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1、参展参展商商实务实务（第三版）（第三版）卢小金卢小金 编著编著CONTENTS01目录02030405060708CHAPTER06第第6 6章章 熟知展台熟知展台9 9大项主要工作大项主要工作; ; 懂得展台环境工作事宜懂得展台环境工作事宜; ; 了解展后工作的内容。了解展后工作的内容。学习导航学习导航n展览的价值和展出目标主要在展台工作阶段得以实现。展览的价值和展出目标主要在展台工作阶段得以实现。展台现场工作主要指展览会开幕期间的展台接待、展台展台现场工作主要指展览会开幕期间的展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。展台工作效推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。展台工作效率和
2、效果依赖于展台管理和展台人员的知识、技巧和工率和效果依赖于展台管理和展台人员的知识、技巧和工作态度。展出工作的特点是时间短、空间小、人多事多作态度。展出工作的特点是时间短、空间小、人多事多, ,因此因此, ,展台工作管理非常重要。展台工作管理非常重要。n展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段, ,所有展所有展览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一阶段得以实现。如果筹备顺利、充分阶段得以实现。如果筹备顺利、充分, ,展台工作将决定展展台工作将决定展出是否成功。筹备工作相当于出是否成功。筹备工作
3、相当于“搭台搭台”, ,展台工作相当于展台工作相当于“唱戏唱戏”, ,台搭好了台搭好了, ,演出还不算成功演出还不算成功, ,戏唱好了戏唱好了, ,演出才算演出才算成功。成功。 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.1 6.1.1 接待接待客户客户l 接待客户是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客接待客户是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系户并与之建立联系, ,以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以是随意的是随意的, ,也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众少的时间也可以是预约的。最好将
4、预约接待安排在观众少的时间, ,以以避免会谈时受到打扰避免会谈时受到打扰, ,同时也避免错过接待其他客户的机会。同时也避免错过接待其他客户的机会。l 接待对象可以接待对象可以分为：分为：重要客户现有客户潜在客户普通观众 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.2 6.1.2 洽谈洽谈工作工作l 与客户洽谈是展台关键性工作之一与客户洽谈是展台关键性工作之一, ,与接待工作紧密相联。洽谈工作与接待工作紧密相联。洽谈工作的重要内容之一是推销的重要内容之一是推销, ,推销公司的产品、服务和公司形象。有效的推销公司的产品、服务和公司形象。有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任推销会使潜
5、在客户对展出公司产生信任, ,对展出的商品、服务产生兴对展出的商品、服务产生兴趣趣, ,使现有客户对新产品产生兴趣和购买意愿使现有客户对新产品产生兴趣和购买意愿, ,达到这一步达到这一步, ,就开始进就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同, ,但是但是, ,对新对新客户的大宗买卖以及投资项目要谨慎客户的大宗买卖以及投资项目要谨慎, ,不要当场签约。任何决定必须不要当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出在彻底调查之后作出, ,报价、条件再好报价、条件再好, ,也要保持慎重态度也要保持慎重态度, ,尤其是对尤其是对展览会临结束
