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1、精选优质文档-倾情为你奉上 XX公司科研项目管理系统解决方案二零一一年八月北京慧点科技开发有限公司专心-专注-专业目 录第1章 需求分析1.1 建设目标XX公司科研项目管理系统的建设目标是：提高XX公司公司科研项目管理的信息化水平，减轻二级单位科研人员工作量和繁琐的纸质文件往来，促进科研项目按计划实施，加强管理。本次项目管理系统的建设目标是对XX公司公司科研项目进行全过程管理，使用部门覆盖科技部等职能部室和下属二级单位，实现对项目流程和文档的全面管理和控制，达到提高工作效率、加强科研项目管理力度的目的。同时，将信息部信息运维项目的管理过程和文档也进行全面管理。1.2 建设内容科研项目管理系统本
2、期将实现以下6个模块的功能：1) 立项管理实现科研项目、科研信息项目、信息运维项目的立项信息填报，立项文档（开题报告、项目任务书等）上传，立项过程审批功能。；2) 资金调整实现资金调整的流程审批功能；3) 科研资金管理实现月度预算提报审批，结合SAP结算信息，导出月度资金计划表并下发；4) 项目实施管理实现项目的基础信息管理、项目过程文档管理、项目进度管理，项目半年和年度总结汇总表及审批功能；5) 项目验收管理实现项目总结验收、评定验收的资料提交、审核等功能，以及科研项目验收的信息填报、材料审批，项目验收过程审批、打印、盖章、下发功能。6) 项目考核管理7) 模板下载8) 系统集成实现与XX公
3、司OA系统的待办集成。1.3 实施范围本期的实施用户范围包含XX公司机关的科技部、信息部以及二级单位的相关人员。第2章 系统方案2.1 设计原则根据项目建设内容及要求，项目方案设计及实施应满足以下原则，并在整个系统设计和实施建设中严格遵循这些原则。1) 技术可行性：保证技术上的可行性，适合XX公司公司的实际情况，满足主要功能需求。2) 技术先进性：项目既要采用先进的管理理念、软件架构和IT技术，又要保证软件系统、硬件设备、开发工具的相对成熟。3) 系统灵活性：灵活性需在系统的多处体现，例如能够自定义内部审批流程，灵活性要求尽量实现无需代码开发的系统变动。4) 操作易用性：操作界面安排合理，操作
4、设计优化，无多余步骤，无需重复操作，界面美观，响应快捷；5) 系统可靠性：系统必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不会引起系统的崩溃；同时系统有较高的可用性，当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，且保障系统数据具完整性。6) 系统安全性：需实现信息的保护和隔离，系统应分别针对不同的应用和不同的网络通信环境，采取不同的措施，包括系统安全机制、权限控制、身份认证等。7) 系统可扩展性：项目的实施，要充分考虑系统今后的延伸，为适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以简便的方法、较低的投资，实现软件系统的扩展。8) 系统易维护性：后期维护简单易行，维护工作应尽量少的改动程序源代码。9)
5、高集成性：系统中相关模块都可以方便的互相调用，可以方便的获取相关模块的信息。对不断增加的系统模块也可以达到与此次项目中模块的方便的双向的功能调用和信息调用。本项目的建设的系统可以做到与原有OA系统无缝集成。具体包括，待办、邮件、流程、信息发布都可以在同一个界面进行查看并处理。2.2 架构设计根据XX公司科研项目管理系统建设模型和慧点科技在众多集团型企业办公系统建设中积累的经验，结合XX公司公司需求，以需求引导业务的信息化应用，以信息化手段提高工作效率，进一步规范企业运作模式，提高员工工作能力和工作效率。系统的功能结构从上到下可分为以下几个层次：表现层、应用层、应用支撑层和网络基础设施层，而信息
6、安全，管理以及标准、规范体系贯穿于各个层面，如下图所示。 图 1系统架构图系统平台基于IBM Lotus Domino技术平台，依托Indi.Platform平台的流转引擎作为系统基础，支撑在以此为基础的其他应用。XX公司科研项目管理系统建设过程中应重点考虑以下管理要求：管理提升u 满足公司管理需要，简化工作、提高效率，注重过程文档收集归档。u 数据、业务、相关系统集成，为领导决策提供支持。功能适用u 充分利用成熟产品和应用的功能模块及管理业务模型，快速准确匹配公司的管理特点和业务模式，满足管控要求。u 针对用户的使用进行大量人性化设计，保证系统快速应用。安全可靠u 采用符合国际安全标准、公安
