2022年备货发货管理规定.docx

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1、第一章：产品发货治理规定第一节：销售产品发货治理规定一、 销售产品发货业务要求1、 全部涉及到销售产品发货业务的各营销平台及总部的相关部门都要严格遵守产品发货治理规定；2、 业务科的正常收发货业务接单时间规定为：早8:30 下午 17:30 ；业务科在接单后2个工作日将货发出；对于加急发货申请接单时间规定为：早9:00 下午 4:00 ；3、 商务盘点期间不办理发货业务，对于特殊紧急的项目发货，需要营销平台提交加急发货单可支持发货；4、 对满意正常的销售发货业务的申请，不需要签批， 供应链商务部开创 “绿色发货通道” ， 最大限度的支持销售发货业务；5、 销售发货必需具备的“二个条件”：（ 1

2、） 产品备货申请单 ；（ 2） 销售合同和发货信息表；6、 销售发货的产品必需是经质量部门检验合格入库的产品；7、 严格依据价格表的产品型号填写，同时在发货信息单上务必写明对应的备货单号，销售发货的产品型号必需与备货、销售合同的产品型号、数量保持一样；8、 正常发货的承诺处理时间为2 个工作日 ，即商务接到合同治理员提交的发货信息单，承诺最特长理时间在2 个工作日内 将货发出；营销平台接口人务必在提交发货信息单时要提前预留时间 ；9、 涉及硬件版本升级、硬件更换的销售业务，需要发回要升级、更换的设备，并按销售产品发货的程序执行；二、 涉及到相关部门的职责定义部门职责定义1、对销售产品及价格具有

3、肯定的说明权；2、对由于工艺更换或工艺不全、批量软件升级、新产品生产等因素影响到正常生产方案的下达与完成的情形，而导致供应链商务部发货承诺不能履行的责任负责；学习文档 仅供参考产品治理中心3、负责对生产过程中发觉的批量故障，而导致生产、商务不能依据正常的生产周期、备货及发货周期时间进行的情形，准时向各营销平台下达相关通知；4、对因加急发货业务而违反生产工艺要求的行为的批准权；和谐解决因加急业务各营销平台合同治理供应链商务部给合同治理、供应链商务部、生产部门、质量部门工作顺当进行带来的困难；5、对各营销平台的产品质量投诉及质量问题的解决具有监督权；1、对要求发货的产品型号填写的精确性负责；2、对

4、发货信息表、授权申请表中，全部信息的真实性与精确性负责；3、对没有依据供应链商务部规定的备货要求、发货要求而导致发货业务的延误负责；4、对到货产品无法正常使用的投诉权；1、对发货信息表填写要求进行审核，以保证发货业务的顺当进行；2、对满意发货要求的合同、发货信息表准时下发到供应链商务部时间承诺负责；3、对合同中没有经过供应链商务部确认的发货时间及相关条款负责；4、负责对由于不满意合同治理要求而申请的加急发货业务申请的总部审批业务；1、审核销售合同中的发货时间及相关条款；2、对违反规定的业务有拒绝权及通报权；3、对发货产品型号的精确性和准时性负责；4、负责对由于不满意备货治理要求的加急发货申请的

5、总部审批业务；5、对不满意正常发货要求的申请准时进行沟通与反馈；三、 销售发货业务的类型1、 正常发货业务：在规定的接单时间范畴内，接到合同治理员下达的发货指令，同时发货产品满意备货要求，视为正常发货业务；对正常发货业务供应链商务部开创“绿色发货通道”，无需进行签批，直接执行发货程序；满意正常发货业务必需同时具备如下条件：1具备有效的合同及发货信息表，同时ERP系统订单已经释放；2提交了备货申请单 ；3备货时间与数量满意备货要求；4备货产品与发货合同产品一样；2、 非正常发货业务：在规定的接单时间范畴内，接到合同治理员下达的发货指令，但发货产品不满意备货要求，视为非正常发货业务；以下几种情形都

