJ眼镜架（204104079） 1个B、 货运丢货 JJ眼镜架（204104079） 1个 审计建议： 审计员：李俊杰部门主管：确认人：经理签字经理签字