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1、会议管理会议管理目录CONTENT0103020405070608091011第第1 11 1 章章CHAPTER ELEVEN在学习完本章之后，你应该能够：了解商务会议和会展在学习完本章之后，你应该能够：了解商务会议和会展业的基本理论知识；明确会议与商务会议、会展的异同；业的基本理论知识；明确会议与商务会议、会展的异同；熟知商务会议工作程序；掌握商务会议与会展的服务工熟知商务会议工作程序；掌握商务会议与会展的服务工作。作。李铭从大学文秘专业毕业后在某市局办公室工作三年了。工作期间，李铭在大学所学的专李铭从大学文秘专业毕业后在某市局办公室工作三年了。工作期间，李铭在大学所学的专业知识得到很好的
2、锻炼和发挥。他能够妥善处理办公室事务、熟练拟写文稿、组织安排会议及业知识得到很好的锻炼和发挥。他能够妥善处理办公室事务、熟练拟写文稿、组织安排会议及其他办公室工作，并能够为领导的决策提出很好的参谋建议。他的勤奋态度和工作能力多次受其他办公室工作，并能够为领导的决策提出很好的参谋建议。他的勤奋态度和工作能力多次受到领导好评。就在局领导决定提拔李铭为办公室主任之际，李铭不甘于机关秘书的单调，跳槽到领导好评。就在局领导决定提拔李铭为办公室主任之际，李铭不甘于机关秘书的单调，跳槽到天骏旅游服务有限公司，成为市场部经理秘书。到天骏旅游服务有限公司，成为市场部经理秘书。本以为凭着自己出色的工作能力，做一个
3、部门秘书应该是得心应手。但是，当他接受几项工作本以为凭着自己出色的工作能力，做一个部门秘书应该是得心应手。但是，当他接受几项工作任务，并认为自己完成得较好时，经理却不仅没有表扬李铭，反而委婉提醒李铭的工作需要改任务，并认为自己完成得较好时，经理却不仅没有表扬李铭，反而委婉提醒李铭的工作需要改进。例如不久前，某公司要举行成立进。例如不久前，某公司要举行成立3030周年庆祝大会，同时要举行公司新址揭牌仪式。会展部周年庆祝大会，同时要举行公司新址揭牌仪式。会展部接到设计此次庆祝大会（包括揭牌仪式）策划方案的任务。经理要求李铭拿出方案初稿。李铭接到设计此次庆祝大会（包括揭牌仪式）策划方案的任务。经理要
4、求李铭拿出方案初稿。李铭认为，自己三年来做了不少会议方案，这项工作小菜一碟。就在他按照以往工作思路熟练拟写认为，自己三年来做了不少会议方案，这项工作小菜一碟。就在他按照以往工作思路熟练拟写好会议计划并交给经理，经理看了他的计划，没有同意，而且把李铭的策划方案的工作交给另好会议计划并交给经理，经理看了他的计划，没有同意，而且把李铭的策划方案的工作交给另外的同事。李铭觉得很失落，也很不服气。特别是当有的同事看了他的方案后，含蓄地说：外的同事。李铭觉得很失落，也很不服气。特别是当有的同事看了他的方案后，含蓄地说：“到底是机关出来的啊。到底是机关出来的啊。”这使李铭既委屈又失望，不由得对自己的工作前景
5、迷茫起来。这使李铭既委屈又失望，不由得对自己的工作前景迷茫起来。这一案例表明：行政会议与商务会议因为目的、性质的差异，在策划、具体操作等方面存在很这一案例表明：行政会议与商务会议因为目的、性质的差异，在策划、具体操作等方面存在很多不同之处，而李铭正是没有理解这些不同，犯了经验主义的错误，一味照以往机关会议的惯多不同之处，而李铭正是没有理解这些不同，犯了经验主义的错误，一味照以往机关会议的惯例来做，当然不能取得令人满意的效果。例来做，当然不能取得令人满意的效果。商务会议与会展业1 11.11.1123商务会议与会展业1 11.11.1(1)(1)(4)(4)(2)(2)(3)(3)商务会议承办1
6、 11.1.2 211.2.1商务会议策划 商务会议财务核算应考虑下列各个因素：会议成本=2参加会议职工每小时平均工资的3倍与会人数开会时间。会议收入的渠道有：会议赞助收入；会议广告收入；与会者、参展商、联合主办方交费；文件资料汇编（音像）出版收入；宾客游览费、活动费；会议附加物售卖收入（标志、吉祥物）；其他。商务会议承办1 11.1.2 211.2.1商务会议策划 作为商务会议，进行策划时首先考虑的是符合客户的要求。大致可以依照以下程序进行策划：0106020703080405商务会议承办1 11.1.2 211.2.2商务会议服务工作n 细致入微的会议服务是商务会议的特色。无论我们已经多么
7、精心地为会议做了前期策划和准备工作，总会有意外的事情发生。“一位来宾晕倒了；酒店重复预订了早餐；参加宴会的来宾超过了预订的人数。”诸如此类，随时都会发生，因此，现场做好应对准备就显得非常重要。来宾管理。其主要是指接站、签到、安排食宿、预订返程车（机）票等。现场组织协调。事前充分做好细节安排，现场加以人、财、物全面协调，使会议各步骤措施落实到位。会场安全。一般来说，可以交由专门的保安部门负责，承办方要细心谨慎，确保万无一失。活动服务。提供种类多样的活动服务是商务会议一大特色。目前各会议公司提供的活动服务主要有娱乐活动、景点参观游览、休闲游戏、户外拓展活动等。商务会议承办1 11.1.2 211.
