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1、互联网+档案利用服务工作变革思考(共5047字)摘要：当前，各级各类档案部门开展了大量的数字化工作，但是数字化成果应用效果不理想。“互联网+”时代的到来，使得人们的信息意识、信息获取能力和途径、档案本身以及档案工作所处的环境发生了变化。变革的同时伴随着机遇，要把握机遇，实现转型升级，需要重新定义档案利用服务工作，发掘其长尾市场，并且依托新媒体让档案走进大众日常生活，在安全、保密的基础上实现最大限度的开放和共享。关键词：互联网+；档案利用服务；信息资源开发“互联网+”时代，档案信息化的最终目标和检验标准是要促进档案信息的广泛流动、分享和使用。“信息的使用存在边际收益递增性，即信息/数据只有在流动
2、、分享中才能产生价值，流动的范围越大，分享的人群越多，价值越大。”1实现档案信息最大程度的流动、分享和使用，才能最大程度地发挥档案价值。一、传统档案利用服务工作的局限传统的档案利用服务工作具有很大的局限性和被动性，往往建立在“坐等上门，你查我找”的状态，通过严格的申请与审批流程后，在特定的情况与环境下，服务于特定的用户。档案信息始终掌握在档案管理部门手中，服务对象仅限于前来查档的、符合相应要求的现实用户。虽然近年来在档案信息化浪潮中，在国家档案局等部门各项政策鼓励下，档案数字化工作开展得如火如荼，积累了大量的数字化档案信息资源，但是服务力度和情况仍然不尽如人意。笔者通过网络浏览的方式，调研了我
3、国23个省、4个直辖市、5个自治区，共32个档案信息门户网站。截至2019年2月底，这些门户网站中提供目录检索与著录信息的仅17个，提供全文检索与阅读的仅3个，虽然部门档案馆有“档案荟萃”“专题档案”“网上展厅”之类的栏目，但是基本只展示少量图片。档案利用服务工作没有得到实质化的提升，“社会认知度较低，服务创新能力较弱，内容质量较差，用户活跃度较低”2“四座大山”仍然存在。长此以往，在“互联网+”时代的冲击下，档案工作将举步维艰。二、“互联网+”带来的变革（一）信息意识的改变，促进档案部门主动作为“互联网+”时代，信息的获取和传播变得简单而快速，人们的信息需求不断地得到满足，工作、生活中的很多
4、问题也在信息的获取和处理中得到快速解决。正是这种受益，使得人们意识到信息的重要性，新的信息需求不断涌现，对信息的敏感力和洞察力也不断提升。在这样的冲击下，一味宣传和告知人们“档案具有重要价值”的方法已经难以实现认同。“如果档案服务部门仍固守传统的档案思维，沿用传统的档案服务方式，那么档案将失去其存在的意义，档案服务也将无务可服。”3相反，档案相关部门只有将档案信息足够多地推送到人们眼前，引起关注，甚至引导其共同开发、传播，才能促使档案信息在流通与处理中得到社会认可。（二）信息获取能力和途径的改变，促使档案部门改变工作模式“人们获取信息的能力随着信息技术的进步和发展而得到不断的提高。”4电子计算
5、机和互联网发展之前，人们主要通过语言交流、书籍、杂志、电报、电话、电视等通讯工具获取信息。信息获取途径的局限性，造成了时间和空间的限制，使得信息获取效率极低。随着电子计算机和互联网的飞速发展，人们逐渐从依赖专业人员进行搜索、指引、提供信息，到主动地提取关键词、自行搜索发掘，再到面对海量信息快速进行筛查与过滤，人们的信息获取能力不断增强。加之信息源巨大，信息的易获取性已经成为决定是否获取相应信息的首要因素。在此冲击之下，档案部门传统的“层层审批、你查我找”的工作模式显然难以维系，档案部门目前只公开部分目录数据、专题展览形式单一、粗略的信息化成果，难以引起关注和重视。（三）“互联网+”扩大了档案征
