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1、会议管理会议管理目录CONTENT0103020405070608091011第第1010 章章CHAPTER TEN了解开放参观与商务旅行的知识；掌握开放参观的准备了解开放参观与商务旅行的知识；掌握开放参观的准备与接待工作；能够完成上司商务旅行的准备性工作。与接待工作；能够完成上司商务旅行的准备性工作。 青岛啤酒是享誉中外的国际知名品牌。始建于青岛啤酒是享誉中外的国际知名品牌。始建于19031903年的青岛啤酒厂设立了年的青岛啤酒厂设立了专门的接待开放室，为参观者走近青岛啤酒、了解青岛啤酒提供了一个独专门的接待开放室，为参观者走近青岛啤酒、了解青岛啤酒提供了一个独具魅力的具魅力的“视角视角”
2、。青岛啤酒厂利用中国最早的德式啤酒厂房建立了青岛。青岛啤酒厂利用中国最早的德式啤酒厂房建立了青岛啤酒博物馆，开放了传统的啤酒生产线，开发了青岛啤酒藏书馆、百年青啤酒博物馆，开放了传统的啤酒生产线，开发了青岛啤酒藏书馆、百年青岛啤酒创业展及独立的生产工艺参观路线等，并设计开发出参观长廊，做岛啤酒创业展及独立的生产工艺参观路线等，并设计开发出参观长廊，做到生产、参观互不影响，用现代的手法集中表现了青岛啤酒的企业形象、到生产、参观互不影响，用现代的手法集中表现了青岛啤酒的企业形象、企业文化、啤酒生产工艺及产品包装展示等内容。青岛啤酒厂的接待室每企业文化、啤酒生产工艺及产品包装展示等内容。青岛啤酒厂的
3、接待室每年要接待大量国内、欧美、日本以及东南亚的参观者和旅游团队，他们就年要接待大量国内、欧美、日本以及东南亚的参观者和旅游团队，他们就为目睹一下这个百年企业的风采，亲口品尝一下刚下生产线的青岛啤酒。为目睹一下这个百年企业的风采，亲口品尝一下刚下生产线的青岛啤酒。为了能使参观者对企业产生兴趣，企业在组织整个开放参观活动时要选择为了能使参观者对企业产生兴趣，企业在组织整个开放参观活动时要选择好时机，围绕所确定的主题进行策划和组织，精心做好展示工作，安排好好时机，围绕所确定的主题进行策划和组织，精心做好展示工作，安排好细节问题，从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包细节问题，从策划
4、、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活小细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和括人员的具体安排、生活小细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等。陪同的安排等。开放参观活动1010. .1 110.1.1概述 企业或组织为了让公众更好地了解自己，通常由行政部门人员，尤其是秘书人员负责组织一些对外开放参观活动。所谓开放参观活动，就是企业邀请外部人员或内部员工家属来到企业，对企业的生产和工作进行参观和了解，以达到宣传企业、扩大影响的一种商务活动方式。企业的开放参观活动是项繁杂的工作，但它可以使公众对企业产生兴趣和好感，增强并扩大企业的知名度和美誉度。开放
5、参观活动1010. .1 110.1.1概述 一个组织或企业开展一些准备有序、接待热情的开放参观活动，将会为自身创造良好的社会形象，给公众留下美好而深刻的印象。 在企业开放参观活动中，常常组织员工家属、新闻工作者、社会公众、学校师生和其他企业国内兴趣的公众等到企业参观和考察，以了解企业的生产经营状况。在国外，这种活动多在社区内进行，绝大多数的企业为了与社区公众融洽相处，增强员工对企业的归属感和自豪感，一年中常常指定几个特定的日子安排员工家属和社区公众参加企业的开放参观活动，尤其是邀请学校的学生。举办这种活动的目的就是要企业可以利用这些机会向公众进行宣传，表明自己的存在是有利于社会的，以期得到公
6、众的理解和支持；抓住这些机会表明公司的政策是对外开放的，展示公司的美好愿望和结交朋友、增加新顾客的理念，说明公司经营良好、内部管理有序、资金运作合理，以扩大企业或组织的社会认知度。开放参观活动1010. .1 110.1.1概述 任何一次对外开放参观活动，都应确定一个明确的目的，即想通过这次活动让参观者留下怎样的印象、取得什么效果、达到什么样的目的。企业对外开放参观活动的主要目的有以下几点：开放参观活动1010. .1 110.1.1概述 企业的对外开放参观活动就是要让参观者通过对企业的看、听、比、想，对本企业的历史和现状、全貌和特点有一个深刻的了解，从而增强对企业的了解和认同。这样企业的开放
