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1、2022年秘书基础课件：秘书基础第三章教学建议 第三章 办公室事务管理 3.1办公环境管理 活动一 ：案例提问 参考答案： 1.丽华贸易公司的办公环境存在泄密、平安隐患以及不整齐等方面的问题。 2.优化办公环境，应当做到： 重要的文件不能放于公用电脑，要有剧烈的保密意识，运用完公用的电脑后，应刚好将重要文件删除或设置密码保存。 保证办公室的财物平安，存放现金的抽屉要随时上锁，做到人离即锁门。 留意办公设备及操作中的隐患。电源插线板应放在较隐藏的位置或者固定在一个平安的位置，否则简单引起短路。电源线与电话线应铺设在人员少经过的地方。 过期的文件、资料经及公用的资料，应刚好进行清理存放，并依据其内
2、容和重要程度分别放置，以节约空间和便于日后更快地查阅。 刚好清洁、维护电脑、打印机等办公设备，削减设备损害。 打印纸应放在一个固定而稍隐藏的地方，保持整齐。 活动二：老师授课，讲解书上学问 活动三：学习检查 练一练 活动四：做一做 参照书本“图3-2合理的办公室布局”，利用课室模拟布局办公室。 习题答案 ： 【练一练】 1.填空题。 利于沟通 、协调舒适 左前方 直线对称 、 工作程序 酒精棉 2推断题。请推断以下哪些是办公室常见的平安隐患，干脆在括号处打“”。 3.2办公室接待工作 活动一 ：案例提问 参考答案： 1.在接待客人时，谭红应留意如下一些礼：当有客人到来的时，见到客人后应礼貌地起
3、身相迎，并热忱地向客人问好；双方介绍后，谭秘书礼貌地称呼对方每一个人，并妥当引导客人前往会议室。引导客人时，自己应走在客人的左前方，相隔1米左右，体现以右为尊、为上的原则。客人到会议室后，应为宾主双方进行介绍。不论是有约接待还是无约接待，秘书都应保持适度的礼貌与热忱，既要友好恳切地接待上司情愿见到的来宾，又要有礼有节地为上司“挡驾”。 2.为确保不打搅总经理和自己的正常工作，谭红应合理支配时间，把既重要又紧急的事情优先完成：第一另派人去取文件；其次对于突然闯入的无约人员，先行阻拦，然后转交其他秘书去处理，自己立即去打算下午的会议。 活动二：老师授课，讲解书上学问 活动三：学习检查 练一练 活动
4、四：做一做 1.设置情景，模拟丽华公司秘书用“日常接待要领”接待客人。 2.设置情景，模拟丽华公司总经理与秘书等三人接待砚都公司总经理等三位客人。 3. 设置情景模拟双排五座轿车的座次支配。 习题答案 ： 【练一练】 一、选择题(不定项) 1. 2.( C ) 3.( A ) 4.( B.D ) 二、推断题 1. 2. 3. 4. 想一想：鞠躬背后的涵义是什么呢？ 参考答案：作为秘书，对客户除了必要的当面礼貌服务，还要“背后鞠躬”，这既是对客人热忱欢迎的礼貌，也是为让是四周客人对秘书的服务留下深刻印象，为企业赢得潜在的客户。 3.3办公室电话接打 活动一 ：案例提问 参考答案： 1. 案例中谭
5、红共接听了五次电话，下面对她的错误分别进行分析： 第一次接听电话时的错误：匆忙接听电话，没有礼貌的问候语。谭红一听到电话铃响就匆忙拿起话筒，没有给自己留下一点做打算的时间。第一句话不是说出本单位的名称，而是“喂，你找谁”，显得特别不礼貌，所以令对方生气地挂断了电话。 其次次接听电话时的错误：没问清晰对方是什么人，找王总有什么事情，并立即把电话转给王总。谭红未经询问就将电话转给王总，既造成了尴尬的情形，又奢侈了上司的时间，令上司非常不兴奋。假如打来电话的人与企业不相关，秘书应为领导“挡驾” 第三次接听电话时的错误：未征得本人同意，将林副总的手机号码告知对方。手机号码是个人信息的一部分，应当受到隐
6、私权的爱护。假如对方有特殊紧急的事情，可以请他留下电话，与林副总联系后，再给对方回复。 第四次接听电话时的错误：没问清晰对方有什么事，因王总不在就简洁地挂断电话。谭红简洁地挂断电话可能会耽搁重要的事，这在后来的与王总的对话中证明了。电话中“我这会儿还有别的事情”，会让对方感觉自己被怠慢，非常不礼貌。 第五次接听电话时的错误：对于一个打错的了电话用“打错了”来简洁敷衍。谭红这样既显得自己没涵养，也对企业形象不利。假如礼貌，并且告知对方本企业的全名，甚至可以捎带介绍一下本企业，为企业赢得潜在的客户。 2. 接听电话时应留意的问题。对于秘书来说，接听电话时不仅要有礼貌，耐性地搞清晰对方的意图，还要养
7、成记录电话内容的好习惯。要记录来电时间、来电人、来电内容、是否须要回复及处理看法等。 活动二：老师授课，讲解书上学问 活动三：学习检查 练一练 活动四：做一做 设置情景，模拟秘书接打电话。 习题答案 ： 【练一练】 CBD 2.推断题 XXX 3.4值班事务 活动一 ：案例提问 参考答案： 1.谭红违返了值班工作制度中的岗位责任制度，在值班时撤离岗位，险些造成严峻后果，理应受到惩罚。 2.值班工作制度包括岗位责任制度、领导干部带班制度、恳求和报告制度、交接班制度、保密制度。 活动二：老师授课，讲解书上学问 活动三：学习检查 练一练 活动四：做一做 模拟值班时来电、电访的接待并做记录。 习题答案
