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1、OA系统运行管理制度第一章 总则一、 目标：1. 加强OA系统运行管理，确保系统有序、安全运行；2. 理清步骤、分清责任、明确权限及办理时限，提升工作效率、降低推诿扯皮；3. 建立信息集成平台，增强领导监控能力；4. 强力推行无纸化办公，实现OA系统价值最大化。二、 适用范围：本制度适适用于XX企业（以下简称股份企业），下属企业及控股企业参考实施。三、 职责：(一) 股份企业 X部 1. 负责OA系统建设、维护和服务支撑工作；2. 负责OA系统规章制度制订，和对制度实施情况进行检验、考评；3. 负责股份企业OA步骤设计、修改；(二) 企业领导（各部门部长、分管副总、股份企业总经理，下属企业总经
2、理）1. 支持OA系统建设，在分管单位强力推行无纸化办公、降低纸质文稿审批。2. 按时限及表单要求审批各项业务步骤；对分管单位提议业务步骤把关，严禁不合理、不合规步骤进入下道工序。3. 对分管业务步骤实施检验、考评，确保每项步骤按时完成，杜绝超期办理。(三) OA系统管理员1. 维护OA系统运行，不破坏系统安全，不私自串改、删除她人账户信息。2. 立即处理OA系统运行过程中多种问题，必需时组织操作培训。3. 对固定业务步骤检验，对超期办理、违规签批行为通报、考评，每七天一次。(四) 其它使用人员1. 步骤提议人：按时限要求提交各项业务步骤，并对办理业务步骤后续节点进行跟踪、催办。2. 按时处理
3、待办事项，尽可能确保待办步骤数量为0。3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行规章制度，根据岗位职责、工作权限、时限要求，认真完成本人在系统中所负担工作任务。4. 线上审批要以线下沟通为基础，各部门在提议业务步骤前应事先充足沟通。(五) 控股企业及其下属子企业负责制订本单位OA系统对应管理措施，并向股份企业报备，管理措施不能和本制度相冲突。四、 运行基础(一) 用户开户和注销1. 开通：按工作需要，需开通OA账户需经部门部长同意后由系统管理员开通。2. 注销：人员离职后一周内，行政人事部人事管理科通知系统管理员完成离职人员账户注销。(二) 账户安全1. 系统使用人员账号初始密码为123456，使用
4、人员登陆后必需修改密码，并避免她人使用。严禁使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式密码。2. 若密码丢失，由本人提出申请，部门责任人或上级领导同意后，系统管理员恢复初始密码。(三) 使用规范1. 登陆地址：企业内网地址：http:/XXXX，外网地址：XXXX，手机端一般连接：http:/XXX 2. 在线要求：为确保各项业务办理及响应时间，以下为强制要求。A. 有办公电脑、或有共用办公电脑用户天天最少登陆OA系统2次（早晨1次，下午1次），休息时间不作要求；B. 配置手机OA用户，在休息时间也要登陆OA处理待办事项，要求天天最少登陆2次；C. 其它因办公条件限制，不能确保天天登陆OA系统
5、用户，最少要每七天登陆1次OA，对待办步骤进行处理。3. OA系统使用实施实名制，任何人不得在OA系统上公布和企业工作无关内容，言论应遵守企业各项规章制度。第二章 业务步骤管理五、步骤管理(一)管理标准1.层级管理：按岗位职责和职务等级层层审批，严禁跳跃主管领导、分管领导。层级管理标准补充说明：各级领导批阅OA除了审查正文还需对步骤把关，步骤设置要符合管理标准，由部门报出步骤必需经部门责任人签字审阅，经分管领导协调签字，经相关部门会签，在各单位明确意见后再报企业审批。2.跟踪督办：是谁提议由谁跟踪，为谁服务就由谁督办，归谁管理由谁负责；跟踪督办要求补充说明：经企业领导批阅OA由对口部门跟踪落实