6、被视为非正常发货业务：1) 没有提交备货申请单 ；2) 备货产品不满意备货时间要求；3) 在进入到发货环节时发觉备货的产品要求与合同不符；3、 加急发货业务：除了上述两种类型之外的业务，但凡由各营销平台指定“加急”发 货的业务统称为加急发货业务；有关此类业务的操作请详见本节的第六部分；必需由 公司营销副总裁签字批准方可执行，并由各营销平台承担相应的“加急成本”；四、 销售发货业务流程1、 销售发货业务流程步骤一：合同系统操作；合同治理员接到有效合同和发货信息表后，做如下操作：1) 审核发货信息表填写是否齐全；对不齐全的发货信息表准时与销售人员沟通修正；2) 审核预付款是否到账；没有到账的情形，

7、合同治理员准时与销售人员沟通，并告之不能发货；否就，依据加急发货业务进行申请；3) 进行 ERP订单系统录入并进行释放；4) 合同及发货信息表复印及下发供应链商务部；在特殊情形下，当不满意合同治理要求又急需发货的业务，请各营销平台依据加急发货业务进行申请；步骤二：商务接单审核；库房治理员接到合同及发货信息表后，进行如下条件1) 查看 ERP 订单是否释放；没有释放的合同拒收，返回到第一步骤；2) 查看此合同是否有备货申请单；没有备货申请单的合同，商务人员通知各营销平台接口人，依据备货流程办理备货手续；走完备货流程后，直接进入到步骤三；3) 备货周期是否满意要求；不满意备货周期的合同，待备货周期

8、满意后，直接进入到步骤三；4) 发货与备货产品是否一样；假如合同产品与备货产品不一样时，收，返回到第一步骤；5) 查看此合同是否有备货申请单；没有备货申请单的合同，商务人员通知各营销平台接口人，做备货申请更换，并从更换时间开头运算备货周期，期满后，直接进入步骤三；当审核的四个条件全部满意要求时，直接进入步骤三；假如接到合同治理员提交的加急发货业务申请单时，库房治理人员直接进行步骤三的操作；步骤三：产品分捡出库；库房治理员对满意发货条件的合同进行如下工作：1) 填写发运单，联系发运公司；2) 进行备货产品的系统消账；3) 系统发货出库并打印出库单；4) 通知库房搬运工进行产品分捡出库；5) 对分

9、捡出来的产品依据出库单贴上发运单据；6) 与货运公司进行产品发运清点确认； 上述三个步骤完成后，即完成全部销售产品发货工作；2、 销售产品发货业务流程图销售产品发货业务流程图进行系统操作（订单录入与释放）商务接单审核否是否满意系统操作0.5D0.5D“D”代表“工作日”是有无备货申请单否备货申请备货时间补差 =备货周期 - 已经备货时间是备货时间补差否备货周期是否满意要求备货周期是发货与备货产品是否一样否重工生产周期生产周期是0.5D产品分捡出库特殊说明：1) 备货周期： 请详见其次章产品备货治理规定中对备货时间的要求及对2021年常规产品提前备货周期表的介绍；2) 备货时间补差：是备货周期减

10、去已经备货的时间；3) 重工生产周期：见下方生产部门供应的生产周期表；软件灌装修改参数更换配件 10 台752710 台 30 台974930 台 50 台121061250 台 100 台17151217100 台 200 台21五、 销售发货业务的时间承诺发货类型情形定义时间工作日常规生产重工生产正常发货业务发货的四项必需条件全部具备时；没有提交备货申请单 ；备货周期不满意要求，其他条件都满意时；非正常发货业务承诺2 个工作日正常发货时间 备货周期 +1 个工作日备货周期 - 已备货时间 +1 个工作日发货与备货产品型号相同，但模块或配置口要求不同；其他条件都满意时；重工生产周期 +1 个