7、参观活动，就需要根据自己对外开放参观的目的来进行一定的设计和布置，安排开放参观的内容。企业开放参观的内容通常有以下三种：开放参观活动1010. .1 110.1.2开放参观活动的前期准备n 企业开放参观活动的时间相对于企业其他商务活动来讲，一般时间较长，来宾比较多并且人员构成复杂。企业开放参观是展示自身形象的良好机会和窗口，因此，企业必须认真做好每一项筹备工作，精益求精，慎之又慎，保证在任何环节和任何来宾身上不出纰漏。开放参观活动的筹备工作包括很多方面，如选择适宜的时机、成立专门的筹备小组、准备相关的介绍材料、做好介绍和接待的准备工作等。开放参观活动是完整的一盘棋，需要秘书有缜密的头脑、良好的
8、协调能力，以及灵活应变能力，从而周密地完成前期筹备工作。开放参观活动1010. .1 110.1.2开放参观活动的前期准备 企业开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子里，如企业的周年纪念日、企业的开业庆典日、社区节日等。在这些特殊的日子里邀请公众或相关人员进行参观，可以增添特别的意义，也可激发公众更大的兴趣，从而获得更强的开放效果。在选择参观日期时应注意不要和重要节日或企业的重要活动、接待活动发生冲突。因为在重要节日，大部分公众都有自己的安排；在企业举办重要的活动或有重大的接待任务时，参观者一方面看不到日常工作的场面，另一方面也会给接待工作带来极大的麻烦，从而严重影响企业的形象和参观效果。所以
9、企业应合理安排开放参观活动的时间，同时还要考虑气候的因素，较理想的开放日一般选在晚春和早秋季节为宜。开放参观活动1010. .1 110.1.2开放参观活动的前期准备 开放参观活动能否获得成功，在很大程度上取决于活动前的筹备工作是否全面，但一般开放参观活动准备及接待工作较为烦琐、繁重，不可能由一两人完成，这需要成立专门的筹备机构来统筹安排开放参观活动。一般情况下，在专门机构中应至少有一名决策层的领导来做总的协调人，由相关部门的负责人和行政、人事部门的人员来共同组成，企业常常会指定12名秘书人员来负责承办活动中的各种具体事项。 由于开放参观活动涉及的方面较多，很多工作需要公司内其他部门及人员的配
10、合才能完成，因此秘书人员必须随时与有关部门及人员进行沟通，加强合作与联系。开放参观活动1010. .1 110.1.2开放参观活动的前期准备12准备宣传小册子准备宣传小册子放映视听材料和观看模型放映视听材料和观看模型开放参观活动1010. .1 110.1.2开放参观活动的前期准备开放参观活动1010. .1 110.1.3开放参观活动的接待n 在开放参观活动中，当日的各项服务工作是秘书人员的重要工作之一。在开放参观活动中，组织者及负责接待的相关秘书人员应热情、主动做好接待工作。秘书应做的具体工作有：引导参观者进入公司；引导参观，做好解说和接待工作；做好餐饮服务工作；解答参观者的提问。开放参观
11、活动1010. .1 110.1.4开放参观活动的结束 为了使参加活动产生持久的宣传效果，进一步给参观者留下美好而深刻的印象，在参观活动结束前可以赠送每位参观者事先准备好的、代表本企业形象或特色的小礼品或纪念品。 开放参观活动是企业的一个大型商务活动，它不但是企业树立形象、化解矛盾、争取公众的手段，同时也是采集信息的重要渠道。所以当开放参观活动结束后，以座谈会的形式或利用“留言簿”征求参观者的意见，并认真听取他们对企业的看法和建议，一方面表示了对参观者的尊重，另一方面也为企业开放参观活动的改进、提升提供了重要依据。尤其是参观活动中些“名人”“要人”应邀而来，他们的到来对本次的开放参观将会产生重
12、要的影响。开放参观活动1010. .1 110.1.4开放参观活动的结束 当企业开放参观活动结束后，并不意味着负责此项工作的秘书已经完成工作，秘书人员还应做好以下几项工作：商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作是现代企业、单位商务活动中的一项重要内容。商务旅行主要是指企业领导因谈判、签约、考察交流、沟通信息等商务活动而做的旅行。秘书在商务旅行中应该为领导做好一系列的服务工作，以保证商务旅行的顺利进行。商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作掌握对企业发展有益的信息，寻找更好的营销伙伴，使企业在国际市场上保持不断进取的地位，是领导的商业性旅行中一项极为重
