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1、前言导 语一、课程内容跟网校学会计电算化共四章：第一章，主要介绍会计电算化的基本知识，了解我国会计电算化的由来，以及现在会计核算软件的功能模块，通过与手工会计核算的比较，更加清楚地知道会计电算化核算的优点。第二章，介绍了会计电算化核算的基本流程，常用模块基本操作的介绍和注意事项，与实务操作有着直接的联系，这一章的介绍为后面章节的学习打下基础。第三章和第四章主要是以用友畅捷通T3和金蝶KIS专业版两个软件为例，演示了从建立账套到结账、编制报表的基本流程，以及其他常用模块的演示操作，让大家能够掌握软件的基本操作。二、讲课思路本书特点：即学即用讲课思路：即讲即练三、听课要求先看后练第一章会计电算化概
2、述会计电算化的含义会计电算化的作用会计核算软件及各功能模块简介会计核算软件与手工会计核算的异同利用计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化，是会计发展史上的一里程碑，随着计算机技术的迅速发展，计算机在会计工作中的应用范围也不断扩大。通过本章的学习要了解会计电算化的基本知识，为后面操作部分的学习做一个理论基础。第一节会计电算化简介一、会计电算化的含义 1981年8月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”，正式指出了会计电算化的概念。这次会议也是我国会计电算化理论研究的一个里程碑。会计电算化有广义和狭义之分。狭义的会计电算化，是指以电子计算机（以下
3、简称计算机）为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化，是指与实现会计电算化工作有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用及市场的培育与发展，会计电算化的宏观规划，会计电算化人才的培养，会计电算化的制度建设等。二、会计电算化的作用 具体表现在以下几个方面：（一）提高会计核算的水平和质量1.减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率2.缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性3.提高了会计数据处理的正确性和规范性。（二）提高了企业现代化经营管理水平1.为从经验管理向科学化管理转变创造了条件。2.为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件。3.为企业全面管理现代化奠
4、定了基础。（三）推动会计技术、方法、理论创新和观念更新电算化会计不仅使传统会计使用的介质、工具、簿籍格式等形式发生了变化，而且对会计核算的方式、程序、内容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相应的变化要求，并进一步涉及到会计学的理论问题。因此，会计电算化的发展，不是一次微小的变动，而是一场深刻的变革，是会计学发展史上的一次改革。会计电算化的发展，必将对会计理论和会计实践提出许多新的问题和新的要求，从而促进会计理论与实践的进一步发展和提高。第二节会计核算软件一、会计核算软件会计工作范围较广，一般可分为会计核算软件、会计管理软件和会计决策软件。会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，
5、包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。会计核算软件按照硬件结构划分，按照适用范围分为专用会计核算软件和通用会计核算软件两类。（一）专用会计核算软件专用会计核算软件又称定点开发核算软件，专供本单位使用的会计核算软件。专用会计核算软件的优点是把使用单位的会计核算规则（如会计科目、报表格式、工资项目、固定资产项目等）编入会计软件，非常适合本单位的会计核算，使用起来简便易行。其缺点是，由于会计核算规则固化，软件受使用范围和时间限制，系统只适用个别单位、在特定时
6、间的应用，一旦更换单位或者因为政策等原因造成会计核算环境发生变化，软件将无法继续使用。（二）通用会计核算软件在我国，通用会计核算软件的发展历史并不长，只有20多年的时间，但发展十分迅速。我国会计核算软件的发展历史上有两次飞跃。第一次飞跃是财政部在20世纪80年代末，确定大力推广通用会计核算软件；第二次飞跃就是财政部在1994年，为了大力推广会计电算化事业的发展，推出了一系列指导文件。通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。其特点是软件可以在多个单位使用，一次开发，多次使用，研制效益比较高。目前我国通用会计核算软
7、件以商品化软件为主，例如用友U8系列、金蝶K/3系列通用企业会计软件。由于商品化会计软件比较多，分别适用于不同的行业和运行环境，功能和性能也各具特色，在选择商品化会计软件时应进行全面的考察，主要包括以下几个方面：1.满足会计制度的要求。会计软件一般按行业分为不同的版本，如工业版、商品流通版、行政事业版等，应选择适合本行业特点的会计软件。同时，应充分考虑软件是否满足会计制度的要求。2.满足会计核算与会计管理的需要。企事业单位的规模、管理模式和业务处理的程序不同，对会计软件的要求也不相同。 会计软件所提供的功能必须满足本单位具体会计业务和管理的需要，特别是一些特殊的业务要求，例如，外币核算、自动汇
8、兑损益、部门管理、项目管理、预算管理等。3.满足会计业务变化和发展的需要。单位经济业务的发展可能引起会计业务的变化，例如，业务量的增加、业务处理流程的调整等。会计软件应当能够根据经济业务的变化进行灵活的设置和扩充，适应经济发展的需要。4.会计软件的易用性、稳定性和安全性。会计软件的易用性是指软件是否操作方便，界面是否友好，是否符合会计人员的习惯等，直接影响会计软件的使用。会计软件的稳定性是指软件运行过程中是否意外中断等，也是评价会计软件的一项重要指标。会计软件的安全性是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力，以及会计软件防错、查错和纠错的能力。5.会计软件需要的计算机硬件和软件环境。选择商品
