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1、高校数字档案安全管理初探 高校诡秘事件档案 摘 要:平安管理是档案工作的生命线,数字档案平安是高校档案工作的重点;加快档案数字化建设是发展趋势;强化平安、便利利用是高校档案工作追求的目标。关键词:数字档案 管理平安中图分类号:G2 文献标识码:A 文章编号:1673-3791(2022)06(b)-0246-011 高校是档案管理科研创新的前沿阵地由于高等教化部门具有理论上的系统性、科研上的前瞻性、人才上的集中性和专业上的相对性,高校档案理论科研等都有着得天独厚的优势。特殊是档案数字化建设得到优先发展。当然,由于高校具有学科专业的相对性、教学规律的传统性、教学职业的独立性、试验论证的局限性,都
2、在不同程度上确定着档案理论探究、档案软件研发等方面不行能尽善尽美,特殊是高校数字档案的平安保管也还存在着不少薄弱环节。由于当前纸质档案文件日趋削减,电子信息资料渐渐增多,给高校数字档案平安管理提出了新的挑战。所以高校档案建设必需以利用为前提,以平安为基础,只有真正重视数字档案管理平安,才能真正实现数字档案可用、可控、可持续发展。2 高校加快档案数字化建设是发展趋势由于数字档案发展的驱动性是利用的便捷性;加之数字档案建设依靠的是现代手段的科学性。所以高科技下的数字档案管理模式创新也会层出不穷。因为历史不会倒退,发展不会停止,档案管理也不行能再回到传统的刀刻手写时代。将来几年、将是中国从纸质文件管
3、理转换到电子文件管理的飞速发展时期。档案管理人员必需跟上时代的步伐,保持与时俱进的思想观念,强化平安意识、免得时代进步了、有的历史却被我们遗漏了。充分相识档案信息化在供应便利利用的同时,也会给档案数据的平安管理增加很多不确定因素。特殊是在电子文件的生成、传递、存储等环节和过程中,且不行忽视平安隐患的风险。尤其在诸多不行预见的漏洞中,不行掉以轻心,要防患未然,确保平安。要逐步树立和强化电子文件刚好归档备份和转换升级的理念。对已经存储和归档的电子文件磁光介质、数码载体要熟识特性、驾驭功能;要定期判读识别,随时优化复制刻盘。要确保对电子文件的信息采集路径通畅、后台管理刚好下载、书目存档随机更新;采纳
4、多种平安手段,归档同步、双轨并举;把握细微环节,强化责任。确保不发生损失,确保随时可用可还原。3 以史为鉴强化责任是平安管理的基础往顾过去、以史为鉴,传承文明、持续发展。在漫长的历史进化中,尽管古人虽无电子设备可用,但他们刻写在龟甲、石块、竹木、泥土上的各种文字图案却被保留到了今日。更不要说中国独创了活字印刷、纸张丝绢对世界文明所作的巨大贡献。数字档案平安问题并非毫无漏洞可言。据报道,目前在全国的电子文件中、约有近10%变成了不能兼溶而又无法识别的微机乱码。这意味着在我国有部分领域内的一段历史或一段文化,将因为不能保留下记录而烟消云散。这充分说明白电子文件、数字档案不仅只具有便利快捷的好用性、
5、同时它也存在平安保管的脆弱性和平安利用的风险性。当今提倡电子信息时代的无纸化办公,在追求节约低碳、快捷便利的同时,但也不要遗忘现代管理手段中的平安隐患。在运用和操作现代设备时、假如不当心、数据就会丢失,微机按错键盘,就有可能造成前功尽弃的缺憾。4 建立体系规范管理是数字档案平安前提从发生的实际例子来看、高校数字档案平安管理目前是一个不容回避的问题。当前我国高校在档案工作中多伴都已经运用了各类管理软件、但这些软件在提高工作效率的同时、也并非完备无缺、没有弊病。不同的管理软件或不同的电子设备,也都会存在一些不同程度的缺陷。比如系统本身出现漏洞、路由交换器发生不稳定、设备硬件意外损坏、电磁辐射信息泄
6、露、执行指令误读错判、外界环境侵害影响、以及在数据库管理、存贮备份和格式转换过程中的不兼容等诸多问题。以及在应用层次下的管理不规范,配置不到位,病毒预防隔离不彻底等都会导致数字档案存在平安风险。目前就高校数字档案平安总体状况看、存在的主要薄弱环节是“职责不明、界线不清、措施不到位,手段不健全、预案滞后、应急迟缓”等诸多问题。所以数字档案管理必需建立在平安体系之上、完善管理措施、强化责随意识,健全规章制度、确保数字档案的便捷性、精确性、存储备份手段的先进性、多样性、信息平安管理的许久性和牢靠性。做到今日存储的数字档案,就要预先想到明天利用的便利,今日采集的数字信息,就要考虑到将来管理是否平安。因
7、为科学手段多样性的今日,并不能代表明天设备升级后的格式兼溶。关注数字档案信息平安保管的周期性,做到刚好校验、定期转换、确保数字档案的平安利用。5 安徽公安学院探究数字档案平安管理安徽公安职业院具有50多年的建校发展史、在半个多世纪的发展过程中、积累了大量历史档案。为了便利利用和平安保管,早在两年前学院就着手将这些档案进行了数字化。在数字化过程中,始终坚持以平安管理为目标,以便利利用为目的,为打造和建立真正的档案信息采集、存储、管理、平安利用为一体的共享平台奠定基础。在推动学院数字档案平安体系建设中,首先明确责任抓源头、部门考核一把手,层层落实、分解到人。外网严格限制接入、内网定期检查清理;平安
8、U盘注册登记,坚决杜绝一机两用。对电子文件归档建立台账条目,对脱机备份移交的电子档案严格签字手续,标识确认后备案管理待查。在数字档案的平安管理中、学院以各部门产生的各类电子文件为资源,以学院馆藏和存储的档案数据为基础,规范采集、平安存储、集中管理、分类整合、统一利用、同步双轨,确保数字档案信息的平安性、完整性、真实性、牢靠性和有效性。为了真正实现数字档案的平安管理目标,学院在制定档案工作发展规划时、对档案的平安管理实行“三阶段”构思和“三系统”工程建设并分步推动实施。即在档案信息化建设过程中,首先根据规划建设程序建立“文件采集”、“电子档案室”、“电子文件中心综合利用”三系统工程。在实践和应用
9、中刚好探究数字档案平安管理“三系统”工程的好用性;评估“三阶段”构架规划的可行性和将来发展的持续性。安徽公安职业学院目前对数字档案已经基本实现了“文件生成自动采集、数据流转精确完备、离线移交归档刚好、平安限制规范有序、资源兼溶涵概全面、综合管理有效、检索便捷好用、网络服务平安”;对数字档案做到适时转换升级、存储介质定期更新、完善载体校验识别措施、确保交互保管及异地备份数据的平安;确保数字档案信息的牢靠、可用、可控。参考文献1 屈一平.中国规划电子文件管理J.眺望,2022(29).2 杨勇,陶英政,臧彩晖.实现信息系统一条龙的管理利用安徽档案.2022(3).3 宋群豹.高校数字档案馆网络平安管理摭谈J.中外企业家,2022(14). 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页