7、部认可的安全机制，保证系统的安全性。u 支持高可用和完善的备份方案，确保系统稳定运行。架构强壮u 支持灵活的物理及逻辑上的集中式与分布式部署，可以完全契合企业不同的地域分布/集中模式和管理分布/集中模式。u 系统支持大用户量并发访问，满足未来迅速扩张后的系统需求。u 可扩展的SOA标准架构，采用 “框架组件”的设计，易于扩展。服务专业u 成熟产品个性化服务模式，量身定做，确保系统符合公司的管理理念。u 提供专业服务队伍，提供持续长期的服务，为系统保驾护航。2.3 功能设计本项目中，通过表单填报，流程审批、短信待办提醒的方式来实现各个功能。在每个流程审批的节点，都将设置短信和待办提醒功能，以提高
8、审批效率。用户在撤回审批时，可选择驳回的位置，只驳回到出问题的环节节点即可，以避免有些流程驳回到起始点后，未出问题的环节节点人员也说得重新审批一次的重复劳动。下面详细阐述各个功能模块的功能设计：2.3.1 立项管理科技部项目共分三种类别分别是科研项目、科研信息化项目、信息运维项目，以上三类项目的立项流程略有差别，表单一致。2.3.1.1 科研项目立项申报流程：二级单位科研管理员将立项申报信息，立项中的文档如开题报告、项目任务书等通过表单填报（如图1所示）及上传附件（如图2所示）的形式完成立项起草工作。立项申报起草信息经二级单位部室主任-二级单位技术负责人-科技部主管工程师，在科技部主任工程师审
9、批通过后提供项目立项信息的汇总初表统计查询（包括新开的项目和未结项目的汇总）。评审专家审核（线下完成）-通过后返回科技部主管工程师完成立项审批工作。系统会根据相关条件（评审专家意见等）生成燕化公司科研开发项目计划汇总表。项目计划汇总表包括跨年度项目和新开项目，其中跨年度项目汇总表中的字段“截止上年末已完成科研项目经费”需考虑自动计算生成，最后结果提供手动修改。项目计划汇总表提供手动触发功能，每年保留经理办公会审批版本、同时年底决算完成后保留决算版本。图2：表单填报示意图图3：上传附件示意图图4：项目立项管理示意图2.3.1.2 科研信息化项目立项流程：立项起草信息经二级单位部室主任-二级单位技
10、术负责人-信息部。科技部主管工程师需要看到此流程，同时也需要汇总到项目立项信息的汇总初表统计查询（包括新开的项目和未结项目的汇总）。信息部组织评审专家审核-通过后返回科技部主管工程师完成立项审批工作。2.3.1.3 信息运维项目立项流程：档案中心上报信息部或信息部直接填报立项。形成年度信息运维项目汇总表。2.3.2 资金调整由二级单位科研管理员起草项目资金调整申请表，经部室主任-主管厂长-科技部主管工程师-科技部长审批后，根据调整结果修改科研开发项目计划表。2.3.3 科研资金管理2.3.3.1 月度预算提报由二级单位科研管理员起草月度预算表单，经部室主任-主管厂长-科技部主管工程师-科技部资
11、金管理员-科技部长审批后，完成月度预算提报。并根据相关规则生成月度预算汇总表，表样如下，系统直接导出生成。图5：月度预算汇总表示意图2.3.3.2 月度资金计划各单位提交月度预算后，结合SAP导出的项目结算表，经过手工调整后，导入润乾报表工具，报表工具可以按各种维度，制作报表。形成各单位的月度资金计划表，下发到各二级单位。SAP导出的项目结算表如下，通过匹配开发，实现将数据导入系统进行分析。图 6资金报表此功能可与月度预算提报功能一起开发，全部流程如下：二级单位科研管理员-部室主任-主管厂长-科技部主管工程师-科技部资金管理员-科技部长-资金管理员-下发到二级单位。本功能模块采用润乾报表实现数
12、据的导入、分析、汇总功能。用户可以随时面对数据库，进行多角度的灵活查询，并通过对不同的“维”进行上下钻取、左右拖动、纵横旋转、分页、切片切块等操作进一步深入分析，实时获取所需信息，根据慧点经验项目管理系统中常用报表有网格式表、分组式报表、交叉报表三种具体如下图：图 7经费使用计划示意图图 8报表样例图图 9报表示意图2.3.4 项目实施管理2.3.4.1.1 科研类项目实施2.3.4.1.1.1 基础信息管理公司科研项目计划正式下达后，各二级单位制定所负责项目的具体实施计划，在系统中填写所负责项目的基础信息表。本期项目中将通过表单填报方式实现项目的基础信息发布功能，此模块同时具有项目基础信息的