11、工作日特殊说明：1、 时间承诺是以接到上一个步骤满意要求的相关单据或指令开头运算；2、 假如发货需求中存在两种以上的产品型号时，由于不同的产品型号和数量备货周期不同；所以， 假如各营销平台接口人没有特殊说明时，供应链商务部依据最长的备货周期时间统一进行发货；六、 加急发货业务1、 各营销平台对加急发货业务的承诺由于加急发货业务会影响到正常排单业务的顺当进行，同时会非方案的占用相关部门的各种资源，产生治理成本，所以，为降低治理成本，掌握加急发货业务的发生是每一个营销平台负责人义不容辞的责任；为此，在提出加急发货业务的申请前，各营销平台必需对如下要求进行承诺：1) 主动掌握本营销平台业务范畴内加急

12、发货业务的发生；2) 接受加急发货业务而引起的资源消耗与占用的详细费用化治理规定；3) 同意财务定期将其确认的加急发货业务数量与费用化金额，从营销平台费用中扣除；4) 在特殊业务情形下，授权各营销平台负责人自本规定发布之日起到年底止，享有 6 单免责加急发货业务的审批权，但此6 单免责加急业务只适用于不符合备货治理要求中的“备货产品不满意备货时间要求”和“到发货环节时发觉备货的产品要求与合同不符型号相同，功能或配置口不同”条件的使用；5) 对于超出加急发货产品范畴的产品要求加急发货时，供应链商务部有权拒绝受理；假如受理就依据5000 元/ 单的标准扣除申请营销平台的费用；6) 加急发货业务费用

13、表：引发加急发货的缘由详细情形费用元 / 单不符合合同治理要求没有生效的合同；没有准合同；5000预付款未到账没有提交备货申请单25002000备货产品不满意备货时间要求1000不符合备货治理要求到发货环节时发觉备货的产品要求与合同不符1000型号相同，功能或配置口不同不符合合同治理要求， 同在不符合合同治理要求中的一项的同时，也不符不符合项的时不符合备货治理要求合备货治理要求中的任意一项费用之合特殊提示：1、只要合同中存在上述任意一条不符合项，即为不符合相关要求的合同；2、假如到发货环节发觉备货产品与合同不符，且非同型号产品时，此现象依据“没有提交备货申请单运算；例如：备货的是天阗AIO30

14、0 等现象；NS200 但合同要出 NS500；或备货的是 NS200但合同要出2、 加急发货业务的相关规定1) 申请接收部门：对于不满意合同治理要求的加急发货业务，请提交给方案财务部的合同治理员；对于不满意备货治理要求的加急发货业务，请提交给供应链商务部的方案治理员；对于既不符合合同治理要求又不符合备货治理要求的申请，请提交方案财务部的合同治理员；2) 审批要求：a) 加急发货业务必需由各营销平台的负责人审核同意，不得授权他人签字；b) 加急发货业务必需由供应链总监签字同意；c) 方案财务部与供应链商务部业务操作审批人为财务总监；3) 时间承诺：a) 合同治理员与供应链商务部的方案治理员必需

15、在接到加急发货业务申请单后的半个工作日内，完成公司内部的审批跑签工作；b) 各位审批人必需当场进行审批确认和签批；假如审批人不在公司必需确认后c) 生产部门接到加急生产任务单后，必需启动加急生产流程，确保加急产品在半个工作日内入库；d) 供应链商务部必需承诺产品入库当天以加急发货形式进行发货；e) 发运方式默认为最快的方式；4) 其他要求：a) 一份加急发货业务申请单只能对应一个合同，其相关信息与合同保持一样；b) 合同治理人员必需在收到正式加急发货业务申请和发货信息单后， 第一时间提交给商务复印件，库房治理人员凭以上当局对产品进行系统出 库处理；3、 加急发货业务的统计与核算方式1) 每个月

16、末统计上报一次；每季度末确认一次，核算一次，扣缴一次；2) 核算依据是审批后的加急发货业务申请；3) 供应链商务部季度末向各营销平台负责人供应加急发货业务明细表，各营销平台负责人签字确认后，将其回传供应链商务部；其次节：销售产品授权申请的相关规定一、 销售产品授权申请的要求1、 供应链商务部授权申请业务接单时间规定为：早9:00 下午 16:00 ；2、 申请销售产品授权时，必需依据不同产品授权的技术要求，供应相应的文档；3、 必需仔细填写授权申请表上的相关信息，对于销售产品授权申请不需要签批，只要核实信息正确，就可以在规定时间内供应授权；二、 销售产品的授权分类依据产品授权的实现方式，分为：