13、要的工作。秘书要为领导的商务旅行提供一流服务，除为领导筛选相关住处资料及做好其他准备工作外，很重要的一项工作就是制订一份合理的旅行行程、工作计划，使领导在有限的时间内，有条不紊、高效率地完成预订任务。 在制订商务旅行计划前，首先要了解公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定。一份商务旅行计划至少应包括以下内容：出差的时间，启程及返回日期，接站安排。出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。会晤计划（人员、地点、时间）。交通工具的选择。需要携带的文件、合同、样品及其他资料。领导的特别要求。旅行区的天气状况。行程安排，约会、会议计划，会晤主题。差旅费用。商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前
14、的准备工作当安排完订房订票的工作后，就要着手制定旅程表了。旅程表是按预定的日程表和领导的计划要求、意见而制定的。旅程表的内容一般比旅行计划更加详尽，一份周密的旅程表主要包括六项内容：商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作n 商务旅程表应一式三份（或几分），一份存档，一份给领导及家属，一份秘书存留。一般的商务旅程安排见表10-1。月日（周） 9：0010：30班机（南京禄口机场）从南京往西安，住宾馆，预订日西安至北京的火车票8：00派车去总经理家接 14：0015：30 参观西安公司，洽谈合作事宜总经理秘书机场接 18：0020：30 参加公司晚宴 月日（周） 9：0010
15、：40 商务谈判 14：3015：00 关于合作事宜签约 19：3020：00火车从西安往北京商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作要编制一份切实可行的旅程计划，秘书必须注意以下几点：要明确领导旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。了解领导对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定。向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有盛誉的旅游机构索取有关资料，了解当地乃至全国交通航空、航海、铁路、公路工具运行情况，旅行路线，旅馆环境情况，目的地的货币，外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识，需要中转时，尽量选择衔接时间在24小时的班机
16、，将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。制订行程计划时，若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线则尽量做到。编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差。拟订几个旅行方案，与领导共同讨论，最后选定最佳方案。旅行行程工作计划表制作要清楚，离开和到达的时间都应以当地时间为准。秘书应熟悉国际时间的计算方法。商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作1432准备准备准备必备的文件准备必备的文件资料及领导随身资料及领导随身携带的用品。携带的用品。申请预支差旅费。申请预支差旅费。预订宾馆及房预订宾馆及房间。间。选择交通工具，选择交通工具，预订车票、
17、船预订车票、船票或机票。票或机票。商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作谈判提纲合同草案协议书演讲稿有关讨论问题的信件备忘录日程表科技、产品资料公司简介对方公司相关资料目的地交通图旅行指南请帖介绍信通顺路对方的向导信函日历世界各地时间表笔记本电脑光盘或磁盘微型录音机及磁带照相/摄像机文件夹笔、笔记本公司信封及信纸邮票手机名片现金、支票护照签证身份证信用卡替换衣服洗漱用品急救药物旅游箱车船票、机票商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作A办理各种必要的出国（境）手续B出行前的准备 a. a.撰写出国申请撰写出国申请 b. b.办理护照办理护照 c. c.