6、集的外延正如马云在阿里巴巴的一封内部邮件中所判断的：“我们正在从以控制为出发点的IT（信息技术）时代，走向以激活生产力为目的的DT（数据技术）时代。”5在DT（数据技术）时代，档案的概念本身也泛化了，大档案观念逐步形成。在“存量电子化，增量数字化”的信息化进程中，档案“数据化”越来越引起人们重视，尤其是在油气地质档案等专业档案领域，科研人员需要数字化的成果报告、各类测井综合图满足跨时间、空间的查看，更需要数据化的测井、录井数据等，实现信息重组、图件重绘等。另外，“互联网+”带来了跨界融合，网站数据、社交媒体数据、个人日志等网络数据也逐渐被纳入档案数据的范畴，使档案的外延不断扩大。在这样的冲击下
7、，档案部门需要树立“大档案”的管理思维，改革和调整档案工作方式与目标，变革档案工作收、管、用等环节的工作思维与模式。（四）“互联网+”给档案工作所处环境带来的改变“信息公开，即向公众提供已公开和可公开的现行文件及已开放和可开放的档案，已经成为我国政治文明建设的重要组成部分，成为社会进步的重要潮流。”6开放、良好的政策环境给档案利用服务工作带来了机遇。在传统的档案工作中，档案信息主要来自并集中于特定的组织群体，由档案部门进行统一管理和提供利用服务，交互方式相对单一，服务方式和服务内容具有较强的针对性。进入互联网时代，在“三位一体”的网络环境下，每个人都可能是档案信息的使用者，又是生产者和传播者。
8、档案利用服务交互方式更加复杂，公众对档案利用服务的多样性、准确性、便捷性、新颖性等有了更高的要求，对档案信息价值及其呈现方式的期待值上升，容忍度下降，给档案利用服务工作带来了巨大的冲击。三、“互联网+”时代档案利用服务工作的重点需要看到的是，不仅仅是档案工作面临“互联网+”时代的冲击，各行各业，政府、企事业单位都面临着巨大的挑战。“互联网+营销”实现了企业与消费者的交互，实现了目标人群的准确定位和对小众用户的开发；“互联网+金融”提升了支付清算效率和形成了完善的征信系统，适应了当前资金需求小型化、大众化的发展特点，扩大了传统金融的供给方式，朝着“随身获得金融服务”方向发展。大量成熟的案例，不仅
9、在无形中使广大群众养成了互联网信息获取、使用的习惯，还使得大众对于“互联网+档案利用”有更多的期待和更高的接受度。而档案利用服务工作如何抓住“互联网+”机遇，实现自我革新、转型升级，则是必须深入思考的问题。（一）以人为本，重新定义档案利用服务工作“互联网+环境下，被动式的服务理念已逐渐被各行各业所抛弃，取而代之的是主动式的服务理念。”7主动式服务理念的中心思想是“以人为中心”，重新定义档案利用服务工作，使之最大限度地满足并激发用户的信息需求。此即必须明确档案工作的价值，不仅局限于传统的为领导层面、特定人员提供凭证参考，还应“对政府部门的治安管理、企事业单位的商业决策、创新创业等发挥重要的信息支
10、持作用”8；不仅局限于被动满足上门查阅者的利用需求，更要主动为社会大众提供档案信息资源，既满足娱乐休闲的信息需求，又满足增长知识见闻的信息需要；充分尊重不同群体的多样信息需求与信息权力，“积极践行以人为本的核心服务观，为用户提供一个广泛参与、社会协同的开放型空间，解决用户的显性需求，激发他们的隐性需求，促进档案服务的纵深发展”9。（二）开放共享，发掘档案利用服务的长尾市场在传统档案利用服务工作中，“各级档案馆以自身为中心进行孤立、封闭式管理，在一定程度上，档案的利用和服务缺乏广泛性与普遍性，受众面小”。10并且按照管理权限等提供查询和利用的方式，开放共享程度有限，即便是上门查阅的用户，能接触到
