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1、浅议项目沟通管理的重要性 摘 要：随着公司项目的不断增多，如何更好的进行项目管理已经成为公司面临的关键问题。项目沟通管理是项目管理工作的核心，它贯穿于项目管理的始终，确定着项目管理的成败。本文从项目沟通管理的定义动身，阐述了项目沟通的重要性，分析了公司项目沟通管理存在的问题，并说明白如何进行有效的沟通以保证项目的顺当进行。 关键词：沟通；沟通管理；项目 1 引言 随着公司和市场不断发展，项目已成为公司生存的基础，公司日常的生产经营主要是围围着项目开展的，项目管理的胜利与否与公司的经济效益紧密相连，同时又干脆左右着公司的市场开拓前景以及战略目标的实现。而项目沟通管理，作为项目管理工作的核心，它贯
2、穿于项目全生命周期之中，包括启动、规划、实施、限制、收尾等全过程。项目沟通管理的目的是要保证项目相关信息能够刚好精确地采集、传递和保存，在项目的组织与实施过程中，假如缺乏有效的沟通，项目经理就难以做出正确的决策，此外还会出现项目运行效率、质量不佳，并无形中增加了项目的成本，最终还会导致项目的失败。而良好的沟通既是实现项目管理目标的主要方式和工具，也是项目顺当进行的重要保障。 2 项目沟通管理概述 2.1 项目沟通管理定义 沟通就是信息的沟通。沟通可以是通信工具之间的信息沟通，如电报、电话、传真等；也可以是人与机器之间的沟通；还可以是人与人之间的沟通。项目沟通管理就是确定项目干系人对信息与沟通的
3、须要，主要包括谁须要何种信息、何时须要以及如何将其交到他们手中，同时保证刚好、恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所须要的过程。设别项目干系人的信息需求，并确定满意这些需求的合适手段，是项目胜利的重要保证。在以往项目经理高级培训调查问卷中关于沟通在项目经理日常工作中的所占一百零一分比问题，很多项目经理的回答都是沟通占了日常工作的73%-80%，从中我们不难看出沟通在项目管理中是何等重要，而沟通的好坏很大程度上影响着项目的胜利与否。 2.2 项目沟通管理作用 项目沟通管理的原则是双赢，通过沟通管理可以达到以下作用：一是明确项目总目标，使项目参加者对项目总目标达成共识；二是可以化解
4、组织之间的冲突和争吵，促使项目团队成员在行动上协调一样，共同完成项目总目标；三是可以使各项目团队成员、各部门相互了解、建立和保持较好的团队精神，使团队成员主动地为项目工作；四是可以使项目团队成员行为一样，削减摩擦和对抗，化解冲突，提高组织效率。 3 项目沟通管理的重要性 3.1 管理项目和团队的重要手段 在项目的执行过程中，项目经理作为项目的管理者，须要通过各种手段和途径将意图传递给项目团队成员，保证团队内外部信息传递的畅通，使团队成员能够正确理解和执行项目经理的意图，假如沟通不畅，团队成员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按项目经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至失败。 3.2 决策和
5、安排的基础 任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。项目经理在项目管理过程中要想做出正确的决策，必需以精确、完整、刚好的信息作为基础。决策大致分为两种方式，一是项目经理通过沟通等途径获得大量的信息，然后进行决策，或者要求团队相关成员给出决策建议。二是项目团队成员主动和项目经理进行沟通，提出自己的决策建议，供项目经理参考，而形成决策。这两种决策方式中，沟通无疑是最基础的、最有效的。 3.3 建立和改善人际关系必不行少的条件 项目中涉及到的干系人许多，包括项目团队、供应商、业主及发起人等，建立有效的沟通平台，刚好得到信息沟通，看法沟通，将很多独立的个人、团体、组织贯穿起来，成为一个整体，从