6、，要明确时限、落实到人，不能有遗漏；全部转经行政人事部OA步骤由行政人事部跟踪督办，未转经行政人事部OA步骤由提议部门跟踪督办。3.统一管理：跨部门属企业级业务步骤，由行政人事部统一制订、统一模板、统一办理时限。属部门级业务步骤，由各部门统一管理。(二)步骤办理时限1.步骤办理各个节点时限超出设置时限即为超时；2.步骤提议在签批过程中另包含其它业务，需制订方案、开展调查、核实成本，办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作以后仍不能完成，应在意见栏说明原因，写明完成时限后让步骤继续流转（或写明原因后暂存待办），并在承诺截止日期前对步骤完成处理；3.配置了手机OA用户，在请假休息时也要
7、对签批时限进行考评。（三）超期督办1.在制作表单模板时，由系统管理员依据工作需要针对不一样步骤模板指定不一样督办者，一个步骤模板仅能授权一位督办者。2.督办者权限：督办者能够在“协同工作”下拉“超期督办”菜单栏中对督办步骤进行进度检验，能够查看步骤信息，能够对各节点发送跟催消息，能够对超期节点进行换人处理，能够依据制度对步骤审批中违规提出考评。3.督办者职责：定时检验、跟踪步骤进度，依据需要对超时节点换人处理，对步骤审批中违规进行考评。（对步骤跟踪检验标准上天天最少登陆OA检验一次，若休假、工作外出或无法登陆OA时可合适放宽要求）六、签批要求(一)表态说明1.“已阅”：仅指已阅读或知悉相关内容
8、。2.“不一样意”：指对目前处理内容不一样意，或有其它意见，选择不一样意要注明原因。3.“同意”：对目前处理内容全部同意，且无其它异议。(二)表态要求1.业务步骤中明确要求会签人表明见解、签署意见、审核内容，会签时要明确“同意”或“不一样意”，若选择“已阅”要说明不表态原因。2.上级审批下级业务步骤，要明确“同意”或“不一样意”，不能选择“已阅”。3.业务步骤中已存在2种见解态度，会签人不管签署“同意”或“不一样意”，还需在意见栏明确“同意”或“不一样意”具体内容。4.能选择已阅三种情况：A.步骤最终一节点会签人。（如：周例会纪要审批下发步骤最终节点为全部参会人，参会人处理下发纪要可点“已阅”
9、。如：汇报可能继续加签后续节点，目前节点不能确定是否为最终一个节点时，不能只点“已阅）B.步骤中已说明只需后续节点知悉可点“已阅”。C.步骤中转会签人（如：协议步骤提议人、汇报会签人、制度公布会签人）。（三）步骤签批把关1、标题不具体,不能简单概述正文内容步骤，在会签时要给予回退；2、步骤设置不符合层级管理标准，在会签时要给予回退；3、正文陈说不清楚，诉求不明，意见不明，表述不清步骤，在会签时要给予回退；4、提议人不正确步骤，在会签时要给予回退；5、选择模板不正确步骤，在会签时要给予回退。七、固定模板分类、适用范围、时限要求分类名 称适 用 范 围提议时限完结时限步骤督办者人力资源类培训计划部
10、门培训计划申报每个月23号1工作日企业培训计划审批每个月26号3工作日培训统计表填报培训实施情况培训后三日内2工作日辞职审批表辞职申请表审批2工作日离职人员周报表申报部门离职信息1工作日面试审批表人员入职审批2.5工作日试用期转正审批表新职员试用期满转正4工作日干部转正审批表干部试用期满转正5.5工作日加班审批单申报加班加班2小时前5.5工作日工伤申请审批表申请工伤认定或工伤判定5.5天绩效考评数据提交表填报绩效考评数据每个月8号1工作日供应类临时采购申请单申报临时采购计划3.5工作日月度采购计划申报申报月度采购计划每个月23号1工作日委外维修加工申请部门申请委外维修5工作日简易协议步骤采购金
