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1、办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社1v 实训一 办公自动化知识 实训内容 了解办公自动化的概念和办公自动化系统。走访市场或用户，初步认识办公自动化设备。掌握必要的办公室管理和办公室安全用电知识。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社2 实训要点 在学习过程中体会以下几点，为后续课程做准备。 办公自动化具有事务处理、信息管理和辅助决策功能。 一个现代化办公室，应是一个有效的信息管理系统，监督和控制本机构信息的生成、收集、加工、复制、分发、存储直至销毁的全过程。 办公设备是人们在处理办公信息和事务中所必需的装置。 办公自动化系统目前是以计算机为核心
2、，配以其他外部 设备和通信网络等三大部分组成的，其中包括硬件和软件。硬件是指计算机、通信设备及其办公机械设备；软件是指实现自动化管理和控制的各种计算机程序。硬件是基础，软件是办公自动化系统的灵魂。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社3 办公自动化是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统，具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处
3、理。 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的范畴。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社4v 办公自动化系统功能 主要系统功能 基本型办公自动化系统：以处理公文文件类型的信息为主，主要完成基本的办公事务处理和行政事务处理。 管理型办公自动化系统：是在基本型办公自动化系统的基础上，增加了支持加工、处理、控制各种信息活动的管理信息系统的办公系统。 综合型办公自动化系统：在上述系统的基础上，增加了辅助决策的功能，以实现办公业务综合管理自动化 。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社5
4、主要业务形式 文字处理：办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。 数据处理：包括数值型和非数值型办公信息的处理。 资料处理：包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。 行政事务处理：包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、基建和办公用品等的管理。 图形、图像处理：包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。 语音处理：包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社6 网络通信：网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一，它
5、可以沟通系统内部各部门，实现信息交流，使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。 信息管理：办公自动化是信息管理的有效手段，担任信息管理功能的办公自动化系统称为管理信息系统（MIS）。完成信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判断和反馈。这种系统的办公自动化设备呈分布式组合，具有计算机通信和网络功能。 辅助决策或专家系统等功能：比较理想的办公自动化系统能自动地分析采集信息，提出各种可供领导参考的优选方案，是辅助决策的有力手段。这种系统叫做决策支持系统，是一种高层次的智能型的系统。这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型，从而可以根据大
6、量的原始信息，自动作出比较符合实际的决策方案。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社7 办公室信息处理方法 信息的生成和输入：办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。从信息来源上看，办公室信息可以来自外部，也可以来自内部，前者通常已经经过一定的加工处理，以非原始输入的形式存在于办公室中，后者则比较多地表现为原始输入。根据输入方式不同，原始输入可分为录音输入、键盘输入、扫描输入。 信息处理：信息处理是指对已输入系统的信息进行加工，使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括数据处理和文字处理。不同的工作需要使用不同的处理软件。办公自动化设备使用与