6、而削减人与人的冲突，改善人与人、人与团队之间的关系，对项目的顺当推动供应有力保障。 3.4 削减管理成本的有效手段 沟通在项目管理中也会发生成本，项目沟通管理的成败干脆影响项目管理的有效性和项目成本的限制。良好的沟通，有机会避开一些增加项目成本和项目管理难度的问题，沟通成本一般取决于组织中项目管理的协作性，也就是说取决于项目团队成员之间的沟通实力。 4 项目沟通管理存在的问题 4.1 缺乏有效的沟通 在项目管理过程中时常出现这种现象：客户在检查项目阶段成果时，发觉曾经要求的某个产品特性或功能并没有包含在其中，客户认为之前以口头的方式反映给了项目组的成员，而项目经理却一窍不通；或在设计过程中，技
7、术人员设计出的内容与用户提出的设计要求大相径庭，须要重新设计，从而既奢侈了珍贵时间，又延误了合同的兑现，给公司造成不必要的损失。这些问题都是由于缺乏有效的沟通引起的。 4.2 沟通渠道不畅通 由于公司组织架构为职能式，各职能部门较多，导致项目沟通的节点多，沟通渠道数量大，上下沟通及其困难。且各部门间各自为政，往往因利益得失而发生互不沟通的状况。项目管理者在沟通上的时间和精力太多，此外由于公司高层和项目经理事务繁忙，且项目团队成员分布在各职能部门，要想深化的了解项目的运行状况和存在的问题，只能通过会议、书面报告等形式进行，由于会议时间有限，且问题反馈较晚，往往已超过了问题最佳解决时间，从而延误了
8、项目进度。 4.3 沟通看法不正确 在項目管理过程中，往往会出现由于项目管理者不正确的沟通看法，而导致的信息传递障碍。第一种，项目经理和团队成员都是专业化较强的人员，简单导致“我以为”的错误，以为沟通过，别人就清晰了；以为没有反馈，就是没有看法了；有时候太过主观，认为有些东西不说，对方也知道，太过自信。其次种，不敢沟通，不敢和客户沟通、不敢越级沟通、不敢与上级领导干脆沟通，胆怯被拒绝，胆怯沟通中遇到的阻力；第三种，懒得沟通，认为这么简洁的东西不用沟通，凭自己的理解就可以完成等等，从而导致出现偏差，影响项目顺当进行。 4.4 信息传递层次多 在项目管理过程中，沟通信息传递中间层次多，从而导致信息
9、在传递过程中简单产生失真。一项探讨表明，公司办公会的确定通过五个等级后，信息损失达80%。这是因为，在信息传递时，各层次都会花时间把接收到的信息进行甄别，一层一层的过滤，在过滤的过程中还掺杂了大量的主观因素，尤其是当发送的信息涉及到传递者本身时，往往会由于心理方面的缘由，造成信息失真，可能会导致项目中的信息传递错误引起风险。 5 项目沟通管理的有效对策 5.1 制定项目沟通管理安排 项目沟通管理安排是对于项目全生命周期的沟通工作、沟通方法、沟通渠道等各个方面的安排与支配，是项目沟通管理的一项重要工作，也是项目执行安排的一部分，是实现有效沟通的基础和依据。项目沟通管理安排应在项目启动前编制完成，
10、并在项目的执行过程中依据安排实施的结果进行定期检查，同时依据条件改变刚好进行修订，保证沟通管理安排的持续适用性。沟通管理安排要全面、清楚、内容精简，主要包括以下内容：识别项目的沟通对象即项目干系人。明确在项目执行过程中谁须要信息，须要什么样的信息，什么时候须要，怎样获得。确定沟通内容。沟通管理安排要明确沟通的内容，缩小信息范围，削减不必要的信息沟通，使不同的沟通对象获得各自所需的信息。明确沟通频率。什么时间进行沟通，多长时间进行沟通，避开过多的沟通造成信息重叠。明确沟通方式。针对不同的沟通对象，确定不同的沟通方式，依据不同的沟通目的，实行不同的沟通手段。明确沟通责任。由谁负责沟通，沟通的标准是