17、批量生产时直接制作授权、销售成立后进行申请、产品备货时进行申请、产品安装后进行申请四大类型；1、 批量生产时直接制作授权为第一类，其包括的产品有： 天阗网络版及治理版系列产品；2、 产品备货时进行许可证申请为其次类，其包括的产品有：天清汉马系列产品；3、 销售成立后进行申请为第三类，其包括的产品有：天玥互联网系列产品、天珣内网治理版系列产品；4、 产品安装以后进行申请第四类，其包括的产品有：天镜系列产品、天珣主机版系列产品、 WEBKEEPE产R品、天阗主机版产品；上述四种类型的授权，第一类在产品发货时，产品本身就携带；其次类在产品发货时， 由供应链商务部直接供应应各营销平台的接口人；本节主要

18、针对第三、四类产品授权申请的流程准时间承诺进行规定；特殊说明： 第四类产品在没有申请正式授权之前，通常情形下产品可以使用一个月；也就是说，产品安装以后的一个月内，各营销平台的接口人要准时向供应链商务部提交授权申请单，以保证产品不间断使用；三、 销售产品授权申请的业务流程与时间承诺1、 业务流程步骤一： 商务接单审核； 供应链商务部人员接到 授权申请表 后，对以下信息进行核实：1) 合同信息是否精确；2) 不同产品需要供应的信息，依据授权申请信息规格表要求进行核实； 步骤二：生产制作或向合作厂家制作；生产人员或合作厂家到供应链商务部下达的生产任务单或授权申请单后进行生产；步骤三： 发送授权并进行

19、归档；供应链商务部人员接到生产完毕的产品授权后，邮件发送， 并进行归档；2、 销售成立后授权申请的业务流程图销售产品授权申请业务流程图授权申请“D”代表“工作日”否0.25D商务接单审核判定合作产品自有产品0.5D-2.5D0.5D0.25D生产制作发送授权厂家制作3、 时间承诺授权类型产品及情形时间承诺天玥互联网系列产品、天珣互联网系列产品、天珣内网治理版系第三类授权第四类授权列产品；天镜系列产品 IP 地址集中供应的情形、天镜系列产品IP 地址分散供应但数量 500 以内、天珣主机版系列产品、WEBKEEPE产R品、天阗主机版产品；2 工作日1 工作日天镜系列产品 IP 地址分散供应且数量

20、在500 以上的情形；2 工作日以上特殊说明：上述时间承诺， 只针对售后第一次正常授权申请及由于供应链商务部或生产部工作失误造成授权不能正常使用的时间承诺；假如由于客户缘由导致第一次申请的授权无法正常使用或销售人员及各营销平台商务接口人员的缘由所至，需要进行其次次申请时，授权申请时间不进行承诺；四、 授权申请产品信息规格表此表包括了目前公司全部需要授权申请的产品，及在授权时需要供应的相关信息的情形；此表存放在 NOTES北/ 京总部 / 商务部 / 产品相关标准 /*发货治理规定上，当产品的授权形式发生变化，或发布新产品时，由供应链商务部准时进行保护，并邮件通知；其次章：产品备货治理规定一、

21、产品备货的治理要求1、 各营销平台接口人必需向供应链商务部提前提交备货单，以保证备货的产品能够在既定时间范畴内出货；2、 供应链商务部的备货接单时间规定为：早9:00 下午 17:30 ；3、 各营销平台可以通过“授权书”的形式，授权备货申请单的签批权；4、 各营销平台取消备货的签批权，不得进行授权，必需由各营销平台负责人签批；5、 备货周期在 2021 年常规产品提前备货周期表的基础上，每晚提交一天，备货周期增加一天；6、 对于在提交试用转销售发货之前，营销平台接口人肯定要依照备货周期表的产品供货周期， 正常提交备货申请单 ；即要进行试用转销售发货前提是要先行依据周期备货才能赐予发货；同时在

