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1、2014年广东理工学院兼职档案员培训会议,学院档案室 2014年12月22日,一、有关概念二、各部门为什么要向档案部门移交三、兼职档案人员岗位职责四、兼职档案员如何开展工作,一、有关概念,1、档案档案法：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高等学校档案管理办法（教育部27号令）：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。,*文件转化为档案的条件（3个）：办理完毕的、有一定查考
2、利用价值的、按一定程序集中保存的3、档案工作 是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编辑研究8个环节。 对于部门兼职档案员来说主要是进行文件材料的收集、整理、归档、移交工作，为学校档案工作奠定基础。,4、归档及归档制度 （1）各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存，称为“归档”。 （2）在我国“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。 归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。 归档范围根据国家有关规
3、定，学院制定了广东理工学院各类文件材料归档范围细则和保管期限表(详见学院主页-职能部门-档案室-业务指导)，并根据工作内容的变化适时调整。,在我校凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。不归档范围：上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料：上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；本院未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件及一般性文件的历次修改稿。, 归档时间根据学校工作的实际，分为以下几种情况： 教学类中的学生学籍档案次年12月底前完成归档（在完成一个培养周期后
4、，即每届学生毕业后的次年寒假前移交）； 非教学类档案在第二年4月底前完成归档（财会类档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年4月底前移交）； 科研基建类档案中，不能按年度完成的，其文件材料的收集和积累则应与项目（课题）的阶段性工作同步进行，并于,项目（课题）完成之后的三个月内移交。 注意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间最迟12月底或4月底前完成移交。而不是12月底或4月底才开始整理材料。 归档要求应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；文件材料应区别不同情况进行排列，使之系统有序；归档文件要按一定次序系统排列，编写顺序号，编制文件目录等。,二、各部门为
5、什么要向档案室归档移交,1、从法制上讲：中华人民共和国档案法第十条规定，对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理，任何个人不得据为己有。 2、从档案的形成讲：文件产生在各职能管理业务部门，必须通过归档将文件转为档案归入档案管理部门集中保存。 3、从档案的作用讲：档案是教职工辛勤劳动的结果，是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹，是我们了解学校历史的途径，是解决问题的依据，更是规划未来的依据。,三、兼职档案人员的岗位职责,1、根据本部门文件材料的形成规律，做好本部门档案资料的收集、积累、整理、移交工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。
6、2、按照校档案室的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案室移交。3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，积极提供利用。4、积极参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习，做好本部门的档案工作。,四、兼职档案员如何开展工作,第一步 文件的收集及平时归卷 第二步 文件材料分类整理第三步 移交,具体方法：兼职档案员按照各部门应归档的文件材料所给定的收集范围，为每一个条款准备一个卷盒，并将条款号和条款名称抄写在盒脊上，卷盒按条款号依次分类排放，以便随时归入和查找文件。将工作中办理完毕属于归档范围的文件材料及时归入卷盒，对于已经归卷的文件应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调
7、整。（科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号，有材料形成或收到有关材料时及时归入）,注意：(1)文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成；处理的来龙去脉是否注明页数、附件等是否齐全完整，承办中形成的电子文件是否归档。遇有不明之处应及时询问有关承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷盒。借阅归还的文件，亦应随时归盒。对于不须立卷归档的文件材料，可以另外存放。 (2)收集文件时要特别注意文件的收集完整度，力求将各种文件收集齐全，不要有所遗漏。,检查的重点：请示、报告有无落款单位、落款时间、公章（签字）协议、项目、管理制度等有无签字盖章有请示、没有批复或有批复、没有请示是否缺少附件 发