11、什么，沟通的效果如何。在沟通过程中出现问题及冲突时，谁应当负责并进行补救，确保沟通接着并有效的进行。 图1 项目沟通管理安排 5.2 敏捷运用各种沟通形式 在项目管理中，沟通形式是多种多样的。其中包括口头的、书面的或者图表的、静态的或者动态的、正式的或非正式的、主动供应或者按要求供应，也可以通过多种媒介，如纸质文件或者电子版方式。一般口头沟通和书面沟通运用较多。口头沟通包括谈话、会议、评审、探讨等，这一方式简洁有效，更简单被大多数人接受。口头沟通过程应当明确、坦白，避开因用词不当或个人思想等因素隐瞒事实或造成理解上的差异。书面沟通包括通知、文件、备忘录等，大多用来进行通知、确认和要求的活动，其
12、优点是可以作为资料长期保存，反复查阅。在项目沟通过程中，要养成良好的沟通习惯，做到该今日的沟通的，不拖到明天沟通；该用书面沟通的不用口头沟通等。 5.3 建立有效畅通的沟通渠道 在项目管理中，项目经理应依据项目的特点及项目信息量，选择合适的项目组织结构，合理安排项目中横向和纵向的信息流淌，使各部门和团队成员都能获得精确固定的信息来源。此外，可建立多种沟通平台，如微信群、公司即时通讯等，最大程度保障沟通顺畅，使得信息在传递过程中保持原始状态，不失真。还可建立沟通反馈机制，对于重大问题的沟通或者多人间的沟通，必需要求信息接收方对信息的沟通结果进行确认，以确保信息的精确有效。 5.4 建立良好的沟通
13、环境 为了促进项目团队成员间的沟通与沟通，使其在相互熟识了解的过程中建立起友情和信任，削减冲突，提升团队的合作意识，强化团队成员以实现项目目标为重的思想，项目经理应建立一个特别完善的沟通沟通环境，如进行团队建设、阅历沟通会、周末拓展训练等活动，通过这些来改善团队成员之间的人际关系，提升团队的凝合力以及整体的竞争力。 5.5 驾驭高效的沟通技巧 沟通技巧无论在外部干系人还是项目团队内部都非常重要。在沟通前，项目管理者首先要弄清晰沟通的目的和对方的要求，在确定沟通目标的前提下，做好相应打算，并依据不同的目的选择不同的沟通形式。其次，要擅长倾听。在与对方沟通时要精力集中，并主动推断思索，领悟对方的意
14、图。此外，应避开无休止的争辩。在沟通过程中不行避开的会在技术、方案等方面出现分歧导致无休止的争辩且极大的奢侈时间，在这种状况下，应本着一切从项目实际动身，分析并解决问题，通过具体的协商平衡，达到对问题的最优解决，项目经理此时应发挥自己的权威性，充分利用自己对项目的决策权。 6 结语 项目沟通管理作为项目管理工作中的核心，贯穿于现代项目管理的其他的八个管理领域当中，是现在项目管理中的沟通纽带。对于一个项目来说，项目沟通管理的主要目标和作用是维护和处理好客户、供应商、团队内部等全部干系人的关系，并且在项目执行过程中刚好发觉存在的问题并解决。做好项目沟通管理，才能充分调动全部项目干系人的工作主动性和
15、创建性，对项目起到整体推动作用，确保项目最终获得胜利。 参考文献： 1 白思俊.现代项目管理.北京：机械工业出版社，2022.88-105. 2 王蕾.職能型项目组织下沟通管理机制现状及其改进.企业改革与管理，2022.10：8-9. 3 谢鸿.项目管理中的沟通问题和沟通方法.广西科学院学报，2022.10：44. 4 杨宝安.浅议项目沟通管理.东方企业与文化，2022.08：88. 作者简介： 董建宝，男，汉族，河北唐山人，高校本科学历，中车唐山机车车辆有限公司，工程师，主要从事轨道车辆项目管理工作。 第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页