6、前提出的大宗买卖和投资项目要警惕展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕,“,“趁热打铁趁热打铁”的的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系, ,展览展览会之后还需要做调研工作会之后还需要做调研工作, ,知根知底后再签订大笔买卖和大项目投资知根知底后再签订大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果体现在签订贸易合同。推销工作的成果体现在签订贸易合同。 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.3 6.1.3 记录记录l 现场记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览现场记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展
7、览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广, ,但是记录但是记录是接待和洽谈工作不可缺少的环节。不少参展企业无法是接待和洽谈工作不可缺少的环节。不少参展企业无法判断展出效果判断展出效果, ,或无法取得理想的展出效果或无法取得理想的展出效果, ,往往是因为没往往是因为没有完善的接待、洽谈记录有完善的接待、洽谈记录, ,因而无法做合理的评估或无法因而无法做合理的评估或无法有效地开展后续工作。因此有效地开展后续工作。因此, ,对展台工作要做完整的记录对展台工作要做完整的记录。记录方式有。记录方式有多种多种, ,常见常见的的有：有： 6.1 6.1 展期展期展台
8、业务工作展台业务工作6.1.3 6.1.3 记录记录收集名片是最简便的方式收集名片是最简便的方式, ,缺点是内容缺点是内容有限有限, ,只有参观者的姓名、地址。观众只有参观者的姓名、地址。观众登记簿是另一种简单的记录方式登记簿是另一种简单的记录方式, ,在在2020世纪世纪9090年代初期和中期比较常见年代初期和中期比较常见, ,许多许多国内参展企业都在使用。登记簿一般只国内参展企业都在使用。登记簿一般只记录参观者的姓名、公司名称、地址等记录参观者的姓名、公司名称、地址等情况情况, ,有些还有有些还有“要求要求”一栏。登记簿一栏。登记簿或留名片是比较传统的方式或留名片是比较传统的方式, ,比较
9、简单比较简单, ,没有接待交流情况、展台人员的评语以没有接待交流情况、展台人员的评语以及后续工作的建议及后续工作的建议, ,因此因此, ,不是理想的记不是理想的记录方式。录方式。电子记录是一种先进的记录方式电子记录是一种先进的记录方式, ,记录效率比记录效率比常规的方式高。发达国家和地区的展览会普遍常规的方式高。发达国家和地区的展览会普遍使用电子记录使用电子记录, ,通常通常, ,展览会组织者向目标参观展览会组织者向目标参观者邮寄展览请柬时附一份入场卡者邮寄展览请柬时附一份入场卡( (磁卡磁卡) )申请表申请表( (内容包括参观者名称、地址、公司行业、规内容包括参观者名称、地址、公司行业、规模
10、、参观兴趣等情况模、参观兴趣等情况),),参观者填好表格后参观者填好表格后, ,展展览会组织者再寄一张入场卡给参观者。参观者览会组织者再寄一张入场卡给参观者。参观者也可以在入场前填写表格换取入场卡。参观者也可以在入场前填写表格换取入场卡。参观者进入展览会口刷卡入场。在这种展览会上进入展览会口刷卡入场。在这种展览会上, ,参参展企业可以免费或交费使用安装的磁卡记录器展企业可以免费或交费使用安装的磁卡记录器, ,参观者在参观展台时参观者在参观展台时, ,只要在仪器上刷卡就会只要在仪器上刷卡就会留下参观者基本情况的记录。记录器使用计算留下参观者基本情况的记录。记录器使用计算机软盘储存数机软盘储存数,
11、 ,记录内容、格式应在展览会前记录内容、格式应在展览会前准备好。准备好。 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作联络及公关工作联络及公关工作1客户邀请工作在展客户邀请工作在展前已大规模做过前已大规模做过, ,在在展览期间展览期间, ,还要继续还要继续做客户邀请工作。做客户邀请工作。展览期间的客户邀展览期间的客户邀请工作主要限于现请工作主要限于现有客户和潜在客户。有客户和潜在客户。2接待室工作是展台接待室工作是展台工作的一部分。接工作的一部分。接待室应用于有价值待室应用于有价值的客户和贵宾的客户和贵宾, ,要提要提前向展台人员说明前向展台人员说明谁可以使用、什么谁可以使用、什么时候使用