8、 ： 【练一练】 1.不定项选择题 ABCDABCDABACD 2.推断题 3.5 印信管理 活动一 ：案例提问 参考答案：公章是一种权力的象征，代表该单位的正式署名。公章的运用各单位都有严格的规定，必需依据审批权限经有关领导审核批准后，公章管理人员才能用印。 “领导的旨意”空口无凭，必需办理书面的用印审批手续交公章管理人员查看，由经办人仔细填写用印审批单，依据审批权限报有关领导审批，公章管理人员依据审批状况确认能否用印。 活动二：老师授课，讲解书上学问 活动三：学习检查 练一练 填空题参考答案： 印章、介绍信 法定性、权威性、效用性 对外联系工作中，行使职权 用印审批手续 托付他人代管 交接
9、 介绍、证明 存根、虚线正中 活动四：想一想 1你认为印信管理最主要的要坚持什么原则？ 参考答案：印信管理最主要的是要坚持“专人保管，确保平安，规范管理，严格审批手续”的原则。 3.6 办公用品管理 活动一 ：案例提问 参考答案：小邱的要求不合理，办公用品发放要严格根据领用审批制度进行。 但由于事情是临时确定的，时间紧，应采纳敏捷方法处理。可采纳先口头请示审批，事后再补书面手续的方法。由小邱填写物品领用单，并口头请示经理及相关领导同意，管理办公用品的人员谭红也口头向有关领导确认同意后，适时按量发放，其次天小邱刚好补交书面审批单。 活动二 ：老师授课，讲解书上学问 活动三：学习检查 练一练 推断
10、题参考答案： 活动四：做一做 1请填写一份物品领用单 3.7零用现金管理 活动一 ：案例分析：总经理办公室主任助理刘伶在费用报销上正确吗？ 参考答案：在费用报销上市正确的。 活动二：学问讲解：零用现金的管理 活动三：学习沟通：单据填写及粘贴方法 活动四：学问讲解：公务费用的报销 活动五：探讨沟通： 1、相识报销单 2、以下是公务活动费用的全部凭证，分析是否符合报销的要求 活动六：学习检查：练一练 习题答案 ： 3.7 练一练 一、 1B 2D 3CD 4B 5BD 6ABD 7ABCD 二、 1、X2、X 3、 4、X 5、 6、X 7、 8、 3.8办公时间管理 解决主要问题、主要项目 每月
11、、每日 工作完成状况、工作备忘 活动四：做一做 1请依据自己的实际状况，制作各类时辰表。 3.9办公室信息工作 活动一：畅所欲言 为什么说当今社会是信息社会? 活动二：PPT课件 播放 3.9.1信息工作的内容与要求 活动一：案例提问 参考答案：网络、旅游杂志、公司资料等。 活动二 ：老师授课，讲解书上学问 3.9.2信息工作的程序 活动一 ：探讨沟通 1信息收集时可以选择哪些渠道? 2面对大量信息,如何筛选？ 活动二 ：老师授课，讲解书上学问 3.9.3信息保密工作 活动一 ：探讨沟通 1.秘书的”秘”字如何理解? 活动二 ：老师授课，讲解书上学问 活动三：练一练 信息工作的涵义是、。 信息
12、收集的内容包括、。 信息加工的涵义是。 信息传递的要求是 。 信息贮存的程序包括 9. 10. 11. 12. 不定项选题 1. 2. ( B ) 3. (A.C.D ) 4. ( A.C.D) 二、实力分析题 1. 平安隐患记录及处理表 序号时间地点发觉的隐患造成隐患的缘由隐患的危害和后果处理人措施13月 4 日办公室办公桌之间的电话线、计算机接线交叉拖曳线路没埋藏简单绊倒人或造成电线短路小张把线整理好并埋在地毯下23月 11 日平安 通道本楼层“平安出口”的标识掉落安装不坚固没有指示，可能造成人物、财产等损失小张重新安好标识33月 15 日办公室同事用手去拽复印机卡住的纸不懂正常操作办公设
13、备设备损坏小张教会正常操作方法43月 16 日研发部货物堆在消火栓窗口前送货指引不清楚发生火灾时影响救援行动小张指引送货人安放货物并贴出告示53月16日研发部靠窗的一排计算机屏幕刺眼无窗帘遮阳有损眼睛健康行政主管安装窗帘 2.( A ) 3.( C ) 不合适的有A、B、D项，理由如下： A项：印章保管要确保平安，必需放在保险箱等平安牢靠的地方，不得随意乱放。用印时随用随取，用后刚好收回锁好。放在办公桌的抽屉里明显担心全。 B项：如需携公章外出，必需经单位负责人批准方可带出，带出时要妥当存放确保平安。丁娜错在：第一，没有报单位负责人批准就带公章外出；其次，乘坐公共汽车外出不太平安，应由单位派车
14、前往。 D项：请了几天假应跟单位负责人请示，是否把公章指定他人代为保管几天，预防须用公章。 三、实践操作题 丙的图是最佳设计图。 上司坐在前面不能监督员工的工作，接待访客时会对雇员造成干扰，没有独立的接待空间，不能集中精力处理重要问题。 上司没有独立的接待空间，不能集中精力处理重要问题。 员工间面对面工作会相互干扰；秘书远离文件柜，不便于工作。 第13页 共13页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页