22、备货申请单备注里标注：试用转销售；如不满意备货周期，依据加急发货处理；7、 备货申请单中产品型号严格依据价格表的产品型号填写，且与销售发货合同中的产品型号保持一样；8、 对于备货期到达 5 个月的备货产品，是在估计发货日内没有正常发出的产品，属于超期备货，已经严峻影响到公司的库存周转；对于超期5 个月的备货明细，由商务部每周邮件反馈给平台接口人，并默认作超期备货取消，同时营销平台承诺接受相关经济惩罚；9、 各营销平台负责人要严格掌握“备货取消”，对发生备货取消业务而导致各种资源的占用和消耗的情形，承诺接受经济惩罚的措施，并同意惩罚金额从各营销平台的费用 中扣除；10、 对于“备货取消” ，针对

23、公开发布产品，赐予营销平台每季度5 台的免责；对于免责的“备货取消” ，可不做扣款；受控产品、与超期备货取消没有免责；二、 备货申请单1、 定义在备货周期表的基础上，提前供应即将销售发货的详细相关产品信息的单据；各营销平台已经确定在某个时间范畴需要销售发货的产品信息时，为了能在规定时间，快速办理 发货业务，通过备货申请单形式，预留出可能显现的重工生产周期时间、生产周期时间、选购周期时间等时间因素，已满意正常发货业务的要求；2、 备货申请单的相关要求1) 备货申请单起始日的运算：从接到符合备货要求的备货申请单的当天运算为生效日；2) 备货有效期限：从申请日起到估计到期日内有效如遇节假日不顺延；3

24、) 备货发货提示：商务人员在每周一通过邮件形式，给营销平台接口人发送本周估计发货的产品明细和估计发货产品的库存情形，便利营销平台接口人准时办理发货手续；如有备货不能在估计发货时间办理发货，必需在规定时间通过邮件明确该单的方案发货时间，以便商务依据时间调整配货；如没有办理发货，且没有确认估计发货时间，在货源紧缺的情形下，商务会优先办理邮件确认过的备货；4) 备货保留：截止估计到期日期，所备产品尚未发货时，各营销平台接口人员可以通过邮件或在备货申请单上签字确认的形式对该项备货予以保留，保留时间从申请日运算最长不得超过 150 天；5) 更换备货：假如同型号产品变更配置口或增减功能模块时，依据标预备

25、货周期减去已经备货时间，与重工生产周期最长的时间点进行运算；假如变更的是非同型号产品，变更后依据更换日期重新运算备货周期；6) 取消备货：针对常规产品，在备货单提交2 个工作日后，进行的备货取消；各营销平台接口人员可以通过邮件或在备货申请单上签字确认的形式对该项备货进行取消；7) 超期备货取消： 对于提交备货申请单日起运算，累计 5 个月尚未提请销售发货的, 系统自动取消备货；日期从提交备货单日开头算起；对于超期5 个月尚未销售发货的备货申请单 ，由商务每周发邮件给营销平台接口人，抄送给平台负责人，并经过平台商务邮件确认后，进行系统备货取消操作，并做备货取消记录考核；8) 申请公司：务必挑选和

26、明确申请公司，如无挑选明确，提交的备货申请单为无效备货；3、 备货取消率的统计与核算方法1) 备货取消费用表：备货取消费用表产品类别备货取消类型备货取消说明罚款额度备货取消针对常规产品，在备货单提交2 个工作日后进行重复备货备货变更-增加数量针对常规产品，对于同一项目同一产品进行重复性备货；对已经提交的备货单， 因项目需求增加备货数量；100 元/台无备货变更-削减数量对已经提交的备货单， 因项目需求削减备货数量；50 元/台备货变更-型号重工针对常规产品，在备货单提交2 个工作日后 ,对已备货的同一款产品进行的备货变更-型号重工；无的备货取消；50 元/台常规产品公开发布产品备货变更 -型号