12、。时候使用。3展出工作一般都会配展出工作一般都会配备礼品备礼品, ,根据赠送档次根据赠送档次, ,一般分贵客礼品和工一般分贵客礼品和工作用礼品。在正常情作用礼品。在正常情况下况下, ,第一天重要人物第一天重要人物最多最多, ,最后一天最少最后一天最少, ,每天使用多少要有准每天使用多少要有准备备, ,不要早早用完。不要早早用完。 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.5 6.1.5 调研调研工作工作n 调研是展览会的重要功能之一。调研是展览会的重要功能之一。n 在展览会上的调研范围主要包括市场、趋势、产品在展览会上的调研范围主要包括市场、趋势、产品、竞争、需求等方面。、竞争、
13、需求等方面。n 展览会现场调研的途径和方式可以是多种多样的。展览会现场调研的途径和方式可以是多种多样的。 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.6 6.1.6 操作操作示范示范n 操作表演的展品更能吸引观众注意操作表演的展品更能吸引观众注意, ,可以让客户更加了解产可以让客户更加了解产品从而更快地做出购买决定。因此品从而更快地做出购买决定。因此, ,在有条件的情况下在有条件的情况下, ,参展参展企业应考虑安排操作示范。若有规定企业应考虑安排操作示范。若有规定, ,要事先征得展览会组要事先征得展览会组织方的同意。如果安排了操作示范织方的同意。如果安排了操作示范, ,就要事先检查
14、产品就要事先检查产品, ,确保确保能够表演。任何事故都将给参展企业带来难堪能够表演。任何事故都将给参展企业带来难堪, ,损坏公司形损坏公司形象象, ,甚至会影响生意。参展企业要视操作表演情况安排保卫甚至会影响生意。参展企业要视操作表演情况安排保卫人员人员, ,办理保险办理保险, ,以防意外。另外以防意外。另外, ,要警惕竞争对手做手脚。操要警惕竞争对手做手脚。操作表演的次数要适当作表演的次数要适当, ,多了效果并不一定好。如果有音像设多了效果并不一定好。如果有音像设备备, ,要注意控制音量、调整屏幕角度要注意控制音量、调整屏幕角度, ,不要影响周围展台。不要影响周围展台。 6.1 6.1 展期
15、展期展台业务工作展台业务工作6.1.7 6.1.7 资料资料发放发放l 展台资料包括公司介绍、产品目录、服务说明、展出介展台资料包括公司介绍、产品目录、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。对展台资料要做好管理绍、价格单、展台人员名片等。对展台资料要做好管理工作工作, ,资料管理使用得当资料管理使用得当, ,可以有效地发挥宣传、推销作用可以有效地发挥宣传、推销作用; ;管理使用不当管理使用不当, ,便会造成丢弃、浪费的现象。在发放资料便会造成丢弃、浪费的现象。在发放资料时时, ,要控制散发数量和散发对象要控制散发数量和散发对象, ,撤下残损的资料撤下残损的资料, ,添加新的添加新的补充资
16、料等。补充资料等。01资料资料要有要有针对性地针对性地散发散发02资料的放资料的放置与控制置与控制 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.8 6.1.8 活动活动n 展览会可能会安排一些活动展览会可能会安排一些活动, ,包括开幕式、新闻发布会、包括开幕式、新闻发布会、馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等。这些活馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等。这些活动与展出都有关系动与展出都有关系, ,参展企业应予以足够的注意参展企业应予以足够的注意, ,并视需要并视需要积极参与积极参与, ,充分利用充分利用。 (1)(1)参展企业一定要在开幕前完成全部施工、布置工作。参展企业一
17、定要在开幕前完成全部施工、布置工作。 (2)(2)了解开幕程序和活动了解开幕程序和活动, ,包括开幕后贵宾的参观路线。包括开幕后贵宾的参观路线。 (3)(3)确保展台人员全部到位确保展台人员全部到位, ,确保展台人员着装整洁、精神确保展台人员着装整洁、精神饱满饱满。 6.1 6.1 展期展期展台业务工作展台业务工作6.1.9 6.1.9 现场现场销售销售l 消费性质的展览基本上展出的都是消费品消费性质的展览基本上展出的都是消费品, ,面向消费者开面向消费者开放。参展公司一般是生产、经营消费品的企业放。参展公司一般是生产、经营消费品的企业, ,参展的主参展的主要目的是直接向现场的观众销售带来的产
