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1、一场所一对策档案 信息化对档案工作的影响及对策一、电子文件定义及其特点综述档案信息化是一项艰难而又困难的系统工程，电子文件这一概念的出现是近10年的事，所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。二、电子文件对档案业务管理工件的影响1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者干脆写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，立刻存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作
2、经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依靠性。假如归档，必需以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。2.由于电子文件信息与载体的可分别性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的须要，但在当今电
3、子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了改变，电子文件可以通过计算机系统进行快速、有效、多角度的整序，不再须要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以依据不同的须要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。3.由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生改变，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。依据传统的档案价值鉴定理论，文件应依据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作便利，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的须要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限
4、，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无法定论。此外，由于电子文件信息载体的特别性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有很多不同之处。三、电子文件对档案学理论的影响1. 对档案本质属性的影响原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区分于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录
5、性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最终一个文本，没有草稿与印稿的区分，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时便利地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定？电子文件能否作为档案？是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是给予档案本质属性新的内涵的客观须要。2.对档案学理论探讨内容的影响档案学理论探讨的内容是探讨对象所确定的。以往的档案学理论探讨是以纸质档案为主要对象，电子文件出
6、现以后，档案工作的对象发生了改变，其理论探讨的对象自然也就发生了改变。原有的一些定论、模式将被重新谛视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充溢和完善。全部这些探讨课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息平安爱护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论探讨必不行少的内容。四、档案界所应实行的对策1.做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必需深化到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，爱护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就
7、是就，通过实行技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不行更改的文件，从而识别和爱护电子文件的原始结构，保证电子文件的牢靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。2.解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料爱护层内，不怕外界磁场的影响，不会干脆受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深化探讨和探讨的重要课题。目前，对于许久保存的电子文件，须要定
8、期进行复制，以防止信息损失。3.档案人员学问结构的变革燃眉之急。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必需实行主动措施抓好学问更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的学问，以适应信息技术发展的须要。可以确定，加快档案人员学问结构的变革，多途径、多层次培育人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。从长远上讲,我们应当在整个国家的信息化发展中提倡文档一体化的思想，即各个部门在信息化建设中必需将电子文件的归档工作和办公自动化系统以及业务工作系统结合起来，在建设之初就根据档案部门出台的相关标准来建设自己的信息化系统，确保各部门形成的电子文件最终流向档案部门。山西焦煤集团公司古交二院 水美蓉 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页