13、删除、修改功能。具体填报的信息包括：项目类别、项目名称、计划进度、关键控制点（每个项目的控制点和里程碑可以根据自己情况定，数量可以不一样）、资金、项目负责人等。根据系统授权，此模块只能由科技部修改，其它单位和部门一经填写后，不具有修改和删除的权限。2.3.4.1.1.2 项目过程文档记录项目实施过程中的工作内容日志大事记和附件资料的提交存档。图10：项目管理示意图图11：项目列表示意图2.3.4.1.1.3 项目进度管理二级单位科研员填写个项目的具体进展情况，经部室主任-技术厂长-科技部主管工程师流程审核后，由科技部主管工程师根据实施计划对项目进度进行标识，科技部主管工程师具有修改、驳回的权限
14、。进度管理是指在项目实施过程中，通过编制有效的计划指导生产，并定期跟踪项目进展，并通过控制管理措施，使项目能在指定的时间内完成的管理。同时，通过合理的计划制定，确定项目的资源需用计划和资金安排，保证资源的合理利用和资金的合理使用，并间接控制项目资源的消耗。进度计划分为总计划、年度计划、季度计划、月度计划，并可根据企业的实际管理情况，适度延伸到旬或周计划（但旬或周计划不同时编制），甚至到日计划。对计划的管理可以从上自下，这样可以保持上级管理机构对项目的总体要求，实现上级管理机构的计划目标；慧点项目管理系统提供项目总体监控看板，具有红路灯预警显示功能。项目主管人员可以监控到所有项目的状态例如进度状
15、态、文档是否齐全、是否存在变更等等。例如进度情况，系统对进度计划和实际时间情况实时对比，未按计划完成的项目系统给出红灯预警，主管人员可以点开，有问题的项目查看详细内容。具体查看方式见下图。图 12进度管理示意图图13：进度监控示意图2.3.4.1.1.4 项目半年和年度总结二级单位科研员通过系统填报项目半年和年度总结，经部室主任-技术厂长-科技部主管工程师进行审批和汇总。2.3.4.1.2 信息运维类项目实施2.3.4.1.2.1 项目启动合同签订后，项目启动开始进入建设阶段，项目承建部门和信息主管处室新建维护项目基本情况，包括项目建设计划、实施方案、项目组人员、项目重要里程碑等信息。2.3.
16、4.1.2.2 系统详细设计信息系统管理部组织各相关部门提出合理的业务需求，并按要求对项目进行需求分析，出具详细设计说明书，按内控要求走相应文档审核流程，信息部门备案。图 14详细设计系统示意图2.3.4.1.2.3 实施报告项目责任部门提交项目实施报告、项目周报、项目会议纪要等，信息系统管理部项目主管处室审批、存档。图 15实施报告2.3.4.1.2.4 项目上线管理系统或项目安装联调完毕，信息系统管理部门组织对系统进行集成测试，形成集成测试评价意见；并根据集成测试评价意见责成项目实施单位进行修改完善。信息系统管理部门还可以组织最终用户进行用户接受测试，记录测试过程，并由最终用户签字确认。测
17、试通过，具备上线条件的系统进行上线申请审批，正式上线运行。2.3.5 项目验收管理科研项目验收分为两种分别是项目总结验收和项目评定验收。竣工管理系统实现竣工文件的全文归档管理与全文检索；图像、录像、录音等多媒体竣工文件管理；竣工文件信息统计；文件借阅利用统计。具备查询竣工验收情况记录，竣工资料分类管理、竣工资料的检索等功能。并且实现不同的资料文件对应不同的部门进行管理，包括有分类存储、借阅管理、检索档案等功能。提供数据跨部门进行检索功能。系统支持预先设定验收需要提交的文档，项目实施方验收文档不全，延期提交的等未按要求提交的系统都会预警。2.3.5.1 项目总结验收二级单位科研员在项目完成后提交
18、验收总结材料，经部室主任-技术厂长-科技部主管工程师-科技部成果管理员审核后，组织专家完成验收。2.3.5.2 项目评定验收填写提交评定申请相关文档材料，经部室主任-技术厂长-科技部主管工程师-科技部成果管理员审核后，提交项目评定证书并最后证书打印、盖章、下发。2.3.6 项目考核管理月度专业考核科技部主管工程师每月按时提报考核信息，系统形成汇总表。此文档在科技部内共享，相关人员经过授权可以填写信息。如下图所示，在系统界面中进行表单化设计。2.3.7 模板下载本项目中，通过信息发布的方式将项目相关的制度规范已经空白的模板表格发布到系统中，供员工查阅和使用。2.3.8 系统集成本项目建设的科研项
