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1、档案管理制度 谈专门档案管理的一般规则 关键词特地档案；管理；规则特地档案是人们通过创建性劳动选取并保存下来以备查考的各种特地文件有机体系的总称。特地文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和运用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。特地档案是档案家族中的一大门类,它有特地的形成领域,比较稳定的文件名称、格式、各自独立的整理和管理方法，特地档案的形成规律不同于一般档案。特地档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用特地档案数据和信息而进行的一种社会活动。特地档案管理的一般规则,是以档案工作基本原则为指导,充分考虑特
2、地档案的形成规律和特点以及特地档案信息用户的须要等方面的因素来设计的。我们社会的各个行业都有自己的“嬉戏规则 ”这个规则可以有效地约束和规范相关行为人从事某项工作活动的思想和行为,从而保证组织目标或系统目标的实现。一 、前端限制规则特地档案是一种现实性很强的专业管理工具。它是有关专业管理系统建设与运行的生命线。没有特地档案就没有这些管理系统。为了建立一个良好的现代化的专业信息系统，我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法，同时还要留意做好特地档案的管理工作。特地档案的前端限制规则，是一种有效解决特地档案质量问题，保证其工具意义的必要思想和行为准则。它要求做好以下几方面的工作：第一,参
3、加特地文件和记录的标准化、规范化管理。特地档案的管理主体必需主动参加有关专业系统开发前的论证和设计工作，帮助系统的设计与开发人员选择和制定符合特地档案管理要求的规范和标准。其次，参加特地文件和记录的维护管理。特地档案的管理主体必需主动参加特地文件和记录的维护管理工作，监督有关人员做好特地文件和记录的修改工作，以便保证它们的质量和利用价值，防止给日后的专业性活动造成混乱和损失。第三，参加特地文件和记录的跟踪管理活动。我们应当把特地档案的结果管理模式转变为过程管理模式，留意利用现代信息技术手段，监控特地文件和记录的形成过程、平常的存储保存和加工整序过程、鉴选归档过程。第四，参加特地文件和记录的管理
4、制度建设。一套特地文件和记录的管理制度是有效实施特地档案管理前端限制规则的必要保证，否则，前端限制活动就会流于形式。二、连续性和整体性规则特地档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程。从事特地档案管理必需要坚持连续性和整体性原则。首先，依据本单位特地档案的管理目标设计连续性的整体工作方案。在特地档案的管理实践中，有关社会主体要依据自身的特地档案的详细管理目标，制定出相应的特地文档的管理方案，以便保证整个管理工作有序进行，并保证特地档案整体管理目标的实现。但是，我们也在实践中发觉，一些单位的特地档案管理却选择了相反的工作步骤，即先派一些特地档案管理人员去学习有关单位的先进的管理
5、阅历，然后再照搬过来，开展本单位的特地档案管理方案的设计工作。诚然，学习其他单位的先进管理阅历和管理方案是无可厚非的，但是学习者应当知道所学到的那些特地档案管理方案是有关单位依据自己的特地档案管理目标而设计的，而不是依据学习者所在的单位的管理目标设计的。其次,依据本单位特地档案管理目标的变动状况修正特地档案的管理方案。特地档案管理的连续性和整体性规则就是要求特地档案的管理者依据管理目标的改变状况，刚好对特地档案的管理方案作出相应的调整和变革。三、 平安性和效益性规则特地档案管理的平安性规则要求特地档案的管理主体必需保证特地档案的实体平安,保证特地档案数据和信息的可存取性,保证特地档案内容的平安
6、。保证特地档案的实体平安是平安性规则的最基本要求。特地档案的实体平安主要有两个方面的含义，一是特地档案的数量应当齐全完整，二是特地档案应当是一个由特地文件和记录构成的有机体系。保证特地档案数据和信息的可存取性，也是特地档案管理平安性规则的一项重要要求。假如特地档案的内容数据和信息无法正常存取，那么它的可据性和牢靠性就无法保证，所以在特地档案的管理实践中，必需实行相应的措施，避开无法存取的“死文档”的出现，保证特地档案的内容平安，主要涉及两个方面的基本要求：一是保证须要限制运用的特地档案内容数据和信息不被非法查阅或访问，确保特地档案的内容不失密、不泄密：二是保证特地档案的内容不含有病毒。特地档案
7、管理的效益性规则要求特地档案的管理主体不要压制特地档案合理作用的发挥，不要使特地档案这种珍贵资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下。假如特地档案的管理主体通过不适当的管理制度和管理方式，限制和阻碍了特地档案信息价值的实现，影响了其主动作用的发挥，那么就必定会造成特地档案管理效益的低下，甚至无效益而言，并最终使这项管理活动失去存在的基础和前提。特地档案的管理必需讲求效益，档案工作者应当通过创建性的劳动和才智，为特地档案价值的实现供应更为优质的服务条件。特地档案管理还要留意投入和效益之间的关系，一旦发觉我们的某种管理理念、管理方式、管理方法和手段的经济投入(包括人、
8、财、物等方面的投入)不能达到预期的良好的管理效益时，就应刚好诊断，找出症结，并实行切实的政改措施。那种追求时髦、不问效果的管理理念和管理方式，必需得到刚好订正，否则就会给国家、集体造成更大的损失。四、继承性和创新性规则特地档案管理的继承性规则，要求特地档案的管理主体必需留意总结管理活动的胜利的阅历和失败、失误的教训，不要一味地否认传统，而应实行辩证的工作方式，吸取传统的特地档案管理工作的精华。那种在目前的特地档案管理实践中出现的，认为实现了特地档案的电子化和管理活动电子化就可以解决全部特地档案管理难题的思想和行为，是特别天真无趣的。但是，我们强调特地档案管理的继承性规则，并不是否认发展和创新的
9、必要性，相反，在现代社会条件下，特地档案管理还必需留意遵守创新性规则。对于我国目前的特地档案管理来讲，同样也面临着新的发展问题。特地档案管理的创新性规则就是要求我们依据正在改变的环境条件，刚好变革特地档案管理的一些过时的管理理念、管理模式和行为方式，以便适应社会的总体发展须要。过去的辉煌注定会成为历史的陈迹。特地档案的管理假如还是全盘沿用过去的管理行为方式，那么这项社会管理活动就会像一些固步自封的行业一样，日渐苍老、虚弱，并最终步入自己挖掘的坟墓。（编辑/穆杨） 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页