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1、秘书工作职责标准 第十五章 秘书工作职责标准 第一节 秘书的工作任务 秘书工作任务繁多，大体可分类如下： 一、管理文件 管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏，这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有具体科学的登记和分类，而且还要具体阅读文件，最好能做到烂熟于胸，至少要能刚好查询。最终要擅长沙里淘金，把重要的文件挑出来，供领导参阅。 二、支配活动 支配活动有几个层次：首先是日常活动，其次是特别活动，如开会、约谈、会见；再次是支配出差。各类支配要有张有弛，连接合理，科学奇妙，关键要适应领导特点，目的是既能提高领导的工作效率，又能使领导有尽可能多的机会驾驭各种状况，使领导劳逸结合而不致疲于奔
2、命。 三、对外联络 领导不行能也毋需事必躬亲。许多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与机关之间，领导与本系统内、外单位之间，都应当有广泛的联系，须要广交挚友，不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径，但更多的则需秘书作桥梁。 四、了解状况 秘书应是领导的状况采集器。了解状况的渠道有看文件、听会、听汇报、交挚友或者收集各种信息，另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、牢靠、精确、刚好的信息源。 五、起草文稿 一般来讲，领导的讲话稿应当自己来写或组织特地人员起草，但秘书并不是无事可做。如事先参加探讨探讨酝酿提纲，这就是很重要的事情。形成思想后，有的比较正式的讲话，要形成
3、文字；还有，就是领导讲完之后整理成文，或者对别人整理的东西进行加工核准，形成一个比较精确的材料。 六、参谋询问 秘书知道的事情许多，除个别绝密亲启件外，领导知道的，秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋询问作用，但要把握好分寸，不要把自己的观点强加给领导。 七、把关堵漏 在工作中，领导往往抓一些大方面，小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候状况比较紧急，领导指责人过头了，秘书就要起缓冲、劝慰作用；领导讲话讲得不全或者不精确，秘书就要将其补齐、补全、补准，总之，就是要把事情做得尽可能完善。 八、处理事务 秘书有许多事务性的事要做，比如接待客人，拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上，秘书要起管家
4、的作用。 秘书的工作原则 一、精确原则 秘书是领导的助手，秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，文秘工作是领导工作的重要组成部分，而领导工作总带全局性和广泛性，可以说，秘书工作的精确性，相当程度地保证了领导工作的精确性，保证了领导工作的正常运转。且不说中心和省市机关，即使作出一项确定也经常涉及数十人的问题。有时一字之差便造成严峻后果，正是“差之毫厘，失之千里”。假如差错出在关键之处，影响就更大了。因此，文秘工作必需有仔细的看法，过细的作风。精确性的要求是：办文要准，办事要稳，状况要实，办法要慎；切忌丢三忘 四、粗枝大叶、马马虎虎、心中多数。 二、快速原则 秘书工作的快速原则是由秘书工作的特
5、点确定的。秘书处理工作的快慢、效率的凹凸，往往干脆影响领导工作的进展，关系到整个工作机器的运转。有时会因为办事不刚好，丢失良机，贻误大事，甚至造成严峻后果。快速的要求是工作刚好、高效，尽可能缩短办文办事时限。文书处理工作提高效率的出路，一是要作风过硬，切忌拖拖拉拉，疲疲沓沓，松散懈怠，拖泥带水；二是变更工作手段，实行办公自动化，利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情，例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。 三、求实原则 求实是一切工作的准则，秘书工作是为领导决策供应依据的，尤其应当实事求是，否则就可能造成领导工作的失误。秘书工作必需敬重客观事实，不仅不能脱离社会实际状况，而且更不能为了个人或小
6、团体的利益弄虚作假。求实的要求是：一是一，二是二，不夸大，不缩小，老醇厚实，实实在在；切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报状况，夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至不惜捏造事实等。 四、保密原则 秘书部门是机要部门。各级秘书人员，常常接触领导和一些重要文件，参与一些重要会议，了解一些重要机密，因而即使在基层单位，秘书和秘书部门都可能驾驭一些机密大事或其他属于不公开的事宜。因此，保密不仅是文秘工作必需遵守的准则，同时也是秘书部门的一项职责。保密的要求是：一是在工作中实行措施保证文件、资料的平安，如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定平安措施；二是秘书人员要保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不
7、漏，提高警惕，严守纪律；切忌麻痹大意，掉以轻心，或为了炫耀而“露一手，吹几句”。 第三节 秘书工作的特点 一、协助性 “协助性”是与“主导性”相对而言的。从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心；秘书机构处于附属地位，是干脆帮助决策管理中心的协助机构。也就是说，新时期的秘书机构不能脱离领导而独立存在，秘书工作具有协助性(有人称“从属性”)。它表现在：其一，全部的现代秘书工作都要围绕领导工作绽开，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延长到哪里；其二，现代秘书人员能参与领导成员的各种会议并共同探讨问题，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无确定权；其三，现代秘书人员在
8、处理任何问题时，只能依据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主见，自行其是。 秘书工作的协助性，是指与领导站在同一层次上供应全面性的协助。虽然秘书与领导的职位不同，但在协助时不是站在上一级层次或下一级层次上，而是与领导处于同一层面上。协助领导的职能不限于秘书机构，如职能机构常常向领导供应资料和建议，但它们多限于该部门的业务范围；而秘书机构的协助，则要立足于本单位的全局，要在剧烈的战略意识指导下，想领导之所想，急领导之所急，供应全方位、全过程的协助。 二、被动性 秘书工作的被动性，是由秘书工作的从属性特点和服务宗旨所确定的，也是一个客观存在。秘书工作总是围围着领导工作的须要而进行，很