18、品，但需要办要目的是直接向现场的观众销售带来的产品，但需要办理相应的手续并严格遵守相应的管理规定。在贸易性质理相应的手续并严格遵守相应的管理规定。在贸易性质的展会上，主要面向中间商进行交易，直接零售是违反的展会上，主要面向中间商进行交易，直接零售是违反效率和效益原则的效率和效益原则的, ,因此贸易展览会通常禁止现场零售。因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸易展览会是做贸易贸易展览会是做贸易( (进出口、多层次批发进出口、多层次批发) )的场所的场所, ,参展企参展企业应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。只是在展会的业应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。只是在展会的最后一两天，有些参展企业为了减少展品
19、回运的工作量最后一两天，有些参展企业为了减少展品回运的工作量将部分或全部展品现场销售。将部分或全部展品现场销售。 6.2 6.2 展台展台环境工作环境工作6.2.1 6.2.1 展台展台清洁清洁l 展台体现参展企业的形象展台体现参展企业的形象, ,应当维持展台整齐、干净的状态。应当维持展台整齐、干净的状态。要保持展台清洁要保持展台清洁, ,在进行展台设计时就有必要设计充足的储存在进行展台设计时就有必要设计充足的储存空间。空间。l 展品以及模型、文图、声像设备等要放在合适的位置。如被挪展品以及模型、文图、声像设备等要放在合适的位置。如被挪动或碰脏动或碰脏, ,要及时挪回原位要及时挪回原位, ,并
20、擦干净。展出期间并擦干净。展出期间, ,参观者喜欢摸参观者喜欢摸展品展品, ,要随时擦去展品、展架上的脏手印。如果有操作要随时擦去展品、展架上的脏手印。如果有操作, ,须及时须及时清除废料。若有空箱必须及时搬走。展台上下应有乱放的资料清除废料。若有空箱必须及时搬走。展台上下应有乱放的资料, ,要及时检查资料、样本放置要及时检查资料、样本放置, ,供观众拿取的资料要摆放整齐。供观众拿取的资料要摆放整齐。l 展台地面要保持干净展台地面要保持干净, ,随时捡走地上的纸片、空杯或其他物品随时捡走地上的纸片、空杯或其他物品, ,展台墙面也要保持干净展台墙面也要保持干净, ,随时擦去墙上的脏手印或其他痕迹
21、随时擦去墙上的脏手印或其他痕迹, ,展展台内不要随便放东西台内不要随便放东西, ,尤其是可能绊倒人的物品或障碍尤其是可能绊倒人的物品或障碍, ,参展企参展企业可以雇用专业清扫工或指定展台人员负责展台清扫工作。业可以雇用专业清扫工或指定展台人员负责展台清扫工作。 6.2 6.2 展台展台环境工作环境工作展台安全展台安全n 展台安全展台安全包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展览会人多览会人多, ,有安全隐患有安全隐患, ,而且是人越多隐患越大而且是人越多隐患越大, ,因此因此, ,参展参展企业应予以注意并作出相应安排。展览会上的安全隐患企业应予以注意并作
22、出相应安排。展览会上的安全隐患包括火灾以及一些人身伤害等包括火灾以及一些人身伤害等, ,参展企业必须认真阅读相参展企业必须认真阅读相关规定关规定, ,并按规定办事。各地展览会比较一致的规定有并按规定办事。各地展览会比较一致的规定有: :展展架展板必须经防火处理架展板必须经防火处理, ,照明设备和材料必须符合当地标照明设备和材料必须符合当地标准准, ,电源必须由展览会指定的公司人员连接。另外电源必须由展览会指定的公司人员连接。另外, ,各地展各地展览会对双层式展架的要求也很严格。览会对双层式展架的要求也很严格。 6.2 6.2 展台展台环境工作环境工作展台安全展台安全n 参展参展企业保证安全要注