9、化会计软件时，必须明确该软件的运行环境，主要包括计算机硬件、网络体系结构以及操作系统和数据库等。不同的软件有不同的要求，应在保证软件要求的基础上充分利用现有的条件，减少投资。6.会计软件售后服务。会计软件售后服务对用户来说至关重要，会计信息系统是一个连续运行的系统，不能间断，一旦系统中断正常运行，会给用户带来重大的损失。因此，应认真考察会计软件售后服务情况，包括技术力量、反应时间等。二、会计核算软件的功能模块会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中能够相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。（一）会计核算软件的基本构成从图中可见，其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记
10、账凭证为接口与其他功能模块有机连接在一起，构成完整的会计核算软件系统。下面，我们简要介绍会计核算系统中几个模块的主要功能。1.账务处理模块有的软件称为总账系统，账务处理模块是会计核算软件中的核心，它是以会计凭证为原始数据，通过凭证录入、凭证审核，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出等基本功能，以及个人往来与管理、部门核算和管理、项目核算管理等辅助核算功能。2.工资核算模块工资核算模块是以职工个人工资原始数据为基础，完成职工工资计算。主要包括：工资费用汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动进行工资费用的分配并生成转账凭证传递给账务处理模块。3.固定资产核算模块固定资
11、产核算模块主要完成两个功能：一是固定资产增减变动情况的登记；二是根据各种折旧计算方法计算固定资产折旧。固定资产模块还包括固定资产卡片的定义和计提折旧方法的定义功能；折旧计算和折旧入账功能完成固定资产的折旧计算和折旧入账。4.存货核算模块存货核算模块根据有关凭证进行存货采购核算；按计划计价或实际计价的方式，完成存货收发结存的核算；查询和打印各种账表；自动编制材料费用分配转账凭证、自动计算、编制成本差异转账凭证传递给账务处理模块。通常工业企业才需要使用该模块。5.应收应付款核算模块应收应付款核算模块是根据往来业务（应收应付业务）的有关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等工作；动态反
12、映各往来单位信息；进行账龄分析和坏账估计；生成应收、应付账款明细表、账款分析表等；自动编制有关凭证并传递到账务处理模块。有的会计软件将应收/应付核算功能模块单独分离出来，分别建立应收账款核算功能模块和应付账款核算功能模块。6.销售核算模块销售核算模块是根据有关销售凭证及销售费用等数据完成产品销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算；生成产品销售明细账簿；查询和打印各种账表等。7.成本核算模块成本管理模块是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从工资模块、存货核算模块、固定资产模块、账务处理模块传递的数据或者用户手工输入的
13、数据，汇总计算，输出用户需要的成本计算底稿，自动编制有关转账凭证并传递给账务处理系统。8.报表处理模块报表处理生成、汇总分析模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式，由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，并根据报表数据生成各种分析图等。企业会计报表发生变动时，只需修改或者重新定义报表格式和取数公式即可。（二）会计核算软件各模块之间的数据关系会计核算软件整体功能的实现是通过各模块局部功能实现的。各模块输入或接受其他模块传递的数据，经过加工处理，输出相关信息或传递数据到其他模块，各模块之间的数据传递和数据共享，
14、以及各模块之间的相互联系和相互控制，构成了一个完整的会计核算软件。会计电算化系统是以总账系统为核心的，其他各系统的数据处理都是围绕总账系统展开的。他们之间的数据关系表现如下：1.总账系统与工资管理系统之间的数据联系总账系统的初始化设置数据，如会计科目档案、部门档案、职员档案等，与工资管理系统可以共享。会计科目档案在总账系统中设置后，在工资管理中就不必重复设置；部门档案、职员档案在工资管理中设置后，在总账系统中就不必重复设置。在工资管理中进行工资业务处理完毕后，各项工资费用的分配及其相关费用的代扣、提列，可以通过相应的转账凭证传递到总账系统中，不必手工填制与工资相关业务的记账凭证。2.总账系统与
15、固定资产管理系统之间的数据联系 总账系统与固定资产管理系统可以共享会计科目、部门档案、固定资产期初余额等初始设置数据。固定资产管理的日常业务处理中所产生的业务数据，如固定资产增加、固定资产减少或固定资产变动数据，可以生成相应的转账凭证传递到总账系统中；月末固定资产折旧费用的计提与分配数据，也可以生成相应的转账凭证直接传递到总账系统中。3.总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理系统之间的数据联系总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理系统可以共享会计科目、部门档案、供应商档案、存货档案等初始设置数据。采购管理中输入采购入库单和采购发票，采购入库单经过库存管理的审核，传递到存
16、货核算中汇总记账，存货核算将入库材料或商品的汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。采购发票经过应付款管理审核，进行采购结算，生成付款凭证或转账凭证传递到总账系统。4.总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理系统之间的数据联系总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理系统可以共享会计科目、部门档案、客户档案、存货档案等初始设置数据。销售管理中输入销售出库单和销售发票，销售出库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将出库汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。销售发票经过应收款管理审核，进行销售结算，生成收款凭证或转账凭证传递到总账系统。5.总账系统与成本管理系统之间
