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1、人事档案信息化管理论文1企业传统人事档案管理存在的弊端1.1人事档案管理手段落后目前，我国固然很多大型企业已经全面施行人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备缺乏，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都能够轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即使人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作
2、。1.2电子档案管理意识淡薄很多人以为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅能够优化企业工作人员的资源配置，同时还能够帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完好度不高。1.3思想上不重视档案管理工作很多企业领导以为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便能够全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展
3、具有重要意义。企业人事档案管理能够优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经历和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。1.4信息化管理技术更新较慢目前，我国部分企业对人事档案管理固然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统固然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而
4、我国的部分企业固然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。1.5工作人员综合素质有限企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因而档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经历，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。2企业人事
5、档案怎样施行信息化管理2.1不断完善电子信息化系统要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源分享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。2.2建立企业人事档案的信息数据库人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件
6、的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量太多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完好的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化分享。2.3转变档案管理人员的意识在企业人事档案传统的管理形式中，在信息收集方面比拟滞后，难以适应信息管理的转换。因而，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和毁坏；为防止黑客入侵对档案造成毁坏，应确保网络安全，做好防御工作；对
7、重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，能够通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，进而提高档案的使用效率。2.4企业需要加强对档案管理人员的培训企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业当代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练把握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。3结语人类进入21世纪后，科技迅速发展，随着计算机技术的普及与应用，以及当代企业的发展和高科技设备的应用，使得传统的人工整理的人事档案已不能知足企业工作的需要，企业人事档案电子信息化管理的应
8、用变得愈加重要。但是，企业人事档案电子信息化管理是一项长期、全面、详细且重要的工作，需要所有企业档案管理人员的积极介入和配合。首先，是数量庞大的原始资料的扫描，使之成为数字化信息输入计算机中，并根据资料的特点进行分类和整理，成为系统化的电子信息。其次，建立完善的企业人事档案管理的电子信息化系统，转变管理工作人员对档案的管理意识，提高管理的安全性意识，确保重要人事档案的真实性与完好性。最后，企业要加大投入，建设完善的硬件设备，减少不必要的设备损坏；选择科学合理的软件，建设系统完善的电子信息化数据库，并采取有效措施防止网络黑客的入侵和病毒的损害，确保文件的保密性。同时提高档案管理人员的计算机与网络能力，使信息的整理与分类更具科学性。企业人事档案采用信息化管理能够切实提高人事档案管理工作的质量和效率，推动企业发展目前我国企业人事档案信息化管理还存在一些问题，普及程度缺乏，但是相信经过一段时间的发展，电子信息化管理能够广泛普及各个企业，全面实现资源分享。