11、额不超出1万元协议评审2工作日协议归档7工作日协议评审单采购金额高于1万元协议评审4.5工作日协议归档15工作日企划管理汇报需向企业汇报、申请、请示、汇报工作时，无固定模板、无固定步骤事务皆可用汇报步骤5工作日整改通知书向其它部门下达整改要求7工作日制度检验汇报制度检验后提交检验汇报1工作日制度公布会签单制度会签5工作日检验通报下达检验通报2工作日关键工作计划关键工作计划申报表每个月23号1工作日关键工作计划审批表每个月26号3工作日工作总结提交关键工作总结每个月8号2工作日自查汇报部门工作自查每七天六1工作日工作联络单向其它部门联络事务，通知、申述3工作日会议纪要会议纪要审批会后1天内1工作
12、日整改通知单下达整改通知7工作日经营计划资金支付计划申报月度资金支付计划每个月23号1工作日生产计划申报生产计划每个月23号1工作日销售计划申报销售计划每个月23号1工作日大宗物资采购计划申报采购计划每个月23号1工作日生产经营计划生产经营计划报批每个月26号3工作日安全管理动火证易燃或安全隐患部位动火动火前1天3.5工作日事故汇报事故发生后分析、调查、处理事故发生3天内2.5工作日生产产质量日报表填报天天产质量天天1工作日工艺指标变更通知单一级工艺指标变更申请变更前1天内1工作日质量管理类材料报检单材料报检1工作日材料验收评审单材料验收结果评审验收完3天内4工作日工程项目验收申请申请工程项目
13、验收1工作日工程项目验收汇报工程项目验收结果评审验收完3天内7工作日原料进厂验收单原燃材料验收结果评审验收完3天内3工作日其它超期玻璃库存表报送超期玻璃明细月中、月底2工作日档案借阅申请单借阅档案2工作日用印审批单申请用印4工作日物资报废判定表报废物资鉴申请定、入库、处理7工作日注：各表单模板具体步骤以OA系统中表单模板备注说明为准。人员变更调整后，由系统管理员对督办者进行调整八、单位文档管理(一) 文件归档1. 全部使用固定模板提议业务步骤，业务文档及步骤痕迹自动归档在单位文档对应子文件夹中。2. 全部公文收文、签报、发文文档自动归档在公文文档中。3. 全部企业制度由“文档管理员”手动归集在
14、单位文档对应子文件夹中。(二) 文档消息订阅：全部采取固定模板提议业务步骤在单位文档中自动归档，同时自动生成订阅消息，知会消息订阅人。(三) 文件共享：单位文档按岗位职责对指定人员开放共享权限，拥有共享权限人员可监控对应步骤从提议到结束全部动态。第三章 公共信息管理九、公告分类及公布管理(一) 公告分类及公布权限1. 行政管理公告，公布权限： 2. 制度检验公告，公布权限3. 财 务 公 告 ，公布权限： 4. 检验通 报 栏，公布权限： 5. 生 产 公 告 ，公布权限： 6. 安 全 专 栏 ，公布权限：安全专员(二) 公告公布要求：1. 公告公布人对所公布内容负直接责任，部门领导负管理责
15、任。2. 公告需报经分管领导审批后方可公布。第四章 应急处理十、系统故障应急处理，1. 系统故障造成电子公文和信息无法在系统中进行正常交换，应立即通知行政人事部，行政人事部立即组织相关单位查明原因，排除故障；2. 系统管理员确定系统故障无法在二十四小时内恢复正常，相关业务步骤以纸质文稿审批；3. 全部表单文件对应纸质文件由行政人事部负责搜集、保留。第五章 考评管理十一、考评1. 超时办理，每次扣款20元；2. 出现违规签批，每次扣款20元；3. 未按时限要求提议步骤，每次扣款20元；4. 主管领导、分管领导对业务步骤把关不严，让不合理、不合规步骤进入下道工序，每次扣款20元；5. 在线时长或次数未达要求，一周内超出1次每，每次扣款20元；6. OA系统中已经有固定步骤模板，在工作中却不使用，每次扣款20元；7. 危害系统安全，侦测、盗用她人账号和密码等信息，刺探服务器配置和数据库信息，上传病毒文件，每次罚款200元；造成OA系统运行中止或其它损失由企业另行处理。8. 违反制度其它要求，或未尽到制度要求对应职责，视情节轻重处20-200元处罚。第六章 附则十二、本制度由行政人事部负责解释和补充。十三、本制度自公布之日起生效。十四、前期要求和本制度不一致处，以本制度要求为准。