19、目管理系统与办公系统紧密集成，实现统一待办处理。用户需要到不同系统中了解需要处理的工作，并进行相应的处理，造成工作效率低、容易遗漏某些系统中的工作。因此，建立一个统一的待办中心，集中不同系统中的待办工作，将会大大提高工作效率和便利性。统一待办中心的目的就是实现企业内部用户可以通过一个统一的入口方便的访问到需要处理的任务，而这些任务是分布在各种后台系统中。 使用者在同一个区域处理来自不同应用系统的流程处理工作； 使用者能够知道来自不同应用类型的审批工作的数量； 支持根据工作列表来检索信息。待办中心功能能将工作人员需要处理的工作信息第一时间推送到用户面前，包括领导交办的各项工作、项目审批、待处理的
20、各类公文、审批信息、会议通知、电子公告等。该模块通过建立链接的方式，将待办事宜与具体的操作界面联系在一起，从而方便用户快速、直接的处理工作。图 16统一待办第3章 实施方案3.1 实施计划根据XX公司公司对本系统的要求，以及慧点科技实施中积累经验，大概的实施计划如下，预计3个月多左右进入试运行，试运行时间为1个月。项目经理到位后，会立即制定出详尽的项目计划和工作说明书（启动时间若有调整，按周期相应后推）。图17：项目实施计划3.1.1 总体思路系统培训是一个非常重要的环节，系统培训工作应该与本部门的工作实际结合起来，根据不同的用户情况调整培训内容和方法：l 对于负责系统运行维护的信息部门人员，
21、培训的重点是系统的管理、应用开发以及系统日常维护中的事务处理；l 对于XX公司公司中的较熟悉计算机操作和网络操作的人员，重点是系统的使用方法、使用技巧和问题的处理，使他们成为分布在各个部门的系统使用专家，可以为周围的人解答使用中出现的问题，能成为周围用户和系统管理维护人员之间的沟通桥梁；l 对于操作计算机不是很熟练的人员，从计算机操作、网络基本操作入手，重点是利用系统完成日常工作的操作培训。通过完备的系统培训，提高企业人员的计算机应用水平，形成以系统管理维护人员为核心，各部门技术骨干为依托，全体参与的办公自动化应用队伍。3.1.2 用户培训分类在项目的实施过程中，一个最重要的环节就培训，慧点科
22、技将为XX公司公司提供技术培训、管理培训、使用培训，并根据使用的需求设定相应的培训计划，从而保证系统能够在XX公司公司正常稳定地运行。具体培训项目和课程根据以往的工程经验，各项培训的内容和目的归纳如下：3.1.2.1 技术培训XX公司公司的技术人员需要对整个系统有比较深入的了解，以便能够自主完成对系统的日常维护工作，并在需要的时候，可以在系统的标准体系框架下，开发新的系统模块，丰富系统的功能。3.1.2.2 管理培训针对系统管理人员和系统各业务模块、应用系统的主要管理人员。在系统的管理工作中，技术管理只是其中的一个方面，还需要对系统进行日常的配置管理和定制管理，如信息发布系统、项目管理系统的工
23、作流程等工作，都会由用户方的系统管理人员来完成。3.1.2.3 使用培训主要是面向XX公司公司科技信息管理平台全体使用者提供使用培训，我们计划为这类人员提供上大课的形式，配合培训教材，使其初步掌握系统的使用方法，在具体的工作中，可以由各部门的“应用系统管理员”言传身教，为其解决具体的操作问题。实践证明，这种培训模式在企业中能够得到很好的培训效果。对于系统的普通用户来说，除了采用上述集中参加培训外，最好的也是最直接的培训方法，是培养系统使用人员自学习的兴趣。 在进行使用人员培训时，需要完成以下工作：l 双方共同制定详细的培训计划，确认用户培训的时间、地点，准备培训教材和培训环境；l 每次培训后，
24、形成项目培训报告，对培训内容、培训效果进行总结；l 所有培训工作必须有培训效果考核措施。经双方协商，针对不同的人员可采取考试、现场操作、故障处理等方式考核培训效果；l 培训内容应包括：计算机基础知识培训、浏览器使用培训、系统操作培训等。3.1.3 培训安排根据以往类似项目的经验，系统的培训工作安排将采用如下方式：l 系统管理员培训：对于负责软硬件系统维护的技术人员，将组织参加管理员培训课程，培训时间建议安排在系统需求调研结束进行。l 普通用户培训：在部门管理员培训结束后，以上大课的形式，组织系统注册用户的全员培训，以使其掌握常用功能的使用方法。l 管理层培训：对于使用系统的领导，我们采用一对一的见缝插针的单独培训。第4章 系统运行环境根据XX公司现有的Domino部署环境，建议采用子应用安装方式：1、 Domino采用附加服务器的方式；2、 项目管理系统作为OA系统的子应用方式，实现用户管理的统一、待办信息和单点登录的无缝集成；硬件的部署方式建议利旧OA服务器或ERP运维平台服务器，安装子应用。由于项目管理系统的使用频率和用户访问压力并不大，对OA系统影响不大。