17、的数据联系 总账系统与成本管理系统可以共享会计科目、部门档案、项目档案、产品档案等初始设置数据，各产品的主要成本管理数据均来自于相关系统，如直接人工费来自于工资管理；直接材料费来自于存货核算；制造费用来自于固定资产管理、总账系统、存货核算等。成本管理的处理结果以转账凭证的方式传递到总账系统。6.报表管理与各系统之间的数据联系 报表管理的功能是将会计电算化系统中各相关系统的会计数据进行收集和整理，并以报表文件的形式反映会计主体的财务状况和经营成果。为实现报表编制功能，系统要求操作人事先定义报表的取数函数与取数公式，通过取数函数、取数公式可以从各系统中读取数据并生成会计报表和统计报表。三、会计核算
18、软件与手工会计核算的异同会计核算软件主要替代了手工会计的记账、算账、报表生成等工作，其会计数据处理主要由计算机系统来完成。会计核算软件的核算方法与手工会计在原理上一致，但由于会计核算软件的会计数据处理工具和方式与手工核算存在一定的区别，从而造成会计核算软件与手工会计核算在处理会计数据具体方法等方面，既有相同也有不同。（一）会计核算软件与手工会计核算的相同点（4+）1.目标一致2.遵守共同的会计准则和会计制度3.遵守共同的基本会计理论和会计方法4.会计数据处理流程大体一致（1）都必须严格审核原始单据的客观、真实以及合法性。（2）都需要依据正确、合法的原始单据，按照借贷记账法的规则和国家会计制度的
19、要求编制记账凭证并进行审核。（3）都需要根据审核合法后的记账凭证登记相关会计账簿并定期结账。（4）均需要根据国家会计制度的统一规定编制相关的报表。（二）会计核算软件与手工会计核算的区别（5）1.会计核算工具不同2.会计信息载体不同3.记账规则不完全相同手工会计核算规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用划线更正法、红字冲销法或补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线划销等。会计核算软件打印输出的账页是折叠或卷带状的，与手工账簿明显不同；会计核算软件不可能完全采用手工系统改错的方法，比如电算化环境下不存在划线更正法，为了保证审计的追踪线索不致中断，会计核算
20、软件中凡是已经记账的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹；另外手工会计登账可能出错，如数字算错，也可能漏登，而计算机登账只要手工凭证和录入的凭证是正确的，则登记的账簿肯定是正确无误的。4.账务处理流程类型存在差别手工会计核算账务处理程序有：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总核算形式、日记账核算形式、日记总账核算形式，各单位要根据本单位的规模、数量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素，选择一种较好的实用的核算形式。这几种核算形式是为了简化会计核算手续而产生的，但无论采取何种方式，都避免不了重复转抄的根本弱点，而且财会人员和处理环节增多，若不加强内部
21、牵制和核对，难免发生差错和舞弊。而会计核算软件由于处理速度快，总账和明细账的登账都是一次性的，有利于会计工作的标准化，而且全部处理过程都在计算机内迅速完成，没有必要区分多种核算形式进行处理，经常采用的会计核算形式是记账凭证核算形式或科目汇总表核算形式。5.内部控制方式不同第二章会计软件的操作要求电算化会计核算基本流程通用账务处理模块基本操作通用会计报表模块的基本操作工资、固定资产核算模块的基本操作应收、应付模块基本操作第一节电算化会计核算基本流程 一、手工会计核算流程缺点：数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大二、电算化会计账务处理流程（一）系统初始化系统初始化主要包括建立账套、设置操作
22、员及权限、设置会计科目等内容。（二）日常账务处理流程日常账务处理主要是根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。1.编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式。（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。（3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。2.凭证审核在电算化环境下，凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机
23、的记账凭证。会计核算软件可根据审核情况进行自动控制，已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员直接进行修改。未通过审核的凭证，不能进行记账。3.记账在电算化环境下，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，有计算机按照记账程序自动进行的。电算化会计核算流程中的记账有以下特点：（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；（2）同时登记总账、明细账和日记账；（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。4.结账手工会计核算流程中，结账工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系，因此结账工作可以作为一个步骤