18、办理签证办理签证 d. d.办理办理“黄皮书黄皮书” e. e.办理出境登记卡办理出境登记卡 f. f.订购机票（船票、车订购机票（船票、车票）票） g. g.办理保险办理保险a. a.编制几种旅程方案，供领导选编制几种旅程方案，供领导选择，选定最佳方案后，将其打印择，选定最佳方案后，将其打印成文成文b. b.了解外汇信息，办理外币兑换了解外汇信息，办理外币兑换c. c.准备随身携带物品，包括服装、准备随身携带物品，包括服装、拖鞋、洗漱用品等拖鞋、洗漱用品等d. d.根据旅行目的，为领导准备必根据旅行目的，为领导准备必须携带的各种文件，如谈判合同、须携带的各种文件，如谈判合同、协议书、科技或产
19、品资料、演讲协议书、科技或产品资料、演讲稿等稿等e. e.检查相关物品检查相关物品f. f.收集所到国的背景资料收集所到国的背景资料商务旅行1010. .2 210.2.1商务旅行前的准备工作边防检查海关检查安全检查健康检疫商务旅行1010. .2 210.2.2商务旅行过程中秘书人员的工作n 商务旅行过程是商务旅行的重要组成部分。一次商务旅行的成败，除了事前充分的准备以外，整个过程也是十分重要的。所以，在整个商务过程中秘书要为领导做好服务，以确保商务旅行的顺利进行。商务旅行1010. .2 210.2.2商务旅行过程中秘书人员的工作 在一般情况下，领导商务旅行会带秘书一同前往，那么秘书在整个
20、旅行过程中要做好以下工作： 第一，负责携带、看管相关物品 第二，听从领导安排，及时与公司保持联系，协助处理相关事务 第三，照顾领导饮食起居，确保商务旅行的顺利进行商务旅行1010. .2 210.2.2商务旅行过程中秘书人员的工作第一，如果抵达目的地后无人接站，秘书一方面要招呼出租车或者引导领导去预订的酒店；另一方面，要检第一，如果抵达目的地后无人接站，秘书一方面要招呼出租车或者引导领导去预订的酒店；另一方面，要检查并带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要和对方公司联系人取得联系。如果抵达目的地之后，对查并带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要和对方公司联系人取得联系。如果抵达目的地之
21、后，对方公司派人接站，此时秘书应自觉地让领导走在前面并主动为双方作介绍，对于表示感谢等话语，应由领导方公司派人接站，此时秘书应自觉地让领导走在前面并主动为双方作介绍，对于表示感谢等话语，应由领导来说。来说。第二，如果事前预定的酒店对工作不便，秘书要请示领导，得到第二，如果事前预定的酒店对工作不便，秘书要请示领导，得到领导允许后再对酒店进行调换，以确保酒店的路程距离、住宿环领导允许后再对酒店进行调换，以确保酒店的路程距离、住宿环境等各方面条件都有利于工作。境等各方面条件都有利于工作。第三，在酒店住下后，秘书要迅速了解酒店周围的交通、邮电、第三，在酒店住下后，秘书要迅速了解酒店周围的交通、邮电、医
22、院等情况，以备不时之需。医院等情况，以备不时之需。第四，一切安排妥当之后，秘书要将领导所住的酒店、联系方式第四，一切安排妥当之后，秘书要将领导所住的酒店、联系方式等告知公司和领导的家属，以便取得联系。等告知公司和领导的家属，以便取得联系。1234商务旅行1010. .2 210.2.2商务旅行过程中秘书人员的工作 秘书在陪同领导出国旅行时，要注意以下几个方面：邀请对方要郑重其事，不可草率随意，最好邀请对方要郑重其事，不可草率随意，最好事先用请柬联系。受邀去主人家做客，应带事先用请柬联系。受邀去主人家做客，应带一些小礼品，如鲜花、小工艺品、字画等。一些小礼品，如鲜花、小工艺品、字画等。受邀赴会要
23、恪守时间，切忌迟到。安排日程受邀赴会要恪守时间，切忌迟到。安排日程要尽量避开对方的节假日。了解所到国家的要尽量避开对方的节假日。了解所到国家的流通货币，临行前办好手续。在国际交往中流通货币，临行前办好手续。在国际交往中要注意个人卫生，穿着打扮。举止大方，端要注意个人卫生，穿着打扮。举止大方，端庄稳重，言谈态度诚恳、大方、语言亲切得体。庄稳重，言谈态度诚恳、大方、语言亲切得体。在国际商务活动中要注意所到国家的礼俗和在国际商务活动中要注意所到国家的礼俗和禁忌。禁忌。各个国家的谈判风格不大相同，各个国家的谈判风格不大相同，要想取得商务旅行、商务谈判的要想取得商务旅行、商务谈判的成功，了解各个国家的谈判风格成功，了解各个国家的谈判风格十分重要。这个时候，秘书要通十分重要。这个时候，秘书要通过各种渠道，收集、整理相关资过各种渠道，收集、整理相关资料，为领导的谈判工作做好必要料，为领导的谈判工作做好必要的准备。的准备。商务旅行1010. .2 210.2.3商务旅行结束后秘书人员的工作n 商务旅行回来，秘书的工作是要将此次商务旅行的结果进行总结，对相关事宜进行善后处理。ABCDE谢 谢 聆 听T H A N K S F O R Y O U R A T T E N T I O N