8、2.3商务会议评估工作n 当我们花了大量的时间和精力组织了一个会议或展览会，一定想知道所做的工作是否达到了预定的目标，与会者是否得到了他们想要的东西。因此，会议评估是一项非常重要的工作。n 做一个简单的评估很容易，只需要问几个问题就可以了，但做一个正式的评估就要做大量细致的工作，而且花销也比较大。一般说来，正式的评估包括三个部分：调查问卷表；数据分析与报告；新的行动措施。n 每一次评估工作都会增加办会的经验，使下一次会做得更好。如果仅仅是为了评估而评估，而不是为了获得反馈意见从而改进工作，那么评估的工作就是浪费时间、精力和财力。因此，真心想要提高会议和展览会质量，不仅要做评估，而且还要做非常正
9、式的评估。会展业的组织经营1 11.1.3 3从大的方面讲如奥运会、世博会都是；从小的方面理解，每天都在发生的小的展览、论坛、会议也是，各类会议公司是会展业的一个重要部分，因为是他们在策划、组织和运作这些会议和展览。好的品牌会展公司重要体现在综合实力，如策划、设计、媒体宣传、公关等等。会展业，根据产业的定义，可以将其定义为：利用各种会展资源，以会展场馆设施为条件，为社会提供会展活动策划、咨询、组织、场地、技巧、配套设施和其他个性服务的经营单位的集合。n 目前，我国会展产业已经成为一个独立的经济部门，其国民经济行业分类代码为：L7491。作为一种产业的经营，自然离不开各类营销策略与手段。会展业的
10、组织经营1 11.1.3 311.3.1会展的营销分析n 会展业的经营实质就是营销会议、展览、活动等产品。因此我们首先要对会展产品进行分析。分析会展产品，大概可以从这几个方面着手：312会展业的组织经营1 11.1.3 311.3.2会展业经营策略与手段会展业的组织经营1 11.1.3 311.3.2会展业经营策略与手段会展业的组织经营1 11.1.3 311.3.2会展业经营策略与手段 （1）做好展前的信息服务，帮助参展商做好展馆、展台的布置工作和展场企业的广告宣传。 （2）设置展场的各类咨询服务，帮助参展商解决会展中遇到的金融、法律、会计等方面的问题，提升参展效果。 （3）举办各类附加活动
11、，如各种洽谈会、主题研讨会，以交流信息、创造商机。 （4）设立海关、商检的绿色通道，为参展商提供便利。 （5）提供运输、保险、翻译等各方面的服务。 （6）建立信息反馈、后续服务。会展业的组织经营1 11.1.3 311.3.3会展业的组合经营是第三产业，与酒店、旅游等行业有密切联系，会展参加者向来是旅游业的重要客源，会展营销要注意与酒店、旅游资源的联合开发，如著名的“博鳌效应”，原本是穷乡僻壤的博鳌建成国际会议中心，举办博鳌亚洲论坛，并成为永久会址，使得昔日海边小镇一举成为世界会议中心，带动旅游业、酒店业乃至房地产等行业迅速发展。会展业的组织经营1 11.1.3 311.3.4会展的人员要求n 会展业的快速发展对会展从业人员提出了较高的素质要求。据有关部门的初步统计，目前我国会展业从业人员已达100多万人，其中从事会展营销策划、运营管理等中高层管理人员有10多万人，这些从业人员大都没有经过专门的职业培训和资格认证。这严重制约着我国会展业的健康发展。会展业的组织经营1 11.1.3 311.3.4会展的人员要求n 承办会展的人员应该具备以下素质：ABCD谢 谢 聆 听T H A N K S F O R Y O U R A T T E N T I O N