24、由计算机在较短时间内同时自动完成。在会计期末，对指定月份进行结账。如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。上一个月未结账，下一个月不能记账。结账后，不能再输入当月的记账凭证。三、电算化会计报表处理流程会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。完成报表初始化后，报表的日常使用主要有报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印等。电算化会计报表处理流程的内容包括：（1）报表格式定义；报表格式定义主要包括涉及报表表格、定义单元属性等，通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。其设置的具体内容一般
25、包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、定义组合单元、定义单元属性等。（2）报表公式定义；由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。主要有取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。（3）报表数据生成。四、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别一句话：只要凭证正确，在软件的帮助下，会计人员轻松的就可以完成记账等一系列工作。 第二节通用账务处理程序模块基本操作账务处理模块是会计信息系统的核心和基础（大脑）。一、系统初始化系统初始化是会计电算化非常重要的一项工作，它是整个会计电算化工作的基础。系统初始化主要包括以下内容：（一）建立账
26、套新建账套是在建账向导的指引下进行的，通常确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。会计软件具有多账套管理功能，但是账套号必须唯一；账套名称是用于识别账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般使用单位名称；账套路径是指账套文件在计算机存储器中的存储位置；科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则进行设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由单位根据实际情况设置。
27、建账过程中设置的基础参数对整个账套至关重要，某些参数一旦没置，在完成新建账套后将无法修改。因此必须结合实际情况，认真仔细做好新建账套工作，保证建账过程正确无误。（二）设置操作员及其权限岗位及其权限设置一般在系统初始化时进行，平时根据人员变动可以进行相应调整。操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要求，严格贯彻不相容职务分离的原则，授予不同用户相应的操作权限。操作员设置是为了解决“谁”可以合法的进入会计电算化系统。会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次进入通常只能以默认操作用户登录，然后可根据需要进行增加、修改或删除用户组
28、及其用户等操作。为了防止非法登录，保障系统安全，在实际工作中，每一个操作员都应该设置登录密码并定期或不定期更换。权限设置是为了解决操作员可以“干什么”的问题。所有操作员都只能在授权范围内操作，绝不允许越权操作。一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。（三）设置辅助核算项目会计核算软件在一般会计核算的基础上，还提供辅助核算功能。对于需要进行辅助核算的各类项目，应当事先进行设置，将各个项目类别和具体项目的信息录入计算机，才能在其他设置和日常核算中使用项目信息。辅助核算项目一般包括部门设置、项目档案设置、往来单位设置等。（四）设置外币及其汇率对于有外币收支的单位，应按照实际外币收支
29、增设相关外币币种及其汇率，以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作，全面反映会计主体的经济业务。（五）设置会计科目主要有如下内容：1.会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）一级会计科目名称必须要符合国家会计制度规定的标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广；（2）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接，在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据；（3）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求，凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中
30、取数的，必须设定相应的科目；（4）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整，不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料；（5）设置会计科目要注意保持相对的稳定。2.会计科目设置内容（1）会计科目编码。手工方式下，会计科目通常采用文字的形式来表示，这种用文字表示的形式对计算机处理来说存在着诸多不便，用科目编码的形式便于反映会计科目的性质，也便于电算化的账务处理。如表所示。电算化表示手工账表示科目编码科目名称名称注释2221应交税费应交税费一级账户（总账账户）222101应交增值税应交税费-应交增值税二级账户（明细账户）22210101进项税
31、额应交税费-应交增值税（进项税额）三级账户（明细账户）22210105销项税额应交税费-应交增值税（销项税额）三级账户（明细账户）22210106已交税金应交税费-应交增值税（已交税金）三级账户（明细账户）设置会计科目编码的时候要注意以下问题：必须按照科目级次的先后次序建立。首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目；科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致；科目编码通常用数字（或英文字母）等来表示，不得使用一些无意义、无秩序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索；科目编码必须与科目名称一一对应。（2）会计科目名称。会计科目名称是指