7、维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社8 信息的输出：经过处理后的信息要输出、分发给他人，其输出的形式和方法很多。例如显示输出、打印输出、绘图输出、声音输出、电子通信输出等。 信息的复制：这里主要是指将信息复制在纸上。复制的设备主要有复印机、一体速印机、胶印机等。 文件的存储及归档：办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。之所以要对文件进行存储和归档，是因为文件中所包含的信息在今后一段时间内有使用的可能，因此文件的存储和归档要考虑使用或查找的方便。存储形式包括传统存储形式和电子存储形式。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社9v 静电的影响及其防护 静电的影响
8、静电对计算机的影响，主要体现在对半导体器件的影响，过高的静电电压会使MOS电路击穿。 当静电带电体触及计算机时，有可能引起计算机运算出错。严重时还会使计算程序紊乱，显示器受到静电干扰时，会引起图像紊乱，模糊不清。 静电过大时，还会引起打印或复印时走纸不畅。 静电电压达到一定程度时，就会放电。放电时会产生“嚓”、“嚓”的响声，在黑暗中可以看到放电火花。对人体放电，会使人有不适的感觉。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社10 静电的防护 接地与屏蔽。静电接地系统要经常进行维护。 工作人员的着装。工作人员的衣服（包括内衣），最好选择不产生静电的衣料制作，所穿的鞋也要用合适的
9、材料制作。 控制湿度。关键是保证空调系统的安全运行以及恒温、恒湿设备的完好，使相对湿度保持在规定范围之内。一般认为，办公室的相对湿度控制在55%10%的范围即可。 使用静电消除器。如果使用静电消除器，应按规程操作，而且经常维护，保证设备完好。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社11v 办公室的管理 办公室的环境管理 办公室的环境管理重点考虑以下几方面因素的影响：温度对办公室设备的影响、湿度对办公室设备的影响、灰尘对办公室设备的影响。 办公室安全防护 办公室安全防护大致包括火灾、静电、电击、水害及鼠虫害等方面，其中危害较大的是静电和火灾。为了防止火灾，除了在建筑上采取防火
10、措施和设置火灾报警外，还应加强防火管理，建立必要的消防机构，经常对办公室人员进行消防教育和训练，并制定有效的消防制度。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社12 办公室设备管理 办公室设备一般都较为贵重，因此加强设备管理，保证设备的安全运行是极为重要的。归纳起来，应做好如下几方面： 根据设备指标、性能编写出设备操作规程。 设备应建立技术档案，详细记载运行情况。贵重设备应设专人管理。 建立维修、维护制度，填写维修记录，明确日常维护与定期维修内容。 管理人员对所管辖设备的现状必须做到心中有数，防止机器带病运行，造成不应有的损失。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知
11、识中国铁道出版社13 办公文档管理 纸质文档的管理。按照档案、文件管理规则，分门别类地将各级各类资料保存在相应的文件柜中，便于检索和管理。 电子文档的管理。计算机中的文档要保存在独立的硬盘分区中，按照部门、人员或文件类型建立各自的文件夹，定期进行文档备份，防止资料丢失。 文件/文档的销毁。对于超过规定保存期限的文件/文档，应该通过有效的手段进行销毁，纸质文件可用碎纸机研碎或烧毁，电子文档可通过垃圾覆盖、粉碎删除或格式化等方法删除。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社14v 办公自动化设备 办公自动化设备是衡量自动化程度的重要标志。其设备可分为计算机类、通信设备类、办公
12、机械类三个大类。 计算机类：计算机类包括各种类型计算机、计算机网络系统，图文处理设备、电子会议设备、多功能工作站及相关软件等。 通信设备类：通信设备类包括各种电话、传真机、局域网、程控电话、自动交换机、微波通信和卫星地面站等。 办公机械类：包括复印机、打印机、绘图仪、扫描仪、投影机、桌面轻印刷系统、碎纸机、折页机和装订机等。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社15v 常用工具、材料 常用拆解维护工具 常用拆解维护工具有：螺丝刀（含十字/一字、大/小）、镊子、排刷、吹气球、脱脂棉等，如图所示。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社16 常用维护维修
13、工具 常用维护维修工具有：各式钳子、万用表、电烙铁等，如图所示。 办公设备上常用的螺丝 办公设备上常用的螺丝、卡簧等。办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社17v 螺丝刀使用方法 松开螺丝时： 使用与螺丝尺寸对应的螺丝刀。 螺丝刀要垂直正对螺丝头。 一定要边压紧边转动。 拧紧螺丝时： 螺丝刀要垂直正对螺丝头，拧紧时不要过分用力。 要使用正确的工具，确保拧紧，以免螺丝掉入机器内。 拧紧螺丝的顺序： 平面多个螺丝，要沿对角线固定。 直线多个螺丝，要按照从中间向两边顺延的顺序固定。 先拧上所有螺丝，然后再固定。 办公自动化设备使用与维护实训一 办公自动化知识中国铁道出版社18v 习 题 1简述办公自动化系统的基本功能。 2办公室信息处理包含哪些工作内容？ 3办公室管理包括哪几方面？ 4办公自动化设备分为哪三大类？ 5使用螺丝刀有哪些要求？