8、文稿纸上有没有领导签发、批示是否用已使用过的废纸反面打印归档文件是否将不属于归档范围的材料放入,第二步 文件材料分类整理,（一）组卷（二）立卷（三）装盒,（一）组卷,1、组卷整理的基本原则 遵循文件材料的自然形成规律保持其有机联系适当考虑保存期限。 2、组卷的方法 (1)分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。 一般情况下文件材料归入其形成年度，不同年度的文件应分开 统计报表归入文件内容针对的年度 长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年 跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年 度的总结、报告、决算归入文件内容针,跨年度的会议文件归入会议开幕的年度法规性文件归入公布和批准年度 按学年处
9、理的文件归入学年度 （教学综合管理文件材料属于教学管理内容的采用自然年度，其余采用教学年度。学籍材料在完成一个培养周期即一届学生从入学到毕业一次性归档。一般采用毕业时的年度“届”）科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度 重大活动的文件材料归入结束年度,(2)分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。 管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合 会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷 统计报表、名册等按名称组合 简报按名称、期号组合 科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷； 不同类别的文件材
10、料，必须分别排列组合,(3)分期限：将文件按不同的保管期限分开。 各部门在整理归档材料时，可参考广东理工学院档案分类办法，先将文件材料按永久、长期、短期分开再结合问题进行立卷。(永久：50年以上，长期：30年以上，短期：15年以上) 如果归档材料较少，只能组一卷，则不再分卷，所组成的案卷保管期限从长。 只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不须向档案室移交。 现在一般采用年度问题保管期限分类法,（二）立卷,1.卷内文件排列：需要进行系统化的排列，体现出一定的条理，以便于利用。排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定，按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。 排列方法：(1)同一件文件
11、材料，按正件在前，附件在后 (2)正本在前，副本在后 (3)结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列 (4)批复在前，请示在后 (5)校内发文：正文发文稿纸原稿 (6)其他文件材料按文号或时间顺序排列,2.送档案室审核、整改 在卷内文件排列好，编号之前，一定要进档案馆审核，对档案室反馈的问题要及时整改，解决不了的问题要写出书面报告，部门责任人要签字。 3.卷内文件的编号 卷内文件经过系统化排列后，要以编号固定文件的排列顺序，便于对照卷内文件目录查阅文件，便于统计文件的张数或件数。编号位置：正面为文件的右下角，反面为文件的左下角，凡有内容的文件每页编一个号，空白页不编，用铅笔按顺序依次编写
12、，一本案卷一般最多不超过50页。,4.填写盒内文件目录（档案室网站下载） 盒内文件目录是放在卷首的详细目录，逐份登记盒内的文件，便于查阅，并有利于盒内文件的完整。 (1)顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号； (2)收发文号：文件制发机关的发文字号，如：“广东理工20148号”其中2014不得简写成04； (3)文件作者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者； (4)标题：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的可自,拟标题，外加“（）”，例：标题为“请示“的文件，应概括出主要内容写为“（关于设备专项经费使用的）请示”；(5)文件日期：文件的形成时间，例如：2014.03.
13、01 ；(6)页数：每份文件页数（有文字）；(7)备注：要说明文件特殊情况的文字。5.填写备考表（档案室网站下载） 备考表盒内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。 (1)本盒情况说明:填写盒内文件数量、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，,第三步 移交,填写档案移交清单一式两份交接双方各持一份备查。（档案室网站下载） 由各形成档案材料部门的兼职档案员在档案室专职档案人员指导下完成办理交接手续，将立好的案卷移交档案室。 财会档案在财务部门暂存三年后再移交档案馆归档。,一般情况下不用填写。情况说明可以手工填写,也可用计算机打印；(2)整理人:由完成本盒立卷工作的兼职档
14、案员签名；(3)检查人:由部门档案工作负责人签名。 （三）装盒 (1)首先要去掉文件上的金属物，破损的文件材料要进行裱糊，较大材料需要折叠（A4纸大小）(2)检查各部分排列顺序 归档文件封面盒内归档文件目录盒内文件备考表,学院近期档案工作的安排, 12月底各部门完成升本期间档案资料的收集、整理、移交工作； 2015年1月19日前各部门完成自学院成立以来本部门遗留的所有的档案资料的收集、整理、移交工作。,结束语,立卷归档既是文书处理及业务管理工作的终结，又是档案管理工作的开端，是保障学校档案齐全、完整和有效利用的重要环节。 我们将继续推进部门立卷制度，希望各位老师与档案室加强联系和沟通，为学校的发展，按时保质保量地完成立卷归档工作。使我校档案工作步入规范化、标准化的轨道。,谢 谢！,