27、变更针对常规产品，在备货单提交2 个工作日后 ,对已备货的产品变更为另一系列产品的备货变更- 型号变更；超期备货取消常规产品，对于超期5 个月的备货尚未销售发货的, 系统自动取消备货； 日期从提交备货单日开头算起；备货取消针对受控产品，在备货单提交2 个工作日后进行的备货取消；重复备货针对受控产品，对于同一项目同一产品进行重复性备货；50 元/台100 元/台500 元/台800 元/台受控产品备货变更 -增加数量对已经提交的备货单， 因项目需求增加备货数量；无 备货变更 -削减数量对已经提交的备货单， 因项目需求削减备货数量；500 元/台以及天镜便携版备货变更 -型号重工针对常规产品，在备

28、货单提交2 个工作日后 ,对已备货的同一款产品进行的备货变更-型号重工； 备货变更 -型号变更针对常规产品，在备货单提交2 个工作日后 ,对已备货的产品变更为另一系列产品的备货变更- 型号变更；超期备货取消受控产品，对于超期5 个月的备货尚未销售发货的, 系统自动取消备货； 日期从提交备货单日开头算起；无500 元/台500 元/台2) 考核期限为： 每个月末统计上报一次；每季度末确认一次，核算一次， 扣缴一次；3) 无论是“超期备货默认取消”仍是“备货取消”都将计入各营销平台备货取消考核中，4) 备货取消的运算：全部备货取消的运算，是依照平台邮件确认的的备货取消台数运算；每取消一台，即依据备

29、货取消费用表进行运算，得出相关费用；营销平台每季度享有 5 台的“备货取消”免责受控产品与超期备货取消不享有免责；5) 商务人员每月向营销平台接口人邮件反馈备货取消汇总记录，同时每月向供应链上级上报备货取消汇总记录；在季度末各营销平台负责人统一进行签字确认后， 将其回传供应链商务作为扣缴依据；三、 2021 年常规产品提前备货周期表此表包括了目前公司全部公开发布的产品，每一位业务人员都可以依据“你是否依据规定时间进行了备货”和“你的客户是否依据规定要求支付了预付款”进行发货时间运算； 此表存放在 MIS/ 部门共享文件 / 供应链商务部 / 上，当某产品面临的市场情形发生了变化，或销售策略发生

30、了变化时，由供应链商务部准时进行保护，并邮件通知；四、 对备货环节中显现的意外情形说明假如在产品备货环节中显现意外情形时，供应链商务部会依据产品治理中心出具的有关通知，准时与各营销平台的接口人员确定可能影响到的备货申请单的情形；在产品备货环节中显现如下情形时，被视为备货环节中的意外情形：1、 发觉产品批量硬件故障现象；2、 发觉产品严峻的软件故障必需对全部库存产品进行升级；3、 全部由于研发部门提交的产品生产变更，需要对库存重新版本升级和产品重工而影响到正常发货的产品备货；4、 全部受控产品的备货；五、 明白产品备货的商务操作的流程图1、 滚动备货方案的商务操作的流程图2、 备货申请的商务操作

31、的流程图附件一：2021 年常规产品提前备货周期表 2Q 新价格发布进行调整附件二：加急发货业务申请表附件三：加急发货产品表附件四：授权申请表附件五：授权申请产品信息规格表附件六：备货申请单备货方案商务操作流程图滚动备货估方案步骤一合并方案统计分析判定步骤二如步骤三果原材料数量满意要求步骤四步骤五步骤六步骤七步骤八步骤九步骤十假如库存总量不满意假如选购申请在途产品数选购下单量满足要是否支付否求预付款是付款审批财务总监付款 CEO 审批付款供货周期到货检验选购入库下达生产任务步骤十一步骤十二步骤十三生产前预备生产检验周期完工入库备货申请的商务操作流程图备货申请步骤一备货申请审核否判定步骤二是方案分析（选购方案）判定库对实存在标 现总产产 增量品品 加不进的 模满行需 块足如调求 和要果整非求申请的步骤三步骤四生产调整下达重工任务重工生产滚动方案是准步骤二标产品步骤五完工入库备货完毕