23、意企业保证安全要注意: :选择使用符合规选择使用符合规定的展架道具。定的展架道具。1在施工搭建时在施工搭建时, ,不不仅要赶速度仅要赶速度, ,也要也要注意质量注意质量, ,保证展保证展架道具安装牢固。架道具安装牢固。2在展出期间在展出期间, ,要有人负责要有人负责检查展架、设备状况检查展架、设备状况, ,维维护修理展架、设备护修理展架、设备, ,尤其尤其是观众多的时候。指定是观众多的时候。指定人员在每天闭馆时检查人员在每天闭馆时检查展台展台, ,关闭电源。关闭电源。3按规定配备灭火按规定配备灭火器。器。4根据条件和需要根据条件和需要为展台人员和参为展台人员和参观者投保。这常观者投保。这常常是
24、展览会的规常是展览会的规定之一。定之一。5 6.2 6.2 展台展台环境工作环境工作6.2.3 6.2.3 展台展台保卫保卫l 展览会上失窃现象比较普遍展览会上失窃现象比较普遍, ,有有“大偷大偷”( (指工业间谍指工业间谍), ),也有小偷也有小偷。因此保卫也应当列为展台工作内容之一。展台保卫主要是两。因此保卫也应当列为展台工作内容之一。展台保卫主要是两方面方面: :1) 1)防止展品被盗防止展品被盗2) 2)防止展台记录及其防止展台记录及其他秘密资料或情报他秘密资料或情报被非法地窃取或合被非法地窃取或合法地套取法地套取 6.3 6.3 展览会展览会结束阶段的工作结束阶段的工作6.3.1 6
25、.3.1 撤撤展展n 撤展工作主要包括撤展工作主要包括。撤展工作必须在展览会闭幕后开始。撤展工作必须在展览会闭幕后开始, ,但是撤展准备工作要但是撤展准备工作要在展览会期间甚至展览会开幕前就考虑和着手。撤展工作需要在展览会期间甚至展览会开幕前就考虑和着手。撤展工作需要考虑并安排的内容包括考虑并安排的内容包括: :展品处理、展架展具拆除、花草装饰展品处理、展架展具拆除、花草装饰拆除、展品和道具的回运手续、回运公司包装箱运到展台时间拆除、展品和道具的回运手续、回运公司包装箱运到展台时间、集装箱运到展场时间、场地清扫用品交还手续等。这些工作、集装箱运到展场时间、场地清扫用品交还手续等。这些工作通常由
26、展台经理或指定人员办理。通常由展台经理或指定人员办理。 6.3 6.3 展览会展览会结束阶段的工作结束阶段的工作6.3.2 6.3.2 展品展品处理处理n 展品处理的有关准备工作尤其要提前做。一般规律是价值越大展品处理的有关准备工作尤其要提前做。一般规律是价值越大, ,使用范围越窄使用范围越窄, ,就越要提前处理就越要提前处理; ;反之反之, ,展品价值越小展品价值越小, ,使用范围使用范围越广越广, ,参展企业就越少操心参展企业就越少操心, ,就可以迟一些甚至到展览会闭幕时就可以迟一些甚至到展览会闭幕时处理。有些展品比如大型机械设备需要在讨论展出决定时就考处理。有些展品比如大型机械设备需要在
27、讨论展出决定时就考虑处理。大型机械设备一般在已确定买主的情况下才会运到展虑处理。大型机械设备一般在已确定买主的情况下才会运到展览会上展出览会上展出, ,展后由买主运走。否则展后由买主运走。否则, ,如果未出售如果未出售, ,就涉及运输问就涉及运输问题题, ,大型设备包装往返运输费用很高大型设备包装往返运输费用很高, ,而且筹备展出期间而且筹备展出期间, ,设备运设备运输费用占用的资金输费用占用的资金, ,一般公司承受不了。一般公司承受不了。 6.3 6.3 展览会展览会结束阶段的工作结束阶段的工作6.3.3 6.3.3 回回运运l 回运的展品和展架道具拆完包装好后回运的展品和展架道具拆完包装好
28、后, ,就可以交给运就可以交给运输公司输公司, ,注意手续完备。注意手续完备。如是如是国际展览国际展览, ,就有结关问题就有结关问题。回运（1）（2） 6.3 6.3 展览会展览会结束阶段的工作结束阶段的工作6.3.4 6.3.4 总结总结n 展览作为一项工作展览作为一项工作, ,结束后需要总结工作的好坏、成果的结束后需要总结工作的好坏、成果的大小大小, ,评估已做的工作评估已做的工作, ,并改善将来的工作。展览作为参展并改善将来的工作。展览作为参展企业的一个营销环境企业的一个营销环境, ,也需要总结也需要总结, ,理顺头绪理顺头绪, ,分清轻重缓分清轻重缓急急, ,以便开始下一环节的以便开始下一环节的工作。工作。n 展览资料包括：展览资料包括：成交合同成交合同参观者接待参观者接待记录记录场和行业调场和行业调研结果研结果新客户名单新客户名单 6.3 6.3 展览会展览会结束阶段的工作结束阶段的工作6.3.5 6.3.5 后勤后勤扫尾工作扫尾工作l 6.16.1简述展期展台业务的主要工作。简述展期展台业务的主要工作。l 6.26.2叙述展期展台环境工作有哪些。叙述展期展台环境工作有哪些。l 6.36.3撤展工作应考虑哪些内容撤展工作应考虑哪些内容? ?