11、的档案也有限，缺乏选择的空间和机会，难以激发出隐性需求。互联网凭借其强大的资源整合、技术融合、信息与交互等功能，给档案利用服务带来了前所未有的机遇。一方面依托强大的资源整合与存储功能，提供一个无限的“货架空间”，实现海量的数字化档案资源处于可用状态；另一方面依托强大的运算及信息与交互等功能，提供便捷的检索方法、实时的在线浏览、友好的用户互动体验，使海量的数字化档案资源处于易用状态。用户能看的越多，感兴趣的就越多。当冲破传统的、烦琐的档案查阅限制，面向极其高效、便捷的搜索与利用方式时，档案意识和需求都将得到进一步的激发，档案的价值也将在共享中，实现最大化。（三）依托新媒体，让档案走进大众日常随着
12、互联网应用的深入，“三微一端”（微博、微信、微视频和客户端）逐渐成为人们必不可少的信息获取、和共享交流的平台。加强档案信息资源的开发集成，将这些新媒体用户范围广、传播途径多、成本低廉等的相关优势，与档案信息资源丰富、内容真实可靠等资源优势强强联合。“立足自身馆藏资源，发挥集体智慧，在实践中明确自身定位，清楚自己的功能、性质以及服务对象，结合自身实际，开设有特色的个性化栏目，面向公众提供服务。”11针对当前用户偏好图文并茂、短小精炼、更新及时等的信息获取习惯，相关档案部门要对平台进行及时的更新，尽可能地呈现更多的内容；同时支持检索、订阅与在线咨询，确保在用户需要时能够及时提供相关信息和服务；鼓励
13、用户通过客观的点评、讨论、注释说明、补充、转载等方式进行二次传播，扩大受众面，增加信息流动性和交互性；依托大众常用的新媒体平台，让档案尽可能地走进大众日常。（四）做好安全、保密工作，坚守档案工作底线安全、保密是档案工作的底线之一。开放和共享是在安全、保密基础上的、有条件的开放和共享。处理好两者的关系，不仅需要国家层面、各级档案机构层面的相关立法与政策细则，加之软硬件的防护，更需要与个人征信相结合，充分利用“互联网+信用”所建立起来的完善、可靠的互联网诚信体系。用户的档案利用情况既受个人征信情况影响，又被纳入到个人征信体系中去，以加强“互联网+档案利用服务”环境下，档案信息的安全、保密。不论档案
14、内涵、外延以及档案的传播交互形式如何变化，其作为真实的历史记录的本质始终不变。这是档案信息区别于网络数据的真假难辨、泛滥成灾最大的优势和核心竞争力。参考文献：1阿里研究院.互联网+从IT到DTM.北京：机械工业出版社,2015：6.2王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考J.档案学通讯，2016(5)：96.3林杰.面向互联网+时代的档案信息公共服务J.山西档案，2016(1)：43.4吴晓尧.信息获取的变迁及信息获取能力的培养J.图书馆理论与实践，2007(3)：48.5阿里研究院.互联网+从IT到DTM.北京：机械工业出版社，2015：30.6黄存勋.走向公开：创新档案利用服务机制的最佳切入点J.档案学通讯，2005(1)：47.7沙洲.“互联网+”环境下我国电子文件服务方式变革研究J.北京档案，2018(5)：17.8王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考J.档案学通讯，2016(5)：97.9徐洁.“互联网+”背景下的智慧档案服务建设J.山西档案，2018(4)：58.10夏明辉.“互联网+”环境下档案管理模式探析J.北京档案，2019(7)：38.11倪丽娟，陈阳.“互联网+”环境下档案微信建设的Swort分析基于全国档案微信公众号的调查J.档案学研究，2017（3）：46.第 9 页 共 9 页