9、少能完全根据自己的意愿支配工作，因而经常处于被动的地位。虽然在有的状况下，秘书人员也能主动做一些事情，主动提出一些建议，主动支配一些工作，但是从总的来讲，秘书工作是被动的。在多数状况下，秘书人员无法事先安排下一个月或下一年度要处理多少问题，办多少事情，做多少工作，这要依据领导机关和领导同志的工作须要来确定，事情来了就办，没有时就可以干别的。无论有事没事，秘书人员都应时刻坚守岗位，打算执行任务。 三、综合性 秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性确定的。 如前所述，现代秘书机构属综合性机构，它不像业务部门那样各司其职，各负其责，分管某个方面的工作，但要对各部门工作有所了解，协调其间的关系，将其联
10、系成一个有机的整体，并对整个单位或整个企业工作负责。这就须要站在全局性的立场上，时时到处用综合的眼光视察和思索问题，具备较强的综合实力。现代秘书机构作为沟通上下左右的部门，上情下达，下情上达，内外疏通，各方平衡，离不开它；管理的、经济的、科学文化的，各项工作离不开它。要把这些工作做得好，做得快，同样要统筹规划，综合处理。 四、机密性 秘书工作是为各级领导服务的，它是各级领导的参谋和助手，常常参加探讨各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管工作，因而秘书工作具有高度的机密性。由于工作须要，秘书经常比其他工作人员早知道一些上级的意图，在这些方针政策以及意图没向全体人员公布之前(包括酝酿制定过程
11、)属于机密；由于工作须要，秘书工作人员往往了解工作中的重要状况，各种统计数字以及人事调动等状况，也都是机密；因为参与一些重要会议，了解到领导集体在探讨问题中的一些不同观点与未定事项；因为起草文件，必定会接触到上级颁发的各种不同密级的文电资料，了解到有关不宜公开的状况材料；而秘书经手的机关公文，本身大多数也有其特定的对象，肯定的阅读、处理范围，即有肯定的机密性。全部这些，秘书人员都应当严守机密，严格执行国家有关保密制度，对不应公开的状况守口如瓶，对内部探讨的问题如领导中的不同看法不私下散布，引用文件要适用密级把文件的保密把关作为一个必要的手续过程，以免漫不经心造成差错。 五、事务性 秘书是办事的
12、，事务工作的量很大，而且各项工作内容都特别详细。收发登记，起草文书，打印校对，接听电话，迎来送往，派车买票，支配食宿，都得一件一件去办，而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。秘书人员工作辛苦，与其事务性分不开。 秘书人员要相识到只有搞好事务工作，部门内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使部门职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。因此，现代秘书人员要充分相识事务性的意义，不畏繁杂，不嫌琐碎，踏踏实实地做好每件不惹眼的工作。 第四节 秘书工作的作用 一、领导助手的作用 秘书工作之所以重要，是因为
13、它干脆为领导服务，干脆关系和影响着领导的工作，起着领导助手的作用。这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会变更。 二、领导参谋的作用 在实现秘书工作的四个转变中，第一个转变是，从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，这就要求秘书首先要留意发挥参谋作用。 给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面，如帮助领导支配好工作布局；为肯定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤，供领导考虑；文件来了不是原封不动送交领导，充当二传手，而是事先经过探讨，提出参考看法(最好提出两种以上供领导选择)；对要办的事，除依据了解到的状况确定应怎么办外
14、，还可设计几种做法，估量带来怎样的效果，然后请领导定夺。 三、沟通上下、协调左右的枢纽作用 从中心到地方，任何一个部门或单位，都设有肯定数量的、职责分明的机构，其级别不同，既相互联系又具肯定的独立性，形成一个困难的网络。秘书机构在这个网络中处于中心位置，起着枢纽作用。 秘书工作的枢纽作用，从纵向上，是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构驾驭着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。所以有的书说：“秘书部门是来自上下左右的各种状况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右
15、联系的桥梁”。 秘书工作的枢纽作用能否充分发挥，关键在于是否实行科学管理，是否理顺各种关系。 这项任务非常繁重，须花大力气才能做好。 四、帮助领导进行信息反馈的耳目作用 耳目作用的原意是把看到、听到的状况刚好向领导反映。当然，这还不够，还应包括主动开展工作，把领导的意图传达出去，进行信息反馈。 做领导者的耳目，就要调查探讨，搜集信息。其信息来源主要有两方面，一是来自下面的实际工作状况和动态反映，二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的阅历。秘书机构除要获得精确、刚好、全面的信息外，还要经过仔细的综合处理，提取有价值的信息。也就是说，驾驭的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少、要精，信息不在
16、于字多字少，话多话少，而在于是否抓到了点子上。只要抓到了点子上，就有助于领导作出决策。领导作出决策后，秘书还要在贯彻、落实决策过程中，将执行的状况、成果、阅历以及存在的问题刚好向领导反馈，充当领导的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的，秘书工作的任务就是要组织和完成这种循环。 五、领导机关的门面作用 秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。说它是“关口”，是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送，它要把文字关、用印关、保密关等好些关。说它是“窗口”，是因为内外联系，来信来访，各方商洽工作，大都由秘书机构出面办理，人们往往把它们看成是代表领导的。因此，秘书机构和
17、秘书人员的形象如何，影响很大。 有人反映某些单位官僚主义严峻。这与所接触的人的作风有关，而这个“接触人”往往是秘书人员。他们有的年龄不大口气倒很大，无怪乎被人说“领导好见，秘书难搪”。因此，秘书人员肯定起好门面作用。 秘书工作职责标准 秘书工作职责 秘书工作职责 秘书工作职责 秘书工作职责 第15章：秘书工作职责标准 部门秘书工作职责 项目秘书工作职责 项目秘书工作职责 教学秘书工作职责 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第13页 共13页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页