32、会计科目的汉字名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。在设置科目名称时应注意：科目名称不能为空；科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性；科目名称的设置必须严格按照会计制度（会计准则）的规定，做到规范化、标准化。（3）科目类型。科目类型是指该科目属于资产、负债、共同、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的会计制度（会计准则）中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5
33、、6，分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。（4）科目属性。科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。包括设置会计科目的余额方向，设置外币核算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。3.会计科目设置注意事项增加科目时的注意事项新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目；如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。修改科目时的注意事项科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如
34、果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目已使用；如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误；若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。删除科目时的注意事项科目已经使用，就不能被删除；科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误；若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。（六）录入科目期初余额。为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的
35、手工账目的期初余额录入到会计电算化系统中。在录入科目期初余额时要注意如下问题：1.若企业是年初建账，则期初余额等于年初数；2.若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方发生额与累计发生额计算清楚，也就是说，此时录入科目期初余额时，需录入年初余额或建账月份的月初余额，以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额；3.若科目有辅助核算，应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入；开展了辅助核算的会计科目的期初余额不能直接录入，应该录入辅助项目的期初金额，然后由系统自动计算生成该会计科目的期初余额；4.录入科目期初余额时，应注意调整有关科目的余额方向，如果借贷方向不能改变，
36、可在数据前加“-”表示与默认的方向相反。5.录入科目期初余额时一般只针对最末级科目，上级科目的期初余额通常由系统汇总所属下级科目的数据自动计算出来；6.科目期初余额录入完毕后，必须使用软件提供的功能，进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。（七）其他初始设置账务处理模块需要设置的基础信息内容很多，除上述设置以外，还包括凭证类别、结算方式、常用凭证、常用摘要等内容。二、日常业务处理系统初始化完成以后，即可以进行日常业务处理。也就是根据相关的会计业务资料，利用会计软件完成凭证的编制、审核、修改、查询、记账和相关证账的查询打印输出工作。（一）填制凭证记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭
37、证正文即凭证体部分。1.凭证头部分（1）凭证类别与凭证编号。录入凭证时，首先应按在初始化时设置好的凭证类别代码或名称进行选择。在确定凭证类别后，一般账务处理模块会按凭证类别的不同按月对凭证进行自动连续编号。录入凭证类别及编号时要注意：凭证编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序号共同组成，例如转字0002等；不同类别的凭证每个月分别从1号开始连续编号；凭证号作为记账凭证的标识，按会计制度要求，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号断号。（2）凭证日期。也就是录入记账凭证的日期，包括年月日。输入记账凭证时，必须输入凭证日期。由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以输入凭证日
38、期时要注意：凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能小于前张凭证的日期；凭证日期不能超过（晚于）系统日期。（3）附单据张数。指所编制记账凭证所附原始凭证的张数。附单据张数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。但并不是所有的记账凭证都有附件，如更正错账的凭证、期末结转损益的凭证就没有附件。2.凭证体部分（1）摘要指对发生的经济业务内容的简述。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。摘要的输入可以在录入凭证时根据经济业务内容用键盘输入，也可以在系统初始化时对常用的摘要内容定义好，当输入凭证摘要时，根据经济业务选择相应的摘要。（2
