《外事接待管理办法(共10页).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《外事接待管理办法(共10页).doc（10页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、精选优质文档-倾情为你奉上外事接待管理办法（暂行） 接待工作不仅是公司内外沟通的桥梁，也是展现公司企业文化和企业形象的窗口。新形势下，接待工作已不再是简单的迎来送往，而是关系到企业发展重要方向和良好的竞争力的一个关键环节，是企业能力的体现，是企业对外展现的重要途径。 为展示企业文化，体现企业能力，搭建良好的与外沟通桥梁，规范接待流程及接待要求，制定本管理办法（暂行）。 一、外来接待工作主要流程 接受接待任务；确定接待级别；制定接待方案；接待准备工作；安排接待人员；机场（车站）接车；会议室交流；现场参观；安排餐饮；送行；会后工作落实；电话回访。 二、接待任务 在收到接待任务时通知综合部，并落实要
2、接待的人员的联系方式、接待时间、接待目的、随行人数、是否需用车到机场或车站接送；三、确定接待级别接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待：（一）重要接待：州、开发区领导，重要来宾、领导、客户的参观；（二）日常接待：同等部门、周边企业的考察等；（三）随即接待：外来客人等。 四、确定接待方案（一）判断来访人员的级别；（二）了解来访人员的目的； （三）需要交流的点面以及是否需要参观；（四）确定接待领导、车辆、地点，参观点；（五）确定车辆路线、地点安排表、参观路线等。 五、接待准备工作（一）编制接待准备安排计划；（二）接待准备工作1、会议室准备：（1）资料准备;（2）标准茶水准备：矿泉水、茶杯
3、、方巾、小型微波炉;（3）电子产品准备：电脑、投影仪、照相机、摄影机等;（4）其他物品准备：烟灰缸、标牌、餐巾纸、标牌、笔、纸等。（茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置请参考附件一）2、车间准备：（1）生产安排;（2）生产清洁;（3）工人着装;（4）产品展示;（5）标牌标语;（6）其他会务工作。 3、车辆准备：安排车辆以及确定车辆数量、驾乘人员以及行车路线表。 4、餐饮准备：了解到访者的喜好以及饮食忌讳，选择就餐地点和确定菜谱。 六、安排接待人员 根据接待接级别的不同确定接待领导及参会人员，并及时通知领导、参会人员作好准备工作。 七、机场（车站）接送 根据行车路线表在规定时间提前30分钟
4、到达各个接待地点并做好相应准备。 八、会议室交流 （一）参会人员、礼仪在会议室门口等待,会议主持人在会议室里等待； （二）到访者到后，参会人员先后指引领导到相应位置交换名片后落座； （三）主持人对到访者以及接待主要领导进行简单介绍后进行会议交流； （四）展示PPT； （五）做好会议记录。 九、现场参观 （一）在车间入口处发放安全帽、防腐眼镜等； （二）先行人员提前5分钟进入参观地点，对参观路线进行最后的确认检查，遇突发状况作出相应应对措施； （三）根据参观路线，参会人员做到一对一的模式进行指引参观并对相关要点作解释； （四）现场记录。 十、安排餐饮 （一）接待人员在就餐地等待； （二）礼仪、参
5、会人员根据准备安排计划表带领到访者到相应就餐地点就餐。 十一、送行 一一把每位到访者送上车落座后，在车外站队目送车离开，直到客人离开自己的视线后，方可往回走。 十二、会后工作落实 （一）整理记录； （二）照片、影像资料整理； （三）工作落实：会上的问题处理办法。十三、电话回访附件1：茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置附件2：外事接待礼仪附件1：茶水几件套摆放标准：附件2：外事接待礼仪迎送 迎宾时，外宾下飞机(车)后，礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾，迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。如遇外宾主动与我方人员拥抱时，我可做相应表示，不要退却或勉强拥抱。如需献花，应安排在迎宾的
6、主要领导人与客人握手之后进行。所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。 乘车时，应先请客人从右侧上车，陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上车后，再驱车去宾馆。途中，陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物，如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。 重要外宾和大型团体来访，应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。外宾抵达住处后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。会见 凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人，称为接见或召见。反之，凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，称为拜会或拜见。接见和拜会后的回访称为回拜。接见一方的安排人，应主动将会见时间、地点
7、、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。如有合影，还要事先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主人右手为上，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。会见前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。 领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。 安排宾主座次时，主宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座
8、，座位不够可在后排加座。签字仪式 参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。双方为了对签订的协议表示重视，往往由更高的领导人出席签字仪式。 一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台呢，桌后并列置放两把椅子，供双方签字人使用，主左客右。座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具。 双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。签字时，由助签人协助翻揭文本，指明签字处，本方保存的文本上签毕后，由助签人互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，签妥后由双方签字人交换文本，相互握手。有时备有香槟酒，签
9、字后，共同举杯庆贺。宴请 宴请分宴会、冷餐招待会、酒会、茶会等形式。 宴请的时间应对主客双方都合适，注意避开对方的重大节假日、有禁忌的日子和时间。例如，宴请基督教徒不要选十三日，更不要选十三日又星期五；伊斯兰教徒在斋月内白天禁食，宴请应安排在晚上。 各种宴请活动，一般应发请柬，这既是礼貌，亦可对客人起备忘之用。请柬内容包括活动形式、时间及地点、应邀人的姓名、对服饰的要求、是否要求回复等。请柬行文所提及的人名、单位名、节日名称都应用全称。正式宴会最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注明席次号。 正式宴会的席位、桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。同一桌上，主人居中，主宾位于主人右侧，其他
10、席位的高低以离主人的座位远近而定。外国的习惯是，男女掺插安排。 宴会厅的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花。 用餐前二十分钟，应将冷盘放好。凡是花式冷盘，如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘，以及鸡鱼等，头要朝主位。食品、饮料摆好后，服务人员不要离开餐厅。宾主落座后，即可斟果酒、汽水等，斟酒斟水八分满即可。 宴会如有讲话，要拟好书面讲稿。通常宾主双方事先交换讲话稿。主、宾讲话在宴会开始时进行。主人、主宾讲话时，其他人员不得用餐。主桌首次起立祝酒时，其他桌也应起立祝酒；一般情况下，主桌祝酒之前，其他桌不可首先起立或串桌祝酒。 宴会进行中，主人和陪客应普遍地同外宾交谈，不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。摄影 在对外活动中，摄影人员一般都应该在现场抓拍，可在事前选好角度，不可根据摄影的需要摆布客人和主人，也不应用手拨动镜头前的人，必要时可说：“对不起，请让一下。” 遇到拍合影时，接待人员安排好宾主就坐后，摄影人员应该迅速拍摄，不要让大家久等。 拍摄照片一般不要追随个人，特别是给女性外宾拍肖像，如必须拍摄，应征得当事人的同意。 专心-专注-专业