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1、精品学习资源八、公司文书处理制度（一）总就 第一条范畴本公司文书处理均按本制度执行； 在特殊情形下的应急处理， 事后也须按本制度补齐有关手续；其次条定义本制度所指文书，包括以下内容：1. 高层决策文书以及基层下达的文件；2. 部门会议文书与转阅文件；3. 合同书、证券、证书和劳动协议书；4. 理想书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书；5. 收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与方案书；6. 往来书信、电报、任命书、看法书；7. 各种报告、各种统计表；其中“ 1”与“ 2”项文书的处理，原就上按会议打算处理；第三条类别划分上述文书按隐秘程度、可划分为以下几类：1. 隐
2、秘文书（1） 绝密；（2） 隐秘；（3） 保密；2. 一般文书，即隐秘文书以外的文书；3. 其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的；第四条适用原就（二）文书的收发第五条收发到达本公司的文书， 原就上由总务部或者另行规定的其他部门接受；全部文书按以下原就处置或送发：1. 一般文书全部由接受部门开启或开封；启封时，编上文书的收发编号， 注明收发日期； 在文书登记簿上作好登记； 由接受部门的主管， 或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员； 文书当事人必需签名盖章领取文书； 但是不涉及特殊事项的文书，可以简化登记手续；2. 绝密文书或亲启文书， 必需直接送交
3、当事者， 由文书当事者开封与处置；第六条制度时间外的处理1. 值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立刻通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理；2. 全部到达的文书，值班人员都必需一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室；第七条收发打算全部文书的接受、 转交、登记与领取事宜， 都必需由收发室主任做出打算与指示；欢迎下载精品学习资源第八条设立信使在文书的接受与处理过程中， 各部门间常常需要相互传递文书； 因此， 在文书档案室设一名信使，来回传递各类文书；（三）文书的处理第九条处理原就文书处理的基本原就是“精确”与“准时”，并且明
4、确文书处理的责任者；第十条成文原就凡重要的往来交涉，都必需形成“文书”或形成记录，即使情形特殊，也必需事后追忆，形成“备忘录”；第十一条特例对那些并不重要的事项， 或者通过电话、 会面等简洁形式处理的事项， 只需要事后将处理结果的要点记录下来即可；第十二条处理手续领取文书的部门，按以下规定准时予以处理；1. 凡重要事项，或者反常事项，应立刻向所在部门主管做出报告，并逐级向上请示， 必要情形下必需与其他部门取得联系， 等候并根据上级指示， 处理文书中涉及的有关事项；2. 假如文书中涉及的事项，与其他部门有关，必需在与其他部门取得联系后达成一样看法再行事；3. 在详细处理时，假如认为有必要请其他部
5、门做出协作，并且其他部门提供协作需要肯定的时间，在这种情形下，应事先征得对方的看法；4. 假如事情涉及两个以上的部门，并且难以判定由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理看法；第十三条防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理推迟或停顿，如发生推迟或停顿现象，应立刻交文书档案部门处理；第十四条重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件， 必需存放在带锁的档案文件柜中， 予以严格保管；文件柜的存放，必需挑选在发生意外时，能够安全、快速转移出去，放在简洁发觉的醒目位置；（四）文书的制作第十五条用纸的规格制作文书的用纸，除特殊情形外，原就上采纳规格；第十六条字句文书
6、应以简洁明白的文体记述， 采纳标准的简体汉字， 防止使用艰涩的词句；第十七条文体全部文书一律采纳书面文体；第十八条复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特殊有必要的情形下，必需注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等；第十九条署名欢迎下载精品学习资源在文书发送与转交时必需按以下要求署名， 特殊情形或有专项指示的情形除外；1. 代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表”；2. 对外广告及宣扬，采纳公司名称；3. 除此之外的文书， 署上相关业务部门名称， 以及部门经理的职务与姓名；不重要的文书，只需署上经办人姓名；（五）文书整理其次十
7、条编写符号各种文书都必需按整理的要求编写符号， 表示文书的类别， 再按符号编辑数字符号，给各文书排序，以便于检索；其次十一条文书的符号与编号按以下规定使用：1. 表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如制造部门、工艺室， 用“制、工”表示；2. 文书类别直接用“绝密”、“密”等字样表示；3. 各种文书，按先后次序用自然数排序编号；4. 同一文书或同一名称的文书，追加一组自然数，用“- ”隔开，如“制、工、密 0015-001 ”；编号按年度更新；其次十二条填写文书登记簿全部文书的符号与编号都必需填写在“文书登记簿”上；其次十三条整理文书处理完结之后， 按文书的符号与编号进行编辑整理； 将
8、大部分没有必要查询与翻阅的归为一类进行； 另一类需要常常查阅的文书， 尽管文书处理已经终止，但文书的效用仍没有终结，仍需要单独整理；其次十四条 保管文书整理后，大量不重要的文件直接送总务部门保管， 其他少量的重要文书， 在肯定的期限内由责任部门妥当保管；（六）文书的送发与交接其次十五条主管部门全部文书的发送与交接， 由总务部负责； 在特殊情形下， 公司内文书的送发与交接，由相应的部门负责；其次十六条绝密与亲启文书绝密与亲启文书必需加封，并在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈” 字样的印章；其次十七条转交邮寄予面呈送交的重要文书，必需在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印 章，分别表示
9、“可以由专职传递员以外的人员转交， 或在书信接受者不在的情形下留下文书，叮嘱由指定传递者当面呈交的文书” ；“可以通过邮寄传递的文书” ； “必需由指定传递者当面呈交的文书”；其次十八条填写送发登记簿全部送发文书，按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别填写送发登记簿；对于“面呈”文书，仍必需在相应的备注栏目注明送交过程的要点，以及领取文欢迎下载精品学习资源书的当事人签名盖章；（七）文书的存档与废止其次十九条存档由本公司总部的行政室，按文书的整理符号与编号进行编辑归档；第三十条编辑行政室按年度把重要的、 经各部门整理编号的文书， 进行汇总， 分编装订成册，存入档案；会计文书就按会计年度编辑成册；一
10、些不太重要的文书，不必按 文书类别编辑，只需按年度聚集成册；第三十一条分编标准存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册；第三十二条储存期限储存期限按以下规定确定：1. 永久储存；凡属于规章、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书，都归为“永久储存”文书；2. 储存十年，类似永久储存文件性质；没有必要永久储存的文书，合议书、理想书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等等，可以储存十年；3. 储存五年；储存期从编辑日起算，次重要且没必要储存十年的文书，可储存五年；第三十三条废止储存期满或者在储存期内没必要连续储存的文书，应准时予以废止或销毁；废止必需经有关部门合议，报总裁认可，由文秘室执行；假如对废止没有疑义，应即刻予以废止或销毁；欢迎下载