39、）科目输入会计科目时，该会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置，且必须是最末级明细科目，不能有非法对应科目。如果所输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。（3）辅助信息对于要进行辅助核算的科目，系统会自动弹出辅助信息资料输入界面提示操作用户输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算、数量单价以及银行结算信息等。（4）金额即该笔分录的借方或贷方发生额。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的基本原则。因此，保存每张凭证之前，系统将自动进行借贷平衡检
40、查，以保证数据的正确。如果不平衡，将给予提示并要求修改，直到平衡为止。录入凭证的金额要注意，由于金额分为借方金额和贷方金额两栏，所以每条分录的金额要么在借方，要么在贷方，不能在借贷双方同时存在。另外，每条分录的金额均不能为零。会计软件通常都提供了自动完成最后一条分录金额的功能。“ = ”（二）凭证审核为确保登记到账簿的每一笔经济业务的真实、正确和可靠，记账凭证必须要经过审核。无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，都经过了人工的操作处理，都需要经过审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对凭
41、证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查，主要包括审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确、内容是否完整等，其目的是为了防止舞弊的产生。在账务处理模块中，所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账。在这个过程中要注意如下问题：审核凭证与填制凭证不允许是同一个人，只有具有审核权限的人员才允许进行凭证审核工作；审核人员发现错误或有异议的凭证，不得直接进行修改，必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核；凭证审核签章后，不能直接对其进行修改和删除，必须取消审核后才能修改和删除；要取消原审核签章，即将该凭证变为未经审核的状态，则必须由审核人员自己进行。记账凭证的审核可根据情形选择单
42、张审核或是成批审核。单张审核是由审核人员逐张检查记账凭证并逐张签审核章；而成批审核是由审核人员执行成批审核功能，由会计软件在后台自动审核所选全部未审核记账凭证，并成批签审核章。（三）凭证的修改如记账凭证发现有错误，应根据凭证的不同状态运用不同的更正方法予以修改。在进行修改时，一般应在记账凭证的来源处由制单人员本人进行更正，即手工键盘录入的凭证应由制单人员本人在凭证模块进行修改，采用自动转账功能机制生成的凭证应由执行自动转账功能的操作员重新生成正确凭证，由其他子模块编制传来的凭证应返回由该模块的凭证生成编制人员重新修改编制。1.凭证填制保存后未经审核等任何签章在此种状态下，凭证上只有制单人员一人
43、的签章，可由制单本人找到需要修改的凭证，将光标移到需要修改处进行修改并重新保存。2.凭证保存后已有审核等签章但未记账凭证保存后经过审核等操作员处理签章，此时凭证上有除制单人员外多个签章责任人，不能对错误凭证进行直接修改，应利用取消功能消除审核等操作员的签章后方可进行更正并重新保存。3.凭证已记账记账后发现凭证错误，不能修改凭证。虽然会计软件一般都提供了取消审核记账等逆向操作功能，但对于此类差错不推荐采用这种方法进行更正。为了给审计留下线索，提供审计轨迹，应采用冲销凭证或补充凭证的方法进行。（四）查询凭证在编制记账凭证过程中，可以通过查询功能，对凭证进行查看，以便随时了解经济业务的发生情况，保证
44、凭证的正确性。所有的记账凭证都将集中到凭证处理模块，所以在凭证模块不仅可以查询到凭证模块填制的凭证，也可以查询到模块生成的凭证。（五）记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附的原始凭证逐笔汇总登记有关的总账和明细账。在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作人员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处
45、理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。为了保障记账顺利，减少差错，在记账过程中需要注意以下的问题：（1）在记账过程中，不得中断退出；（2）上月未结账，本月不能记账；（3）证记账后，发现错误，只能用冲销凭证法或补充凭证的方法进行修改。记账后，如果确有特殊需要，可以利用系统提供的反记账功能恢复到记账前状态。这一功能只有账套主管（电算主管）才有权执行。（六）账簿查询在会计核算软件中，会计账簿可随时根据需要生成以提供查询或者输出。查询账簿，需要设定查询条件，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。账簿查询主要包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。其中，总账的查询可以由科目余额表代替。需要注意的是，在电算化环境下，部分会计账簿的查询可以选择是否将未记账凭证数据计算在内。利用此功能，会计人员可以在记账前得到会计账簿的预期数。但是，现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。三、结账每月月底都要进行结账操作。结账操作实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化方式下，结账操作与手工方式相比简单地多，结账是一种成批数据处理，每