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1、8.4第八章企业采购业务内部控制的方法与措施企业内部控制INTERNAL CONTROL OF THE ENTERPRISE企业内部控制应用指引7号-采购业务企业采购业务控制的方法及措施 高慧云 副教授不相容职务分离控制授权审批控制提纲企业内部控制应用指引7号采购活动企业采购业务控制方法及措施采购预算控制采购业务各环节的控制措施会计系统控制授权审批控制会计系统控制不相容职务分离控制企业采购业务内部控制的方法内控方法贯穿于采购业务内部控制的各个环节，通过各环节的控制措施，规避各环节的风险，保证各环节内控目标的实现。预算控制不相容职务分离控制企业采购业务内部控制的方法 请购与审批相分离采购合同的订
2、立与审批相分离询价与确定供应商相分离采购、验收与相关会计记录相分离付款审批与付款执行业务相分离授权审批控制企业采购业务内部控制的方法u企业应制定采购授权审批制度，明确审批人对采购业务的授权批准方式、权限、程序、责任等，规定经办人办理采购业务的职权范围和工作要求。u审批人应当在授权范围内进行审批，不得越权审批。u采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购业务。对于审批人越权审批的采购业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。预算控制u为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，企业需制定采购预算管理制度；u按照制度要求编制、执行采购预算，确保采购资金合理地
3、使用。企业采购业务内部控制的方法会计系统控制u企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。u指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对往来款项，对供应商提出的异议及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。企业采购业务内部控制的方法编制需求计划和采购计划的控制措施控制措施企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。不能指定或变相指定供应商;对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应
4、资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。请购的控制措施n 建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序；n具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请；n具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。建立科学的供应商评估和准入制度u对供应商资质信誉情况的真实性和合
5、法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。u企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。u企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。选择供应商的控制措施u对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价；u根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。选择供应商的控制措施 建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度u采购部门应当按照公平、公正和竞争
6、的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。健全采购定价机制采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格建立采购价格数据库采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。建立采购价格的控制措施山东莱州市的案例莱州市的企业在采购的执行过程中，采购物资的质量必须由质检部门进行检查合格，同时审计部门还应该
7、广泛收集各种产品价格信息，制定采购价格标准，这样可以防止采购人员虚报采购物资价格，从中捞取好处。建立采购价格的控制措施因为在采购中，长期以往，由于采购物资价格没有严格的刚性规定，这样给采购人员提供了谈判的空间，而且由于采购管理部门不能及时地掌握产品信息，因此，销售方很可能和采购人员勾结，不能如实向采购单位报告采购价格情况。所以，在比价采购中需要广泛收集产品信息，及时了解采购物资的情况，相关部门联合通过采购物资的质量合理确定采购物资的价格范围，给采购人员的空间较少。这样可以节约大笔开支。建立采购价格的控制措施控制措施订立框架协议或采购合同的控制措施对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出
8、统一规定对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估 拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同案例分析某公司采购合同的管理措施措施一根据公司管理信息系统中标准合同模板拟订合同文本，标准合同模板业经法律事务处确认，合同盖章生效前，需经法律事务处审核。措施二经办人形成合同文本；采办部主任、商务部中心主任分别对合同内容进行审核；法律事务处审核确认；公司主管经理审批生效后法律事务处盖章。措施三采办部主管主任、采办部主任、商务部中心主任分别对采购价格进行审核。订立框架协议或采购合同的控制措施案例分析
9、某公司采购合同的管理措施措施一作用为了防范合同没有完整的包括法律规定的必要条款的风险措施二作用为了防范合同内容存在重大疏漏和欺诈以及采购合同未经有效授权的风险措施三作用为了防范采购合同价格未经审批的风险订立框架协议或采购合同的控制措施对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况21u择优确定监造单位u签订监造合同u落实监造责任人u审核确认监造大纲u审定监造报告，并及时向技术等部门通报管理供应过程的控制措施实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜43某公司为了严密跟踪采购
10、业务供应的详细过程，保证订单正常进行，并紧密响应生产需求，制定了如下的管理办法：（1） 依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，发现问题及时反馈，需要中途变更的立即解决。按照准备过程不同，将不同种类的物料分为两类；一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，存在加工过程，周期长，变化多；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期短。管理供应过程的控制措施对存在加工过程以及涉及重要物资的，向供应商单位派驻代表，沟通信息、指导技术、监督检查，常驻代表深入生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解决有关问题；对于不存在加工过程的供应商，则视情况分别采用定期或不定期到
11、工厂进行监督检查，或者设监督点对关健工序或特殊工序进行监督检查的办法。管理供应过程的控制措施（2）如果因市场生产需求紧急，要求本批物料立即到货，采购人员应当马上与供应商进行协调，必要时还应该帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应。如果市场需求出现滞销，企业经过研究决定延缓或取消本次订单物料供应，采购人员应当立即与供应商进行沟通，确认可以承受的延缓时间，或者终止本次采购操作，同时应该给予供应商相应的赔款。管理供应过程的控制措施n 公司依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，采取了严密跟踪、沟通协调等必要措施。n 公司对加工过程长的物资和重要物资
12、，通过派驻代表监督等形式，建立并执行了合同履约过程中的检查监督制度。管理供应过程的控制措施案例分析 该公司供应过程管理的做法符合采购业务内部控制规范.验收机构或人员进行核对制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录21u对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门u物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件u验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收验收的控制措施验收过程中发现异常情况的处理3验收的控制措施u无采购合同或大额超采购合同的物资、超采
13、购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。u不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。u延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。支付筹资利息应履行审批手续，经授权人员批准后方可支付利息n严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。n应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如发现异常情况，应拒绝向供应商付款。n合理选择付款方式，并严格遵循合同规定。n加强预付账款和定金的管理，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。付款的控制措施谢 谢 聆 听 ！ 再见